【正文】 裝的硬件資源，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和大多數(shù)員工的配合支持；系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用潛力很大；系統(tǒng)的應(yīng)用還可以使工作人員從繁重的工作中解脫出來(lái)，改善了企業(yè)內(nèi)部組織管理，使企業(yè)內(nèi)部信息流和物流暢通無(wú)阻，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，促使企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。這樣企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展和企業(yè)目前管理存在的問(wèn)題的矛盾就會(huì)更加激化，企業(yè)的發(fā)展迫切需要一套管理信息系統(tǒng)幫他解決目前的主要問(wèn)題以及企業(yè)未來(lái)發(fā)展。 開(kāi)發(fā)原因基于上面的企業(yè)現(xiàn)狀可知：企業(yè)的主要問(wèn)題是手工操作致使工作效率低下，經(jīng)濟(jì)效益不高。另外，企業(yè)是憑借單據(jù)實(shí)現(xiàn)部門(mén)間的作業(yè)順序、業(yè)務(wù)關(guān)系，單據(jù)一般由顧客傳遞，使得顧客要在各個(gè)部門(mén)間奔波，客戶(hù)滿(mǎn)意度較差。管理信息系統(tǒng)成功應(yīng)用的案例使得管理者有信心通過(guò)管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和利用改變企業(yè)的管理現(xiàn)狀，使企業(yè)得到更好的發(fā)展。企業(yè)經(jīng)過(guò)近幾年的奮斗，在副食品專(zhuān)營(yíng)方面已具有較大規(guī)模，業(yè)務(wù)的范圍已突破原有的地域范圍，形成以總部所在地為中心的省際輻射，業(yè)務(wù)量和顧客數(shù)都擴(kuò)大到以前的數(shù)倍。某企業(yè)銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)案例1 系統(tǒng)規(guī)劃 項(xiàng)目背景某企業(yè)是一家采用金字塔式組織結(jié)構(gòu)、內(nèi)部分工簡(jiǎn)單、業(yè)務(wù)流程短促的中小型貿(mào)易企業(yè)。企業(yè)在快速成長(zhǎng)的同時(shí)，對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程的規(guī)劃、各種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和應(yīng)用提出了新的要求，舊有的模式已不能再適應(yīng)企業(yè)迅速發(fā)展的需要。 企業(yè)現(xiàn)狀根據(jù)初步調(diào)查，目前企業(yè)擁有少量計(jì)算機(jī)，大多數(shù)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的操作知識(shí)知之甚少，企業(yè)沒(méi)有采用任何管理信息系統(tǒng)，基本工作大多由人工完成，計(jì)算機(jī)僅僅進(jìn)行文字錄入、處理，導(dǎo)致工作繁瑣、重復(fù)性大，企業(yè)發(fā)展滯后。企業(yè)現(xiàn)在的財(cái)務(wù)部與結(jié)算科的職能邊界不清晰，容易造成權(quán)責(zé)不明確，在銷(xiāo)售分析和核算上容易出現(xiàn)差錯(cuò)。許多繁瑣、經(jīng)常性、重復(fù)性的工作本可以用計(jì)算機(jī)解決的問(wèn)題卻困擾著工作人員，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力。在對(duì)該公司原系統(tǒng)的運(yùn)行、實(shí)踐進(jìn)行初步調(diào)查，發(fā)現(xiàn)原系統(tǒng)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用只是收集、存儲(chǔ)了不少銷(xiāo)售、倉(cāng)儲(chǔ)等信息，但都是以WORD 文檔的形式存儲(chǔ)的，其功能僅停留在查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、打印報(bào)表等一般功能，而沒(méi)有充分利用其豐富的信息資源為企業(yè)服務(wù)。 系統(tǒng)目標(biāo)銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)是為了適應(yīng)企業(yè)綜合管理的需求，改變企業(yè)現(xiàn)有的管理模式，加速企業(yè)管理的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，而建立的一個(gè)整體性的銷(xiāo)售操作系統(tǒng)。公司市場(chǎng)、開(kāi)票、結(jié)算、財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)等部門(mén)全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。（5）能夠及時(shí)了解庫(kù)存情況和銷(xiāo)售情況。（1）市場(chǎng)管理：制定相應(yīng)的產(chǎn)品價(jià)格，產(chǎn)生報(bào)價(jià)單，并為客戶(hù)提供相應(yīng)的服務(wù)。（5）倉(cāng)儲(chǔ)管理：根據(jù)發(fā)票和出庫(kù)通知填寫(xiě)出庫(kù)單，登記庫(kù)存并形成庫(kù)存賬，月末產(chǎn)生庫(kù)存報(bào)表。開(kāi)發(fā)人員具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，已成功開(kāi)發(fā)了一些復(fù)雜的管理信息系統(tǒng)，而現(xiàn)在要開(kāi)發(fā)的銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)是比較簡(jiǎn)單的，在開(kāi)發(fā)技術(shù)上不存在難題。系統(tǒng)投入運(yùn)行后會(huì)給企業(yè)帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)效益：一方面解決了手工操作帶來(lái)的工作效率低、容易出錯(cuò)等問(wèn)題，為企業(yè)在業(yè)務(wù)上縮短了時(shí)間，增加了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)現(xiàn)有的管理方式和方法存在一定的缺陷，領(lǐng)導(dǎo)和職工都有改變相應(yīng)管理制度的要求，企業(yè)現(xiàn)有的結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程都較簡(jiǎn)單，實(shí)行相應(yīng)的改革是可行的。信息化的處理使企業(yè)及時(shí)有效的獲取信息做出適合自身發(fā)展的決策。表1 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的工作進(jìn)度安排階段完成的目標(biāo)所需時(shí)間所做的主要工作系統(tǒng)規(guī)劃項(xiàng)目確定與規(guī)劃1個(gè)月①人員組織、確定項(xiàng)目規(guī)劃性質(zhì)；②收集相關(guān)資料信息；⑧確定系統(tǒng)目標(biāo)；④提出系統(tǒng)未來(lái)略圖；⑤可行性分析；⑥制定開(kāi)發(fā)進(jìn)度表；⑦提交規(guī)劃報(bào)告系統(tǒng)分析企業(yè)現(xiàn)狀分析3 個(gè)月①詳細(xì)調(diào)查；②企業(yè)管理業(yè)務(wù)調(diào)查(組織結(jié)構(gòu)、管理功能、管理業(yè)務(wù)流程)；③數(shù)據(jù)流程調(diào)查(DFD)； ④數(shù)據(jù)字典系統(tǒng)的邏輯設(shè)計(jì)①新系統(tǒng)分析；②新系統(tǒng)邏輯方案(業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程、邏輯結(jié)構(gòu)等)系統(tǒng)設(shè)計(jì)系統(tǒng)的物理設(shè)計(jì)2個(gè)月①總體設(shè)計(jì)(MIS 流程圖設(shè)計(jì)、功能結(jié)構(gòu)圖設(shè)計(jì)、功能模塊圖設(shè)計(jì)等)；②代碼設(shè)計(jì)(代碼設(shè)計(jì)方案、編號(hào)代碼等)；③物理配置方案設(shè)計(jì)；④數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì)(數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)安全等)⑤計(jì)算機(jī)處理設(shè)計(jì)(輸入、輸出、處理流程圖、編程說(shuō)明書(shū))系統(tǒng)實(shí)施實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)2個(gè)月①物理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)；②程序設(shè)計(jì)與調(diào)試；③項(xiàng)目人員培訓(xùn)；④測(cè)試數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備與錄入；⑤系統(tǒng)的測(cè)試與評(píng)估2 系統(tǒng)分析 現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查 組織結(jié)構(gòu)調(diào)查通過(guò)對(duì)企業(yè)現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查分析，了解到該企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置為：總經(jīng)理下設(shè)開(kāi)票室、結(jié)算室、財(cái)務(wù)室、倉(cāng)庫(kù)管理室4 個(gè)部門(mén)。各部門(mén)主要功能：(1) 經(jīng)理：主要負(fù)責(zé)銷(xiāo)售計(jì)劃的制定和計(jì)劃的落實(shí)。所開(kāi)票據(jù)至少四聯(lián)，即提貨聯(lián)、發(fā)票聯(lián)等。(3) 結(jié)算部：為了加強(qiáng)管理，保證開(kāi)票、結(jié)算分開(kāi)。結(jié)算人員每天都將結(jié)算的單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部。各種日?qǐng)?bào)表都包含有月累計(jì)情況。此時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員檢查提貨聯(lián)及發(fā)票無(wú)誤后，便給予提貨，即出庫(kù)。企業(yè)的業(yè)務(wù)過(guò)程較簡(jiǎn)單，現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理過(guò)程是：顧客為購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品先到開(kāi)票部填寫(xiě)購(gòu)貨單(包括商品名稱(chēng)、種類(lèi)、數(shù)量等)，開(kāi)票人員根據(jù)購(gòu)貨單，首先查閱庫(kù)存賬，如有貨，開(kāi)出發(fā)票，如庫(kù)存不足，發(fā)出補(bǔ)貨通知給倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)根據(jù)顧客的訂貨單和結(jié)算完的發(fā)票進(jìn)行出庫(kù)處理，并根據(jù)庫(kù)存情況決定是否訂貨。根據(jù)上述業(yè)務(wù)過(guò)程的描述，我們繪制出了該企業(yè)的業(yè)務(wù)流程圖，圖3 就是該企業(yè)的現(xiàn)有系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖。在“顧客就是上帝”的今天，這顯然是不合適宜的。倉(cāng)庫(kù)部門(mén)的低效率明顯落后于整個(gè)銷(xiāo)售系統(tǒng)，造成了人員及企業(yè)資源的浪費(fèi)。(5) 市場(chǎng)方面：面對(duì)越來(lái)越大的市場(chǎng)，過(guò)去在家等客戶(hù)上門(mén)的銷(xiāo)售模式受到了沖擊，對(duì)于貿(mào)易型的企業(yè)，銷(xiāo)售更是它的生命，企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)上要做相應(yīng)的調(diào)整。原有系統(tǒng)的各部門(mén)工作量上存在著嚴(yán)重的不平衡，因此，對(duì)原有各部門(mén)的職能做一些調(diào)整，并加強(qiáng)了薄弱環(huán)節(jié)的管理，如加強(qiáng)了倉(cāng)庫(kù)管理的職能。?? 定價(jià)：價(jià)格是市場(chǎng)銷(xiāo)售組合中重要的變動(dòng)因素，價(jià)格的確定對(duì)企業(yè)的銷(xiāo)售額和利潤(rùn)有很大的影響。?? 客戶(hù)服務(wù)：現(xiàn)代企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)表現(xiàn)在能否贏得客戶(hù)(消費(fèi)者)，客戶(hù)服務(wù)已成為企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)的重要任務(wù)。(3) 結(jié)算部：負(fù)責(zé)各種結(jié)算，并匯總各種結(jié)算單據(jù)，編寫(xiě)銷(xiāo)售報(bào)表(4) 財(cái)務(wù)部：根據(jù)銷(xiāo)售報(bào)表進(jìn)行銷(xiāo)售分析。?? 采購(gòu)員：保證日常庫(kù)存量滿(mǎn)足顧客需求，以及應(yīng)付某些意外情況，及時(shí)補(bǔ)貨，進(jìn)行貨物入庫(kù)時(shí)的一些處理。其次，通過(guò)對(duì)供應(yīng)商以及所供應(yīng)貨物進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)初步形成供應(yīng)商—企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立企業(yè)與供應(yīng)商的信息聯(lián)系和數(shù)據(jù)聯(lián)系，從而了解企業(yè)的需求和市場(chǎng)的供求，及時(shí)地調(diào)整庫(kù)存和庫(kù)存的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)市場(chǎng)的適應(yīng)能力。根據(jù)上述分析，圖5 畫(huà)出了新系統(tǒng)的管理功能圖。票務(wù)部還要根據(jù)倉(cāng)庫(kù)的退貨通知，開(kāi)出紅字發(fā)票。發(fā)貨員根據(jù)發(fā)貨通知單發(fā)貨，并填寫(xiě)出庫(kù)單，出庫(kù)單一份給倉(cāng)管員登記入賬，一份給顧客。 新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖根據(jù)分析得出的新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖分層繪制出新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖，如圖9所示。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：日期 + 用戶(hù)情況 + 商品情況 + 銷(xiāo)售情況 + 備注數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：D0308數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱(chēng)：采購(gòu)單簡(jiǎn)述：所需采購(gòu)商品及相關(guān)信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：商品代碼 + 商品名稱(chēng) + 規(guī)格 + 單位 + 數(shù)量 + 單價(jià) + 金額 + 備注數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS0310數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱(chēng)：提貨