【正文】 ................................................................................................................. 30 2．倉庫巡視： .................................................................................................................. 31 3．工作檢查： .................................................................................................................. 32 4．培訓(xùn)管理要求 .............................................................................................................. 32 5．溝通工作 ...................................................................................................................... 33 6． RDC 內(nèi)部管理工作 ....................................................................................................... 34 7．其他工作 ...................................................................................................................... 34 三、形象規(guī)范化 ................................................................................................................................ 34 1． RDC 戶外標(biāo)識牌 (為了避免工商檢查，此標(biāo)識牌可不制作 )： ............................... 34 2． RDC 辦公室： ............................................................................................................. 35 3． RDC 倉庫： ................................................................................................................... 37 4．單據(jù)、臺帳、文件存檔： .......................................................................................... 40 5．辦公室管理制度： ...................................................................................................... 41 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 DISTRIBUTION CO.,LTD 4 系統(tǒng)入庫操作：單證員在運輸單上加蓋“ RDC 入庫專用章”（單證員蓋章之前，要核實單據(jù)，是否有倉管員簽字確認(rèn)，單據(jù)有更改的地方倉管員要二次確認(rèn)，單證員核實無誤后方可蓋章）， 根據(jù)倉管員在運輸單上簽收的實際到貨情況 ，在系統(tǒng)中做入庫分部計劃 —— 指令調(diào)撥入庫或指令入庫或非指令入庫操作 —— 輸入相應(yīng)的倉庫貨位 ，貨物未到時：指令入庫要做丟失貨位或按照實際到貨數(shù)做非指令入庫。 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 附表 8：贈品出入庫明細(xì)帳： 產(chǎn)品名稱 產(chǎn)品狀態(tài) 期初庫存 入庫情況 出庫情況 結(jié)存庫存 備 注 入庫單號 入庫日期 數(shù) 量 出庫單號 收貨人 出庫日期 數(shù) 量 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。對于抽查盤點要有相應(yīng)的盤點記錄，盤點記錄要存檔備查，存檔期限為三個月。打印兩份， RDC 留存一份，將一份原件郵寄總部區(qū)域主管處。針對客戶問題的緩急程度，對相關(guān)問題找對口人員進(jìn)行落實，落實完畢后回復(fù)客戶。更換后由RDC 經(jīng)理 /倉庫主任及售后人員簽字確認(rèn)入庫， RDC 單證員在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行品質(zhì)調(diào)換?？蛻魯?shù)據(jù)未上 5156 系統(tǒng)時，單證員需要手工開具單據(jù)，針對倉庫的出入庫情況及時登記電子版臺賬進(jìn)行控制。 DISTRIBUTION CO.,LTD 14 需要在當(dāng)天安排配送的訂單，調(diào)度員要在接到訂單 2 小時內(nèi)，通知車隊調(diào)度或者駕駛員來 RDC 取單，并讓車隊調(diào)度或者駕駛員在《 RDC 調(diào)度員臺帳》上簽字。 對于部分 RDC 沒有固定車隊配送的，而是使用社會車輛配送的，并且這些社會車輛并沒有和總部項目部簽訂配送合同的，不能夠使用《派車單》，還是需要填寫總部統(tǒng)一印制的《貨物托運合同》。 貨物 到達(dá)商家之前，駕駛員應(yīng)當(dāng)提前聯(lián)系商家，告知其到貨的具體時間，以便商家及時安排卸車。 DISTRIBUTION CO.,LTD 16 6．配送跟蹤 為了提高車輛周轉(zhuǎn)速度，保證配送及時性， RDC 調(diào)度員在駕駛員裝車配送之前可以先和收貨商家聯(lián)系，確認(rèn)商家收貨卸車的具體時間，然后再安排相應(yīng)駕駛員裝車的時間。如果商家有拒收的情況，調(diào)度員要檢查是否有 RDC 保管員開據(jù)的《退貨入庫單》，只有《退貨入庫單》和《 RDC 配送運輸單》上的內(nèi)容相對應(yīng)才可以給駕駛員辦理手續(xù)，否則調(diào)度員不予以辦理。 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 8．配送車輛考核 RDC 調(diào)度員有對車隊進(jìn)行考核的權(quán)利，針對車隊運作的情況給予車隊相應(yīng)的考核。對于無法解決的問題要報告給 RDC 經(jīng)理。 同時根據(jù)入庫產(chǎn)品的型號質(zhì)量狀態(tài)及雙倉管理的原則，確定產(chǎn)品存放的具體貨位 。 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 登記庫存明細(xì)賬： 倉管員每天收發(fā)貨結(jié)束后，根據(jù)當(dāng)天的入庫單據(jù)及時登記庫存明細(xì)賬（ 見附表 17）。對于由于特殊原因?qū)е聼o法掃碼的要作好書面記錄，交單證員并補(bǔ)入掃描文件內(nèi)。 DISTRIBUTION CO.,LTD 22 掃描數(shù)據(jù)的上傳： 每天發(fā)貨結(jié)束后把掃碼器以及由于特殊原因未掃碼的明細(xì)一起交給RDC 單證員上傳 5156 系統(tǒng)。 “四定”“五標(biāo)準(zhǔn)”原則 “四定” 劃區(qū)定塊：不同類產(chǎn)品分區(qū)域進(jìn)行擺放，并由區(qū)域標(biāo)識牌進(jìn)行區(qū)分。兩個貨位之間如果不需要有盤點通道的則保留 15cm 距離；如果需要留有盤點通道則需要保留 50cm 距離。 DISTRIBUTION CO.,LTD 24 5． 貨位管理 如貨物由破損狀態(tài)轉(zhuǎn)正品狀態(tài)或理庫等業(yè)務(wù)操作，而需變更貨位，則由倉管員填寫一式二聯(lián)的《貨位調(diào)換單》（見附表 18），填寫完畢后將第二聯(lián)交由單證員，單證員在單據(jù)上簽字后，于系統(tǒng)內(nèi)操作“貨位移庫”進(jìn)行貨位的調(diào)整，以此保證與實物與所屬貨位的一致。并對按期應(yīng)回未回的單據(jù)考 核車隊或司機(jī)，體 在當(dāng)月物流費用中。業(yè)務(wù)周期必須為發(fā)生業(yè)務(wù)的實際時間，而系統(tǒng)中客戶和付款人的區(qū)別在于客戶指當(dāng)?shù)胤止荆犊钊藶殚_發(fā)票的發(fā)票抬頭名稱，此區(qū)別關(guān)系到財務(wù)報表的準(zhǔn)確性，一定要區(qū)分。對于監(jiān)管項目預(yù)開發(fā)票，或者掛賬漏掛的，需要提前開具發(fā)票的，此時需要在費用管理下做手工發(fā)票，輸入對應(yīng)的將要掛賬的月份，項目，費用類型，金額，付款人和發(fā)票抬頭即可。按報批的費用進(jìn)行收付款結(jié)算） 付款申請：資源方確認(rèn)表確認(rèn)之后，商務(wù)專員要在系統(tǒng)費用管理下做付款申請，在此步操作中，除要填入確認(rèn)的金額外，還要把發(fā)票 號碼在單據(jù)號欄目中填入，填寫無誤后提交即可。 2) 商務(wù)專員嚴(yán)格按回單付款 ,付款時要給司機(jī)出具收據(jù) ,收據(jù)中必須列出付款的合同號 (多個合同一起付款的可開一張收據(jù) ),付款人 \收款人同時在收據(jù)上簽字；商務(wù)專員付款后在相應(yīng)的合同上填寫實付金額、實付人、付款日期并簽字 ,作為商務(wù)部沖帳付款的依據(jù) (原規(guī)定是由司機(jī)在合同上簽收 )。 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。而預(yù)付賬款做完后，在對應(yīng)的月份掛賬時一定要將此筆費用掛賬，才能保證應(yīng)付和實付金額一致。 b) 為轉(zhuǎn)移配送 /運輸貨物的貨損貨差風(fēng)險，現(xiàn)金支付的社會車輛在運輸時必須簽署由總部統(tǒng)一印制的《貨物托運合同書》并在起運前與司機(jī)簽定且在起運前在合同中定價。 應(yīng)收賬款控制：商務(wù)專員在做好上述事情后，還要在每月 15 號左右導(dǎo)出費用報表下的應(yīng)收賬款查詢報表，來核對 RDC 本月還有哪些項目的費用未確認(rèn)，未開具發(fā)票，哪些費用開具發(fā)票款未收回，并要及時同客戶溝通付款時間和確認(rèn)時間，且要向商務(wù)主管匯報未確認(rèn)費用原因和付款進(jìn)度，以便能及時準(zhǔn)確的控制 RDC 的應(yīng)收賬款。 應(yīng)收金額確認(rèn)申請：應(yīng)收費用客戶分公司確認(rèn)之后， RDC 商務(wù)專員應(yīng)將已經(jīng)確認(rèn)的金額在系統(tǒng)中做應(yīng)收金額確認(rèn)申請，具體流程如下： 5156 商務(wù)結(jié)算模塊 —— 費用管理 ——應(yīng)收金額確認(rèn)申請 —— 填入客戶分公司確認(rèn)金額 —— 點擊確認(rèn) 注意：此步操作 只有在費用已由客戶分公司確認(rèn)后，方可進(jìn)行操作，且此操作模塊能體現(xiàn)出掛賬金額和確認(rèn)金額的差異，如產(chǎn)生差異，務(wù)必在確認(rèn)時錄入差異原因。保證報帳數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確 . 附件 2： 回單處理 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 DISTRIBUTION CO.,LTD 25 舊貨卡的保存： 使用后的貨卡倉管員按貨卡的庫號和編號進(jìn)行排序后裝訂，交單證員處進(jìn)行保管，保管期限為 6 個月。單證員每周至少一次與倉管員進(jìn)行系統(tǒng)帳目和手工帳的核對，以保證系統(tǒng)帳、手工帳、貨卡、實物相符。 倉庫定量：每個倉間貨物必須定量存放，防止出現(xiàn)產(chǎn)品擺放擁擠，影響正常收 發(fā)貨及盤點。 倉庫日常衛(wèi)生清掃 庫房地面衛(wèi)生的清理： 利用鋸沫每半月對地面進(jìn)行清理，將鋸沫散在地面上，利用掃帚將地面的塵土隨鋸沫一起清掃干凈（ 特別注意對邊角地帶一定要清掃干凈，禁止采用掃帚直接清掃，以免塵土落入產(chǎn)品的包裝箱上。每天至少三次（ 8： 11： 17： 30）將出庫單的“存根聯(lián)”交給 RDC 單證員。 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 附表 16： RDC 收貨記錄臺帳 ： RDC 收貨記錄臺帳 RDC: 年 月 日 序號 到貨日期 發(fā)貨計 劃號 產(chǎn)品型號 編碼 數(shù)量 出現(xiàn)問 題 承運車隊 駕駛員 車號 裝卸 隊 責(zé)任人簽字 填寫貨卡： 產(chǎn)品入庫后，倉管員對貨位上入庫的產(chǎn)品數(shù)量進(jìn)行清點并與入庫前的清點記錄數(shù)據(jù)及入庫單數(shù)量進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后對填寫貨卡。 入庫產(chǎn)品數(shù)量的清點和檢查質(zhì)量 入庫前，倉管員對數(shù)量、型號進(jìn)行清點、登記 。 商家退貨和三包入庫必須經(jīng)售后鑒定后方可辦理入庫（如是海信白電和科龍產(chǎn)品必須有包裝箱防護(hù)，還需開箱核對機(jī)器的實際情況是否與售后鑒定單上描述一致，一致后方可辦理入庫）。 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 RDC 調(diào)度員登記后將商家簽收單的 3 聯(lián)全部轉(zhuǎn)交 RDC 單證員， RDC 單證員在《 RDC 調(diào)度員臺帳》上簽收，由單證員及時進(jìn)行系統(tǒng)商收的操作。） RDC 調(diào)度員把需要補(bǔ)貨的型號數(shù)量通知 RDC 單證員，由單證員再根據(jù)補(bǔ)貨的情況手工打印《 RDC 配送運輸單》，并在配送單據(jù)上注明是補(bǔ)貨，然后由駕駛員進(jìn)行二次配送。保管員簽收后留下一聯(lián)，其余兩聯(lián)給駕駛員。如果發(fā)現(xiàn)不一致，立即讓商家更改。 如果是社會車輛進(jìn)行配送，查看車輛有無有效年審記錄，有無貨物保 險單，各類規(guī)費是否已繳納；社會車輛的駕駛員