【正文】 位置必須讓領(lǐng)導(dǎo)和與會者方便前往。同時應(yīng)考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。第五、場地應(yīng)不受外界干擾。會場內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。秘書部門平時應(yīng)掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機(jī)關(guān)和干部人數(shù)的基本資料?！駮h議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來?！駮h日程：是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。會議日程表的制定 要明確具體，準(zhǔn)確無誤。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。盡量保證在最佳時間開會。開幕式，上司和來賓致辭；上司做報告；分組討論； ●大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)，宣讀決議；●閉幕式。宣布議程。東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。（八）確定會議所需用品和設(shè)備（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等。多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。上述工作完成后，須提前半天至一天進(jìn)行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行整改。1．會議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容*文件資料費(fèi)：包括文件資料的制作、印刷費(fèi)，文件袋，證件票卡的制作、印刷費(fèi)用等開支。*會議辦公費(fèi)：如會議所需辦公用品的支出費(fèi)用，會場布置等所需要的費(fèi)用。如果無住宿要求，應(yīng)明確與會人員完全自理這一部分，則預(yù)算中可不列此項(xiàng)。2．審核時要逐項(xiàng)細(xì)審要讓起草人員將部分費(fèi)用的細(xì)目表一并承上。與會人員預(yù)計200人，現(xiàn)就會議所需各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)提出預(yù)算。四、宴請費(fèi)用10人一桌，每桌標(biāo)準(zhǔn)2000元，共計40000元。此次會議經(jīng)費(fèi)總計10萬元。重要會議在會前要反復(fù)檢查。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗(yàn)人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務(wù)人員的就位等。秘書小李擬了一個方案，內(nèi)容如下： 1．會議名稱：“2002XX服裝集團(tuán)夏季時裝秀”。4．會議時間：2002年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。展示活動閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團(tuán)小禮堂。9．會議用品：紙、筆等文具。紀(jì)念品(每人發(fā)X X服裝集團(tuán)生產(chǎn)的T恤衫1件)10．會務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。一個好的會議方案，應(yīng)該是科學(xué)、詳盡、可行的。2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應(yīng)請新聞媒體記者到會報道，以擴(kuò)大影響。會見與會談一、會見、會談的含義會見又稱接見、拜會。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會見。二、會見、會談的區(qū)別內(nèi)容不同：會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)；另外，爭議的內(nèi)容涉及面要比會見、會談寬泛得多。三、秘書安排會見工作的具體操作了解意圖準(zhǔn)備資料確定參加人員確定時間和地點(diǎn)會見座次安排場所布置迎送工作四、秘書安排會談工作的具體操作了解意圖 2．準(zhǔn)備資料3．確定參加人員 4．確定時間和地點(diǎn) 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領(lǐng)。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。二、報到時間及地點(diǎn)：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務(wù)局報到。會務(wù)工作是會議正常進(jìn)行和取得預(yù)期效果的重要保證,會務(wù)工作水平的高低，直接影響會議的質(zhì)量和效果，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的差錯，造成不良影響?？梢哉f，高質(zhì)量的會前籌備工作，是會議質(zhì)量的保證，是會議成功的前提。指的是擬訂會議議程、日程。（二）明確分工。一般包括：，大會（主席臺），黨委會（正中為主），座談會協(xié)調(diào)會（面對面）等。保證音響效果。二、會中服務(wù)工作在會中服務(wù)階段，會務(wù)人員須提前到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況，做好會議材料分發(fā)，完成簽到與引導(dǎo)，組織會議有序進(jìn)行，搞好后勤服務(wù)等工作。在組織簽到的同時，會務(wù)人員要做好入場引導(dǎo)工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。組織會議進(jìn)行。整理會議文件的首要工作是收集文件。會務(wù)總結(jié)反饋。要想做好會議服務(wù)，應(yīng)注意完善以下幾項(xiàng)工作:一、會前準(zhǔn)備工作，明確工作職責(zé)。，編排好會議程序，制定注意事項(xiàng)。會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。（4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。三、會議善后工作，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。寫好會議簡報。、材料分發(fā)。（2）設(shè)置主席臺，落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。通過會議總結(jié)，積累會議工作經(jīng)驗(yàn)，提高會務(wù)人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協(xié)同合作的良好作風(fēng)。完成收集工作后，就要對會議文件進(jìn)行立卷歸檔。之后，要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；結(jié)算帳目并向財務(wù)部門報銷等。同時，會場內(nèi)可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。簽到是參會人員表示入場的一種必要手續(xù)。、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。擺放座簽。在布置會場時，應(yīng)注意選擇會場、安排座位、布置主席臺等。擬訂會議議程通常是由決策層決定，如辦事處黨委會、主任辦公會、專題會等是由莊主任提議召開，并組織審定議題，交由辦公室辦理。會前籌備工作主要包括擬定計劃，明確分工，準(zhǔn)備材料，后勤保障和布置會場等方面。一、會前籌備會前籌備工作做得是否充分，直接關(guān)系到會議的成功與否。二○○四年十二月二日第四篇：淺談如何做好會務(wù)工作淺談如何做好會務(wù)工作會議是自有人類以來就存在的一種社會現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策和管理，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的一種重要方式。傳達(dá)總局、省局xxx工作會議精神，總結(jié)我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。小劉將無，線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會商。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。應(yīng)該改設(shè)在來賓住宿的花園酒店大會議廳。小李的方案還有一些需要改進(jìn)的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應(yīng)該用正規(guī)的書面語。展示會后安排工作午餐。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。搭設(shè)T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。展示會開幕、上級領(lǐng)導(dǎo)講話。另請模特公司服裝表演隊若干人。就拿會議設(shè)備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關(guān)頭，機(jī)器可以及時更換；主持會議者應(yīng)熟悉所有電源插座和燈光開關(guān)位置，秘書可以把這些情況告訴有關(guān)人員，如果有一點(diǎn)沒安排好，趕緊打電話通知有關(guān)人員解決這些帶來麻煩的小問題。秘書人員要密切配合領(lǐng)導(dǎo)人的檢查工作。會議籌備小組2003年1月5日十一、進(jìn)行全面的會前檢查會前檢查是落實(shí)各項(xiàng)會議準(zhǔn)備工作。六、會議用品費(fèi)資料印制費(fèi)：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。二、攝像設(shè)備租用費(fèi)擬租攝像機(jī)2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。對經(jīng)費(fèi)的把關(guān)，不可太松，否則會造成浪費(fèi)；也不可太緊，否則會影響到會議