機電公司檔案管理辦法含常用表格流程(編輯修改稿)
2024-10-05 21:41 本頁面
【文章內容簡介】 務師負責進口報關單、信用證單據(jù)、進口免稅文件、國際貨物運費支付文件、對外付款、承兌通知書等的收集、整理；由中心秘書歸檔。 采購中心監(jiān)造工程師負責監(jiān)造報告（現(xiàn)場見證表、文件見證表）、產品合格證、檢測報告、材質證明書等監(jiān)造文件的收集、整理；由中心秘書歸檔。 項目現(xiàn)場采購管理員負責對現(xiàn)場設備文件（包括設備商檢記錄、索賠文件、廠家現(xiàn)場服務記錄、設備驗收、設備出廠資料、設備消缺、修補或更換記錄）、備品備件、專用工具交接清單等的收集、整理、歸檔。 工程中心 現(xiàn)場項目經理為項目現(xiàn)場文件的管理者，負責文件的形成、積累、完整、質量，對項目現(xiàn)場文件責任到人。如項目部未設現(xiàn)場項目經理，此項工作由項目經理承擔。 現(xiàn)場項目總工負責對項目現(xiàn)場文件進行原始性、準確性、完整性的鑒別；不定時的抽查，監(jiān)督責任人做好文件管理工作；負責竣工之后向電廠及檔案室完整的移交檔案。如項目部未設現(xiàn)場項目總工，此項工作由現(xiàn)場項目經理承擔。 各專業(yè)專工是各自專業(yè)內施工文件的責任人，負責施工文件收集、整理工作，建立電子目錄表格。各專業(yè)工程資料收集范圍及整理規(guī)范詳見《現(xiàn)場文件控制管理規(guī)定》。 行政中心 負責行政管理中股權管理類、人事類、合同協(xié)議類、知識資源類、行政綜合類等文件的收集、整理、歸檔。（具體內容詳見《檔案分類及標準規(guī)定》附件 1） 財務中心 4 檔案管理辦法 負責賬冊、憑證、會計報表、稅務申報資料、審計報告、資產評估報告、貸款合同、擔保合同等會計檔案的收集、歸檔、保存。 檔案的管理可分為收集歸檔、利用、鑒定銷毀、統(tǒng)計、保密、保管等工作。 公司檔案工作流程詳見流程 1。 收集歸檔 收集范圍公司在各項目工程中形成的具有保存價值的，或者與公司關系很密切的文件材料都屬收集歸檔范圍（詳見《檔案分類及標準規(guī)定》中的附件 附件 附件 3）。工程檔案中未中標文件不作為公司歸檔文件，由文件形成部門自存。 各部門在移交檔案時必須填寫文件資料交接單（附件 1），并由檔案室檢查其內容是否齊全、完整，是否經有關部門審核是有效文件，是否符合檔案要求，對不符合要求的檔案有權拒收，要求其整改。 檔案的利用 檔案的利用分查閱、借閱二類。查閱檔案是指要在閱覽室內進行，不得外借或復印檔案。借閱檔案是指確因工作需要必須借出利用檔案。 查閱檔案須填寫文件調卷申請單（附件 2），并由檔案室確認文件密級后提交領導審批。秘密級檔案請本中心負責人審批后查閱；機密級檔案常務副總裁審批后可查閱，絕密級檔案公司總裁審批后方可查閱。 借閱檔案須根據(jù)不同密級、在借閱期內是否進行復印利用來填寫文件調卷申請單。秘密級檔案須本中心負責人批準后方能借閱或復??；機密級檔案須公司常務副總裁批準后進行借閱或復?。唤^密級檔案原則上不準借出，只能在檔案室內查閱，如有特殊需要，須經總裁領導批準，方可借閱或復印。如遇借閱人員將檔案丟失，應及時報告檔案部門，寫出書面材料，以利于及時采取措施。 對于經常性借閱同一性質檔案的崗位可以填寫借（查）檔案授權書（附件 3），直接獲得最終借閱批準人的授權。授權后的部門或崗位借閱該類型的檔案只需本中心負責人批準。 外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，檔案產生部門中心負責人簽署意見后，進行各級審批借閱。 借閱檔案應嚴格履行登記手續(xù)，辦理借閱登記，認真審查審批權限是否符合規(guī) 5 定的要求，并當面點交清楚。檔案管理辦法 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉借他人，不許帶入公共場所。歸還時嚴格檢查，并在借用登記予以注銷。 檔案鑒定、銷毀 檔案鑒定工作由所屬檔案的產生部門領導或中心負責人和檔案管理員共同組成。 各中心每年應對本中心檔案（非項目資料）進行一次匯總，從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限后移交檔案室。 各中心每年應對本中心自存文件進行一次檢查，對超過保存期限、不具有保存價值的文件編制銷毀清冊（附件 4），提出銷毀申請。經中心負責人初審，檔案管理員核對后，報行政中心負責人簽字終審。方可銷毀。 檔案室檔案銷毀的具體工作由行政中心檔案室管理員承辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊。 銷毀清冊送檔案產生部門經理進行初審，本中心負責人簽字
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