【正文】 設(shè)備: 路由器、交換機；軟件:服務(wù)器端:操作系統(tǒng)使用windows2000 server數(shù)據(jù)庫使用oracle816 server客戶端:操作系統(tǒng)使用windows2000 professional數(shù)據(jù)庫使用oracle816 client門店:操作系統(tǒng)使用windows2000 professional數(shù)據(jù)庫使用oracle816 server第四部分 系統(tǒng)設(shè)置方案系統(tǒng)設(shè)置主要涉及到所有與業(yè)務(wù)相關(guān)帳的設(shè)置，包括財務(wù)帳的設(shè)置及非財務(wù)帳的設(shè)置；財務(wù)帳的設(shè)置包括核算單元的設(shè)置、存貨帳、應(yīng)收帳、應(yīng)付帳、采購帳、預(yù)收帳、預(yù)付帳等；非財務(wù)帳的設(shè)置包括業(yè)務(wù)帳和保管帳。公司總部和門店之間采用實時的寬帶連接。八、飲片加工廠1. 飲片廠倉庫保管 負責(zé)原藥材和飲片的出庫、入庫和庫內(nèi)管理。七、門店管理根據(jù)庫存、銷售以及市場情況，填寫請貨單，并上傳配送中心對配送商品進行清點和驗收，在系統(tǒng)中勾對配送單生成入庫單。負責(zé)GSP規(guī)定的相關(guān)事務(wù)。依據(jù)GSP要求對藥品進行日常的質(zhì)量管理工作；對新引進的品種進行編碼。根據(jù)審批過的付款申請和付款憑證，在系統(tǒng)中勾對進貨結(jié)算單生成進貨付款單，生成傳票，負責(zé)應(yīng)付帳的管理。定時的進行報表查詢，對在庫商品的批號和效期進行管理。、品種申請 負責(zé)收集首營資料信息，并交給相關(guān)部門審批。 負責(zé)系統(tǒng)的二次開發(fā)工作。第二部分 崗位職責(zé)描述以下的崗位職責(zé)描述是指系統(tǒng)切換后，與計算機操作有關(guān)聯(lián)的崗位描述，沒有關(guān)聯(lián)的部分如行政管理，不在此描述。系統(tǒng)把人員從繁重的統(tǒng)計和帳務(wù)登記中解放出來，使其更關(guān)注業(yè)務(wù)過程的跟蹤和環(huán)節(jié)的控制。力求減少單據(jù)在流轉(zhuǎn)過程中不必要的環(huán)節(jié)。實施方案主要解決系統(tǒng)切換以及操作流程化等問題，具體上機操作則需要通過相關(guān)的崗位培訓(xùn)和操作規(guī)范來解決。武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司信息化工程實施方案北京英克科技有限公司目 錄前 言 3第一部分 組織機構(gòu)描述 5第二部分 崗位職責(zé)描述 6第三部分 硬件軟件網(wǎng)絡(luò)方案 10第四部分 系統(tǒng)設(shè)置方案 12第五部分 業(yè)務(wù)流程管理方案 15首營品種管理 15首營供應(yīng)商管理 15首營客戶管理 16基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的日常管理 17采購計劃管理 17進貨合同管理 18采購入庫管理 18付款管理 20預(yù)付款管理 21退貨出庫管理 22銷售出庫管理 23銷售回款管理 25預(yù)收款管理 25銷退入庫管理 25特殊藥品管理 26價格類型管理 27調(diào)價管理 27移庫管理 28盤點管理 28報損管理 29報溢管理 30商品狀態(tài)調(diào)整 31庫存明細調(diào)整 31效期報警管理 32GSP管理 32業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù) 32請貨和配送 34門店收貨 34門店退貨 35中心鋪貨 36店間調(diào)貨 36門店銷售收款 37顧客退貨 37日結(jié) 38門店顧客管理 38門店藥品的分類管理 38拆零藥品銷售 38飲片管理 38門店促銷管理 39醫(yī)?？ㄤN售管理 39飲片廠業(yè)務(wù)管理 39第六部分 數(shù)據(jù)方案 42編碼方案 42靜態(tài)數(shù)據(jù)準備方案 42動態(tài)數(shù)據(jù)準備方案 46第七部分 數(shù)據(jù)復(fù)制方案 48第八部分 系統(tǒng)維護方案 49第九部分 統(tǒng)計分析 53實施方案確認 55前 言本實施方案是在調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司關(guān)于信息化建設(shè)的具體要求，為實現(xiàn)系統(tǒng)目標而制定的信息系統(tǒng)的框架描述及對各種流程的描述。本方案敘述的主線是業(yè)務(wù)流程，而不是部門，因為流程是跨部門的，如果以部門為主線必然造成流程的斷裂。：管理系統(tǒng)的重點是在于強調(diào)管理，此方案在編寫流程中重點強調(diào)了流轉(zhuǎn)過程中的控制，使得管理形成控制閉環(huán)，建立可導(dǎo)向的反饋機制。系統(tǒng)提供的細致的操作權(quán)限分配嚴密了企業(yè)管理的內(nèi)部控制，詳細的業(yè)務(wù)信息為管理層進行深入分析服務(wù)，高效的網(wǎng)絡(luò)資源共享更加快了管理信息的處理、分析和反饋速度。 說明:可以一人多崗。 負責(zé)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的新增、停用、變更等工作。 對進貨情況、退貨、換貨、銷售情況、庫存情況、付款情況、缺貨率等進行查詢和分析。對庫存情況、出入庫情況、批號效期情況和是否付款情況進行報表查詢和統(tǒng)計分析。根據(jù)收款憑證，在系統(tǒng)中勾對銷售結(jié)算單生成銷售收款單，生成傳票，負責(zé)應(yīng)收帳的管理。對首營商品和單位的資質(zhì)進行核查并初審。六、價格管理 對新品種進行定價，包括:批發(fā)價、零售價和例外價。負責(zé)導(dǎo)購，對于柜組銷售模式的門店還需要填寫手工的銷售小票。 負責(zé)車間領(lǐng)料的入庫、車間物料消耗、以及產(chǎn)成品的出庫。公司總部和飲片廠共用數(shù)據(jù)服務(wù)器。設(shè)置的原則是充分考慮到將來馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司可能的擴展內(nèi)容。 業(yè)務(wù)帳數(shù)量 ＝ 當(dāng)前保管帳數(shù)量 ＋ 到貨未記保管帳數(shù)量 － 開票未記保管帳數(shù)量。2，存貨帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房存貨帳(核算級)配送中心存貨帳各門店存貨帳飲片廠存貨帳(核算級)存貨的成本核算方法是月底加權(quán)平均。第五部分 業(yè)務(wù)流程管理方案首營品種管理采購員在新品引進之前，要盡可能詳細地了解該品種的情況，之后提出首營申請，交相關(guān)部門審批。2．質(zhì)管人員：對經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準的首營品種進行相關(guān)的資質(zhì)檢查。批準后，質(zhì)管部門對首營申請進行資質(zhì)檢查，然后就可以跟該供應(yīng)商進行正常的業(yè)務(wù)。2．質(zhì)管人員：對經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準的首營供應(yīng)商進行相關(guān)的資質(zhì)檢查。當(dāng)審批通過之后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“客戶管理”功能錄入新客戶的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。進貨合同管理進貨合同的管理包括:合同的填制、審批、生效幾個環(huán)節(jié)。打印單據(jù)質(zhì)檢員驗收，并在隨貨同行上簽字如果有合同，收貨員根據(jù)隨貨同行進行收貨保管員入庫記保管帳如果不合格則作拒收單據(jù)傳給財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)單據(jù)記商品帳和采購帳單據(jù)傳到采購部登錄員填寫代管入庫單轉(zhuǎn)到付款流程流程圖說明收貨員在收貨之前要在系統(tǒng)中查詢是否有合同，如果沒有則通知采購部補合同否則作拒收處理；根據(jù)隨貨同行進行清點商品，同時質(zhì)管人員作驗收，然后在隨貨同行上簽字并填寫實收數(shù)量，簽收的隨貨同行的兩聯(lián)交給供應(yīng)商。登錄員填寫進貨單時，如果此次進價高于上一次進價，系統(tǒng)會出現(xiàn)提示，同時打印的單據(jù)上會出現(xiàn)審批信息，待審批的單據(jù)由采購員報送領(lǐng)導(dǎo)審批后，才能傳到相關(guān)部門。制單聯(lián)由登錄員留存；倉庫聯(lián)隨貨傳給保管員，倉庫保管員進行入庫記賬；另外兩聯(lián)分別傳給采購部和財務(wù)部，對方的隨貨同行聯(lián)傳給財務(wù)部；財務(wù)部根據(jù)財務(wù)聯(lián)及對方的隨貨同行聯(lián)記商品帳和采購帳。流程圖財務(wù)部專人審核生成臨時的結(jié)算單，打印進貨結(jié)算單采購員核對稅票和進貨單財務(wù)部對臨時結(jié)算單進行確定，即付款。 單據(jù)說明進貨單，是在商品入庫后由倉庫傳到采購部的；(參見進貨入庫流程)稅票，來自于供貨商；進貨補差單，是由采購部打印的，是一張只有金額沒有數(shù)量的單據(jù)，用來對庫存金額進行修正。 往來會計：付款后對傳票記帳。結(jié)算付款的時候可以選擇用預(yù)付款來支付應(yīng)付款中的一部分或者全部。如果審批通過，往來會計在“進貨付款單管理”功能中查詢到該預(yù)付款單，并使用該功能的“確定”操作來確認該預(yù)付款單，系統(tǒng)自動記預(yù)付款帳。 崗位職責(zé)1．付款申請員：填寫預(yù)付款申請單報領(lǐng)導(dǎo)審批。單據(jù)說明 移庫單：由養(yǎng)護員員打印，一式兩聯(lián)，雙方倉庫各一聯(lián)。銷售出庫管理銷售出庫包括:業(yè)務(wù)員填寫要貨計劃、開票員開票、結(jié)算、倉庫出庫等環(huán)節(jié)。確定銷售結(jié)算單的目的在于從財務(wù)角度確認銷售業(yè)務(wù)，即記應(yīng)收帳或收現(xiàn)款，記銷售商品帳；倉庫發(fā)貨和出庫:保管員根據(jù)銷售單的提貨聯(lián)進行揀貨，復(fù)核出庫后在系統(tǒng)中做記保管帳操作。預(yù)收款管理預(yù)收款，包括:銷售收款(預(yù)收)、記往來帳等環(huán)節(jié)。在倉庫環(huán)節(jié)，與銷售相反，執(zhí)行入庫流程。說明此類藥品在計算機系統(tǒng)中的進貨、銷售、庫房管理的流程和一般藥品沒有區(qū)別。調(diào)價管理調(diào)價包括:確定調(diào)后價、填寫調(diào)價單、批準、執(zhí)行。移庫有兩種情況:，當(dāng)養(yǎng)護員發(fā)現(xiàn)了不合格品(不合格品的管理流程見商品狀態(tài)調(diào)整流程)，經(jīng)過質(zhì)管部門審批后，就可以通過移庫功能把不合格品移到不合格品庫。公司應(yīng)該制定相應(yīng)的盤點制度，建議每天作動盤，一個月作一次靜盤。流程圖報損流程如下：財務(wù)記存貨帳倉庫出庫記保管帳相關(guān)部門進行審批養(yǎng)護員填寫報損單流程圖說明報損的商品一般來自于不合格品庫，但也可以來自于正常的庫房。對于門店需要報損的商品，需要退到配送中心，由配送中心統(tǒng)一處理，損失由門店承擔(dān)。3. 保管員，出庫記賬。對于門店商品報溢的情況，必須得到質(zhì)管部、財務(wù)部和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批。2．質(zhì)量管理員，在報溢審批單上簽字3. 財務(wù)人員，在報溢審批單上簽字，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后在系統(tǒng)中確認報溢單。兩者都直接影響到商品是否可以銷售。其保存后直接對當(dāng)前可銷庫存產(chǎn)生影響，不產(chǎn)生出入庫單。 GSP要求批號全程跟蹤，所以最好不要調(diào)整批號；在庫商品批號的調(diào)整用到功能:庫存明細調(diào)整，但是對于已經(jīng)出庫的商品不能調(diào)整批號。效期報警管理配送中心根據(jù)藥品效期管理制度，定期對藥品效期情況進行查詢，對近效期的藥品做出相應(yīng)處理。GSP管理系統(tǒng)有專門的GSP管理模塊，建議只對與業(yè)務(wù)有關(guān)聯(lián)的內(nèi)容通過系統(tǒng)來管理，主要包括:證照管理、入庫驗收臺帳、出庫復(fù)核記錄等。日常使用部分 業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)日常使用包括三個功能：業(yè)務(wù)傳票轉(zhuǎn)臨時憑證、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)臨時憑證編輯和業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)一致性檢查。說明:1. 建議業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)工作在月底進行，因為月底前業(yè)務(wù)單據(jù)可能會發(fā)生變化；2. 結(jié)賬的日期，可以每個月單獨設(shè)置，但要求與財務(wù)系統(tǒng)一致。流程圖手工填寫請貨計劃啟動dbcopy復(fù)制數(shù)據(jù)確認請貨保管員出庫，記賬確定臨時配送，打印配送單配送決策流程圖說明配送單：分四聯(lián)：制單聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、送貨聯(lián)、門店收貨聯(lián)。門店收貨門店收到配送中心的來貨后，要在系統(tǒng)中作收貨，同時增加門店的庫存．流程圖 商品上架增加門店的庫存門店按照配送單對來貨進行清點，并對配送單進行勾對收貨流程圖說明默認配送中心的送貨沒有問題，按照配送單上的商品數(shù)量作收貨入庫處理，24小時內(nèi)如果有數(shù)量或者質(zhì)量上的問題，門店與配送中心協(xié)商后作如下處理:1. 如果是數(shù)量少了，可以由配送中心補配，不用在系統(tǒng)處理；2. 如果批號錯了，可以由雙方在系統(tǒng)中分別進行批號的調(diào)換；3. 如果有破損或者其他質(zhì)量問題，由門店提出配退申請，經(jīng)配送中心同意后走配退流程；，門店可以直接填寫實際收貨數(shù)量，有問題的商品由配送員帶回配送中心，同時系統(tǒng)自動