【正文】 每月 20 號之前將與客戶回單的交接臺帳按順序裝訂寄回總部，商務專員復印留存?zhèn)洳?。并同時留存司機的身份證 /駕駛證復印件。 DISTRIBUTION CO.,LTD 28 資源方對賬：每月 15 號之前通知資源方將其上月的費用結算表發(fā)給商務專員，商務專員根據(jù)每月 RDC 的費用結算表同資源方的費用結算表進行對比審核，審核無誤通知資源方將費用確認表打印簽字蓋章并開具正規(guī)發(fā)票交給 RDC， RDC 簽字蓋章后郵寄總部商務主管。 發(fā)票申請小項目：應收金額確認申請后，除海信、科龍、長虹、小天鵝、熊貓、澳柯瑪，惠而浦，拓普輪胎、順德簡氏、怡亞通外必須再繼續(xù)在費用管理下做發(fā)票申請（小項目），在此步操作中必須正確填入掛賬月份，發(fā)票抬頭，收發(fā)貨人等相關信息，以保證發(fā)票不被退票并且可在發(fā)票申請?zhí)峤缓蠹皶r查看總部開票進度，商務主管會 在審核無誤后，通知財務開具發(fā)票，后將發(fā)票寄給 RDC，由 RDC 轉交客戶分公司，期間必須有交接臺帳。 流程圖如下： 報賬數(shù)據(jù)要求準確，實收 \實付數(shù)據(jù)與報賬數(shù)不符， 要求列明原因并由經(jīng)理簽字， 對責任人進行考核后，總部方可進行調帳。 （四） RDC 商務員 1. 整理單據(jù)控制回單： RDC 商務專員每日將從單證處取得的回單進行審核，必須保證回單上的簽收 章和預留印鑒的章一致，且單據(jù)上的計劃數(shù)，發(fā)貨數(shù)和收貨數(shù)也必須一致，如不一致，應退回調度，讓其調查原因，重新蓋章簽字。 另外倉管員除了以上固定盤點外，日常需要自查和互查盤表，確保倉儲物品受控，避免出現(xiàn)貨損、貨差。 冰箱、電視產(chǎn)品碼高時，上下層產(chǎn)品分別根據(jù)產(chǎn)品的前后面交叉擺放，空調室外機碼高時，上下層產(chǎn)品根據(jù)產(chǎn)品的壓縮機位置左右交叉擺放，使其整個垛位達到牢和穩(wěn)效果，否則將會出現(xiàn)垛位整體傾斜倒塌或產(chǎn)品長時間堆放紙箱變形或機器損傷。 庫房產(chǎn)品的衛(wèi)生清理： 每個庫房必須配備足夠的抹布，對長期不發(fā)貨的產(chǎn)品外包裝上的積塵，每周用干抹布進行清理，保持產(chǎn)品外觀的干凈、整潔。 發(fā)貨過程中特 殊注意事項： 在發(fā)貨過程中出現(xiàn)庫存不足或者實際編碼與計劃編碼不一致的情況，應該及時反饋給 RDC 單證員，由單證員協(xié)調客戶更改 /更換出庫單，倉管根據(jù)調整后的正確的出庫單，重新安排實物出庫。 出庫產(chǎn)品的貨位選擇及貨位數(shù)量的清點： 倉管員根據(jù)出庫單上的型號、數(shù)量，按照“先進先出”的原則（具體要求請參考《 RDC 倉庫先進先出的管理通知》），找到最先入庫的貨位 （對于上了貨位的 RDC，要根據(jù)單據(jù)上打印的貨位進行發(fā)貨 )，對貨位上的總數(shù)量進行清點，并核對貨卡上的結存數(shù)量與實物是否相符，對不符的及時查明原因。包括 時間、數(shù)量大寫、包裝狀態(tài)、 存放的具體貨位號 及倉管員的簽名。 倉管員要按照各個項目產(chǎn)成品收貨標準，對產(chǎn)品質量進行檢查，若機器有外包裝破損、包裝箱內部有響動或其他異常情況，不能判定機器是否完好的貨物，倉管員應立即通知倉庫主任或 RDC 經(jīng)理，由其通知分公司指定檢驗人員到收貨現(xiàn)場對貨物進行檢驗，并出具檢驗報告。 貴重產(chǎn)品、小件產(chǎn)品存放于遠離發(fā)貨口的貨位上。 調度員不定期的對客戶分公司的終端客戶進行回訪，了解終端客戶的需求，以及對我們 RDC 配送工作的滿意程度。同時，超過 24 小時仍未回來的 單據(jù)要根據(jù)公司相關規(guī)定考核駕駛員回單及時性。 配送結束后，駕駛員將商家簽收的《 RDC 配送運輸單》留給商家一 聯(lián)，然后將剩余聯(lián)在 24小時內返回 RDC，交給 RDC 調度員。 調度員首先檢查商家簽收單的內容是否和發(fā)貨計劃數(shù)一致，然后登記《 RDC 調度員臺帳》，記錄下來駕駛 員返單的時間和商家收貨的情況。 對于配送過程中出 現(xiàn)的異常情況，駕駛員無權自己解決，應當立即聯(lián)系 RDC 調度員，由調度員負責聯(lián)系客戶分公司后進行解決。培訓內容簡明如下： 駕駛員裝車前要檢查車輛是否滿足配送需求，檢查車輛安全和車輛衛(wèi)生。核對無誤后，駕駛員要將《派車單》上所填單號的《 RDC 配送運輸單》返回給 RDC 調度員。 附表 14： ____項目 ____RDC 調度員臺帳 日 期 訂單號 商 家 訂單臺數(shù) 取單人 取單日期 回單日期 回單問題 責任人簽字 回單交接 備 注 3．排車 調度員匯總所有項目的配送單，然后根據(jù)商家所在方向、訂單數(shù)量的多少等因素統(tǒng)一進行配載排車。 附表 12： RDC 條碼登記表 ： RDC條碼登記表 年 月 日 倉庫 發(fā)貨計 劃號 單號 條碼 貨類 等級 型號代碼 掃碼日期 對于長虹產(chǎn)品不能掃碼，單證員需要補碼，單證員到長虹 R3 條碼系統(tǒng) —— 點擊補碼 —— 根據(jù)型號信息查詢匹配條碼 —— 下載機器的條碼信息 —— 長虹條碼 打印系統(tǒng)加載所下載條碼信息 —— 打印條碼。 包裝破損的更換處理： RDC 單證員每月月底向各分公司提報“干線到貨破損表”，由分公司申請包裝箱。 DISTRIBUTION CO.,LTD 10 5．日常業(yè)務 跟客戶之間的信息反饋：接聽客戶電話口氣要有禮貌，態(tài)度中肯。 區(qū)域主管核對盤點表無誤后通知單證員，單證員將盤點表打印成冊（按盤點通知要求的份數(shù)打?。?，讓相關的 RDC 及客戶人員簽字蓋章確認， RDC 留存一份，然后在規(guī)定的時間內郵寄總部區(qū)域主管。 長虹單證員每月需根據(jù)《關于長虹原始單據(jù)整理和上報的通知》要求對上月的長虹單據(jù)進行整理裝訂，按照要求時間 及時郵寄總部區(qū)域主管處。 DISTRIBUTION CO.,LTD 7 號 （ 要求在到貨后兩個工作日內網(wǎng)絡部完成與發(fā)貨倉和到貨倉雙方確 認串號原因，并提報申請 ） 更改計劃的原因及事由 中遠物流網(wǎng)絡部蓋章： 申請人簽字： 申請日期： 聯(lián)系電話： 傳真： 發(fā)貨倉確認： 確認倉庫是否有發(fā)貨串號 確認時間： 年 月 日 電話： 到貨倉確認： 確寫時間： 年 月 日 電話： 業(yè)務部帳務室 確認時間： 年 月 日 系統(tǒng)操作要求：系統(tǒng)操作的 及時率 100%，準確率 100%。每天至少三次（ 8： 11： 17： 30）將倉管員發(fā)貨后轉交回的配送單在 5156 系統(tǒng)內做指令出庫操作 (從相應的貨位出庫 )。 DISTRIBUTION CO.,LTD 3 一、業(yè)務崗位操作規(guī)范化 （一） RDC 單證員 R D C 單 證 工 作 內 容每 周 工 作 內 容 隨 時 工 作 內 容季 度 工 作內 容每 月 工 作 內 容工 作 主 線 及 每 天 工作 內 容系 統(tǒng) 操 作掃 碼 數(shù) 據(jù) 上 傳各 類 報 表盤 點 工 作業(yè) 務 票 據(jù) 傳遞 、 存 檔 、 保管特 殊 故 障 處 理日 常 業(yè) 務 操 作跟 總 部 及 分 公 司業(yè) 務 上 的 溝 通系 統(tǒng) 的 出 入 庫操 作包 裝 破 損更 換 處 理宣 貫 總 部 通知退 貨 補 貨 處理根 據(jù) 總 部 及 客 戶要 求 制 作 報 表根 據(jù) 總 部 及 客戶 要 求 進 行 月底 盤 點 工 作長 虹 單 據(jù) 的 整理業(yè) 務 票 據(jù)整 理 存 檔長 虹 單 據(jù)的 整 理遇 到 特 殊 情 況 手 工開 單 進 行 處 理業(yè) 務 票 據(jù)的 整 理 1．系統(tǒng)操作 每天早晨上班后的第一件事情：將昨天晚上下 班后倉庫收發(fā)貨的單據(jù)及時錄入到 5156系統(tǒng)。 青島中遠物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 系統(tǒng)商收操作：單證員收到調度員回單后，依據(jù)商家實際收貨情況， 1 個小時內在5156 系統(tǒng)做“商家到貨 [項目分部 ]”操作， 并登記 RDC 單證員臺帳 登記返單時間 ，然后將回單返商務員。 2．報表 業(yè)務報表：對于干線到貨附帶的贈品，需要根據(jù)倉管員登記的“入庫聯(lián)”及贈品“發(fā)貨單”（客戶提供）登記電子“贈品出入庫明細賬”（附表 8），月底發(fā)區(qū)域主管處。 4．盤點對帳 日常抽盤工作： 單證員每天要從系統(tǒng)中抽查所負責項目部分型號 (至少 3 個型號 )的系統(tǒng)數(shù)，根據(jù)系統(tǒng)數(shù)到倉庫盤點實物，在盤點過程中核對貨卡。 客戶未有盤點要求的，盤點訂在 每 月的最后一天，單證員也需要將系統(tǒng)出入庫操作完畢，打印出系統(tǒng)數(shù)據(jù)然后到倉庫跟實物進行核對，如果出現(xiàn)差異倒收發(fā)明細進行核對，根據(jù)總部下發(fā)的盤點格式做盤點表，將電子版發(fā)區(qū)域主管處。 將客戶反饋的問題記錄在專用的記錄本上，記錄時要注明時間、客戶姓名及聯(lián)系方式。 RDC 倉庫收到包裝箱后，不允許自行更換，必須在 3 天之內向當?shù)胤止咎釄蟆?RDC 貨損品維修申請單”（見附表 11），并及時督促分公司換包裝箱。 7．特殊故障的處理： 出現(xiàn)系統(tǒng)故障、電路故障客戶提出手工開單要求的情況，需先向總部區(qū)域主管請示，經(jīng)允許后方可手工開單，并要及時跟蹤完成系統(tǒng)訂單的補錄。 青島中遠物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 RDC 調度員根據(jù)駕駛員返單的情況核對相應的《派車單》上的派車時間， 可以掌握駕駛員配送及返單的及時性。 裝車后駕駛員要做好貨物的防護工作，有縫隙的地方要填實，防止貨物損傷、被雨淋濕、被盜。 青島中遠物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。如果商家簽收和 RDC 發(fā)貨計劃數(shù)一致，可以正常登記臺帳。調度員根據(jù)商家簽收的《 RDC 配送運輸單》單登記《 RDC調度員臺帳》，記錄下來駕駛員返單的時間和商家收貨的情況。對于超過 3 天仍未返回的單據(jù)要報告給 RDC 主管或 RDC 經(jīng)理，超過一周仍未返回的要報告給總部區(qū)域主管。對于終端客戶提出來的問題，調度員給予及時反饋和解決。 破損產(chǎn)品、滯銷產(chǎn)品存放于倉庫進出庫最不便利的貨位上原則。 對包裝破損機器完好的，倉管員接收后入破損區(qū)單獨存放。 單據(jù)簽收后交駕駛員到 RDC 辦公室加蓋“ RDC 收貨專用章”后，倉管留存調入倉庫聯(lián)。 產(chǎn)品的掃描出庫： 按單據(jù)上的出庫數(shù)量逐臺掃描出庫，并安排裝卸工進行裝車。 青島中遠物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 庫容庫貌和倉庫規(guī)范性整理 RDC 倉管員除了日常出入庫業(yè)務操作外，利用空閑時間對倉庫整體和產(chǎn)品擺放的規(guī)范性進行自查： 倉庫產(chǎn)品的堆放要求： 倉庫產(chǎn)品的堆放需遵循“四定”“五標準”原則（具體要求附后）；產(chǎn)品碼 放層數(shù)以包裝箱指示的數(shù)量為準，禁止超高擺放，除客戶對產(chǎn)品特殊要求以外；產(chǎn)品堆放嚴格按照包裝箱上箭頭指示方向擺放，不允許產(chǎn)品倒置、側放。（海信空調產(chǎn)品不允許扭花擺放） 垛位間的距離要求： 所有靠近墻的一側產(chǎn)品離墻保持 50cm 的距離。（具體操作參照《 C/RDC 日常 盤點管理規(guī)定》） 青島中遠物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 每日將審核無誤的回單在系統(tǒng)中做回單處理（附件 1），以便 RDC 進行單據(jù)控制，并且于每周四下午從系統(tǒng)中導出未回單明細（附 表 19），發(fā)給總部商務主管。 系統(tǒng)經(jīng)營分析表在操作過程中對應的應收應付各項目的數(shù)量必須為結算明細表中實際結算的數(shù)量（監(jiān)管項目的數(shù)量必須為當月的出庫量），而費率除倉儲費率必須按照合同費率填入外，裝卸和配送都按照金額和數(shù)量折合費率填入。 注意：此步操作只有在掛賬，并且做應收金額確認后，方能做發(fā)票申請（小項目）。（備注：如移庫 \內部理庫 \倒庫等非常規(guī)費用的收付款 ,在業(yè)務發(fā)生前必須先行報批。 c) 貨物送 達后，由 RDC 商務專員接收回單，并仔細審核回單，對破箱、貨損、貨差的情況給予扣款處理，對于比較穩(wěn)定、經(jīng)常性合作的司機的付款 ,公司采取直接打款給資源方的方式；對于不能直接打款的司機 , 必須通過商務專員支付 ，具體支付流程如下： 1) 商務部將期初備用金或沖帳周轉備用金打款給 RDC 經(jīng)理 ,但 RDC 經(jīng)理不能直接對外付款 ,由 RDC 經(jīng)理限額借款給商務專員 ,商務專員給 RDC 經(jīng)理開具收據(jù) ,由商務專員付款給司機。 完成商務主管臨時交代的其他任務。 5. 其他工作： 每月 30 號之前將各項目回單（自提單和配送單）的商務聯(lián)按時間順序整理裝訂寄回商務部。合同中要注明運輸 /配送貨物的訂單號。 付款控制：