【正文】 相關 支持文件 各崗位標準作業(yè)規(guī)程。 程序要點 行政部員工的工作標準。 行政部主管應按上述各項標準作業(yè)規(guī)程履行職責、符合標準作業(yè)規(guī)程的要求。 績效考評評分結構。 行政部主管績效考評的月檢、抽檢評分按百分制進行。 崗位工作效果考評扣分細則：每次檢查發(fā)現(xiàn)達不到《合同管理標準作業(yè)規(guī)程》、 《印章管理標準作業(yè)規(guī)程》、《名片、圖書、工作證管理標準作業(yè)規(guī)程 》、《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》、《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》、《辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程》、每次檢查每發(fā)現(xiàn)一項一般違規(guī)作業(yè)，扣減對應評分項目 1— 2 分；嚴重違反作業(yè)規(guī)程操作，每發(fā)現(xiàn)一項扣減對應評分項目 3— 5 分；引起不良后果的，視情況扣減對應評分項目 6— 20 分。 績效考評扣分細則的解釋權在公司品質(zhì)部。 公司所有相關標準作業(yè)規(guī)程。 管理處經(jīng)理負責管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。 程序要點 物品擺放。 上班時應保持桌面整潔、有序，不允許擺放與工作無關的其他用品。 常用辦公設備的使用。 b) 啟動與關閉的一般程序： —— 啟動電源插座開關； —— 啟動穩(wěn)壓器開關； —— 啟動電腦主機開關； —— 啟動顯示器開關（電腦開始正常操作）； —— 關閉電腦程序：首先在“開始”欄選擇“關閉計算機”對話框，用鼠標點擊‘關閉計算機”，然后按開啟程序的反方向操作。 打印機。 c) 打印機應避免頻繁的開關機操作。一般情況下由發(fā)稿部門／人校對，然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后，再進行打印。 b) 復印程序： —— 所有需復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記，然后再復印； —— 復印頁數(shù)在五份（含）以上或 10 頁以上的，須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后，方可復??； —— 復印人員做好登記以后，調(diào)定復印紙規(guī)格及復印的深淺度后，選定復印份數(shù)按“開始”鍵復?。? —— 復印機管理員檢查復印數(shù)量及登記記錄是否屬實，屬實的，在《復印記錄本》上簽名確認； —— 如果復印機出錯，應將報廢紙張數(shù)量予以登記。正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說明書進行操作。 碎紙機： a) 碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具，普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀； b) 碎紙前應將文稿中的金屬物或粘性物（書釘或膠紙等）取出，以免損壞機器； c) 按照碎紙機要求，一次不得超過最大放入量，一般情況下，不得超過三張復印紙的厚度； d) 操作人員按以上要求，打開碎紙機電源，將須切碎的紙張放人切紙口，讓碎紙機自動切碎紙張； e) 當碎紙機箱內(nèi)的碎紙裝滿后，操作人員須將碎 紙清理出來后方能繼續(xù)操作； f) 正確使用碎紙機的程序按碎紙機有關操作說明書進行操作。 c) 公司所有電話均應取消聲訊電話功能。 —— 到電信局打印電話費清單。 g) 電話接打技巧詳見《公司員工服務管理標準作業(yè)規(guī)程》。 環(huán)境管理。 綠化：辦公區(qū)綠化由保潔組負責，各崗位人員監(jiān)督管理。 保安部應檢查辦公區(qū)消防設施是否保管妥當，滅火器材擺放是否規(guī)范，有無損壞、丟失現(xiàn)象。 記錄 《打?。瘡陀徟怼?。 《長途電話登記表》。 《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。 適用范圍 適用于物業(yè)管理公司各類服務標識的設置、使用、控制工作。 凡在物業(yè)管理服務工作中容易引起識別錯誤或不方便住戶生活不便于物業(yè)管理工作進行的地方均應設置和使用服務標識。工作卡應明顯標識出該工作人員的姓名、編號、工種、崗位職務和投訴電話，便于住戶識別、記憶。門牌要求制作精美、標識出公司或部門名稱、結實耐用；指引牌要求精美雅致、清晰指引出方向或位置、結實耐用。 a) 提供給住戶的《住戶手冊》或其他公開文件，如通告、公告、通知均應明確標識出發(fā)文部門、適用范圍和必要的溝通、服務電話。 b) 整個小區(qū)的街道119。 公司替顧客（住戶）保管的產(chǎn)品均用標簽、標牌標明其貯存場所以免混淆。 標識的設置要求。 便于實施。 相關使用、責任部門提出設置申請。 記錄于行政部每月的工作小結中。 職責 總經(jīng)理負責公司印章用印的審批并承擔審批責任。 管理處主任負責管理處印章用印的審批并承擔審批責任。 總經(jīng)理審核后，加注審 核意見。 部門提出書面借章申請。 公章必須在歸還日期前完好地交還行政部。 印章丟失后，必須立即書面寫出報告，部門主管審核確認后，報行政部登記。 使用部門交還舊印 章至行政部并領取新印章（丟失的直接領?。? 總經(jīng)理審批。 印章由行政部專職人員保管，財務部印章由財務部專職人員保管。 《借用公章登記表》。 公章印模登記表 XZQR11 編號： 部門 部 門 部 門 部 門 公 章 印 模 部門 公 章 印 模 部門 公 章 印 模 部門 公 章 印 模 借用公章登記表 XZQR12 編號： 部門 姓名 公章 名稱 事 由 借出 時間 歸還 時間 批準人 經(jīng)手人 備注 廢止公章登記表 XZQR10 編號： 部 門 公 章 名 稱 廢止原因 廢止時間 批準人 歸檔號 備 注 10. 名片、圖書、工作證管理標準作業(yè)規(guī)程 目的 規(guī)范名片、工作證的管理。 行政部文員負責名片、圖書的日常管理工作。 a) 申請人根據(jù)工作需要，寫出書面申請報部門負責人審核。 d) 行政部組織印刷： —— 行政部選擇名片印制單位； —— 按照公司名片的統(tǒng)一規(guī)格，注明申請人的姓名、職務、聯(lián)系方式等內(nèi)容，通知名片印制單位印刷了傳真或電話通知）； —— 要求名片印制單位制版后報行政部確認方可印刷； —— 行政部文員取回印刷好的名片后，通知申請人領用。 職責 總經(jīng)理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。 對外提供服務的合同，包括以下幾類： a) 開發(fā)／建設單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同； b) 投標 書； c) 對外租賃合同； d) 公司承諾提供的常規(guī)服務和管理； e) 顧客（業(yè)主、住戶或其他委托方）委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同； f) 公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同； g) 其他對外提供服務的合同。 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求 規(guī)范合同和格式合同。 各種合同若有合同范本，可依照合同范本填寫或修改各項條款。 合同的簽署與生效。 所有書面合同均須加蓋公司印章，合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。 合同的編號與歸檔。合同執(zhí)行完畢后，須將合同返還歸檔。 對外委托服務的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約，重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。 合同的變更與廢止。 記錄：書面合同必須有書面的評審記錄，與合同一起歸檔保管。 部門經(jīng)理負責本部門文件的擬制與審核。 行政部負責文件的打印及文號的管理工作。 b) 根據(jù)物業(yè)管理特點，可引人以下文件類別： —— 上行文：請示、報告、計劃、總結； —— 下行文：批復、決定、通知、通告、通報； —— 平行文：函、會議紀要。 a) 根據(jù)發(fā)文順序 及發(fā)文時間對文件編號。 d) 公司文號由行政部統(tǒng)一管理。是指用來處理或答復公文中有關問題和有關事項的機關： a) 應放在文號下方，正文之上，專行頂格，結尾用“冒號，’； b) 主送機關不止一個時，要按其機關 級別的高低、職權范圍大小依次排列，中間用“頓號”隔開； c） 根據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用 4 號或小 4 號宋體字。 附件。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責人 姓名（前面冠以職務身份）署名： a) 落款一般放在正文（或附件標記）的右下角，相當于書信中具名的位置； b) 如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行 “（此頁無正文）”字樣；。 落款。是文件的主體部分。 秘密等級和緊急程度，用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度： a) 普通文件不加注明； b) 秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣； c） 急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣； d) 為示區(qū)別，一般用紅色字體進行標注，統(tǒng)一使用 2 號宋體字。 —— 物業(yè)公司文號： 發(fā)〔〕 號 文件序號 發(fā)文日期，前兩位為年份 公司代號 如：物發(fā) [000430] 15 號，是指物業(yè)管理有限公司 2020 年 4 月 30 日所發(fā)的公司第個文件；物管發(fā)「 001121」 92 號，是指物業(yè)管理處 2020 年 11 月 21 日所發(fā)的管理處第 92 號文件。 發(fā)文字號。 公文種類。 行政部文員負責公司文件收發(fā)及歸檔。 適用范圍 適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作 。 合同 的續(xù)約。 財務部監(jiān)控所有書面合同的履約進度，對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。 合同的履約。 一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔（經(jīng)總經(jīng)理審批同意，由其他部門保管的除外），歸檔方法按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。 公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。非書面的合同除外。 評審內(nèi)容 a) 對外提供服務合同的評審內(nèi)容： —— 公司的履約能力； —— 顧客提供的價格； —— 合同的風險； —— 合同的條款是否明確； —— 合同是否合法； —— 合同的社會效益； —— 其他需要評審的內(nèi)容。 招、投標書。 合同的形式包括以下幾種形式。 部門負責人負責合同的履約執(zhí)行。