【正文】 打錯(cuò)電話時(shí) 往往會(huì)有人錯(cuò)打電話，這時(shí)不能粗暴地講“錯(cuò)了 !”正確的做法是：“您打錯(cuò)了，這里是越藝公司。再次通話時(shí)，應(yīng)首先致歉：“對(duì)不起，讓您久等了”。 通話時(shí)注意的問(wèn)題 客戶來(lái)電話，多是詢問(wèn)與經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)有關(guān)的問(wèn)題，所以接話員必須熟知企業(yè)情況。 找人時(shí) 若遇到找人電話，應(yīng)迅速把電話轉(zhuǎn)給被找者。 同事間絕對(duì)不借貸金錢(qián)，因?yàn)槊芏嘣创硕瑐€(gè)人有困難時(shí)可借助企業(yè)的職工互助金。 不譏笑同事 的失誤、缺點(diǎn)和錯(cuò)誤。 不能以自我為中心講話，把更多的機(jī)會(huì)與話題讓給他人。真誠(chéng)的語(yǔ)言、永恒的 微笑、這是語(yǔ)言禮儀最基本的要素。 公司員工的表情必須明朗、快活、微笑。 從客人面前通過(guò)時(shí)，應(yīng)點(diǎn)頭致歉。 走路時(shí)，腳底不能擦地，不能給人以拖泥帶水的感覺(jué)。 每天要換襪子，以免產(chǎn)生異味。 在公司時(shí)穿 著不應(yīng)過(guò)于花哨、暴露。 第二節(jié) 職員禮儀 一、 就餐 就餐時(shí)不要出聲音，喝湯時(shí)不能吸，飯后最好不使用牙簽。 對(duì)于收受后須登記、上交的禮品禮金在規(guī)定期限（ 7 天）內(nèi)不登記、不上交或不如實(shí)登記的，由所在部門(mén)或公司責(zé)令其登 記、上交，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育甚至行政處分或處罰。 十一、保廉潔 不拉關(guān)系圖私利。 對(duì)外披露信息，按公司規(guī)定執(zhí)行，按下列程序辦理：由部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng) 理、法律事務(wù)處會(huì)簽。 （ 6）歸檔。攜帶秘密文件外出，由兩人 同行，并包裝密封。文件統(tǒng)一由綜合部印制。 全體職員應(yīng)做到：不該看的不看、不該問(wèn)的不問(wèn)、不該說(shuō)的不說(shuō)。開(kāi)機(jī)密碼由使用者自己設(shè)置和保管。 在客人面前不得化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、打飽嗝、伸懶腰、打響指、哼小調(diào)。 會(huì)見(jiàn)客人時(shí)，不主動(dòng)握手。聽(tīng)到意見(jiàn)、批評(píng)時(shí)不辯解，冷靜對(duì)待，及時(shí)上報(bào)。為此，一定要培養(yǎng)刷牙、洗澡的習(xí)慣。 在公眾面前，員工要做到儀表整潔，舉止端莊， 行為檢點(diǎn)，談吐得體。 四、嚴(yán)紀(jì)律 不遲到，不早退，出滿勤，干滿點(diǎn)，工作時(shí)間不串崗，不辦私事，不飲酒，不在禁煙區(qū)吸煙。 明確公司的奮斗目標(biāo)和個(gè)人工作目標(biāo)；善于協(xié)調(diào)，融入集體，有團(tuán)隊(duì)合作精神和強(qiáng)烈的集體榮譽(yù)感，分工不分家，互相信任，互相學(xué)習(xí)，溝通思想，交流感情。 **建筑裝飾工程有限公司 行政辦公 管理制度 二○○九年元 月 目 錄 第一章 職工守則及服務(wù)禮儀 第一節(jié) 職工守則 第二節(jié) 禮儀 第二章 行政辦公規(guī)范、紀(jì)律管理制度 第一節(jié) 行政辦公規(guī)范 第二節(jié) 行政辦公紀(jì)律 第三章 文件及收發(fā)文管理制度 第一節(jié) 文件管理制度 第二節(jié) 收發(fā)文管理制度 第四章 檔案、資料及圖書(shū)管理制度 第一節(jié) 檔案管理制度 第二節(jié) 圖書(shū)、資料管理規(guī)定 第五章 印章管理制度 第六章 考勤及假期制度 第一節(jié) 考勤 第二節(jié) 假 期制度 第七章 物資管理制度 第一節(jié) 固定資產(chǎn)管理制度 第二節(jié) 辦公用品管理制度 第八章 車輛管理制度 第九章 會(huì)議管理制度 第一節(jié) 公司主要會(huì)議類型及會(huì)議組織 第二節(jié) 會(huì)議管理 第三節(jié) 會(huì)議規(guī)范 第四節(jié) 會(huì)議紀(jì)要 第十章 會(huì)議室、洽談室、文印室管理制度 第一節(jié) 會(huì)議室、洽談室管理制度 第二節(jié) 文印室管理制度 第十一章 網(wǎng)絡(luò)管理制度 第一節(jié) 總則 第二節(jié) 網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)范 第三節(jié) 責(zé)任 行政辦公管理制度 第一章 職員守則及服務(wù)禮儀 第 一節(jié) 職員守則 一、遵法制 學(xué)習(xí)理解并模范遵守國(guó)家的政策法律、本市的法規(guī)條例； 嚴(yán)格遵守 本公司的規(guī)章制度，爭(zhēng)當(dāng)一名好公民、好市民、好職員。 三、聽(tīng)指揮 服從領(lǐng) 導(dǎo)聽(tīng)指揮。 員工不得利用工作時(shí)間從事第二職業(yè)或 經(jīng)營(yíng)與本公司類似或職務(wù)上有關(guān)的業(yè)務(wù)；不得兼任其他公司的職務(wù)；不得 索要和收受關(guān)聯(lián)單位和個(gè)人贈(zèng)送的貴重物品；員工不得在經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中將折扣費(fèi)、中介費(fèi)、回扣費(fèi)、傭金費(fèi)等私分或據(jù)為已有；員工不得利用職務(wù)上的便 利，個(gè)人從事中介活動(dòng)，收取中介費(fèi)；員工不得在參加健身、娛樂(lè)活動(dòng)中接受與其有關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)關(guān)系的單位和個(gè)人及外商、私營(yíng)企業(yè)主提供的各種獎(jiǎng)勵(lì)、贊助；員工一律不得接受外單位或者個(gè)人的現(xiàn)金、有價(jià)證券和支付憑證；員工不得在公務(wù)時(shí)間和公務(wù)場(chǎng)所打麻將，不準(zhǔn)以任何娛樂(lè)方式斂財(cái)；員工不得損毀或非法侵占公司財(cái)、物； 不做有損團(tuán)結(jié)之事；員工對(duì)紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督檢查工作應(yīng)當(dāng)支持與配合，不得拒絕或者阻礙其工作。切記每位員工的言行是公司形象和風(fēng)貌的體現(xiàn)；主動(dòng)、熱情、周到的為他人服務(wù)，努力讓他人滿意。 七、講學(xué)習(xí) 員工要具備創(chuàng)新能力、講究工作方法，通過(guò)培養(yǎng)學(xué)習(xí)新知識(shí)使個(gè)人素質(zhì)與公司發(fā)展保持同步。 遇到客人詢問(wèn)，做到有問(wèn)必答，不能說(shuō)“不”、“不知道”、“不會(huì)”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等，不得以生硬、冷淡的態(tài)度待客。必須握手時(shí)，應(yīng)面帶笑容、姿勢(shì)端正，用力適度，不能用左手。 十、守機(jī)密 必須嚴(yán)格保守公司的經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、人事、技術(shù)等機(jī)密， 務(wù)必妥善保管所持有的涉密文件。密碼遺忘，用戶自行負(fù)責(zé)。 文件和資料保密： （ 1）擬稿。 （ 3）復(fù)印。 （ 5）保管。沒(méi)有解密的文件和資料存檔時(shí)要在扉頁(yè)上注明原定密級(jí)，并按 有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 保密內(nèi)容按以下三級(jí)劃分： （ 1）絕密級(jí)：①公司領(lǐng)導(dǎo)的電傳、傳真、書(shū)信；②非公開(kāi)的規(guī)章制度、計(jì) 劃、報(bào)表及重要文件；③公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人情況；④正在研究的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃與具體方案。不貪污、不受賄，不挪用公款，不以權(quán)謀私。 十二、勤節(jié)約 克服“浪費(fèi)難免論”，消滅長(zhǎng)明燈、長(zhǎng)流水。 餐具應(yīng)從外側(cè)取用，刀、叉分放盤(pán)子兩側(cè)表示還要繼續(xù)用；若用餐完， 要將刀叉一并放在盤(pán)子的右側(cè)，此時(shí)侍者會(huì)撤下盤(pán)子。 在服飾的色彩搭配方面，要考慮全身色調(diào)的和諧。 不能留長(zhǎng)指甲，養(yǎng)成每日修剪指甲的習(xí)慣。 在走廊、通道等地方，與上司、同事和客人相會(huì)時(shí)，要點(diǎn)頭致禮。 進(jìn)入房間時(shí)，一定要按門(mén)鈴或敲門(mén)。 與客人講話時(shí)，應(yīng)直視對(duì)方，不能垂頭低目，否則給人以缺乏自信和消極的感覺(jué)。 巧舌如簧，華詞麗句，只是一種裝飾，最重要的是每句都要發(fā)自內(nèi)心。 善于掌握話題，多談對(duì)方感興趣的話題，或一些共同話題，如：衣食住行、工作、家庭、氣候、娛樂(lè)、運(yùn)動(dòng)、新聞、共同朋友的近況等。 不造謠中傷他人，不私下傳播同事的不良消息。 八、 電話接待禮儀 響鈴時(shí) 電話鈴聲響后，應(yīng)盡快拿起話筒。如果被 找者不在，應(yīng)告訴對(duì)方，“對(duì)不起， x x 先生 (小姐 )剛出去了”之類。由于新職員對(duì)企業(yè)情況知之不多，一般不搶接電話，若一問(wèn)三不知，會(huì)給客戶留下壞印象。在通話時(shí)，如果有其他客戶，接電話者不應(yīng)目中無(wú)人，應(yīng)點(diǎn)頭致意?！睉B(tài)度不能居高臨下，語(yǔ)言應(yīng)誠(chéng)懇、親切。打出電話要簡(jiǎn)潔，少占用時(shí)間，并向?qū)Ψ街虑福骸皩?duì)不起，因?yàn)槭请娫捀叻?......”。 電話語(yǔ)言：您好，請(qǐng)問(wèn)，謝謝，再見(jiàn)。 辦公桌上應(yīng)保持整潔，并注意辦公室的安靜。 未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)和部門(mén)經(jīng)理授意，不要索取、打印、復(fù)印其他部門(mén)資料。 1無(wú)工作需要不準(zhǔn)進(jìn) 入總經(jīng)理（經(jīng)理）辦公室、秘書(shū)室、前臺(tái)、財(cái)務(wù)部以及會(huì)議室、洽談室。因此，必須認(rèn)真做好文件的管理工作，有效地為公司發(fā)展服務(wù)。 公司的文件由 綜合部 負(fù)責(zé)起草和審核， 總經(jīng)理 簽發(fā)；公司 所屬 各部門(mén)的 文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草 、綜合部 審核， 總經(jīng)理 簽發(fā)。秘密文 件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。 外來(lái)的文件 由綜合部 專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。 第二節(jié) 收發(fā)文管理制度 本公司的收文由綜合部簽收，屬總經(jīng)理、業(yè)務(wù)部經(jīng)理親收的信件，一律交收件人本人親自拆封。 秘密級(jí)以上文件 須到綜合部閱讀。 中層領(lǐng)導(dǎo)調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文件 (含保密記錄本 )清理移交，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送綜合部登記保管。 檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。 檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門(mén)可分為五大類： （ 1）行政類 （ 2）財(cái)務(wù)類 （ 3）人事類 （ 4）業(yè)務(wù)類 （ 5）工程類 檔案編號(hào) （ 1）機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。 （ 5）歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》。 （ 3） 秘密檔案包括： 1) 重要項(xiàng)目資料； 2) 項(xiàng)目合同協(xié)議。 （ 3）跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，沒(méi)有批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷；案件文件應(yīng)放在結(jié)案年立卷。 （ 6）案卷卷首為“卷內(nèi)文件目錄”。 嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。 部門(mén)設(shè)立專人對(duì)本部門(mén)單據(jù)進(jìn)行管理，保證存放整齊有序，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔。 十年保存 ： （ 1）預(yù)算、決算書(shū)類； （ 2）會(huì)計(jì)憑證； （ 3）事業(yè)計(jì)劃資料； （ 4）其他經(jīng)核定須保存十年的文書(shū)。 七、保管部門(mén) 財(cái)務(wù)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管。 合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交綜合部。 《檔案移交清冊(cè)》一式三份，移交雙方各一份，行政人力部留存一份。 調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。 十、檔案借閱 借閱檔案（包括文件、資料）必須在檔案借閱登記薄登記，秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)理級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱。否則，按違反《保密法》追究當(dāng)事人責(zé)任。 十一、檔案銷毀 超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。 檔案銷毀每半年進(jìn) 行一次，即每年的１月和７月。 所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場(chǎng)所。備份盤(pán)與源盤(pán)應(yīng)分開(kāi)存放。 第二節(jié) 圖書(shū)、資料管理規(guī)定 一、總則 制定本規(guī)定的目的，在于通過(guò)對(duì)資料室資料的有效 管理，提高研究效率、促進(jìn)技術(shù)進(jìn)步、改善業(yè)務(wù)工作，以及增進(jìn)對(duì)業(yè)務(wù)工作的了解。綜合部經(jīng)理在移交工作時(shí)，必須提供資料目錄，并以文書(shū)形式移交。 資料室的負(fù)責(zé)人應(yīng)經(jīng)常就資料購(gòu)買(mǎi)的情況，尤其是開(kāi)支金額狀況做出統(tǒng)計(jì)；并且對(duì)計(jì)劃內(nèi)購(gòu)買(mǎi)的資料、金額與數(shù)量做出調(diào)查，在月末及年末，向綜合部經(jīng)理做出報(bào)告，以便于綜合部經(jīng)理把握資料購(gòu)買(mǎi)的開(kāi)支狀況。 非常重要的和帶有保密性質(zhì)的資料不得外借，只允許在資料室中閱覽。 從資料室借的資料， 不得轉(zhuǎn)借。印章刻好后，由綜合部辦理印章登記手續(xù)，填寫(xiě)《印章管理登記表》，備案并留好印章樣圖。 三、公章的使用辦法 公司可以對(duì)外使用的公章： （ 1）公司公章。 公司業(yè)務(wù)專用章使用范圍： （ 1）財(cái)務(wù)專用章：就有關(guān)計(jì)劃、財(cái)務(wù)等方面業(yè)務(wù)代表公司用章。由被授權(quán)人在綜合部簽字領(lǐng)取印章，指定專人保管。 （ 4）公司印章 原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理提出書(shū)面 借用申請(qǐng)，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借走，借用時(shí)須填寫(xiě)《印章借用申請(qǐng)表》，且必須兩人以上一起辦理借用手續(xù)，在借用登記表上簽字。 四