【正文】 供應(yīng)商檔案 7 物資供應(yīng)部子公司采購(gòu)部 ? 對(duì)納入合格供應(yīng)商檔案的供應(yīng)商，采購(gòu)業(yè)務(wù)員有義務(wù)及時(shí)將供應(yīng)商更新變化的信息傳遞至物資供應(yīng)部，以便及時(shí)對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新 ? 物資供應(yīng)部相關(guān)崗位應(yīng)定期將供應(yīng)商檔案信息及業(yè)務(wù)信息進(jìn)行匯總分析，形成分析報(bào)告交物資供應(yīng)商部長(zhǎng)，輔助其決策 ? 為提高供應(yīng)商管理的效率及效果，建議在母子公司供應(yīng)商之間，物資供應(yīng)部檔案管理及業(yè)務(wù)部門之間實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)共享。根據(jù)供應(yīng)部長(zhǎng)的簽批意見，進(jìn)行相應(yīng)的處理：（ 1）對(duì)于符合條件的供應(yīng)商，執(zhí)行質(zhì)檢及評(píng)審程序 。此要求增加了冀東股份完善內(nèi)部控制系統(tǒng)的緊迫性 法人治理結(jié)構(gòu) 行政管理和法人治理運(yùn)行機(jī)制之間存在著沖突，增加了企業(yè)的決策風(fēng)險(xiǎn) 組織架構(gòu) 本部及個(gè)別子公司設(shè)立了審計(jì)部門，多數(shù)子公司設(shè)立了審計(jì)崗位。 供應(yīng)商基本情況調(diào)查表 2 物資供應(yīng)部 子公司采購(gòu)部 ? 采購(gòu)業(yè)務(wù)員根據(jù)調(diào)查表或問卷的內(nèi)容，通過調(diào)查了解潛在供應(yīng)商基本情況，并填寫調(diào)查表或問卷記錄調(diào)查結(jié)果。 ? 質(zhì)檢部對(duì)樣品質(zhì)檢不合格的供應(yīng)商具有一票否決權(quán) ? 當(dāng)評(píng)審一致通過或否決時(shí) ， 評(píng)審結(jié)束 。 供應(yīng)商綜合評(píng)價(jià)表 內(nèi)部控制流程手冊(cè) 流程編號(hào) ： 版本號(hào) ： 采購(gòu)流程 原材料供應(yīng)商選擇與管理 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 26 目錄 冀東股份內(nèi)部控制系統(tǒng)現(xiàn)狀分析 本中期工作小結(jié) 我們的設(shè)計(jì)原則和工作程序 我們的解決方案 1 2 3 4 5 下一步工作計(jì)劃 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 27 項(xiàng)目組下步工作計(jì)劃 需求 界定 初步 診斷 開工 報(bào)告 深入診斷 問題界定 方案論證 中層溝通 中期 匯報(bào) 1 最終 方案 實(shí)施 培訓(xùn) 中期 匯報(bào) 2 在最終方案階段，項(xiàng)目組將主要完成以下工作： √ 第二次中期匯報(bào)確認(rèn) √ 冀東股份集團(tuán)化管理方案編寫 √ 冀東股份內(nèi)部控制手冊(cè)編寫 √ 就以上兩份成果與冀東股份管理層討論 /修改 /定稿 √ 方案培訓(xùn)準(zhǔn)備 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 28 附件：冀東股份重要業(yè)務(wù)循環(huán)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 29 1. 采購(gòu)及付款循環(huán)分析 運(yùn)作分類 供應(yīng)商管理 業(yè)務(wù)流程及管理現(xiàn)狀 影響 改進(jìn)方案 1. 對(duì)部分輔助材料的采購(gòu)沒有嚴(yán)格執(zhí)行合格供應(yīng)商認(rèn)證程序 2. 供應(yīng)商檔案及其相關(guān)資質(zhì)等書面材料分散在采購(gòu)員個(gè)人手中 1. 由于沒有合格供應(yīng)商認(rèn)證程序，且部分輔助材料沒有簽訂采購(gòu)合同，增加輔助材料的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn) 2. 供應(yīng)商信息分散管理增加了信息流失風(fēng)險(xiǎn) 1. 建立獨(dú)立的合格供應(yīng)商選擇及認(rèn)定程序 2. 針對(duì)集團(tuán)化管理，在總部及子公司間重新界定供應(yīng)商認(rèn)證程序中的相互間的職責(zé)和權(quán)限 運(yùn)作分類 采購(gòu)計(jì)劃管理 業(yè)務(wù)流程及管理現(xiàn)狀 影響 改進(jìn)方案 1. 目前的采購(gòu)計(jì)劃的管理程序較完善，但其僅是基于過去僅負(fù)責(zé)本部采購(gòu)的模式 1. 在對(duì)大宗原輔燃料的采購(gòu)實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)后，原來(lái)的采購(gòu)需求提出、采購(gòu)計(jì)劃編制、供產(chǎn)平衡、計(jì)劃審批程序都不再適應(yīng) 1. 需根據(jù)統(tǒng)一采購(gòu)模式及母子公司運(yùn)作實(shí)際重新建立采購(gòu)計(jì)劃管理程序 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 30 1. 采購(gòu)及付款循環(huán)分析（續(xù)） 運(yùn)作分類 合同管理 業(yè)務(wù)流程及管理現(xiàn)狀 影響 改進(jìn)方案 1. 冀東股份物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)合同的簽訂和執(zhí)行 2. 部分輔助材料存在沒有簽訂合同，或者先采購(gòu)后簽合同的現(xiàn)象 1. 基于過去的采購(gòu)模式，前述職能劃分雖無(wú)負(fù)面影響，但不能適用于未來(lái)統(tǒng)一采購(gòu)模式 1. 由物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)簽訂采購(gòu)合同，物資供應(yīng)部和子公司采購(gòu)部門分別執(zhí)行合同 2. 根據(jù)以上職能劃分，重新建立新的采購(gòu)合同管理程序 運(yùn)作分類 訂單管理 業(yè)務(wù)流程及管理現(xiàn)狀 影響 改進(jìn)方案 1. 采購(gòu)業(yè)務(wù)沒有書面訂單 1. 由于口頭信息的傳遞失誤或人為因素，容易在訂貨和收貨過程中造成錯(cuò)誤和舞弊；此外口頭信息還將導(dǎo)致授權(quán)和執(zhí)行程序不清，從而導(dǎo)致內(nèi)控失效 2. 實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)后，以上風(fēng)險(xiǎn)均將增大 1. 完善訂單管理程序 2. 制定標(biāo)準(zhǔn)訂貨單，將采購(gòu)貨物的名稱、規(guī)格、品種、數(shù)量和單價(jià)等重要信息填寫清楚 3. 將訂單作為到貨暫收的依據(jù) 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 31 1. 采購(gòu)及付款循環(huán)分析（續(xù)） 運(yùn)作分類 驗(yàn)收管理 業(yè)務(wù)流程及管理現(xiàn)狀 影響 改進(jìn)方案 1. 原材料已到貨，但因未收到相應(yīng)的發(fā)票而不能及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，有時(shí)甚至拖延數(shù)月 2. 對(duì)于期末未驗(yàn)收的物資沒有嚴(yán)格執(zhí)行暫估入庫(kù)手續(xù)，僅在賬面庫(kù)存不足時(shí)進(jìn)行暫估 1. 企業(yè)賬目因此而不能真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)地反映資產(chǎn)的真實(shí)情況，保證賬賬相符、賬實(shí)相符 2. 實(shí)物資產(chǎn)管理容易出現(xiàn)漏洞 1. 按照 《 企業(yè)會(huì)計(jì)制度 》 的有關(guān)規(guī)定，對(duì)已到貨但未收到發(fā)票的實(shí)物物資及時(shí)地暫估入賬 運(yùn)作分類 付款管理 業(yè)務(wù)流程及管理現(xiàn)狀 影響 改進(jìn)方案 1. 公司針對(duì)采購(gòu)付款制定了相關(guān)控制程序，但在外部審計(jì)的實(shí)質(zhì)性測(cè)試中發(fā)現(xiàn)在機(jī)動(dòng)款支付審批手續(xù)中存在審批手續(xù)不全的現(xiàn)象 2. 物資供應(yīng)部核算員負(fù)責(zé)發(fā)票登記及與客戶對(duì)賬的工作，財(cái)務(wù)部每月與物資供應(yīng)部對(duì)賬 1. 付款環(huán)節(jié)審批程序缺乏有效控制，容易造成錯(cuò)誤或舞弊現(xiàn)象發(fā)生 2. 不利于財(cái)務(wù)部對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行監(jiān)督控制 3. 目前的付款方式不適應(yīng)統(tǒng)一采購(gòu)的需要 1. 制定完善的付款審批流程及權(quán)限規(guī)定 2. 加大付款審批流程的執(zhí)行及監(jiān)控力度 3. 建立財(cái)務(wù)部與供應(yīng)商直接對(duì)賬的程序 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 32 2. 銷售及收款循環(huán)分析 運(yùn)作分類 客戶管理 業(yè)務(wù)流程及管理現(xiàn)狀 影響 改進(jìn)方案 1. 銷售員未能將客戶的基本資料及時(shí)、完整地傳遞到客戶服務(wù)部，也未能定期詢問客戶資料信息是否已發(fā)生變動(dòng)，以進(jìn)行必要的更新 2. 客戶服務(wù)部目前只保存有少部分的客戶資料，且尚未形成電子化的客戶檔案管理系統(tǒng) 3. 銷售部現(xiàn)有的客戶檔案資料缺乏對(duì)客戶信用情況的調(diào)查與