【正文】 檔案安全與完整。 辦公用品保管實行 “ 日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計 ” 原則。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準。 任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。 第三條管理流程設(shè)計 編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發(fā)放 編制需求 計劃統(tǒng)計申購情況月末清算匯總出庫登記 三、圖書管理制度 第一條管理要點 為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī)范圖書管理工作。 按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責采購圖書 12 次。 借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、涂寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應(yīng)的賠償，丟失圖書者全額賠償。 清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。 會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。 按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。 按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并達到相應(yīng)潔凈標準。 清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責任制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當日值日生按時做好所有的清潔，監(jiān)督者及時做好相應(yīng)的督察。 第三條流程設(shè)計 安排清潔排班 → 完成清潔項目 → 填值日表 → 監(jiān)督檢查 → 填寫監(jiān)督表 → 辦公室人員執(zhí)行維護 → 發(fā)現(xiàn)問題→ 執(zhí)行處理 六、日常事務(wù) 管理 (一 )接待管理 第一條來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。 第四條流程設(shè)計：接待來訪人員 → 詢問來意，需要找的人 → 通知被訪者 → 引領(lǐng)會見 → 奉上茶水 → 送客→ 整理客人走后清潔 (二 )報刊收發(fā)整理 第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃 預(yù)算，負責辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。 第五條流程設(shè)計：收發(fā)報刊 → 整理 → 放置資料架 → 定期清理 (三 )后勤管理 第一條為了認真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)動員工的積極性和主動性，根據(jù)實際嚴格制度。 第五條辦公室人員每周進行一次外出工作時間統(tǒng)計，每兩周進行一次考勤匯總統(tǒng)計，月末根據(jù)外出工作時間登記進行總的考勤匯總。 第四條收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。 第四條協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他任務(wù)。日常工作時要注意保持整理 。 大掃除時間定為每周三的班會課 。 打掃完畢后，工具要物歸原處，存放整齊 。 第二章細則 職業(yè)道德 忠誠、正派、守紀、勤勉、盡職、敬業(yè) 。 員工鞋、襪保持干凈、衛(wèi)生，在工作場所不赤腳、不穿拖鞋 。 上班時間保持良好的精神狀態(tài)，精力充沛，精神飽滿，樂觀進取 。 出入會議室或上司辦公室，主動敲門示意，進入房間隨手關(guān)門 。 與他人交談，要專心致志，面帶微笑，不能心不在焉，反應(yīng)冷漠 。 社交活動 敬客戶 接待客人時面帶微笑，與賓客談話時應(yīng)站立端正，講究禮貌，用心聆聽，不搶話，插話，爭辯，講話時聲音適度，有分寸，語氣溫和文雅，不大聲喧嘩。 尊重服務(wù)對象風俗習(xí)慣，不議論、指點，不譏笑有生理缺陷的客人 。男員工頭發(fā)梳理整齊，衣服整潔大方，保持儀態(tài)大方得體 。 不拉關(guān)系圖私利。 員工不得攜帶違禁品、危險品、管制刀具等進入辦公場所 。傳真后的稿件，應(yīng)立即拿走，禁止堆放在傳真機或復(fù)印機上。人事行政部將此單作為出庫憑證。 第三章附則 本通知自 20__年 11 月 1 日起生效，本 辦法為暫行辦法，今后若需完善與修改的，則以最新通知為準 。 2 負責文件的收、發(fā)管理及存檔工作。 6 負責外來人員接待、登記、管理。 10 負責車輛管理工作。然后及時轉(zhuǎn)交給文件簽收人，并將文件緊急狀況、時限要求等有關(guān)事宜向接收人交代清楚。 6 收到領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件通知等要及時準確的轉(zhuǎn)交或通知各部門負責人或其他相關(guān)人員，并做好備份、存檔、 ____。 會議職責 1 參與公司召開的各種會議，承辦公司召開的綜合性會議的會務(wù)工作，做好公司各種專業(yè)會議的會務(wù)服務(wù)。 4 嚴肅會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露、外傳會議資料，以免影響決議實施。 7 會后將構(gòu)成的會議紀要呈報總經(jīng)理批示、然后再附檢查催辦通知單一并抄送各部門及相關(guān)單位。 2 部分辦公用品根據(jù)實際狀況酌情定量庫存。采購過程中嚴禁以次充好，營私舞弊，中間提成。個人領(lǐng)取辦公用品，于每周一上午發(fā)放。自然損壞的要以舊換新，人為損壞的由個人賠償。 2 辦公室統(tǒng)一采買、配備、管 理公司辦公設(shè)施，并且要對各部門的辦公設(shè)施做定期檢查和維修，對各部門報修的辦公設(shè)施要及時處理并做好登記，承辦人不得推諉、拖延。 2 外來人員一律填寫來訪登記，填清來訪者姓名、性別、來 人單位、訪問部門、訪問何人、訪問事由、出入時光。 3 組織人員做好錄像，攝影等必要的留取資料工作。 4 確定活動主題，計劃活動流程等事宜并報請總經(jīng)理批示。 3 配合施工隊伍搞好品牌工程設(shè)計，為擴大施工工程整體形象做好宣傳工作。 2 公司公務(wù)車的證照及其驗證等事務(wù)統(tǒng)一由辦公室負責管理，辦公室有權(quán)定期檢查車輛 管理狀況，由車隊長負責組織駕駛員學(xué)習(xí)交通安全管理條例，強化安全意識。 6 車輛保養(yǎng) 1 車輛維修、清洗、打蠟等應(yīng)先填寫車輛請修報告，注 明行駛的里程，核準后方得送修。 4 由于駕駛員使用不當或疏于保養(yǎng)致使車輛損壞或機身故障所需修護費用應(yīng)依情節(jié)輕重由公司與指定車輛駕駛?cè)嘶蜍囕v負責人分擔。如非公派出車各種事故維修費用由駕駛員自負，并追究職責。 8 費用報銷。同時遵守本公司其它相關(guān)的規(guī)章制度。 4 出車前要檢查車輛的水、電、油及其它性能是否正常，發(fā)現(xiàn)不正常時要立即加補。未經(jīng)批準，不許私自將車輛送廠修，違者費用不予報銷。 5 司機發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時要立即檢修。 3 司機應(yīng)每一天抽適當時光擦洗自我所開車輛，以持續(xù)車輛的清潔。 2 公務(wù)車維修費用以相關(guān)憑證實報實銷。 3 各種車輛如在公務(wù)途中遇到交通肇事，應(yīng)立即通知 l22 事故科和保險公司理賠科，勘察現(xiàn)場，分清事故職責并立即通知辦公室，并與相關(guān)人員聯(lián)合，協(xié)調(diào)處理，如屬輕微事故，可進行初步處理后再向辦公室報告。 7 違規(guī)與事故處理 1 酒后 駕駛、無照駕駛及違反交通規(guī)則被罰者職責及罰金自負。自行修復(fù)者，可報銷買材料零件費用。 4 每車設(shè)車輛使用記錄表格，并在使用前核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符，努力降低單車運行成本。 車輛管理 1 負責車輛管理以及對駕駛員的教育、管理工作。 企業(yè)文化宣傳的職責 1 由辦公室主任組織人員宣傳公司體系、管理方針。 2 在活動前先定好活動場地、確定活動時光、采買活動所需物品，統(tǒng)計參加活動的人員并做好通知等相關(guān)事宜。 大型檢查、活動的準備職責 1 在公司理解大型檢查以及舉辦活動時，辦公室主任要組織人員在檢查、活動的前期，準備好檢查、活動時務(wù)必用的標語，條幅等宣傳物品并督促各部門做好迎檢或活動的準備工作。 4 辦公室要做好照相機、攝影機、投影儀及其它貴重辦公設(shè)施的保管工作，各部門的使用人員若使用上述物品，須向辦公室主任提出申請，由辦公室主任根據(jù)實際狀況做出批示借用并做好登記。離職人員將剩余辦公用品一并轉(zhuǎn)給交接人，無交接人時交給辦公室，由各部部長監(jiān)辦。 8 所有發(fā)放物品務(wù)必填寫物品領(lǐng)取單，寫明分發(fā)日期、品名、數(shù)量等，辦公室記錄在帳，領(lǐng)取人簽字。 5 嚴格按照采購計劃執(zhí)行，特殊用品辦公室無法采購的可先提出申請，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準由使用部門或使用人自行采購。 4 辦公室采購辦公用品應(yīng)到批發(fā)市場購買或直接向廠家訂購，要貨比三家，保證價格合理、質(zhì)量過關(guān)。辦公室主任根據(jù)辦公用品庫存狀況以及消耗水平，制定出公司下月辦公用品采購計劃報總經(jīng)理審批，確定采購數(shù)量。要做到有言必發(fā)，但在會上一旦構(gòu)成決議，無論個人同意與否都務(wù)必認真貫徹執(zhí)行。如有事 應(yīng)先請假，同時推薦所屬部門人員參會。 8 收到文件后須由有關(guān)負責人簽署分發(fā)意見，若需呈交給多個部門，要做好數(shù)量統(tǒng)計工作，然后再復(fù)印、分發(fā)文件，原件要妥善保管或交付利害關(guān)系人收存，并做好相應(yīng)地登記工作。 4 收到應(yīng)轉(zhuǎn)交給各部門的文件、資料等，由各部門負責人審驗簽收，部門負責人外出時，由其他人代收并做好登記。 文件管理職責 1 辦公室確定專人負責文件收、發(fā)管理工作，并規(guī)定相應(yīng)的職責。 8 負責策劃并組織公司的大型活動。 4 負責辦公用品的購買登記和發(fā)放管理。 辦公室日?；竟芾碇贫绕?13 加強辦公室自身建設(shè)，弘揚企業(yè)精神，組織好后勤保障工作，掌握各項工作進展狀況，制定本管理工作制度并隨時總結(jié)推廣好的經(jīng)驗做法，提出改善的意見或推薦，根據(jù)形勢和任務(wù)的需要，不斷充實和完善。 新員工在辦理入職手續(xù)后可根據(jù)其崗位級別的不同，到人事行政部申請入職人員辦公用品一套。 人事行政部每月只按各部門填報的《月度辦公用品申請單》審核發(fā)放辦公用品。 員工應(yīng)自覺維護辦公場所清潔衛(wèi)生，禁止在辦公區(qū)域內(nèi)、公司平臺及衛(wèi)生間內(nèi)吸煙，嚴禁堆放雜物、隨意丟棄廢棄物，嚴禁隨地吐痰、傾倒污水和茶渣，保持地面、門窗、辦公家具、辦公設(shè)備等清潔整齊 。勇于揭發(fā)問題，敢于同不良的現(xiàn)象作斗爭，要打擊歪風，樹立正氣 。 道德規(guī)范 不向客戶或外部人員談?wù)摷瘓F的一切內(nèi)部事務(wù)。 作客 準時赴約，作客時間不宜太長，告別時應(yīng)向主人表示謝意 。 遇到服務(wù)對象詢問，做到有問必答。 同事之間溝通問題時，應(yīng)本著 “ 換位思考、解決問題 ” 的原則，語言應(yīng)禮貌，委婉 。與客人相遇要主動相讓，與客人同行時，應(yīng)禮讓客人先行 。 開誠布公，坦誠待人，平等尊重，團結(jié)協(xié)作，不將個人喜好帶進工作中，不拉幫結(jié)派、黨同伐異 。 言行舉止 :文雅、禮貌、精神 不遲到，不早退，出滿勤，干滿點。男員工不準留長發(fā)、留長胡須，不可赤膊、穿背心上崗 。副主席 (秘書長 )有權(quán)對多次打掃不合格的部門在周總結(jié)會議上進行批評通報。 大掃除要求提前安排好 1— 2 名成員，明確分 工，及時到位 。打掃工作，包括：清掃辦公室地面，整理桌面，擺放物品、桌椅，整理相應(yīng)的資料，清倒垃圾等 。 第二條本辦法由總經(jīng)理核準后實施，修改時亦同。 第二條負責公司文書的打印復(fù)印工作。 第二條根據(jù)需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。 第三條辦公室人員負責每日的清潔 衛(wèi)生監(jiān)督和維護，及時提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。 第三條任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。 值日生在規(guī)定時間內(nèi)做好所有清潔項目，填寫《清潔衛(wèi)生值日表》，監(jiān)督員認真核實，并填寫《清潔衛(wèi)生監(jiān)督表》。 第二條制度規(guī)范 清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。如需查閱應(yīng)嚴格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。 會議主持人負責會議的召開并負責現(xiàn)場秩序的維護，行政專員負責做好相應(yīng)的會議記錄。提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，保證會議實效。 第三條管理流程設(shè)計 申購流程：填寫申購單 → 審批 → 采購 → 圖書入庫登記 借還流程：查閱圖書目錄卡 → 填寫借閱單 → 圖書卡簽字 → 圖書借閱 → 續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單 四、會議管理制度 第一條管理要點 為了提高會議質(zhì)量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規(guī)范會議管理。 按照規(guī)定時間借閱圖書、歸還圖書 。 根據(jù)圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以備員工查閱。 辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進行一次匯總普查。 各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄 。 第二條制度規(guī)范 公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負責。 第三條流程設(shè)計 根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案 → 排序整理，編制編目 → 存檔 → 借閱 → 清退 二、辦公用品管理制度 第一條管理要點 為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書 資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。須上級 審批同意，方可銷毀。 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進度表 。 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。半年一小清，年終一大清。 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息 。現(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。 第四章辦公室事務(wù)管理 一、文書管理制度 文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。 六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領(lǐng)導(dǎo)參謀。 二、負責辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理