現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理(2)(文件)
【正文】 事項 注意精簡文件 注意正確使用行文權(quán) 注意公文保密 三、電子 收文處理 （一） 收文處理的流程 接收： 紙質(zhì)文件有專人簽收。 擬辦：對領(lǐng)導(dǎo) 分： XX閱 或 XX閱示；對部門 分： XX部門 閱處、 XX部門 會 XX部門 閱處， XX、 XX、 XX部門 閱 。 可以在計算機系統(tǒng)或紙質(zhì)文件上批示。重要文件雙套制歸檔。 順序 傳閱 分 直傳 和橫 傳 ：普發(fā)性文件 或急件 可同時 發(fā)有關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)和部門 。 擬辦有錯退局辦公室 。 有利于 文件的預(yù)立卷 。 企業(yè)可參照 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 中的附件 A 需要通過檔案人員、業(yè)務(wù)人員、計算機專業(yè)人員三協(xié)商制訂，并在歸檔工作的實踐中逐步加以修改完善。 對應(yīng)歸檔的電子文件按其內(nèi)容上的自然聯(lián)系進行組合，即進行“預(yù)立卷”?？梢匀藶榇_認，也可以寫入計算機程序中，待文件一旦簽發(fā)，由計算機系統(tǒng)自動判斷歸檔。 （ 4）采用“計算機隨機號 +.擴展名”命名，如：“ ”。 （ 2）限制修改 （ 3）有選擇地保護內(nèi)容 保障電子文件的有效 （ 1）實行“遷移”，即將非通用電子文件格式轉(zhuǎn)換為推薦格式保存。 電子文件形成后要隨時登記。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。 文件形成部門應(yīng)負責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。 聯(lián)機歸檔：指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中將電子文件傳輸至受檔案部門控制的主機或服務(wù)器上，向檔案部門移交的過程。 如果脫機歸檔，須 將歸檔文件拷貝到可靠的移動介質(zhì)上做好標(biāo)簽，向檔案部門移交。 歸檔電子文件的編目 數(shù)據(jù)庫文件基本概念 編號 合同號 貸款項目 001 990008 公積金貸款 XXX XXXX XXXXXXXX XXX XXXX XXXXXXXX 計 算 機 專業(yè)稱 “ 數(shù)據(jù)項 ” ，檔 案 專 業(yè)稱 “ 著錄項 ” ， 檢索時稱“ 檢 索 項 ” 計 算 機 專業(yè)稱 “ 記錄 ” ， 檔案 專 業(yè) 稱“ 條目 ” 計算機專業(yè)稱“ 表 ” ， 檔案專業(yè)稱 “ 目錄 ” 數(shù)據(jù) 采用 EXCEL 制作 檔案目錄表格 該表格放在“歸檔電子文件庫文件夾”中。 注意：光盤上不能貼標(biāo)簽，應(yīng)用光盤標(biāo)簽打印機打印光盤標(biāo)簽。 （ 4） 檢索結(jié)果輸出：選擇輸出形式、排序和層次切換。其存儲載體見DA/T 32的附錄 C，保管要求見 GB／ T 18894的 。對確認銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。也可以每次只編輯一張圖片。 調(diào)整亮度和對比度：此操作通過更改任務(wù)窗格中的設(shè)置來進行。 謝謝觀看 /歡迎下載 BY FAITH I MEAN A VISION OF GOOD ONE CHERISHES AND THE ENTHUSIASM THAT PUSHES ONE TO SEEK ITS FULFILLMENT REGARDLESS OF OBSTACLES. BY FAITH I BY FAITH 。 三、采用“繪聲繪影”軟件處理視頻 會聲會影 11(Ulead VideoStudio)是一套專為 非計算機專業(yè)人員 設(shè)計的影片剪輯軟件。旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)：旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)方向不符合要求的任何圖片。 ◆ 在不確定圖片位置的情況下查找圖片。 （ ） 四、 存儲在脫機載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。 第五節(jié) 電子檔案的保管 一、 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。 （ 2） 操作者根據(jù)查檔要求編寫檢索邏輯提問式 ， 提問式由檢索項、檢索詞、比較運算符、邏輯運算符組成。 歸檔電子文件的 組盤 。 第四節(jié) 歸檔電子文件的整理與利用 一、歸檔電子文件的整理 采用資源管理器，按照文件分類設(shè)置文件夾（如下圖），將文件分門別類放入文件夾。 （三）歸檔時間 當(dāng)實行邏輯歸檔或聯(lián)機歸檔時可以實行隨時歸檔，一般實行定期歸檔，或與紙質(zhì)文件同步歸檔。 物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，及非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)一并歸檔。并做好目錄條目與文件內(nèi)容的鏈接。 做好電子文件的登記 遵照國家有關(guān)公文處理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，建立本單位電子文件的登記的目錄格式。
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