機(jī)電公司檔案管理辦法（含常用表格流程）-全文預(yù)覽
【正文】 總裁領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱或復(fù)印。 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，檔案產(chǎn)生部門中心負(fù)責(zé)人簽署意見后，進(jìn)行各級審批借閱。歸還時嚴(yán)格檢查，并在借用登記予以注銷。經(jīng)中心負(fù)責(zé)人初審，檔案管理員核對后，報(bào)行政中心負(fù)責(zé)人簽字終審。 銷毀檔案要注意安全保密，必須要有一人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上注明銷毀方式、日期。 檔案的統(tǒng)計(jì)工作，必須把零星的個別的原始資料進(jìn)行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進(jìn)行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。 檔案管理員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假出假證；涉及企業(yè)機(jī)密檔案材料，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意再作決定，嚴(yán)防泄密。）工作，確保檔案完整完全。本授權(quán)書于_ _ _ _年__月__日截至_ _ _ _年__月__日有效。 檔案管理員下班必須對檔案室進(jìn)行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。 檔案保管 檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù)，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護(hù)檔案安全。 檔案保密 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法及公司各項(xiàng)目保密制 6 度，認(rèn)真做好保密工作。 檔案統(tǒng)計(jì) 檔案統(tǒng)計(jì)工作是對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)。 檔案室檔案銷毀的具體工作由行政中心檔案室管理員承辦，對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊。 各中心每年應(yīng)對本中心檔案（非項(xiàng)目資料）進(jìn)行一次匯總，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限后移交檔案室。檔案管理辦法 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。 對于經(jīng)常性借閱同一性質(zhì)檔案的崗位可以填寫借（查）檔案授權(quán)書（附件 3），直接獲得最終借閱批準(zhǔn)人的授權(quán)。秘密級檔案請本中心負(fù)責(zé)人審批后查閱；機(jī)密級檔案常務(wù)副總裁審批后可查閱，絕密級檔案公司總裁審批后方可查閱。 檔案的利用 檔案的利用分查閱、借閱二類。 公司檔案工作流程詳見流程 1。各專業(yè)工程資料收集范圍及整理規(guī)范詳見《現(xiàn)場文件控制管理規(guī)定》。如項(xiàng)目部未設(shè)現(xiàn)場項(xiàng)目經(jīng)理，此項(xiàng)工作由項(xiàng)目經(jīng)理承擔(dān)。 采供中心國際商務(wù)師負(fù)責(zé)進(jìn)口報(bào)關(guān)單、信用證單據(jù)、進(jìn)口免稅文件、國際貨物運(yùn)費(fèi)支付文件、對外付款、承兌通知書等的收集、整理；由中心秘書歸檔。 各項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理負(fù)責(zé)初步設(shè)計(jì)、司令圖設(shè)計(jì)、運(yùn)行維護(hù)手冊、施工圖、竣工圖、等的編制及電子版的收集；由項(xiàng)目秘書歸檔。 項(xiàng)目秘書負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)施工圖和竣工圖的整理、分發(fā)、歸檔；負(fù)責(zé)施工圖、竣工圖底圖的整理、歸檔。 負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)設(shè)備招、投標(biāo)書，訂購合同，設(shè)備資料的收集、整理，并由中心秘書歸檔。 運(yùn)營管理中心 負(fù)責(zé)各職能部門管理文件、技術(shù)文件等的收集、整理。 負(fù)責(zé)海外項(xiàng)目招、投標(biāo)文件、主合同談判紀(jì)要及審批文件的收集、整理，并由中心秘書歸檔。各中心中心秘書、各項(xiàng)目項(xiàng)目秘書是兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本中心、項(xiàng)目文件向檔案室歸檔移交。第五章 職責(zé) 行政中心全面負(fù)責(zé)公司檔案管理工作。 1 密級：檔案文件保密程度的等級。 收集：檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動。關(guān)于檔案分類及標(biāo)準(zhǔn)要求，具體參見《檔案分類及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定》。本文件編制人： 本文件會簽人： 本文件審核人： 本文件批準(zhǔn)人： 本文件自頒布之日起實(shí)施。本文件是公司《文件控制程序》和《記錄控制程序》的支持性文件，是對公司檔案管理的具體要求。第二章 適用范圍 本文件適用于XXXX機(jī)電工程有限公司檔案管理工作。 檔案管理：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動。 利用：利用者以閱覽、復(fù)制、摘錄等方式使用檔案的活動。 保管：維護(hù)檔案完整與安全的活動。 各中心總經(jīng)理、部門經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理是分管部門（項(xiàng)目）檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，對本部門（項(xiàng)目）文件歸檔的完整、準(zhǔn)確負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，并應(yīng)將檔案工作納入本中心的業(yè)務(wù)管理制度中。 戰(zhàn)略發(fā)展中心 負(fù)責(zé)市場開發(fā)調(diào)研報(bào)告、本公司或參與有關(guān)國內(nèi)外專業(yè)技術(shù)調(diào)查、考察報(bào)告
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