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正文內(nèi)容

qms審核組工作手冊(cè)(文件)

 

【正文】 暫?!被颉俺蜂N”的處置。因受審核方原因,不能在商定時(shí)限內(nèi)完成糾正措施的,作為一種處罰,審核組長(zhǎng)可以修改審核結(jié)論。 第二階段 內(nèi)部會(huì)議結(jié)束后,由審核組長(zhǎng)主持,審核組全體人員參加,與領(lǐng)導(dǎo)層交換本次審核的情況。 末次會(huì)議的全體參加人員應(yīng)在簽到表上簽字,簽到應(yīng)寫明部門、職務(wù)。 進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)審核后,凡與受審核方有關(guān)的外部事宜,均須由審核組長(zhǎng)出面處理,審核員不得擅自處理;凡屬審核組內(nèi)部事務(wù)應(yīng)以審核組長(zhǎng)意見為準(zhǔn)。 中止審核和審核計(jì)劃的變更 當(dāng)審核中發(fā)現(xiàn)顯然已經(jīng)無法達(dá)到審核目的時(shí),應(yīng)及時(shí)向受審核方提出,以決定采取適當(dāng)?shù)男袆?dòng),審核組長(zhǎng)應(yīng)向?qū)徍瞬繄?bào)告并經(jīng)審核部經(jīng)理同意后方可實(shí)施,包括:1) 重新確認(rèn)或修訂審核計(jì)劃(延長(zhǎng)審核時(shí)間、修改審核日程、增加審核組成員);2) 改變審核目的(將認(rèn)證注冊(cè)的目的改為識(shí)別潛在的改進(jìn)機(jī)會(huì));3) 改變審核范圍(增加/減小場(chǎng)所、過程、活動(dòng));4) 中止審核(應(yīng)及早做出判斷一般在進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)獲得相關(guān)信息的第一時(shí)間做出判斷,并請(qǐng)示審核部經(jīng)理批準(zhǔn))。一般允許審核組長(zhǎng)在審核計(jì)劃的框架下的局部修改(修改應(yīng)在原計(jì)劃中說明原因),但必須得到受審核方的確認(rèn)。必要時(shí)補(bǔ)充相關(guān)專業(yè)人員。 審核期間若發(fā)現(xiàn)受審核方弄虛作假時(shí),審核組長(zhǎng)應(yīng)提請(qǐng)受審核方注意,并應(yīng)視情節(jié)嚴(yán)重程度處理,決定是否中止審核。 審核組開具嚴(yán)重不合格、審核結(jié)論為不予推薦意見(暫停、暫緩、撤銷)、糾正措施計(jì)劃時(shí)間超過30個(gè)工作日、需要現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證、縮短監(jiān)審周期、審核范圍變化等需與審核部聯(lián)系,并提供書面說明,由審核部提出處理意見,需要時(shí)報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)。 審核組長(zhǎng)必須以身作則,嚴(yán)格執(zhí)行審核員行為準(zhǔn)則,并對(duì)審核組其他成員是否遵守審核員的行為準(zhǔn)則負(fù)有監(jiān)控責(zé)任。 審核過程中,公司采取指定的管理人員參加審核的方式對(duì)審核組人員的審核工作進(jìn)行管理監(jiān)控。審核組長(zhǎng)應(yīng)提醒受審核方此部分相關(guān)內(nèi)容須與申請(qǐng)書一致。當(dāng)受審核方需要ZJQC代為翻譯英文時(shí),在認(rèn)證證書中英文稿上提出申請(qǐng),并準(zhǔn)確填寫出中文內(nèi)容。16. 審核案卷整理上報(bào) 第一階段審核結(jié)束后,由審核組長(zhǎng)保存審核案卷以備二階段使用。 審核組長(zhǎng)應(yīng)根據(jù)實(shí)際審核情況填寫《審核方案信息傳遞表》。 如果審核了不止一個(gè)管理體系,報(bào)告必須清楚地區(qū)分每個(gè)管理體系中所有的重要內(nèi)容。 審核報(bào)告經(jīng)技委會(huì)批準(zhǔn)后發(fā)給受審核方,也可同《管理體系認(rèn)證證書》一并發(fā)出。審核組任何成員均無權(quán)直接向這些企業(yè)答復(fù)ZJQC不準(zhǔn)備開展或不能開展相關(guān)認(rèn)證。可能的多場(chǎng)所包括:a) 從事特許經(jīng)營(yíng)的組織;b) 具有銷售網(wǎng)絡(luò)的制造企業(yè);c) 具有多個(gè)分支機(jī)構(gòu)的公司。 審核組長(zhǎng)根據(jù)多場(chǎng)所清單確定需審核的多場(chǎng)所,對(duì)于不符合多場(chǎng)所抽樣的每個(gè)多場(chǎng)所必查;符合多場(chǎng)所抽樣的多場(chǎng)所,按照抽樣準(zhǔn)則實(shí)施抽樣,并確定樣本。 增加的多場(chǎng)所當(dāng)一組新場(chǎng)所需要追加到已認(rèn)證的多場(chǎng)所的網(wǎng)絡(luò)時(shí),每一組新場(chǎng)所都應(yīng)當(dāng)按初審確定獨(dú)立樣本量,在認(rèn)證證書包括新場(chǎng)所后,對(duì)于今后的監(jiān)督審核和復(fù)評(píng),應(yīng)當(dāng)將新增的多場(chǎng)所加上以前的多場(chǎng)所確定樣本量。 當(dāng)組織存在非獨(dú)立法人的固定多場(chǎng)所時(shí)(包括母子關(guān)系和幾個(gè)場(chǎng)所之間的并列關(guān)系),可以向組織總部之外的其它固定多場(chǎng)所頒發(fā)附件,在附件上列出與證書相關(guān)的所有固定多場(chǎng)所的名稱、地址和認(rèn)證范圍。 組成審核組 實(shí)施結(jié)合審核的審核員一般應(yīng)同時(shí)具備兩個(gè)或三個(gè)管理體系注冊(cè)審核員資格。 文件審查 文件審查一般情況應(yīng)由具備多體系級(jí)別審核員資格的審核組長(zhǎng)或其他人員實(shí)施。 制定審核計(jì)劃 審核組長(zhǎng)應(yīng)編制統(tǒng)一的審核計(jì)劃,應(yīng)考慮審核員的能力及受審核方的職責(zé)分配,盡量避免對(duì)同一部門進(jìn)行重復(fù)審核。 一般情況審核部指定一名符合多個(gè)管理體系要求的審核組長(zhǎng)承擔(dān)審核任務(wù)。 專業(yè)審核員必須參加主過程(條款)及主要部門(現(xiàn)場(chǎng))的審核。 審核結(jié)論審核組分別給出每個(gè)管理體系的審核結(jié)論,并分別提出相應(yīng)的糾正措施要求。 審核人日的統(tǒng)計(jì) 審核組長(zhǎng)完成現(xiàn)場(chǎng)審核以后填寫《現(xiàn)場(chǎng)審核確認(rèn)單》,組長(zhǎng)根據(jù)任務(wù)書下達(dá)的審核人/日及審核計(jì)劃,按照實(shí)際發(fā)生的人日分別計(jì)算出每個(gè)管理體系的人日數(shù)。結(jié)合審核計(jì)劃的審核員分工,通過核算合理填寫《現(xiàn)場(chǎng)審核確認(rèn)單》。 合同評(píng)審崗應(yīng)根據(jù)組織提供的初次審核/復(fù)評(píng)以及后續(xù)監(jiān)督審核的審核報(bào)告、上次審核的不合格報(bào)告以及文審意見和結(jié)論,對(duì)組織的管理體系建立、實(shí)施、保持和改進(jìn)管理體系、產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量狀況、顧客意見和投訴、質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全監(jiān)督和抽查情況作出評(píng)價(jià)意見,并填寫《換發(fā)ZJQC證書組織質(zhì)量體系背景信息評(píng)價(jià)表》。 審核綜合評(píng)價(jià)除滿足監(jiān)督審核要求外,還應(yīng)包括審核組對(duì)組織作出的轉(zhuǎn)換注冊(cè)評(píng)價(jià)的綜合意見。服務(wù)宗旨: 通過富于創(chuàng)造性與有成效的工作,為組織提供有價(jià)值的服務(wù),幫助組織全面提高管理績(jī)效。: 1)對(duì)《文審報(bào)告》和《審核問題匯總表》中的問題進(jìn)行糾正并經(jīng)驗(yàn)證后,可以進(jìn)入第二階段審核; 2) 存在較大問題,不能進(jìn)入第二階段審核。確認(rèn)末次會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)和參加人員。目前公司認(rèn)證范圍包括質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)安全健康管理體系認(rèn)證。四、幾點(diǎn)說明::a)審核是一種抽樣活動(dòng),說明抽樣的風(fēng)險(xiǎn)性和局限性,應(yīng)強(qiáng)調(diào)抽取有代表性的樣本盡量減輕抽樣的風(fēng)險(xiǎn)、力求公正、科學(xué)、真實(shí)地反映企業(yè)管理體系狀況;b)應(yīng)明確審核是一種通過現(xiàn)場(chǎng)審核發(fā)現(xiàn)和獲取客觀證據(jù)的活動(dòng),通過審核發(fā)現(xiàn)的客觀證據(jù),用來評(píng)價(jià)和證實(shí)企業(yè)的管理體系滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的符合性。不合格的性質(zhì)有兩種:一是嚴(yán)重不合格,二是一般不合格。l 監(jiān)督推薦保持認(rèn)證注冊(cè);暫停認(rèn)證注冊(cè)資格;撤銷認(rèn)證注冊(cè)資格。8.確認(rèn)審核組與企業(yè)之間的正式溝通渠道。11.確認(rèn)審核時(shí)所使用的語(yǔ)言(需要時(shí))。八、宣布首次會(huì)議結(jié)束。2. 審核概況:l 審核的時(shí)間;l 審核的部門和單位;3.宣布《審核問題匯總表》,請(qǐng)組織對(duì)問題事實(shí)進(jìn)行確認(rèn)。二、說明末次會(huì)議是報(bào)告審核情況,宣布審核發(fā)現(xiàn)和審核結(jié)論。4. 開出的不合格報(bào)告是針對(duì)公司管理體系的,發(fā)現(xiàn)部門是抽樣的結(jié)果,可能還存在其他的不合格。3.宣布不合格報(bào)告及分布表,對(duì)不合格事實(shí)請(qǐng)企業(yè)再次確認(rèn)。應(yīng)明確不合格糾正措施采用書面驗(yàn)證方式,還是采用到現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證的方式。(初審介紹)向受審核方介紹如何查詢認(rèn)證證書和標(biāo)志的使用。l 監(jiān)督的必查項(xiàng)目:如GB/、GB/T24001/、(E)、(4)、產(chǎn)品/環(huán)境/安全質(zhì)量、顧客/相關(guān)方投訴、認(rèn)證證書/標(biāo)志使用情況、上級(jí)監(jiān)督抽查情況及上次不合格項(xiàng)的跟蹤等。要求獲證企業(yè)應(yīng)將本組織管理體系的重大變更情況,產(chǎn)品/環(huán)境/職業(yè)健康安全重大的投訴以及地方主管部門對(duì)組織的抽查的不合格;重大安全/質(zhì)量/環(huán)境事故;管理體系的變化;文件更改,組織機(jī)構(gòu)更改,主要領(lǐng)導(dǎo)更換應(yīng)及時(shí)函報(bào)ZJQC。七、宣布末次會(huì)議結(jié)束。(初審時(shí)介紹)、國(guó)家認(rèn)可委及地方認(rèn)監(jiān)部門的監(jiān)督和稽查介紹。提醒企業(yè)發(fā)現(xiàn)類似問題應(yīng)與公司審核部聯(lián)系必要時(shí)及時(shí)報(bào)警。第一次在現(xiàn)場(chǎng)審核末次會(huì)議后的6至9個(gè)月進(jìn)行,以后每隔不超過12個(gè)月進(jìn)行一次。● 介紹審核結(jié)論批準(zhǔn)和證書頒發(fā)過程審核結(jié)論須當(dāng)所有不合格項(xiàng)的糾正措施經(jīng)驗(yàn)證關(guān)閉后,報(bào)請(qǐng)技術(shù)委員會(huì)評(píng)議,評(píng)議通過后經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可頒發(fā)認(rèn)證證書,發(fā)證日期以總經(jīng)理批準(zhǔn)的日期為準(zhǔn)。,包括完成時(shí)間和驗(yàn)證方式。四、宣布審核報(bào)告和不合格報(bào)告:再次重申審核目的、認(rèn)證范圍(以審核報(bào)告的范圍為依據(jù),如有修改時(shí)應(yīng)特別說明)和審核依據(jù)。2. 受審核方的現(xiàn)場(chǎng)審核發(fā)現(xiàn)的相關(guān)證實(shí)已經(jīng)記錄在案,應(yīng)全面評(píng)價(jià)受審核方的體系運(yùn)行情況,肯定受審核方的成績(jī),報(bào)告不合格應(yīng)突出重點(diǎn),其目的是讓受審核方有針對(duì)性地采取措施,予以解決并改進(jìn)。5. 宣布審核結(jié)論三、主要領(lǐng)導(dǎo)講話四、宣布末次會(huì)議結(jié)束附錄4 第二階段審核末次會(huì)議組長(zhǎng)介紹內(nèi)容(提綱)一、宣布末次會(huì)議開始(必要時(shí)介紹參加會(huì)議的人員)。審核組長(zhǎng)在末次會(huì)議上應(yīng)感謝受審核方對(duì)審核組工作的支持、協(xié)助和配合,以及在其它方面的合作以使現(xiàn)場(chǎng)審核按計(jì)劃完成。13.說明審核員到現(xiàn)場(chǎng)審核是按標(biāo)準(zhǔn)要求評(píng)價(jià)管理體系運(yùn)行的有效性,同時(shí)受審核方也希望自身建立的管理體系能夠符合標(biāo)準(zhǔn)要求和所建立的管理體系要求,審核組與受審核方的目的是一致的,希望雙方能密切配合。10.關(guān)于審核的實(shí)施或結(jié)論的申訴系統(tǒng)的信息:企業(yè)如對(duì)開具的不符合項(xiàng)、審核結(jié)論有爭(zhēng)議或?qū)徍藛T提出問題有不同理解時(shí),審核組長(zhǎng)應(yīng)向公司審核部報(bào)告并在審核報(bào)告中進(jìn)行說明,受審核方可以通過書面方式向公司提出申訴。5.宣讀保密承諾和公正性聲明:l 審核員與公司的保密承諾;l 宣讀認(rèn)證審核公正性聲明;6.確認(rèn)審核組所需的資源和設(shè)施。b)一般不合格當(dāng)出現(xiàn)可能發(fā)展為嚴(yán)重不合格項(xiàng)的審核發(fā)現(xiàn),應(yīng)判定為一般不合格,如:?jiǎn)蝹€(gè)或孤立地缺少或未能實(shí)施和保持管理體系標(biāo)準(zhǔn)中某一項(xiàng)條款的要求,但其后果對(duì)組織的管理體系尚未構(gòu)成嚴(yán)重影響,或在實(shí)施中未執(zhí)行或偏離管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求,但其后果對(duì)組織的產(chǎn)品質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康體系尚未構(gòu)成嚴(yán)重影響,或違反組織有關(guān)文件要求,進(jìn)而沒有達(dá)到管理體系標(biāo)準(zhǔn)中某一項(xiàng)條款的要求。便于受審核方有針對(duì)性的采取糾正措施。二、介紹審核組成員,包括審核員姓名、注冊(cè)資格、專業(yè)能力等;請(qǐng)組織介紹到會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)。六、宣布首次會(huì)議結(jié)束附錄2 第二階段審核首次會(huì)議組長(zhǎng)介紹內(nèi)容(提綱)一、宣布首次會(huì)議開始大家(上午/下午)好,本審核組受中經(jīng)科環(huán)委派一行X人對(duì)貴公司XX管理體系進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核,非常高興能來到貴公司與各位領(lǐng)導(dǎo)相識(shí),希望本次審核能給貴公司提供有益的幫助。提請(qǐng)受審核方明確審核中是否有禁止審核員涉及的領(lǐng)域、場(chǎng)所和內(nèi)容。三、 介紹審核計(jì)劃,確認(rèn)審核日程安排,包括審核組分工。介紹中經(jīng)科環(huán) 中經(jīng)科環(huán)的英文簡(jiǎn)稱是ZJQC,中經(jīng)科環(huán)是經(jīng)國(guó)家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì)批準(zhǔn),中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可委員會(huì)認(rèn)可的第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)(國(guó)家認(rèn)可注冊(cè)號(hào)CNAS C044 ),是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化測(cè)試中心(ISTO)唯一授權(quán)在中國(guó)進(jìn)行國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)測(cè)試的專業(yè)機(jī)構(gòu)。 審核組長(zhǎng)對(duì)轉(zhuǎn)換審核過程進(jìn)行策劃時(shí),應(yīng)不同與正常情況下的監(jiān)督審核,同樣應(yīng)考慮上一次(監(jiān)督)審核(審核報(bào)告、審核計(jì)劃)的內(nèi)容。20. 換證審核 換證審核:針對(duì)在其他認(rèn)證機(jī)構(gòu)已獲證的組織轉(zhuǎn)換ZJQC認(rèn)證證書的認(rèn)證審核。 《現(xiàn)場(chǎng)審核確認(rèn)單》可以驗(yàn)證一體化審核的策劃是否符合各管理體系有關(guān)人日規(guī)定的要求,可以清楚地確認(rèn)審核組所有人員(審核員、實(shí)習(xí)審核員、專家)的時(shí)間安排以及計(jì)算費(fèi)用的人日時(shí)間基數(shù)。如果一個(gè)事實(shí)僅不符合GB/T24001(GB/T28001)某條款的要求,則開GB/T24001(28001)的不符合項(xiàng);如果同一事實(shí)既不符合GB/T24001也不符合GB/T28001的要求,則可以開為一個(gè)共用的不符合項(xiàng),分別注明不符合兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的條款號(hào)。 現(xiàn)場(chǎng)審核 現(xiàn)場(chǎng)審核是按照審核計(jì)劃和審核檢查表收集審核發(fā)現(xiàn),體系審核方法是類似的,如提問與交談、查閱文件與記錄、現(xiàn)場(chǎng)觀察等。 編制檢查表審核員編制的檢查清單應(yīng)覆蓋兩個(gè)或三個(gè)管理體系的要求,在對(duì)某一部門或某一過程(條款)審核時(shí),應(yīng)結(jié)合受審核方的實(shí)際編排審核內(nèi)容,其方式為:a)條款號(hào)不一樣,過程內(nèi)容接近或一致,可合并審核:如在管理部門審核“文件管理和控制”,環(huán)境/;審核“內(nèi)審”,并在條款號(hào)前注明Q、E、S。 專業(yè)條款要求必須由具備專業(yè)能力的審核員審核, 以及這些專業(yè)性過程的外包控制情況;環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系要求的設(shè)計(jì)和開發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)和施工、。 確定審核范圍 對(duì)于同一個(gè)組織審核范圍應(yīng)按照不同的管理體系的描述要求加以確定,盡量做到兩者比較統(tǒng)一。不足時(shí),可用技術(shù)專家補(bǔ)充。19. 結(jié)合審核 結(jié)合審核定義當(dāng)質(zhì)量管理體系/環(huán)境管理體系/職業(yè)健康安全管理體系任意兩個(gè)或三個(gè)體系在一起審核時(shí),稱為結(jié)合審核。 認(rèn)證證書中的描述 多場(chǎng)所分為固定多場(chǎng)所和臨時(shí)多場(chǎng)所,只有固定多場(chǎng)所才會(huì)在認(rèn)證證書中被列出。 樣本量a)根據(jù)認(rèn)證范圍的風(fēng)險(xiǎn)程度及每個(gè)多場(chǎng)所的規(guī)模確定審核多場(chǎng)所數(shù)量:初審的樣本量應(yīng)當(dāng)為多場(chǎng)所數(shù)量的平方根,取整至上界;;,取整至上界,(以上適用于中等風(fēng)險(xiǎn)或以下,或每個(gè)場(chǎng)所50人以下的組織);b)若存在以下因素,須增加樣本量,通常增加15個(gè)人日:多場(chǎng)所規(guī)模和員工數(shù)量較多、活動(dòng)和質(zhì)量體系復(fù)雜、工作方法的差異程度大、所承擔(dān)活動(dòng)的差異程度大以及投訴記錄和糾正和預(yù)防措施其他有關(guān)的方面、任何跨國(guó)的因素、內(nèi)部審核的結(jié)果。 多場(chǎng)所審核任務(wù)由一個(gè)審核組或多個(gè)審核組承擔(dān),但應(yīng)任命唯一的審核組長(zhǎng),其他以小組形式出現(xiàn)。 證書有效期內(nèi)最后一次定期監(jiān)督,審核組長(zhǎng)有義務(wù)與受審核方商洽繼續(xù)申請(qǐng)認(rèn)證事宜,并及時(shí)通報(bào)ZJQC審核部。17. 市場(chǎng)信息收集反饋 審核組長(zhǎng)負(fù)責(zé)收集相關(guān)市場(chǎng)信息并報(bào)ZJQC審核部,并由審核部傳遞到相關(guān)部門。審核組收集相關(guān)證據(jù),在《監(jiān)督審核報(bào)告》中進(jìn)行描述。如不推薦注冊(cè),亦應(yīng)填寫該表,描述清楚。若因受審核方原因,在一階段審核結(jié)束后5個(gè)月時(shí)仍不能進(jìn)入第二階段審核,審核組長(zhǎng)應(yīng)報(bào)告審核部并將審核案卷交回審核部。 每次審核之后,有關(guān)受審核方管理體系運(yùn)行的進(jìn)一步信息(如企業(yè)人數(shù)、體系運(yùn)行薄弱環(huán)節(jié))以及需要提交研討的技術(shù)問題,及時(shí)向?qū)徍瞬糠从场R笾杏⑽那逦?、正確,英文一律用大寫,最好打印,以便于制作證書。 ZJQC要求審核員在審核中對(duì)出現(xiàn)的以下問題應(yīng)作出恰當(dāng)處理:a) 審核員在審核現(xiàn)場(chǎng)注意不要貶低咨詢機(jī)構(gòu)或其他認(rèn)證機(jī)構(gòu);b) 兼職審核員須以ZJQC的名義開展審核,不允許在審核過程中從事與ZJQC及本次審核無關(guān)的其他業(yè)務(wù)活動(dòng),包括宣傳所在單位的業(yè)務(wù)及出示所在單位的名片;c) 審核員嚴(yán)格按照公司要求,報(bào)銷與本次審核有關(guān)的交通費(fèi)用(訂票費(fèi)、汽車、火車票、飛機(jī)票),并要求受審核方在報(bào)銷單上簽字確認(rèn);d) 不允許審核員在審核期間利用受審核方的電話或賓館電話,從事與審核無關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng);e) 審核員一般情況下,乘坐火車硬臥和汽車
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