【正文】 議；按會(huì)期分：定期會(huì)議和不定期會(huì)議；按出席對(duì)象：聯(lián)席會(huì)(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)等；按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報(bào)告性、談判性、動(dòng)員性、紀(jì)念性等；按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等；按規(guī)模大?。禾卮笮?萬(wàn)人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十人或數(shù)人)等；按召開方式：常規(guī)會(huì)、廣播會(huì)、電話會(huì)、電視會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)等；按與會(huì)者的國(guó)籍及議題的范圍：國(guó)內(nèi)會(huì)議和國(guó)際會(huì)議等。通過(guò)會(huì)議可能聽取各種不同意見，集思廣益。通過(guò)會(huì)議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動(dòng)工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。1．造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)?！痹谖覈?guó)，領(lǐng)導(dǎo)人員開會(huì)的比重究竟占多少，目前尚無(wú)人去研究，大約不會(huì)低于上述所列百分點(diǎn)。3．信息的重復(fù)、浪費(fèi)。還有些人除了“開會(huì)”外，別無(wú)他事，開完會(huì)并不去認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)貫徹，成為典型的會(huì)議型官僚主義者。指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則有哪些？準(zhǔn)備充分；組織嚴(yán)密；服務(wù)周到；確保安全。A為與會(huì)者平均工資的3倍是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值遠(yuǎn)比工資高，乘以2是因?yàn)殚_會(huì)時(shí)經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計(jì)入其中，成本就將更高昂。2．文書工作主要包括：(1)會(huì)議文書的起草；(2)會(huì)議文書編寫；(3)會(huì)議文書印發(fā)及管理。秘書辦會(huì)，離不開辦文、辦事能力。它包括會(huì)議主題、議題名稱、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議程、日程及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等項(xiàng)目。（四）確定會(huì)議的時(shí)間和日期。會(huì)議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競(jìng)賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對(duì)策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法?？傆?jì)50人。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。五、會(huì)議議題：(1)技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。六、會(huì)場(chǎng)設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會(huì)議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺(tái)秘書負(fù)責(zé)?！?3)公司開展技術(shù)競(jìng)賽評(píng)比的計(jì)劃(草案)。(2)會(huì)議日程表。（二）怎樣確定會(huì)議名稱？會(huì)議名稱要擬得妥當(dāng)，名實(shí)相符。有的會(huì)議名稱有時(shí)間、會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議類型構(gòu)成。如：“天地公司1998年全體員32,總結(jié)大會(huì)”。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。有些會(huì)議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。在領(lǐng)導(dǎo)出差返回的當(dāng)天盡量不安排重要會(huì)議。最后是會(huì)議時(shí)間限度。（會(huì)議議題應(yīng)集中，日程安排應(yīng)高度緊湊，盡量縮短時(shí)間。確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，選擇會(huì)議的最佳會(huì)址也得考慮多種因素。假如，棉花種植會(huì)議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會(huì)議到青島去開，就不可理喻了。一般應(yīng)選擇在距領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者的工作地點(diǎn)均較近的地方。第四、場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。第六、應(yīng)考慮有無(wú)停車場(chǎng)所和安全設(shè)施問(wèn)題。在確定會(huì)議規(guī)模和人數(shù)之后，應(yīng)進(jìn)一步分配會(huì)議人數(shù)及名單。它是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午、下午、晚上三個(gè)單元里，使人一目了然，如有說(shuō)明可附于表后。(2)安排會(huì)議議程和日程要注意的問(wèn)題。●例會(huì)原則上要定時(shí)召開，且時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時(shí)機(jī)。(4)會(huì)議議程與日程的樣式示例。說(shuō)明有關(guān)人員缺席情況。6．銷售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問(wèn)題的發(fā)言 7．公司銷售人員的招聘和重組。發(fā)會(huì)議通知一要及時(shí)，使與會(huì)人員能按時(shí)參加；二要準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。安放圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。（九）建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。*郵電通訊費(fèi)用：如發(fā)會(huì)議通知，則有會(huì)議事項(xiàng)發(fā)電報(bào)、傳真、電傳或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費(fèi)用；若召開電視、電話等遠(yuǎn)程會(huì)議，則使用有關(guān)會(huì)議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計(jì)算在內(nèi)。*會(huì)議宣傳交際費(fèi)：如現(xiàn)場(chǎng)錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。*會(huì)議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位對(duì)會(huì)議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會(huì)者承擔(dān)一部分。如計(jì)算設(shè)備租用費(fèi)時(shí)，應(yīng)了解：都租用了哪些設(shè)備?設(shè)備租用的行情是怎樣的?不同型號(hào)、功能的費(fèi)用差距有多大?主審秘書對(duì)這些都需了然于胸。一、場(chǎng)地租用費(fèi)金隅大廈一樓會(huì)議室租金一天5000元，兩天共計(jì)10000元,。五、交通費(fèi)用租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計(jì)2000元。此預(yù)算提交總經(jīng)理辦公會(huì)審查批準(zhǔn)。會(huì)前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會(huì)籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場(chǎng)檢查兩種方式，以后者為主。會(huì)前檢查包括每個(gè)細(xì)節(jié)都不能放過(guò)。2．參加會(huì)議人員：上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會(huì)代表3人；全國(guó)大中型商場(chǎng)總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。5．會(huì)議程序：來(lái)賓簽到，發(fā)調(diào)查表。6．會(huì)議文件：會(huì)議通知、邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬。8．會(huì)場(chǎng)布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識(shí)，上方掛展示會(huì)標(biāo)題橫幅。飲料。安排交通車接送來(lái)賓。會(huì)議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真細(xì)致地做好。3．會(huì)議地點(diǎn)不應(yīng)設(shè)在x x服裝集團(tuán)內(nèi)部，這既不方便來(lái)賓，也起不到擴(kuò)大影響的效果。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會(huì)見。政治性會(huì)見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國(guó)際事務(wù)等。功能不同：會(huì)見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。一、案例分析 案例：一次重要的報(bào)告會(huì)，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音工作。報(bào)告自然是沒(méi)有整理出來(lái)，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?二、問(wèn)題討論1．怎樣做好會(huì)見的準(zhǔn)備工作? 2．會(huì)見與會(huì)談準(zhǔn)備工作的基本要求是什么? 3．什么是會(huì)見?什么是會(huì)談?秘書人員為什么要做好會(huì)見與會(huì)談的準(zhǔn)備工作?附件：會(huì)議通知例文各區(qū)、市、縣國(guó)家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局：經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會(huì)議。三、會(huì)議日程及時(shí)間：14日上午8：30—10：00在xxx國(guó)家稅務(wù)局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，10：30—12：00在xxx國(guó)家稅務(wù)局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流；14日下午在市局直屬分局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流；15日上午在xxx會(huì)議室討論，下午領(lǐng)導(dǎo)和科室負(fù)責(zé)人講話。做好會(huì)務(wù)工作，需要在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后分別樹立細(xì)節(jié)意識(shí)，抓好相關(guān)細(xì)節(jié)，才是確保會(huì)議順利舉辦的關(guān)鍵。因此，必須以高度的責(zé)任心做好會(huì)議籌備工作。會(huì)議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排。一般情況下，一次成功的會(huì)議是依靠的性質(zhì)與規(guī)模把它布置好，營(yíng)造出相應(yīng)的氣氛。、橫幅等（咱們辦事處嚴(yán)格遵守八項(xiàng)規(guī)定，會(huì)標(biāo)橫幅由LED屏幕代替）。、通風(fēng)、投影等設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)有效，逢冬夏兩季還要提前打開空調(diào)。簽到與引導(dǎo)。此刻特別重要的是要落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人、上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)人是否到齊。維持好會(huì)場(chǎng)秩序，會(huì)議開始后與會(huì)人員入座就緒，及時(shí)關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門；開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)或調(diào)票已事先訂好，會(huì)務(wù)人員此時(shí)需要做的就是安排好送站車輛，確保與會(huì)人員安全到達(dá)車站或機(jī)場(chǎng)。會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件，會(huì)議期間產(chǎn)生的文件和會(huì)后產(chǎn)生的文件都是需要收集的文件。一方面，要按照有關(guān)要求，形成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議報(bào)告，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等等，一方面還要對(duì)本次會(huì)議工作進(jìn)行一次認(rèn)真的總結(jié)，肯定成績(jī)，分析不足。大型會(huì)議還要制訂詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。、討論地點(diǎn)。（1）懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等。（5）擺放適量花卉。二、會(huì)間組織與服務(wù)工作，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況。會(huì)議開始前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門，與會(huì)人員入座就緒，無(wú)關(guān)人員離開會(huì)場(chǎng)；開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。