水運建設(shè)項目檔案管理的規(guī)定和要求-wenkub
2023-03-24 12:06:14 本頁面
【正文】 階段 √項目建議書及審批文件 √ 可行性研究報告的審批 √ 環(huán)境影響報告書、水土保持方案及審批文件 √岸線審批文件 √通航、防洪等部門的評估及審核意見 設(shè)計階段 目前水運建設(shè)一般采取兩階段設(shè)計方式，即初步設(shè)計及施工圖設(shè)計及相關(guān)審批文件，設(shè)計文件主要產(chǎn)生于這兩個階段。 √ 明確項目法人負(fù)責(zé)制。水運建設(shè)項目檔案管理的 規(guī)定和要求 湖北省交通運輸廳 戚媛 □ 檔案的定義 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、 經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。項目法人應(yīng)做好自身形成的項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，并加強(qiáng)對各參建單位文件材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo) √ 明確項目檔案工作納入合同管理，實行 “ 誰形成誰負(fù)責(zé) ” 的管理體制，由項目文件材料的形成單位或部門負(fù)責(zé)。另外在施工過程中經(jīng)常會發(fā)生設(shè)計變更的情況，應(yīng)特別注意這方面文件的收集?？辈旒皽y量基礎(chǔ)資料、施工記錄須是現(xiàn)場原始記錄，如需清稿，須將原始記錄與清稿后的記錄文件一并歸檔保存） √ 照片、電子文件及紙質(zhì)文件數(shù)字化 √ 數(shù)碼照片應(yīng)刻錄在不可擦寫光盤上保存，同時沖印出 6英寸紙質(zhì)照片。 （一）竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制。（竣工圖應(yīng)能全面、準(zhǔn)確、清晰地反映項目竣工時的實際情況。） √ 變更設(shè)計與竣工圖對照一覽表。 √ 竣工圖按照專業(yè)、圖號分別整理組卷。 √工程試運行及竣工驗收文件材料按照觀測檢測記錄及報告、各專業(yè)驗收和竣工驗收工作內(nèi)容分別整理組卷。 √ 設(shè)計審批文件按照批復(fù)、請示、相關(guān)審查及專家評審文件材料的順序依次排列。 √ 變更文件按照變更文件的文號順序依次進(jìn)行排列。 √ 竣工圖按照專業(yè)結(jié)合圖號依次進(jìn)行排列。 √ 監(jiān)理日志按照監(jiān)機(jī)構(gòu)和日志形成時間依次進(jìn)行排列。 √ 一般行政文件是指在工程建設(shè)過程中反映各參建單位在日程行政和黨務(wù)活動中產(chǎn)生的文件材料，這些文件按文書檔案整理要求進(jìn)行整理，不需要向建設(shè)單位及運營管理單位移交。 √ 計劃進(jìn)度表由項目法人單位歸檔。 √ 完整性 收集齊全，記錄全面，記錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)能反映抽查頻率和質(zhì)量指標(biāo) √ 真實性 現(xiàn)場記錄，同步進(jìn)行。 □ 平時預(yù)立卷制度 √ 與收集工作同步開展預(yù)立卷工作 √ 預(yù)立卷工作應(yīng)保持其連續(xù)性 √ 按照文件材料形成的自然過程確定預(yù)立卷類目 √ 結(jié)合案卷整理工作開展預(yù)立卷工作 □ 施工文件材料收集及預(yù)立卷 √ 施工準(zhǔn)備階段 按其工作內(nèi)容分別開展 √ 施工階段 按分項工程分別建立預(yù)立卷類目 √ 交工及缺陷責(zé)任期 □ 施工階段文件的系統(tǒng)收集及預(yù)立卷 √ 分清單位分部分項工程內(nèi)容 — 依據(jù)分項（分部、單位）工程劃分情況，建立施工階段竣工文件材料平時收集的類目，并據(jù)此確定相應(yīng)文件夾，將同一類目下施工過程產(chǎn)生的文件材料歸入相應(yīng)文件夾內(nèi)，一般情況下，不同分項的文件不能交叉。 √ 標(biāo)準(zhǔn)試驗及工藝試驗可按單位工程集中整理組卷；抽樣試驗如土方及其他填筑施工密實度、混凝土、砂漿配合比、混凝土及瀝青混凝土的強(qiáng)度試驗等，應(yīng)按分項（分部）分別收集整理組卷。 項目檔案整理要求 √ 組卷系統(tǒng)： √ 應(yīng)保持歸入同一案卷的文件材料間的有機(jī)聯(lián)系（案卷厚度按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行） √ 卷內(nèi)文件材料的排列要系統(tǒng) √ 案卷排列要系統(tǒng) 項目檔案整理要求 √ 編目規(guī)范 √ 卷內(nèi)文件標(biāo)題擬寫及編寫 √ 案卷題名擬寫及目錄 √ 方便保管和利用 √ 卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列 √ 卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列基本要求： 依據(jù)卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，結(jié)合問題的重要程度進(jìn)行排列 竣工圖可按設(shè)計圖紙目錄確定的順序進(jìn)行排列。） √ 內(nèi)封面由下列內(nèi)容構(gòu)成：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及檔號。 □ 案卷題名擬寫 包括項目名稱、階段或單位（分部、分項）工程名稱及文件名稱。（此類文件應(yīng)是項目檔案的一個類目，它的整理方法與工程項目檔案是一致的，但有的項目上將管理性文件用文書檔案整理方法，這是不對的） ⑵ 施工文件按管理、依據(jù)、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。 ⑹如果圖紙、文字性文件分別組卷時，圖紙的排列可按圖紙目錄的順序進(jìn)行，文字性文件則應(yīng)遵循反映同一問題，同一結(jié)構(gòu)的文件排列在一起的原則。由項目法人單位或檔案接收單位編制。 監(jiān)理記錄（巡檢記錄、旁站記錄、監(jiān)理日志）和施工日志是內(nèi)業(yè)資料的重要原始文件，其內(nèi)容必須真實、規(guī)范、詳盡和完整，使之具有很強(qiáng)的查找利用價值。 監(jiān)理工程師必須在施工現(xiàn)場對承包人填寫的單張工程用表及時簽字確認(rèn)，對檢驗申請批復(fù)單的簽認(rèn)也要求不影響中間交工計量。 應(yīng)將相應(yīng)檢驗評定得分匯總至分項工程、評定至子分部工程，并歸入施工工序資料組卷，而其他分部工程評定表和單位工程評定表參與全合同段評定體系得分匯總組卷。 □ 聲像檔案收集及整理 聲像檔案收集范圍 ⑴反映
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