【正文】 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 5 頁 《發(fā)文登記目錄》 《來文承辦單》 《來文承辦目錄》 《市府區(qū)府文件收文目錄》（ A/BX） 《市委區(qū)委文件收文目錄》 (A/BD) 《投資項(xiàng)目管理文件目錄》 (TZ) 《帳外文件目錄》 (Z) 《文件傳閱單》 《文件發(fā)放登記表》 《檔案管理程序》 上海新徐匯（集團(tuán)）有限公司 文件編號： Q/XXH424B01 主 題： 記錄控制程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 6 頁 1 目的 明確規(guī)定記錄控制的責(zé)任、方法和要求，保證業(yè)務(wù)活動(dòng)和體系運(yùn)行中各項(xiàng)質(zhì)量記錄符合規(guī)定要求。 文件更改后由文件主管部門負(fù)責(zé)按原文件發(fā)放記錄發(fā)放同時(shí)收回作廢文件，文件收回時(shí)應(yīng)在《文件發(fā)放記錄表》上作出收回記錄。 a. 重點(diǎn)文件或緊急文件跟蹤催辦，至少一天一次，督促承辦部門或人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。 承辦部門收到需辦理的文件后，應(yīng)按要求抓緊辦理，對確不屬于本部門職權(quán)范圍或本部門不宜辦理的，及時(shí)送回行政辦公室，并說明理由。 辦件按登記編號，由行政辦公室編寫《來文承辦目錄》，并根據(jù)承辦內(nèi)容和要求填寫《來文承辦單》，按文件辦理事項(xiàng)的性質(zhì)，送交相應(yīng)部門辦理。 c. 投資項(xiàng)目管理文件由行政辦公室進(jìn)行預(yù) 分類歸檔，以便查閱。重要的文件填寫《文件傳閱單》。 根據(jù)文件的 內(nèi)容和性質(zhì)分為閱件和辦件。 文件分送由文件起草部門負(fù)責(zé)。 行政辦公室根據(jù)《文件審批表》上填寫的發(fā)文數(shù)量進(jìn)行油印。 。 f. 特殊公文原則上由總經(jīng)理簽發(fā)。 d. 特殊公文應(yīng)由承辦部門草擬，并填寫《發(fā)文審批表》。 b. 經(jīng)審核會簽的特殊公文由行政 辦公室核稿，并給予行政公文編號。 特殊公文的行文流程應(yīng)包括擬稿審核、會簽、簽發(fā)、編號、打印、校對、油印、用印、分送等。 ，會審記錄填寫在《文件審批表》中。 文件的編制、審批和發(fā)放 質(zhì)量手冊、程序文件及其他質(zhì)量文件的編制、審批和發(fā)放。 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門有關(guān)文件的管理。上海新徐匯（集團(tuán)）有限公司 文件編號： Q/XXH423B01 主題： 文件控制程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 1 頁 1 目的 規(guī)范文件運(yùn)行流程，對質(zhì)量管理體系文件的編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和報(bào)廢實(shí)施有效控制，提高文件處理質(zhì)量和效率。 4 工作程序 文件的分類 形成文件的質(zhì)量方針和目標(biāo) 質(zhì)量手冊、程序文件及其他質(zhì)量文件（如規(guī)范、規(guī)程、制度、辦法等） 公司適用的公文：決定、決議、通知、請示 、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等 各種記錄文件 直接引用的外來文件和資料（如法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及業(yè)務(wù)單位提供的文件資料） 文件的編寫和編碼 文件的編寫和編碼按照《程序文件編寫導(dǎo)則》執(zhí)行，行政文件仍按行政發(fā)文號方式執(zhí)行。 上海新徐匯（集團(tuán)）有限公司 文件編號： Q/XXH423B01 主題： 文件控制程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 2 頁 。 《文件審批表》中確定文件發(fā)放范圍，由行政辦公室負(fù)責(zé)發(fā)放，文件發(fā) 放填寫《文件發(fā)放登記表》。特殊公文應(yīng)統(tǒng)一使用紅頭格式。對不符合行文規(guī)則和基本要求的，行政辦公室可退回?cái)M稿部門。草擬的公文由承辦部門和協(xié)辦部門的負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核和會簽，并在《文件審批表》上簽署意見、姓名、時(shí)間?？偨?jīng)理簽發(fā)時(shí)，應(yīng) 在《文件審批表》簽署意見、姓名、時(shí)間。 ，并在《文件審批表》上簽署意見、姓名、時(shí)間。 以公司名義行文的文件，由行政辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見統(tǒng)一用印。 外來文件的控制管理 外來文件指與本公司有關(guān)的法律法規(guī)及政府發(fā)文、業(yè)務(wù)單位文件資料等。 閱件由辦公室根據(jù)來文的時(shí)間順序和文件性質(zhì)登記編號并編制目錄。傳閱完畢，由辦公室收回并分類保存，于下一年度作為保密廢紙統(tǒng)一銷毀。 d. 其他文件（包括相關(guān)的法律、法規(guī)）由行政辦公室進(jìn)行預(yù)分類歸檔，以便查閱。 —— 重要文件必須呈總經(jīng)理批示后轉(zhuǎn)送有關(guān)部門或人員辦理。辦理內(nèi)容涉及兩個(gè)部門以上的，由部門間協(xié)商辦理，協(xié)商有困難的，請示分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。 b. 一般文件定期催辦，一周一次。 文件的立卷、歸檔和銷毀 各職能部門根據(jù)本部門工作性質(zhì)和內(nèi)容，就本部門形成的文件進(jìn)行預(yù)立卷，并于次年的2 月，統(tǒng)一交行政辦公室歸檔。 2 適用范圍 適用于公司各種質(zhì)量記錄的控制工作。 質(zhì)量記錄一般采用“發(fā)生地歸口管理”的方式實(shí)施管理，各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門的質(zhì)量記錄的收集和管理。 質(zhì)量記錄的填寫 質(zhì)量記錄應(yīng)填寫清晰、正確、及時(shí)、內(nèi)容完整，不得遺漏或缺項(xiàng)，填寫審核人、批準(zhǔn)人應(yīng)履行簽字手續(xù)。行政辦公室負(fù)責(zé)將各部門交至檔案室保存的質(zhì)量記錄儲存在檔案室文件柜內(nèi)，并做好編目工作，以便查閱。 質(zhì)量記錄的銷毀 根據(jù)質(zhì)量記錄對質(zhì)量體系運(yùn)行的重要性確定保存期限，同時(shí)在質(zhì)量記錄清單中注明保管期限。 3 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系策劃活動(dòng)的組織領(lǐng)導(dǎo)工作。 質(zhì)量管理體系策劃的內(nèi)容 a．確定需達(dá)到的質(zhì)量目標(biāo)； b．確定相應(yīng)質(zhì)量管理過程，明確過程的輸入、輸出活動(dòng)及其控制要求； c．計(jì)劃為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)所需過程的資源配置； d．對質(zhì)量目標(biāo)及其實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行定期評審，作出規(guī)定，以確保持續(xù)改 進(jìn)。在對質(zhì)量管理體系的變更 進(jìn)行策劃和實(shí)施時(shí)，應(yīng)注意保持質(zhì)量管理體系的完整性。 新增服 務(wù)項(xiàng)目策劃活動(dòng)的內(nèi)容 a．了解產(chǎn)品服務(wù)對象的需求及期望，進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，明確服務(wù)需要； b．和服務(wù)對象討論，達(dá)到服務(wù)目標(biāo)的功能； c．明確組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)及資源配置； d．開展服務(wù)提供及服務(wù)控制的所需建立的過程和文件以及監(jiān)測準(zhǔn)測； 新增服務(wù)項(xiàng)目的策劃活動(dòng)結(jié)果應(yīng)形成文件，可以是質(zhì)量計(jì)劃或管理方案，其內(nèi)容可包括； a．新增服務(wù)項(xiàng)目管理質(zhì)量目標(biāo)； 上海新徐匯（集團(tuán)）有限公司 文件編號： Q/XXH542/71B— 01 主題： 質(zhì)量策劃管理程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 10 頁 b．有關(guān)人員職責(zé)及相應(yīng)資源配置； c．新增服務(wù)項(xiàng)目所需過程、活動(dòng)、文件及監(jiān)視測量的策劃； ｄ .新增服務(wù)項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施進(jìn)度安排。 質(zhì)量（管理）計(jì)劃 /方案的評審及批準(zhǔn)： 質(zhì)量（管理）計(jì)劃 /方案編制后由總經(jīng)理或管理者代表組織相應(yīng)部門對計(jì)劃的適應(yīng)性或可行性進(jìn)行評審，評審結(jié)果填寫在《質(zhì)量計(jì)劃評審記錄表》中并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。質(zhì)量計(jì)劃實(shí)施情況的檢查、記錄在《質(zhì)量計(jì)劃實(shí)施情況檢查記錄表》中。 2 適用范圍 本程序適用于對本公司質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性和有效性進(jìn)行的評審。 4 工作程序 管理評審的頻次及形式 管理評審的頻次 ； ，總經(jīng)理決定可適當(dāng)增加審核頻次： （ 1）質(zhì)量體系發(fā)生重大變化時(shí)； （ 2）市場情況發(fā)生重大變化時(shí)； （ 3）出現(xiàn)重大質(zhì)量事故或連續(xù)被客戶投訴超出質(zhì)量目標(biāo)控制范圍時(shí)； （ 4）其他認(rèn)為有評審需要時(shí)。 上海新徐匯（集團(tuán)）有限公司 文件編號： Q/XXH56B01 主題： 管理評審程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 13 頁 管理者代表負(fù)責(zé)編制《管理評審計(jì)劃》并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織實(shí)施。 總經(jīng)理在對各項(xiàng)內(nèi)容評審的基礎(chǔ)上，做出評審結(jié)論，提出決策性的改進(jìn)意見。 改進(jìn)措施的實(shí)施及跟蹤： ，按照《糾正和預(yù)防措施控制程序》規(guī)定填寫《糾正 /預(yù)防措施表》發(fā)給責(zé)任部門； 上海新徐匯（集團(tuán)）有限公司 文件編號： Q/XXH56B01 主題： 管理評審程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 14 頁 /預(yù)防措施并組織實(shí)施； /預(yù)防措施實(shí)施的有效性進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，并記錄實(shí)施及驗(yàn)證情況，向總經(jīng)理報(bào)告。 2 適用范圍 本程序適用于對公司本部在崗員工的管理、考評、培訓(xùn)。 人力資源部負(fù)責(zé)完善各崗位的工作要求，編制《崗位任職要求》，作為聘任評價(jià)人員的依據(jù)。 對在崗員工進(jìn)行 跟蹤管理，對不符合崗位要求的予以再次培訓(xùn)，二次培訓(xùn)不合格的予以換崗、離崗或解除勞動(dòng)合同。 上海新徐匯（集團(tuán)）有限公司 文件編號： Q/XXH622B01 主題： 人力資源控制程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 16 頁 考核辦法 績效考核：采取逐級考核法，每一年考評一次。 績：主要指工作數(shù)量、工作質(zhì)量、工作實(shí)效、工作方法、工作業(yè)績。 （ 3）試用期間用人部門從工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作數(shù)量、業(yè)務(wù)知識、進(jìn)步速度等方面對其進(jìn)行考核，并記錄于“試用期員工考核表”中，試用期滿后，交人力資源部登記存檔。 （ 3）公司年度培訓(xùn)計(jì)劃經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下發(fā)給相關(guān)部門。 公司或各部門內(nèi)部組織的培訓(xùn)，均應(yīng)填寫《培訓(xùn)記錄表》 對須進(jìn)行考核的培訓(xùn)項(xiàng)目，培訓(xùn)責(zé)任部門對考核結(jié)果進(jìn)行記錄。 為確保員工認(rèn)識到所從事的工作的相關(guān)性和 重要性，使之為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)作出貢獻(xiàn)，工會制定了旨在提高員工工作積極性，更好地發(fā)揮員工主觀能動(dòng)性的《工會會員管理規(guī)定》。對經(jīng)培訓(xùn)不合格者，提供再次培訓(xùn)的機(jī)會，對仍不勝任崗位工作的員工予以換崗、離崗或解除勞動(dòng)合同。 3 職責(zé) 管理者代表負(fù)責(zé)新的產(chǎn)品 /服務(wù)項(xiàng)目開發(fā)全過程的組織、協(xié)調(diào)及實(shí)施工作。 各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)范圍內(nèi)現(xiàn)有產(chǎn)品的改進(jìn)或在服務(wù)項(xiàng)目中開發(fā)新的服務(wù)項(xiàng)目的策劃，形成設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃。 項(xiàng)目開發(fā)輸入應(yīng)形成文件，可以《產(chǎn)品 /服務(wù)項(xiàng)目開發(fā)任務(wù)書》的形式發(fā)出，《產(chǎn)品 /服務(wù)項(xiàng)目開發(fā)任務(wù)書》應(yīng)由管理者 代表組織有關(guān)部門及開發(fā)人員對設(shè)計(jì)輸入的內(nèi)容進(jìn)行評審，確保開發(fā)輸入是充分的，能反映顧客的要求及日常有關(guān)規(guī)定的要求，項(xiàng)目開發(fā)任務(wù)書經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)。文件的發(fā)放實(shí)施前，應(yīng)經(jīng)管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 產(chǎn)品 /項(xiàng)目開發(fā)的驗(yàn)證 上海新徐匯（集團(tuán)）有限公司 文件編號： Q/XXH73B— 01 主題： 設(shè)計(jì)和開發(fā)控制程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 21 頁 產(chǎn)品 /項(xiàng)目開發(fā)的驗(yàn)證可與產(chǎn)品 /項(xiàng)目開發(fā)評審時(shí)一并進(jìn)行，也可由產(chǎn)品 /項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)產(chǎn)品 /項(xiàng)目開發(fā)的需要，決定是否實(shí)施項(xiàng)目開發(fā)的驗(yàn)證以及改進(jìn)的方法。 產(chǎn)品 /項(xiàng)目開發(fā)的確認(rèn) 產(chǎn)品 /項(xiàng)目開發(fā)確認(rèn)的目的是證明產(chǎn)品 /服務(wù)能夠滿足預(yù)期的要求，通常在項(xiàng)目付諸實(shí)施前進(jìn)行，確認(rèn)的方法有： ，采用試用或請顧客、其他有關(guān)部門進(jìn)行確認(rèn)評價(jià)； ，請專家、顧客和公司有關(guān)部門參加，提供項(xiàng)目 開發(fā)鑒定報(bào)告，對項(xiàng)目開發(fā)予以確認(rèn)； ，征求業(yè)主意見，并提交“顧客 /業(yè)主滿意