【正文】 有良好的內(nèi)外 溝通和協(xié)調(diào)能力。 有較強的寫作、繪畫能力和對社區(qū)文化陣地進行策劃的能力；能擬定公司各類文稿和編寫專題報告；對社區(qū)文化宣傳工作有獨到的見解，有較強的創(chuàng)新意識。 能履行行政部主管的崗位職責。 有良好的內(nèi)外溝通和協(xié)調(diào)能力，有良好的親和力。 熟悉物業(yè)管理知識和國家相關法律法規(guī)及公司的質(zhì)量方針目標；熟悉行政管理業(yè)務 ,并具有一定的行政管理工作經(jīng)驗，具備較強的公關能力和處理公司法律事務的能力。 完成行政部主任交派的其他工作任務。 協(xié)助主任進行對外協(xié)調(diào)聯(lián)系和銜接工作，參與公司公關活動，做好保密工作。 熟悉車輛性能，按時清洗車輛，保證所用車輛處于良好狀態(tài)。 擬訂公司車輛維護、保養(yǎng)計劃，經(jīng)行政部主任審核，總經(jīng)理審批后，到公司指 定的維修廠維修保養(yǎng)并驗收。 小車駕駛員崗位職責 負責公司車輛的安全管理與檢查工作，確保車輛性能可靠，使用正常。 嚴格按工作程序辦事，不散布、傳播在工作中接觸的公司或管理處資料、決策等屬保密的事項。 負責組織《愛我加州》畫刊的資料整體出版、發(fā)行工作。 協(xié)助行政部主管安排公司各類會議工作，作好會議記錄，并按要求編寫會議紀要或決議。 根據(jù)當前黨和政府工作，國家時勢及物管方面的工作，負責組織資料，協(xié)助并指導管理處不定期出版小區(qū)宣傳欄。 完成領導交辦的其他工作。 嚴格按工作程序辦事，不散布、傳播在工作中接觸的公司或管理處資料、決策等屬保密的事項。 負責辦公設備的管理，包括電話機、傳真機、復印機、電腦、打印機等設備。 按公司規(guī)定保管、使用公司行政印章和 專用公章；按公司規(guī)定開具公司對內(nèi)對外的各類介紹信、證明文書；參與公司公關活動。 行政部內(nèi)勤崗位職責 在行政部主管領導下，負責行政部各類文件，資料檔案的清理保管工作，負責各類文件資料的修改、打印。 負責提供相關資料及數(shù)據(jù)，配合財務的成本核算。 負責公司機密文件資料及信息的保密工作。 負責統(tǒng)籌管理公司的合同和檔案資料。 負責組織安排公司各類會議，傳達會議精神。 行政 部主管崗位職責 負責公司各類文件、行政制度、計劃、總結的制定與草擬及打印工作。 負責提供相關資料及數(shù)據(jù)，配合財務的成本核算。 負責公司機密文件資料及信息的保密工作。 負責統(tǒng)籌管理公司的合同和檔案資料。 負責組織安排公司各類會議，傳達會議精神。某物業(yè)管理公司貫標文件 行政部工作手冊 重慶加州城市花園物業(yè)管理有限責任公司 行政部工作手冊 文件編號 CSHY/QW/XZ2020 版 本 A/0 頁 次 PAGE 50 / NUMPAGES 62 11. 加州城市花園物業(yè)管理有限公司 行政部職責機構圖 2．崗位職責 行政部職責 負責公司各類文件、規(guī)章制度、計劃、總結的制定與草擬及打印工作。 負責統(tǒng)籌管理公司的行政、后勤 、信息、公司車輛、辦公設備及其他行政管理工作。 負責處理公司的來往信函，對外信息發(fā)布及接待工作。 負責或協(xié)助、組織、策劃公司的有關活動，含公共關系的公關活動。 負責控制公司各項行政費用的開支。 負責公司法律事務處理。 負責統(tǒng)籌管理公司的行政、后勤、信息、公司車輛、辦公設備及其他行政管理工作。 負責處理公司的來往信函，對外信息發(fā)布及接待工作。 負責或協(xié)助、組織、策劃公司的有關活動，含公共關系的公關活動。 負責控制公司各 項行政費用的開支。 負責公司法律事務處理。 負責對外來公文的簽收、登記、編號、運轉和檢查未歸檔文件的催辦工作；按規(guī)定程序及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)情況；按時收集好各類檔案資料，不散失、不遺留，做好主卷歸檔，分類準確、裝訂工整。 負責統(tǒng)籌管理公司的合同和檔案資料。 負責辦公環(huán)境的管理及機關本部辦公室的清潔衛(wèi)生管理。 負責公司辦公室來人、來訪的接待工作。 行政部文化、宣傳崗位職責 在行政部主管領導下，負責做好物業(yè)管理和精神文明建設的宣傳工作。 負責對企業(yè)、企業(yè)形象標識系統(tǒng)進行策劃、實施。 負責組織以公司名義開展的聯(lián)誼活動和體育競賽；負責對外聯(lián)系和協(xié)調(diào)對公司、社區(qū)重大活動以及新事物、新氣象，通過新聞媒介及時宣傳報道，塑造公司品牌。 負責組織完成公司安排接待的參觀、來訪，以及各類會議等工作。 完成領導交辦的其他工作。 負責統(tǒng)一辦理公司車輛的有關證照、年審等手續(xù)。 樹立良好的職業(yè)道德，嚴格遵守交通規(guī)則，嚴禁酒后駕車。 服從公司領導安排，保證按時、正常出車，發(fā)現(xiàn)不安全因素應及時排除，同時上報行政部主任，以便統(tǒng)籌安排，合理調(diào)配。 嚴格按公司有關規(guī)定出車，嚴禁公車私用，以職謀私。 3．崗位任職 條件 行政部主管任職條件 遵守國家的法律、法規(guī)，遵守職業(yè)道德；有較強的事業(yè)心，克己奉公。 有較強的語言文字表達能力，能擬定公司各類文稿，編寫各類專題報告和工作計劃、總結。 具備大專以上學歷；具備物業(yè)管理部門經(jīng)理上崗證和相應職稱證書；從事物業(yè)管 理行政工作 2 年以上；會電腦操作；年齡 50 歲以下；身體健康，精力充沛。 2 .0 行政部文化宣傳員任職條件 遵守國家的法律、法規(guī)，遵守職業(yè)道德；有較強的事業(yè)心，克己奉公。 具備大專以上學歷，從事文化宣傳工作 3 年以上，會電腦操作；年齡50 歲以下；身體健康、精力充沛。 能履行文化宣傳員崗位職責。 能熟練進行電腦操作，每分鐘打字達 80 個以上；能擬寫簡單文稿；具備對文件檔案進行分類管理的能力。 有良好的內(nèi)外溝通、協(xié)調(diào)能力和親和力。 行政部駕駛員任職條件 遵守國家的法律、法規(guī)；遵守職業(yè)道德和交通規(guī)則；不酗酒。 能履行駕駛員崗位職責。 適用范圍 適用于物業(yè)管理公司行政部、人力資源部、財務部、品質(zhì)部、市場拓展部的內(nèi)部管理工作。 公司各部門主管負責組織本部門年度工作計劃、月度工作計劃的制定、實施與控制，并對年度、月度工作進行總結。 程序要點 工作職責：詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程。 年度（半年度）工作計劃： a) 每年 6 月 15 日和 12 月 15 日前，公司各部門根據(jù)公司中長期工作規(guī)劃，結合本部門的業(yè)務分工編制出下一年度（半年度）工 作計劃，并經(jīng)部門工作會議進行專項討論通過。 c) 經(jīng)批準后的年度（半年度）工作計劃由各部門主管組織分配各崗位工作，將年度（半年度）工作目標分解到各個崗位，計劃的完成情況作為各部門主管的績效考評指標之一。 月度工作計劃： a) 每月月底前，各部門主管應根據(jù)公司批準后的年度（半年度）工作計劃、公司新的要求具體編制出下月度工作計劃。 c) 月度工作計劃的內(nèi)容應包括以下幾部分： —— 月度工作目標； —— 主要工作實施說明； —— 工作計劃完成時間表； —— 費用預算。 年度 （半年度）工作總結。 b) 年度（半年度）工作總結應以書面規(guī)范格式上報公司總經(jīng)理。 d) 審議結論作為各部門主管的績效考評依據(jù)之一。 f) 年度（半年度 ）工作總結的內(nèi)容要求包括： —— 計劃目標的逐項完成情況、完成數(shù)據(jù)； —— 主要工作措施的實施情況； —— 員工的績效考評結果； —— 費用成本支出情況； —— 存在問題和下一步工作打算； —— 附錄各種原始證據(jù)。 工作例會、專項會議、協(xié)調(diào)會議。工作例會是為日常工作安排、工作協(xié)調(diào)、工作小結的會議，應當按以下要求召開： —— 通報本周主要工作實施情況； —— 提出需要協(xié)助的間題 、困難； —— 依據(jù)《績效考評管理標準作業(yè)規(guī)程》和《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》獎優(yōu)罰劣； —— 布置下一周的各項工作。 會議應當按以下要求召開： —— 有明確的解決問題目標； —— 事先以書面通知形式知會相關人員； —— 有相關人員的主要發(fā)言記錄； —— 有會議安排的結果。如果牽扯到與其他部 門的業(yè)務支持，可邀請其他部門有關人員列席參加。 d) 各類會議一般情況下由部門主管組織召開。 工作的組織實施： a) 各崗位員工應當嚴格依據(jù)各自崗位以及公司相關標準作業(yè)規(guī)程實施專項工作； b) 各部門經(jīng)理應 經(jīng)常督導各崗位員工按《標準作業(yè)規(guī)程》工作。 各部門主管應當依據(jù)相關標準作業(yè)規(guī)程對下屬的工作進行日常例行檢查。 a) 檢查可以采用抽檢的方式，部門主管每天至少應有一次以上是全面檢查；副經(jīng)理每月至少應有一次以上的全面檢查。 c) 檢查時注意原始證據(jù)的保留。 績效考評。 績效考評的要求詳見公司《績效考評管理標準作業(yè)規(guī)程》和各部門《績效考評實施標準作業(yè)規(guī)程》。 各部門應當定期和不定期組織各種內(nèi)部培訓和參加公司相關知識、技能培訓，詳見各部門《培訓標準作業(yè)規(guī)程》。 經(jīng)審核批準后的年度（半年度）工作計劃、工作總結由公司歸檔長期保存。保存期五年。保存期二年。 記錄 相關支持文件 各崗位 工作標準作業(yè)規(guī)程。 《員工培訓標準作業(yè)規(guī)程》。 5. 公司員工服務管理標準作業(yè)規(guī)程 目的 規(guī)范公司員工的服務工作，樹立良好的服務形象，為顧客提供優(yōu)質(zhì)的服務。 職責 各部門主管負責本部門員工服務技能的培訓，監(jiān)督、考核員工的服務工作。 程序要點 總則 a) 各部門主管每天至少巡視一次所屬部門員工的著裝及儀容儀表情況，并將檢查結果作為員工績效考評的依據(jù)之一。 著裝。不得敞開外衣，不得將衣袖、褲管卷起。 c) 在任何工作場合，不得穿背心、短褲、拖鞋。 頭發(fā)。 b) 男士不留長發(fā)、大鬢角和胡須，頭發(fā)應保持整潔光鮮，不遮眼。 a) 保持手部干凈。 b) 上班前不得吃異味食品，保持口腔清潔，口氣清新、早晚刷牙、飯后漱口。 女士應淡妝打扮，不得濃妝艷抹，避免使用味道濃烈的化妝品、香水，不得佩戴款式夸張的首飾。上班時不能在客人面前或公共場所整理儀容 。 舉止要求。 a) 面帶微笑。任何員工在工作時如果發(fā)現(xiàn)業(yè)主走近，均應停下手頭工作用微笑眼光詢問業(yè)主是否有事尋求幫助。 c) 謙虛和悅接受顧客的評價。 站立要端正，挺胸收腹，眼睛平視，嘴巴微閉，面帶笑容，雙臂自然下垂，雙手不叉腰。就座時不許有以下幾種姿勢： a) 坐在椅上前俯后仰搖腿蹺腳； b) 雙手抱于胸前，蹺二郎腿或半躺半坐； c) 趴在工作臺上； d) 晃動桌椅發(fā)出聲音。 舉止行為： a) 不得隨地吐痰，亂扔果皮、紙屑； b) 上班時間不得吃零食，玩弄個人小物品； c) 在顧客面前不吸煙、掏鼻孔、掏耳朵、痰癢，不得脫鞋、卷褲腳衣袖、不得伸懶腰、哼小調(diào)、打哈欠； d) 在走廊、過道、電梯或活動場所與顧客相遇時，應主動致意，禮讓顧客先行； e) 在指引方向時，應將手臂伸直，手指并攏，手掌向上，自然伸向需指引的方向，并注意對方是否已看清目標； f) 談話時，手勢不宜過多，幅度不宜過大。 稱呼語：小姐、夫人、太太、先生、同志、那位先生、那位女士、那位首長、大姐、阿姨。 歡迎語：歡迎您來我們小區(qū)、歡迎您入住本樓、歡迎光臨。 告別語：再見、晚安、明天見、祝您一路平安、歡迎您下次再 來。 道謝語：謝謝、非常感謝。 征詢語：請問您有什么事？我能為您做什么嗎？需要我?guī)湍鍪裁磫?？您還有別的事嗎？請您??好嗎？ 基本禮貌用語 10 字：您好、請、謝謝、對不起、再見。 與顧