【正文】 、《年度框架協(xié)議 /材料采購合同》、發(fā)票單據(jù)、費(fèi)用報(bào)銷單、借款單等。 （ 1） 供應(yīng)商將發(fā)票送至項(xiàng)目采購部，由對應(yīng) 的采購員進(jìn)行簽收； （ 2） 采購員外出采購發(fā)生的購銷發(fā)票。 適用范圍： 本細(xì)則適用于海倫堡地產(chǎn)集團(tuán)采購系統(tǒng)材料購銷發(fā)票的接收、傳遞、審批、管理等工作。 板但價(jià)格不符： 采購管理手冊 （ 1） 對價(jià)格不符的送貨單，應(yīng)先由項(xiàng)目采購員了解具體情況，如屬于供應(yīng)商失誤造成的，應(yīng)由供應(yīng)商重新開具《送貨單 》或由供應(yīng)商送貨人員現(xiàn)場修正單價(jià)并簽名確認(rèn)，否則按《訂貨單》與《送貨單》兩者最低單價(jià)辦理入庫； （ 2） 如價(jià)格屬市場因素導(dǎo)致，則應(yīng)收集有效的支持文件（該文件由采購經(jīng)辦人提供調(diào)價(jià)函審批件）后才可以正式入倉；在未取得相關(guān)文件前，項(xiàng)目成本會計(jì)按暫估入倉處理。 在處理結(jié)果未出來之前不宜使用該批材料，財(cái)務(wù)暫不辦理入庫，相關(guān)送貨單據(jù)暫由項(xiàng)目采購員保管。例如：申購了 10棵樹，其中大樹有 7棵（ 1000元 /棵），小樹有 3棵（ 100元 /棵），若送貨時(shí)送了 10顆樹（總數(shù)未變），但大樹只有 4棵，小樹 6棵，那可以辦理正式入倉且只能按 4*1000+6*100=4600元入倉，其它情況必須重新辦理申購手續(xù)且審批后才能正式入倉。 處理辦法 驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)材料 /設(shè)備品種、重量、數(shù)量、規(guī)格、型號、價(jià)格及質(zhì)量與采購定標(biāo)的審批件要求不相符時(shí)按以下辦法處理。 （ 5） 《訂貨單》必須統(tǒng)一按訂單號碼即流水號有序存檔至少一年，以便檢查。 《詢價(jià)單》、《比價(jià)分析表》范本（詳見第十一章 支持性文件及相關(guān)記錄表格） 零星類直接定價(jià)采購方式 對于單次申購單同類材料總金額在1000元（含 1000元）以下的材料 /設(shè)備，由采購中心根據(jù)此情況直接確定供應(yīng)商、單價(jià)等。 比價(jià)采購方式的定義 指對多家供應(yīng)商（通常至少三家）的報(bào)價(jià)進(jìn)行對比，以確保價(jià)格具有競爭性，且滿足質(zhì)量要求的前提下通過比價(jià)實(shí)現(xiàn)最低成本的采購。 程 采購管理手冊 招標(biāo)采購流程建筑項(xiàng)目部支持性文 /產(chǎn)品設(shè)審計(jì)監(jiān)工程管理高管層成本管理中心采 購中心物料需求部件計(jì)部察中心中心（招標(biāo)小組）門或記錄材料選型材料限額編制材料 \設(shè)備申 N限量購單 OA提交督促項(xiàng)目材料 /設(shè)備 Y申購的計(jì)劃性集團(tuán)采購確定采購性質(zhì)采購招標(biāo)文件集團(tuán)（業(yè)務(wù)職選定能）項(xiàng)目采購確定采購方式供應(yīng)商考核評估表招標(biāo)采購方式入圍單位供應(yīng)商資質(zhì)審查審批技術(shù)標(biāo)完整性審編制標(biāo)書的查同時(shí)編寫商務(wù)技術(shù)部分標(biāo)書開標(biāo)記錄表整合成招標(biāo)文件審核招標(biāo)文件評標(biāo)分析表發(fā)標(biāo)及答疑組織開標(biāo)評標(biāo)定標(biāo)公示定標(biāo)經(jīng)辦采購按中標(biāo)采購中心負(fù)責(zé)審批件補(bǔ)充完整確定中標(biāo)單位人審核申購單價(jià)中標(biāo)通知書 （范本祥見第 十章） 《采購招標(biāo)文件》、《供應(yīng)商考核評估表》、《開標(biāo)記錄表》、《評標(biāo)分析表》、《定標(biāo)公示》、《中標(biāo)通知書》 采購管理手冊 戰(zhàn)略采購方式 對于已簽?zāi)甓葏f(xié)議的材料 /設(shè)備，由采購員直接按年度協(xié)議約定的單價(jià)、供貨范圍、產(chǎn)品規(guī)格等相關(guān)條款向合作方進(jìn)行直接采購。 標(biāo)小組的組成 招標(biāo)小組設(shè)組長一名，由集團(tuán)副總或工程副總擔(dān)任。 （業(yè)務(wù)職能劃分）定義（廣東省外）： A類 C類采購職能及審批權(quán)限跟第 ， B類采購業(yè)務(wù)職能下放到跟 C類一樣，但審批權(quán)限必須跟回廣東省內(nèi) B類審批權(quán)限，已簽?zāi)甓葏f(xié)議的材料不適用此條款，即已簽?zāi)甓葏f(xié)議的材料省外項(xiàng)目必須跟省內(nèi)的采購性質(zhì)及權(quán)限一樣。 程 集團(tuán)設(shè)計(jì)中心（材料選型給出產(chǎn)品相關(guān)技術(shù)參數(shù) /圖紙） → 集團(tuán)采購中心（跟進(jìn)專員或采購負(fù)責(zé)人在 OA或 ERP上進(jìn)行手工分單給對應(yīng)的材料采購員，采購員執(zhí)行詢價(jià)、定價(jià)、定板工作 ，并按權(quán)責(zé)定標(biāo)，定標(biāo)后補(bǔ)充完整申購單的單價(jià)及相關(guān)技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號并附上定標(biāo)審批件后繼續(xù)提交申購單流轉(zhuǎn)審批，定價(jià)過程祥見第 ）→ 集團(tuán)采購中心負(fù)責(zé)人審核已補(bǔ)充完整單價(jià)等的申購單 → 集團(tuán)副總裁審批 → 對應(yīng)材料采購員執(zhí)行訂貨工作（即按已批申購單，進(jìn)行下訂單通知供應(yīng)商送貨）。 跟蹤反饋 只針對沒完成的情況進(jìn)行反饋，一方面由跟蹤人填報(bào)進(jìn)行登記并存檔，為了對相關(guān)責(zé)任人及供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)；另一方面要預(yù)警填寫《物料訂購跟催表》，向供應(yīng)商跟催貨物。 計(jì)劃跟蹤方式 會議跟蹤 集團(tuán)采購部或項(xiàng)目部可 以定期召開會議，跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況。采購部門接獲通知后，立即停止一切采購動作。 《申購單》必須包含物料名稱、具體規(guī)格、技術(shù)參數(shù)要求、圖紙、樣品、性能要求、分批申購量及進(jìn)場時(shí)間、使用部位等信息，由采購部補(bǔ)充單價(jià)、總價(jià)等信息。 計(jì)劃的審批 由集團(tuán)采購部起草后，由總裁辦項(xiàng)目管理部組織項(xiàng)目經(jīng)理、工程管理中心、成本管理中心、設(shè)計(jì)中心討論決定，并報(bào)集團(tuán)總裁審批 項(xiàng)目采招計(jì)劃完成后，由采購主體與供應(yīng)商簽訂項(xiàng)目供貨合同。 規(guī)格 /樣板確定 規(guī)格包括具體型號、技術(shù)參數(shù)指標(biāo)、性能要求，由產(chǎn)品設(shè)計(jì)中心或工程管理中心提供，作為供應(yīng)商報(bào)價(jià)的重要依據(jù)。 【注】行政類、營銷類物料視為年度材料，原則上均需納入月度需用計(jì)劃中編制 計(jì)劃審批流程如下 類別 審批環(huán)節(jié) 備注 行政管理部經(jīng)理、集團(tuán)采購部副經(jīng)理、行政 人行政類 計(jì)劃和申購有同等效力 事副總監(jiān)、助理總裁 策劃管理部經(jīng)理、集團(tuán)采購部副經(jīng)理、營銷中營銷類 計(jì)劃內(nèi)每宗申購由采購發(fā)起 心總監(jiān)、助理總裁 合同預(yù)算部、生產(chǎn)經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理、工程管理由集團(tuán)采購部發(fā)起申購，并按工程類 中心、集團(tuán)采購部、成本管理中心 相關(guān)規(guī)定辦理審批 月度物料采購計(jì)劃編制 匯總各部門、各項(xiàng)目的物料月度需用計(jì)劃后，由采購部門對每種物料的采購時(shí)間及送貨地點(diǎn)進(jìn)行匯編，以指導(dǎo)和跟進(jìn)物料供應(yīng)的及時(shí)性 計(jì)劃的編制 集團(tuán)采購部根據(jù)需用計(jì)劃，針對每種物料制定下單時(shí)間、樣板獲取時(shí) 間等，經(jīng)集團(tuán)采購部副經(jīng)理確認(rèn)后按材料種類分配采購任務(wù)。由集團(tuán)采購部采購工程師補(bǔ)充單價(jià)、總價(jià)等。 月度物料需用計(jì)劃的編制 為了能讓采購部門提前作好月度采購計(jì)劃，由使用部門以項(xiàng)目為單位編制月度材料需用計(jì)劃。 ■ 本辦法由集團(tuán)總裁簽發(fā)，自 2021年 6月 20日開始試行三個月。 項(xiàng)目采購員崗位職責(zé) （ 1） 配合項(xiàng)目采購部負(fù)責(zé)人的管理工作，配合集團(tuán)采購中心各項(xiàng)工作安排，遵守集團(tuán)公司及項(xiàng)目公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)公司利益，廉潔自愛； （ 2） 熟悉項(xiàng)目采購部的采購工作流程、單據(jù)審批流程、材料生產(chǎn)工藝、材料驗(yàn)收程序及材料簽定標(biāo)準(zhǔn)； （ 3） 負(fù)責(zé)本項(xiàng)目屬集團(tuán)選定類、項(xiàng)目采購類材料的采購工作，并跟進(jìn)集團(tuán)采購類材 料的到貨工作； （ 4） 了解工程進(jìn)度或部門使用材料情況，協(xié)助集團(tuán)采購中心完成材料的回貨工作，并及時(shí)會同倉庫（材料會計(jì)）、使用部門（施工單位）做好驗(yàn)收工作，遇到質(zhì)量、數(shù)量等問題及時(shí)通知供應(yīng)商、工程部及相關(guān)人員磋商解決； （ 5） 及時(shí)跟進(jìn)材料訂單的審批情況、材料入庫、材料發(fā)票等收集到位，按公司財(cái)務(wù)部要求，整理好入庫單、申購單、發(fā)票，匯總交由相關(guān)財(cái)務(wù)部辦理付款； （ 6） 協(xié)助集團(tuán)采購中心開拓發(fā)展良好的供應(yīng)商，與供應(yīng)商保持長久合作、共同發(fā)展，并定期對供應(yīng)商考核； （ 7） 積極配合集團(tuán)采購中心開展的各項(xiàng)管理培訓(xùn)、指導(dǎo) 及檢查工作，每個月及時(shí)做好集團(tuán)采購中心各項(xiàng)指標(biāo)性資料統(tǒng)計(jì)及分析工作，及時(shí)提交各種采購臺賬等； （ 8） 定期整理各種采購單據(jù)，并有序交接給采購文員做好登記； （ 9） 掌握當(dāng)?shù)厥袌鲂星?，對價(jià)格有波動的材料及時(shí)向項(xiàng)目采購部負(fù)責(zé)人做好調(diào)價(jià)工作并呈送到集團(tuán)采購中心審批（按審批權(quán)限有選擇性地送呈），并跟進(jìn)調(diào)價(jià)補(bǔ)充協(xié)議的簽訂工作； 項(xiàng)目采購文員崗位職責(zé) （ 1） 日常電話接聽和到訪客人接待； （ 2） 文件管理、信息傳遞（收發(fā)、傳遞、跟蹤、反饋、整理、存檔） a) 收發(fā)申購單、訂貨單、比價(jià)表及其它文件、單據(jù)的傳遞 ，存檔工作 b) 公司、部門信息上傳下達(dá)，必要時(shí)負(fù)責(zé)公文起草、收發(fā)和分發(fā) c) 負(fù)責(zé)部門會議后勤工作及會議紀(jì)要的起草，定期組織清理辦公環(huán)境 采購管理手冊 d) 根據(jù)采購跟進(jìn)細(xì)則跟蹤采購業(yè)務(wù)及其善后工作的關(guān)閉情況 負(fù)責(zé)辦理集團(tuán)合同 \協(xié)議收發(fā)、項(xiàng)目合同 \協(xié)議編號蓋章分發(fā) 第二章 材料采購計(jì)劃管理 第一部分 通 則 目的 為增強(qiáng)采購工作計(jì)劃性，從物資供應(yīng)上保障企業(yè)正常運(yùn)營，特制 定本制度，旨在為集團(tuán)有關(guān)部門的材料計(jì)劃制定、跟蹤提供操作指引。采購管理手冊 目 錄 一 .采購組織管理 二 .材料采購計(jì)劃管理 三 .采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程及管理細(xì)則 四 .采購制度管理 五 .供方管理 六 .價(jià)格管理 七 .采購實(shí)務(wù)管理 八 .集團(tuán)通用采購表格 采購管理手冊 第一章 采購組織管理 為完善集團(tuán)采購中心的組織管理，強(qiáng)化集團(tuán)采購中心對各項(xiàng)目采購統(tǒng)一管理，規(guī)范化管理，達(dá) 到集中決策與適當(dāng)分權(quán)的合理平衡，為使各盡其責(zé)，特制訂本制度。 （ 15） 負(fù)責(zé)相關(guān)單據(jù)呈批、收發(fā)登記工作； （ 16） 負(fù)責(zé)相關(guān)文件、單據(jù)存檔管理工作 .3采購中心供應(yīng) 鏈管理組崗位職責(zé) .崗位職責(zé) （ 1） 統(tǒng)籌供應(yīng)鏈管理組各項(xiàng)目工作； （ 2） 組織建立采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程制度及規(guī)范化操作管理； （ 3） 組織建立和實(shí)施采購系統(tǒng)內(nèi)部稽查體系 （ 4） 負(fù)責(zé)管理 ERP系統(tǒng)采購板塊相關(guān)數(shù)據(jù)； （ 5） 組織采購中心內(nèi)部的各項(xiàng)活動 （ 6） 組織采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)知識及相關(guān)流程制度的培訓(xùn)和貫徹 （ 7） 對采購中心總部經(jīng)辦的采購價(jià)格和作業(yè)過程進(jìn)行稽查 . （ 1） 草擬采購相關(guān)制度流程； （ 2） 負(fù)責(zé)新員工入職和業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)； （ 3） 負(fù)責(zé)各類培訓(xùn)的后勤安排； （ 4） 對所轄項(xiàng)目的采購價(jià)格和作業(yè)過程進(jìn)行稽查并編制報(bào)告； （ 5） 負(fù)責(zé)指導(dǎo)所轄項(xiàng)目采購員的業(yè)務(wù)工作； （ 6） 收集所轄項(xiàng)目委派采購員動態(tài)并反饋； （ 7） 收集各項(xiàng)目采購員采購日報(bào)表并協(xié)調(diào)處理相關(guān)問題； （ 8） 收集項(xiàng)目采購員考核數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)行月度績效考核； （ 9） 輔導(dǎo)項(xiàng)目采購員貫徹制度流程的執(zhí)行及業(yè)務(wù)操作的規(guī)范化管理； （ 10） 分配 NC材料編碼 .4采購中心展示面材料組主管崗位職責(zé) （ 1） 統(tǒng)籌展示面材料組的采購工作； 采購管理手冊 （ 2） 監(jiān)督本組成員對各項(xiàng)采購工作（含招標(biāo)、比價(jià)分析的定價(jià)定標(biāo)工作，訂貨，合同簽訂等）的完成情況并對其采購價(jià)格進(jìn)行分析審核做好成本控制； （ 3） 提高展示面材料相關(guān)材料申購的預(yù)見性，并督促各項(xiàng)目提前做好申購計(jì)劃； （ 4） 定期到項(xiàng)目現(xiàn)場了解物料的到貨和質(zhì)量情況； （ 5） 把握本組材料的標(biāo)段劃分和采購策略； （ 6） 參與大宗材料的外出采購工作； （ 7） 負(fù)責(zé)部分材料 /設(shè)備的采購工作； （ 8） 組織統(tǒng)計(jì)展示面物料采購費(fèi) 用并配合制定展示面物料預(yù)算； （ 9） 在權(quán)限內(nèi)處理展示面物料突發(fā)情況 （ 10） 督促本組成員盡快辦理相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷、借支銷賬、申報(bào)進(jìn)度款等工作； .5采購中心建材材料組主管崗位職責(zé) （ 1） 統(tǒng)籌建材組的采購工作； （ 2） 監(jiān)督本組成員對各項(xiàng)采購工作（含招標(biāo)、比價(jià)分析的定價(jià)定標(biāo)工作，訂貨，合同簽訂等）的完成情況并對其采購價(jià)格進(jìn)行分析審核做好成本控制； （ 3） 提高建材相關(guān)材料申購的預(yù)見性，并督促各項(xiàng)目提前做好申購計(jì)劃； （ 4） 定期到項(xiàng)目現(xiàn)場了解物料的到貨和質(zhì)量情況； （ 5） 把握本組材料的標(biāo)段劃 分和采購策略； （ 6） 參與大宗材料的外出采購工作； （ 7） 負(fù)責(zé)部分材料 /設(shè)備的采購工作； （ 8） 在權(quán)限內(nèi)處理建材物料突發(fā)情況； （ 9） 督促本組成員盡快辦理相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷、借支銷賬、申報(bào)進(jìn)度款等工作； .6采購中心綠化材料組主管崗位職責(zé) （ 1） 統(tǒng)籌綠化材料組的采購工作； （ 2） 監(jiān)督本組成員對各項(xiàng)采購工作的完成情況并對其采購價(jià)格進(jìn)行分析審核做好成本控制； （ 3） 提高綠化材料申購的預(yù)見性，并督促設(shè)計(jì)提前做好申購計(jì)劃； （ 4） 定期到項(xiàng)目現(xiàn)場了解物料的到貨和質(zhì)量情況； （ 5） 參與考察新綠 化苗木場并對到場的苗木及時(shí)了解其質(zhì)量情況； （ 6） 參與編排展示面和交樓面綠化種植節(jié)奏圖； （ 7） 編排綠化苗木的分批進(jìn)場計(jì)劃 （ 8） 負(fù)責(zé)大宗喬木的現(xiàn)場選苗和起苗； （ 9） 督促完成綠化進(jìn)場計(jì)劃； （ 10） 組織統(tǒng)計(jì)綠化苗木采購費(fèi)用； （ 11） 督促本組成員盡快辦理相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷、借支銷賬、申報(bào)進(jìn)度款等工作； 采購管理手冊 （ 12） 建立并維護(hù)綠化苗木價(jià)格庫 .7采購中心采購工程 師崗位職責(zé) 1. 根據(jù)