【正文】 選施工隊伍實行貨比三家，選定最好質(zhì)量、最好服務、價格最合理的隊伍。 使用項目公司確認的格式合同。三、 管線工程管線工程包括供水、供電、消防、電話、電視、燃氣、網(wǎng)絡、智能化、周邊排水、排污、化糞池等工程。（三）包工不包料：按經(jīng)董事會確認的人工單價進行發(fā)包，單價每半年由項目公司按市場變化修正一次，每次均需經(jīng)董事會確認。合同簽定程序一、 合同、協(xié)議的制定和簽定 在公司所有經(jīng)濟活動中，各部門或個人都應當以書面合同形式規(guī)范經(jīng)濟交易，以公平、合理、自愿原則簽定合同。 各部門要定期檢查本部門相關合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題要及時報告并予以糾正。五、 除總經(jīng)理秘書、副總經(jīng)理、總經(jīng)理外，合同移交過程中受方必須簽收。 廣告設計、廣告發(fā)布合同。 其他。辦公室需保留復印件并按合同種類、編號、順序歸類立檔。二、 檔案的管理 文書檔案（含上級管理部門下發(fā)的文件材料：公司股東會、董事會紀要；其它有價值的文件資料）由辦公室管理。一、 工程部（一） 土建主體工程： 總工室確定施工圖紙后，由預算部根據(jù)董事會確認的包干單價，按施工圖紙面積制定工程預算，簽名確認并附上已簽名確認的工程費用登記表，交到審計部。 總經(jīng)理審批后的結(jié)算書由總經(jīng)理秘書送財務總監(jiān)，施工單位開發(fā)票轉(zhuǎn)帳，項目資料送辦公室歸檔。 工程部經(jīng)辦人員接到審核完畢的預算表及工程費用表后，和施工隊簽訂合同，并監(jiān)控整個施工過程的進度和質(zhì)量，在工程完畢驗收后按照實際發(fā)生的工程量，由施工單位制定結(jié)算表。 裝修部、審計部預處部共同在場開封預算書，價低者中標，三部門分別做好登記并在《中標確認書》上簽名。流程如下：投標單位出預算——價低者中標——裝修部簽合同——施工完畢驗收——施工單位出結(jié)算——裝修部經(jīng)理復核（5天內(nèi)）——預算部審核、登記（15天內(nèi)）——審計部審核、評估、登記（15天內(nèi)）——主管副總經(jīng)理簽名——總經(jīng)理簽名——財務總監(jiān)——款項支付（二） 包工不包料： 裝修部將確定的施工圖紙送總工室審核，3天內(nèi)總工室將審核簽名的圖紙返回裝修部，由裝修部按董事會確認的人工單價，制定工程費用登記表，并與施工隊草擬合同。 總經(jīng)理審批后的結(jié)算書由總經(jīng)理秘書送財務總監(jiān)，施工單位開發(fā)票轉(zhuǎn)帳，項目資料送辦公室歸檔。 施工單位制定好結(jié)算表后，交給管線部經(jīng)理，管線部經(jīng)理在5天內(nèi)復核簽證，再送交預算部在15天內(nèi)進行結(jié)算審核及登記，簽名后送審計部對該結(jié)算進行審核、評估、登記并簽名，在15日內(nèi)將結(jié)算表直接送主管副總經(jīng)理審批，后送總經(jīng)理審批。以下程序適用于勘探、設計合同，廣告設計、廣告發(fā)布合同，中介代理合同。流程如下：經(jīng)辦人填表附發(fā)票并簽名——部門經(jīng)理簽名——審計部審計員審核登記（2天內(nèi)）——主管副總經(jīng)理審批——財務總監(jiān)——款項支付二、 合同尾期款（非保修金）及一次性支付的合同款：（只適合工程類） 每期合同款由經(jīng)辦部門的經(jīng)辦人填寫該事同的《合同款支付登記表》并附上發(fā)票，《合同款支付登記表》及發(fā)票上均需有經(jīng)辦人和經(jīng)辦部門經(jīng)理簽名。流程如下：經(jīng)辦人填表附發(fā)票，同時扣保修金——部門經(jīng)理簽名——審計部審計員審核登記（2天內(nèi)）——主管副總經(jīng)理審批——總經(jīng)理審批——財務總監(jiān)——款項支付——合同歸檔審結(jié)三、 合同保修金的支付：保修期完結(jié)后乙方持發(fā)票到經(jīng)辦部門由經(jīng)辦人簽名，部門經(jīng)理加簽名，審計部簽名，主管副總經(jīng)理審批，財務總監(jiān)簽名，財務支付。三、 標的審批：5萬元以下的材料由部門經(jīng)理審核后再由三家股東派出的副總經(jīng)理審批，5萬元以上的由三家股東代表審批簽名。不同標的采購方式： 零星采購，采取上門采購方式； 大宗商品的采購，以向直接生產(chǎn)廠家采購為主； 大宗商品找不到生產(chǎn)廠家的，采用招標方式。七、 采購程序： 材料使用部門的經(jīng)辦人按工程實際需要，填寫《材料申購表》送部門經(jīng)理、主管副總經(jīng)理審批后交公司材料管理員，統(tǒng)籌安排； 管理員將統(tǒng)籌登記后的《材料申購表》送材料采購員； 采購員憑審批后的《材料申購表》到相關廠家簽訂《購銷合同》采購材料。 采購員送一份《采購合同書》交材料管理員，以備驗收。采購審計員主要完成以下工作： 審查合同、完善合同，保證采購業(yè)務合法有效； 根據(jù)市場情況、審查價格、材料品質(zhì)，保證采購材料質(zhì)優(yōu)價廉； 查對帳單、貨物進出倉情況，保證采購成本核算準確； 審查臺帳建設、合同管理，保證采購記錄完整真實。 財務部門實施審核監(jiān)控（1） 財務部門對采購的預付貨款，要認真檢查發(fā)票憑證及相關合同的有效性，嚴格按規(guī)定完成審批手續(xù)才能支付貨款。支付預付款的要如數(shù)抵扣。十一、建立材料信息庫：就公司常用建材建立信息資料檔案。第二，每個主要商品建立3個至5個供應商資料，供應商應是中高檔次產(chǎn)品的廠家或供應商。一、 材料驗收入庫 采購員（或部門）所購進的材料，統(tǒng)一由管理員驗收（重要的，對質(zhì)量要求嚴格的請有關部門技術人員驗收）； 管理員持《材料申購表》及《采購合同書》對材料逐一清點驗收，重點注意把好質(zhì)量、數(shù)量關。對剩余材料不退回倉庫的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將對經(jīng)辦人進行處罰：是工程承包人的，取消其承包資格；是公司部門經(jīng)辦人的，視作侵占公物處理，并視情節(jié)輕重給予警告或解雇處理，重者轉(zhuǎn)交司法機關。公司在一定時期內(nèi)對項目進行隨機抽樣檢查審計，對違反《材料管理制度》及有關規(guī)章制度的將追究當事人責任。凡發(fā)現(xiàn)材料購回不能使用或不適用的，將追究申報人責任。凡轉(zhuǎn)借、挪用、占用、盜賣材料的，將視作貪污、挪用公物處理。施工人員須注意節(jié)約用料； 當天施工（中午、下午）用剩的材料須帶回倉庫或臨時倉庫； 單項工程施工完后，仍有剩余材料的，要退回倉庫，并辦理退回手續(xù)； 嚴禁經(jīng)辦人轉(zhuǎn)借、挪用、占有、盜賣公司材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將予以嚴肅處理； 凡公司包料工程完成后，經(jīng)辦人將《材料使用表》送預算部復核。二、 材料領用 本程序適用于公司各部門的辦公和生產(chǎn)所需的材料使用和由公司發(fā)包的工程所需的材料使用； 項目經(jīng)辦人在領幫材料時，須填寫《材料使用表》一式三份，一份送倉庫，一份送發(fā)包部門，一份自查； 倉管員憑《材料使用表》對照本項目《合同書》及《預算書》進行檢查監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)項目用料超出《預算書》的10%時，要報主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批，才予以領用； 所購的材料，如公司倉庫有存貨時，則不再進行采購，填寫《材料使用表》經(jīng)批準后，直接到倉庫領用； 凡屬包工包料的工程，不能在公司倉庫中領用； 倉庫材料員，每月做好報表，每季度盤點一次，做到帳物相符。 各部門可將好的供應商資料推薦進入信息庫，僅供本公司人員使用。信息庫要對上述類別的商品進行分類、分項、就每個具體商品要明確名稱、規(guī)格、廠家名稱、地址、出廠價等幾大要求。如發(fā)現(xiàn)采購人員有違紀違規(guī)行為或違反合同有關條款，要進行重點審計，將審計結(jié)果上報公司領導，并提出處理意見。要審核有效發(fā)票及入庫驗收憑證，對照合同書或《物料認購表》的審批手續(xù)按規(guī)定完成審批手續(xù)的發(fā)票。十、 倉存部門、財務預審、審計的聯(lián)合監(jiān)控工作 倉庫部門實施驗收監(jiān)控倉管員對所購進的材料要進行嚴格的驗收，保證采購計劃、審批手續(xù)、材料的品牌、數(shù)量、產(chǎn)地、型號、規(guī)格、質(zhì)量等符合合同約定的要求，驗收無誤后方能簽名認證。實施采購審計重點是審查暗箱操作、以權謀私、弄虛作假、質(zhì)次價高、帳貨不符等到行為。所需購材料須挑選《材料信息庫》上的供應商，如信息庫上沒有的，要將新選的供應商資料提供給預算部審查，并補充進入信息庫。價格協(xié)商，由審計部、預算部參與談判。五、 采購工作制度：采購工作實行“以集中進貨為主，材料使用部門協(xié)助配合”的采購工作管理制度。一、 采購工作原則：采購工作執(zhí)行辦事公開、處理公正、自身廉潔、保質(zhì)保量、采購價低、錢貨清楚的原則。 簽名冊名后的《合同款支付登記表》及發(fā)票送審計部分管的審計員，審計員在2天內(nèi)審核登記完畢并在《合同款支付登記表》及發(fā)票上簽名送主管副總經(jīng)理。 簽名后的《合同款支付登記表》及發(fā)票送審計部分管的審計員，審計員在2天內(nèi)審核登記完畢并在《合同款支付登記表》及發(fā)票上簽名送主管副總經(jīng)理。 流程如下： 預算部經(jīng)辦人預算——預算部經(jīng)理復核——審計部審核（2天內(nèi)）——裝修部簽合同——施工完畢驗收——施工單位出結(jié)算——裝修部經(jīng)理復核（5天內(nèi)）——預算部審核、登記（15天內(nèi)）——審計部審核、評估、登記（15天內(nèi)）——主管副總經(jīng)理簽名——總經(jīng)理簽名——財務總監(jiān)——款項支付四、 工程預付款和進度款支付程序按合同規(guī)定已到期支付預付款或工程進度款的，按如下程序辦理：施工單位填《工程進度款審批表》——委托監(jiān)理公司的監(jiān)理簽名（1天內(nèi)）——經(jīng)辦部門經(jīng)辦人簽名（1天內(nèi)）——部門經(jīng)理簽名（1天內(nèi)）——預算部簽名（1天內(nèi)）——審計部簽名（1天內(nèi)）——主管副總經(jīng)理審批（1天內(nèi)）——總經(jīng)理審批（1天內(nèi)）——財務總監(jiān)簽名——款項支付非工程類合同款支付及審結(jié)程序公司購買辦公用品，辦公用具需先由各個部門提交申請表，由辦公室做計劃，再由財務部預審審批——（固定資產(chǎn)由采購部按程序購買，低值易耗品由辦公室統(tǒng)一購買）并按清單驗收發(fā)放。 審計部派專人對預算表、工程費用表進行審核、登記，并保證在兩天之內(nèi)交回裝修部，審計部經(jīng)理應在預算表及工程費用表上簽名確認。 裝修部經(jīng)辦人員監(jiān)控整個施工過程的進度和質(zhì)量，在工程完畢驗收后按照實際發(fā)生的工程量，由施工單位制定結(jié)算表。 施工單位制定好結(jié)算表后，統(tǒng)一交給裝修部經(jīng)理，裝修部經(jīng)理在5天內(nèi)復核簽證，再送交預算部進行結(jié)算審核登記，簽名后送審計部對該結(jié)算進行審核、評估、登記并簽名，在15日內(nèi)將結(jié)算表直接送主管副總經(jīng)理審批，后送總經(jīng)理審批。 總經(jīng)理審批后的結(jié)算書由總經(jīng)理秘書送財務總監(jiān)，施工單位開發(fā)票轉(zhuǎn)帳，項目資料送辦公室歸檔。流程如下：（一般常規(guī)，修改工程按上述辦理）預算部經(jīng)辦人出預算——預算部經(jīng)理復核——審計部審核（2天內(nèi)）——工程部簽合同——施工完畢驗收——施工單位出結(jié)算——工程部經(jīng)理復核（5天內(nèi)）——預算部審核、登記（15天內(nèi)）——審計部審核、單價評估、登記（15天內(nèi)）——主管副總經(jīng)理簽名——總經(jīng)理簽名——財務總監(jiān)——款項支付（二） 零星分包工程： 總工室確定施工圖紙后，由預算部按董事會確認的包干單價及圖紙工程量制定工程預算后簽名確認并附上工程費用登記表，交到審計部。 工程部經(jīng)辦人員接到審核完畢的預算表及工程費用表后，和施工隊簽訂合同，并監(jiān)控整個施工過程的進度和質(zhì)量，在工程完畢驗收后按照實際發(fā)生的工程量，由施工單位制定結(jié)算表。 財務檔案（包拓公司會計憑證、帳本、報表、會計檔案）由財務部管理。 合同的查閱，按資料密級不同而定，凡查閱均要登記時間、目的。合同、檔案管理制度一、 合同的保管 經(jīng)濟合同簽定后，合同原件交財務部和對方當事人保存。 商品房銷售合同。 勘探、設計合同（含規(guī)劃、單體裝修、園林、管線）。三、 經(jīng)辦人將合同送審計部經(jīng)理，審計部在兩天內(nèi)審核單價和核對總價后編號登記（合同編號：部門+年份+當年順序號，如工程部2004年第18號合同，編號為 工程04—18），審計部直接將合同送主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理簽名。 使用國家規(guī)范的合同文本，逐項審核條款，超出合同范圍需補充的內(nèi)容要以補充協(xié)議的方式作為附文。使用項目公司確認的格式合同。（二） 包工包料：全套施工圖確定后，由股東單位和項目公司各推薦一施工隊伍（必須有相應施工資質(zhì)）進行競標，價低者中標。結(jié)算工程量由項目公司按相關制度程序確認。二、 裝修工程 為了節(jié)約成本，盡量采用包工不包料的發(fā)包形式。工程發(fā)包管理制度一、 土建工程（一） 土建主體工程發(fā)包辦法： 土建主體工程按單價大包干形式發(fā)包，單價由董事會確定；施工隊伍由股東單位推薦，不足的由項目公司物色。發(fā)包工程總額在10萬元以上的，由股東會審批及確定標的。為了提高業(yè)務水平，要經(jīng)常參加造價信息培訓或應用軟件的培訓學習，做到學無止境。三、 深入施工現(xiàn)場了解工程施工進度、收集結(jié)算資料。部門接到施工合同、施工圖紙后，不但應收集和保定施工合同、施工圖紙、還應熟悉施工施工合同、施工圖紙的內(nèi)容，配合工程部對施工圖紙進行會審，提供合理化建議，做好施工圖紙會審記錄，以便工程結(jié)算。（5） 各部門有購買大宗材料的，必須有采購部經(jīng)理陪同購買或經(jīng)采購部同意才能購買，結(jié)算時采購部經(jīng)理要在發(fā)票后簽名表示確認，否則不予受理。（2） 所有合同必須有經(jīng)手人和部門經(jīng)是的簽名和公司蓋章，預算表也必須經(jīng)部門經(jīng)理簽名確認，否則視為無效合同，財務部預審員不予受理，并及時退回。（5） 戶外廣告及活動設計活動內(nèi)容——預算開支——部門經(jīng)理簽名確認——結(jié)束后送預審員審計登記并經(jīng)副經(jīng)理復審——公司領導審批。 廣告類（1） 電視臺：簽訂合同（附廣告效應分析表）——在預審員處留底（復印件即可）附合同付款并經(jīng)副經(jīng)理復審——預付款時（每次必須附合同和付款表原件）——每月登記進度款并累加（超過預付款后再支付進度款）——年底統(tǒng)計。工程款采取月結(jié)方式，結(jié)算時附上維修單，結(jié)算表和支付憑證。要求各部門的工程項目結(jié)算一定要分清，不允許 將不同的工程混雜在一起結(jié)算。到月底由財務部收齊沒有發(fā)票的單據(jù)到稅務部門開具合法發(fā)票記帳（或用其他合法單據(jù)抵帳）；出差報銷的，由經(jīng)辦人填制寫《差旅費報銷單》并簽名，經(jīng)部門經(jīng)理、審計部、主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批，交財務總監(jiān)簽名后辦理報銷；因業(yè)務需要，須支付小額現(xiàn)金作為業(yè)務費用的（如小費、專家勞務費等），經(jīng)辦人事前發(fā)《工作聯(lián)絡單》，列明事由、人數(shù)、所需費用，由部門經(jīng)理、主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批同意，報銷時填寫《支出證明》，按經(jīng)辦人、部門經(jīng)理、審計部、主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理逐級辦理審批手續(xù)。憑發(fā)票單據(jù)交總經(jīng)理審批后辦理支付結(jié)算。 設計費及中介傭金的支付由經(jīng)辦部門憑合同、已審批簽名的《合同款支付登記表》及發(fā)票辦理支付結(jié)算。報銷時必須持合法發(fā)票并