【正文】 相關(guān) 支持文件 各崗位標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程。 程序要點(diǎn) 行政部員工的工作標(biāo)準(zhǔn)。 行政部主管應(yīng)按上述各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程履行職責(zé)、符合標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程的要求。 績效考評評分結(jié)構(gòu)。 行政部主管績效考評的月檢、抽檢評分按百分制進(jìn)行。 崗位工作效果考評扣分細(xì)則：每次檢查發(fā)現(xiàn)達(dá)不到《合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》、 《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》、《名片、圖書、工作證管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 》、《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》、《文書處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》、《辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》、每次檢查每發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)一般違規(guī)作業(yè)，扣減對應(yīng)評分項(xiàng)目 1— 2 分；嚴(yán)重違反作業(yè)規(guī)程操作，每發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)扣減對應(yīng)評分項(xiàng)目 3— 5 分；引起不良后果的，視情況扣減對應(yīng)評分項(xiàng)目 6— 20 分。 績效考評扣分細(xì)則的解釋權(quán)在公司品質(zhì)部。 公司所有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程。 管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。 程序要點(diǎn) 物品擺放。 上班時(shí)應(yīng)保持桌面整潔、有序，不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。 常用辦公設(shè)備的使用。 b) 啟動與關(guān)閉的一般程序： —— 啟動電源插座開關(guān)； —— 啟動穩(wěn)壓器開關(guān)； —— 啟動電腦主機(jī)開關(guān)； —— 啟動顯示器開關(guān)（電腦開始正常操作）； —— 關(guān)閉電腦程序：首先在“開始”欄選擇“關(guān)閉計(jì)算機(jī)”對話框，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊‘關(guān)閉計(jì)算機(jī)”，然后按開啟程序的反方向操作。 打印機(jī)。 c) 打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機(jī)操作。一般情況下由發(fā)稿部門／人校對，然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后，再進(jìn)行打印。 b) 復(fù)印程序： —— 所有需復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記，然后再復(fù)??； —— 復(fù)印頁數(shù)在五份（含）以上或 10 頁以上的，須部門負(fù)責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后，方可復(fù)印； —— 復(fù)印人員做好登記以后，調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后，選定復(fù)印份數(shù)按“開始”鍵復(fù)?。? —— 復(fù)印機(jī)管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí)，屬實(shí)的，在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn)； —— 如果復(fù)印機(jī)出錯(cuò)，應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。 碎紙機(jī)： a) 碎紙機(jī)是對公司部分絕密、機(jī)密文件及草稿進(jìn)行銷毀的工具，普通文稿無須利用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀； b) 碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物（書釘或膠紙等）取出，以免損壞機(jī)器； c) 按照碎紙機(jī)要求，一次不得超過最大放入量，一般情況下，不得超過三張復(fù)印紙的厚度； d) 操作人員按以上要求，打開碎紙機(jī)電源，將須切碎的紙張放人切紙口，讓碎紙機(jī)自動切碎紙張； e) 當(dāng)碎紙機(jī)箱內(nèi)的碎紙裝滿后，操作人員須將碎 紙清理出來后方能繼續(xù)操作； f) 正確使用碎紙機(jī)的程序按碎紙機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。 c) 公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。 —— 到電信局打印電話費(fèi)清單。 g) 電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 環(huán)境管理。 綠化：辦公區(qū)綠化由保潔組負(fù)責(zé)，各崗位人員監(jiān)督管理。 保安部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng)，滅火器材擺放是否規(guī)范，有無損壞、丟失現(xiàn)象。 記錄 《打?。瘡?fù)印審批表》。 《長途電話登記表》。 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 適用范圍 適用于物業(yè)管理公司各類服務(wù)標(biāo)識的設(shè)置、使用、控制工作。 凡在物業(yè)管理服務(wù)工作中容易引起識別錯(cuò)誤或不方便住戶生活不便于物業(yè)管理工作進(jìn)行的地方均應(yīng)設(shè)置和使用服務(wù)標(biāo)識。工作卡應(yīng)明顯標(biāo)識出該工作人員的姓名、編號、工種、崗位職務(wù)和投訴電話，便于住戶識別、記憶。門牌要求制作精美、標(biāo)識出公司或部門名稱、結(jié)實(shí)耐用；指引牌要求精美雅致、清晰指引出方向或位置、結(jié)實(shí)耐用。 a) 提供給住戶的《住戶手冊》或其他公開文件，如通告、公告、通知均應(yīng)明確標(biāo)識出發(fā)文部門、適用范圍和必要的溝通、服務(wù)電話。 b) 整個(gè)小區(qū)的街道119。 公司替顧客（住戶）保管的產(chǎn)品均用標(biāo)簽、標(biāo)牌標(biāo)明其貯存場所以免混淆。 標(biāo)識的設(shè)置要求。 便于實(shí)施。 相關(guān)使用、責(zé)任部門提出設(shè)置申請。 記錄于行政部每月的工作小結(jié)中。 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司印章用印的審批并承擔(dān)審批責(zé)任。 管理處主任負(fù)責(zé)管理處印章用印的審批并承擔(dān)審批責(zé)任。 總經(jīng)理審核后，加注審 核意見。 部門提出書面借章申請。 公章必須在歸還日期前完好地交還行政部。 印章丟失后，必須立即書面寫出報(bào)告，部門主管審核確認(rèn)后，報(bào)行政部登記。 使用部門交還舊印 章至行政部并領(lǐng)取新印章（丟失的直接領(lǐng)?。?。 總經(jīng)理審批。 印章由行政部專職人員保管，財(cái)務(wù)部印章由財(cái)務(wù)部專職人員保管。 《借用公章登記表》。 公章印模登記表 XZQR11 編號： 部門 部 門 部 門 部 門 公 章 印 模 部門 公 章 印 模 部門 公 章 印 模 部門 公 章 印 模 借用公章登記表 XZQR12 編號： 部門 姓名 公章 名稱 事 由 借出 時(shí)間 歸還 時(shí)間 批準(zhǔn)人 經(jīng)手人 備注 廢止公章登記表 XZQR10 編號： 部 門 公 章 名 稱 廢止原因 廢止時(shí)間 批準(zhǔn)人 歸檔號 備 注 10. 名片、圖書、工作證管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 目的 規(guī)范名片、工作證的管理。 行政部文員負(fù)責(zé)名片、圖書的日常管理工作。 a) 申請人根據(jù)工作需要，寫出書面申請報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。 d) 行政部組織印刷： —— 行政部選擇名片印制單位； —— 按照公司名片的統(tǒng)一規(guī)格，注明申請人的姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等內(nèi)容，通知名片印制單位印刷了傳真或電話通知）； —— 要求名片印制單位制版后報(bào)行政部確認(rèn)方可印刷； —— 行政部文員取回印刷好的名片后，通知申請人領(lǐng)用。 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評審。 對外提供服務(wù)的合同，包括以下幾類： a) 開發(fā)／建設(shè)單位或業(yè)主委員會委托進(jìn)行物業(yè)管理的合同； b) 投標(biāo) 書； c) 對外租賃合同； d) 公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理； e) 顧客（業(yè)主、住戶或其他委托方）委托公司進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)及其他有償服務(wù)的合同； f) 公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同； g) 其他對外提供服務(wù)的合同。 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求 規(guī)范合同和格式合同。 各種合同若有合同范本，可依照合同范本填寫或修改各項(xiàng)條款。 合同的簽署與生效。 所有書面合同均須加蓋公司印章，合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。 合同的編號與歸檔。合同執(zhí)行完畢后，須將合同返還歸檔。 對外委托服務(wù)的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約，重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。 合同的變更與廢止。 記錄：書面合同必須有書面的評審記錄，與合同一起歸檔保管。 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。 行政部負(fù)責(zé)文件的打印及文號的管理工作。 b) 根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn)，可引人以下文件類別： —— 上行文：請示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)； —— 下行文：批復(fù)、決定、通知、通告、通報(bào)； —— 平行文：函、會議紀(jì)要。 a) 根據(jù)發(fā)文順序 及發(fā)文時(shí)間對文件編號。 d) 公司文號由行政部統(tǒng)一管理。是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān)： a) 應(yīng)放在文號下方，正文之上，專行頂格，結(jié)尾用“冒號，’； b) 主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí)，要按其機(jī)關(guān) 級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列，中間用“頓號”隔開； c） 根據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用 4 號或小 4 號宋體字。 附件。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人 姓名（前面冠以職務(wù)身份）署名： a) 落款一般放在正文（或附件標(biāo)記）的右下角，相當(dāng)于書信中具名的位置； b) 如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行 “（此頁無正文）”字樣；。 落款。是文件的主體部分。 秘密等級和緊急程度，用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度： a) 普通文件不加注明； b) 秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣； c） 急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣； d) 為示區(qū)別，一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一使用 2 號宋體字。 —— 物業(yè)公司文號： 發(fā)〔〕 號 文件序號 發(fā)文日期，前兩位為年份 公司代號 如：物發(fā) [000430] 15 號，是指物業(yè)管理有限公司 2020 年 4 月 30 日所發(fā)的公司第個(gè)文件；物管發(fā)「 001121」 92 號，是指物業(yè)管理處 2020 年 11 月 21 日所發(fā)的管理處第 92 號文件。 發(fā)文字號。 公文種類。 行政部文員負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。 適用范圍 適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作 。 合同 的續(xù)約。 財(cái)務(wù)部監(jiān)控所有書面合同的履約進(jìn)度，對違反合同進(jìn)度的及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。 合同的履約。 一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔（經(jīng)總經(jīng)理審批同意，由其他部門保管的除外），歸檔方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。 公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。非書面的合同除外。 評審內(nèi)容 a) 對外提供服務(wù)合同的評審內(nèi)容： —— 公司的履約能力； —— 顧客提供的價(jià)格； —— 合同的風(fēng)險(xiǎn)； —— 合同的條款是否明確； —— 合同是否合法； —— 合同的社會效益； —— 其他需要評審的內(nèi)容。 招、投標(biāo)書。 合同的形式包括以下幾種形式。 部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)合同的履約執(zhí)行。