檔案管理細(xì)則-wenkub
2022-11-18 06:25:30 本頁(yè)面
【正文】 收集管理本部門(mén)的文件材料。 第五條 公司應(yīng)有庫(kù)房或場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù) 設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。 第三章 公司檔案管理體制 第三條 公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。 11．本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。 1 檔案管理細(xì)則 (附審批表 ) 2020年 12 月 13 日星期日 21:25:43 第一章 總 則 為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性，合理有效利用檔案資料，特制定本細(xì)則。 第二條 部門(mén)檔案管理范圍，由各部門(mén)指定專(zhuān) (兼 )職文書(shū)管理，于每季度末交檔案清單至公司備案留底。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。 第六條 檔案管理部門(mén)及負(fù)責(zé)人 1．公司檔案管理部門(mén)為行政部； 2．公司立檔單位為各部門(mén)； 3．檔案管理責(zé)任人：各部門(mén)負(fù)責(zé)人與專(zhuān) (兼 )職文書(shū)。 2．認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每季度末前應(yīng)將歸檔文 件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。公文承辦人對(duì)處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交專(zhuān) (兼 )職文書(shū)集中統(tǒng)一歸卷。做歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。 5．卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起， 即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。 10．歸檔材料必須文字清楚，嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。接收檔案必須履行手續(xù) ,填寫(xiě)移交清冊(cè) （見(jiàn)附件三） ,一式兩份，寫(xiě)明案卷標(biāo)題 ,卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)，案卷數(shù)量 ,移交時(shí)間 ,交接雙方要簽名。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號(hào) +文件標(biāo)題”。保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。移交清單由行政部與檔案室各自存檔。 第十八條 檔案編號(hào)原則 1．公司內(nèi)歸檔文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào) —— 類(lèi)別號(hào) —— 年度 —— 保管期限 —— 文件類(lèi)型 —— 盒號(hào) —— 件號(hào)”。如：行政類(lèi)、人事類(lèi)、招標(biāo)類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)等等。如：長(zhǎng)期、二年。即盒號(hào)、件號(hào)。 第六章 檔案的編目與裝盒 第十九條 歸檔文件應(yīng)逐件編目。請(qǐng)將卷內(nèi)目錄放在卷首。填寫(xiě)時(shí)須使用碳素墨水書(shū)寫(xiě)，字跡工整、要素齊全。 從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。 第八章 檔案密級(jí) 第二十七條 公司檔案文書(shū)分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等級(jí)，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí)，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。 4．“普通”文件含：部門(mén)工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。如需借閱非本部門(mén)的檔案材料的 ，還應(yīng)有相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可。機(jī)密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出。 第三十五條 檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門(mén)、人員定題咨詢要求。該清冊(cè)永久保存；銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在清冊(cè)上簽字。 第十一章 附則 第四十一條 檔案部門(mén)積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。 檔案 編號(hào) 檔案名稱(chēng) 調(diào) 閱 人 部門(mén)主管簽字 分管總監(jiān) 簽字 總經(jīng)理
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