【正文】 。流程圖手工填寫請貨計劃啟動dbcopy復制數(shù)據(jù)確認請貨保管員出庫，記賬確定臨時配送，打印配送單配送決策流程圖說明配送單：分四聯(lián)：制單聯(lián)、財務聯(lián)、送貨聯(lián)、門店收貨聯(lián)。對于還未切換的門店的請貨，由開票員在系統(tǒng)中代填請貨單。說明:1. 建議業(yè)務轉財務工作在月底進行，因為月底前業(yè)務單據(jù)可能會發(fā)生變化；2. 結賬的日期，可以每個月單獨設置，但要求與財務系統(tǒng)一致。業(yè)務轉財務一致性檢查用于對業(yè)務的余額與財務相關科目的余額的對帳功能提供簡單sql輔助生成以及對帳功能實現(xiàn)。日常使用部分 業(yè)務轉財務日常使用包括三個功能：業(yè)務傳票轉臨時憑證、業(yè)務轉財務臨時憑證編輯和業(yè)務轉財務一致性檢查。業(yè)務轉財務業(yè)務轉財務的功能從總體上劃分為兩類：初始設置部分 包括這樣幾個功能：業(yè)務轉財務方案設置、業(yè)務轉帳科目合并設置、臨時憑證字段數(shù)據(jù)來源定制和為其它財務軟件提供的業(yè)務數(shù)據(jù)轉財務憑證的接口設置功能。GSP管理系統(tǒng)有專門的GSP管理模塊，建議只對與業(yè)務有關聯(lián)的內容通過系統(tǒng)來管理，主要包括:證照管理、入庫驗收臺帳、出庫復核記錄等。說明:如果對應多于一個供應商，則取最近的一個。效期報警管理配送中心根據(jù)藥品效期管理制度，定期對藥品效期情況進行查詢，對近效期的藥品做出相應處理。其保存后直接對當前庫存（批號庫存、貨位庫存）產生影響，不產生出入庫單。 GSP要求批號全程跟蹤，所以最好不要調整批號；在庫商品批號的調整用到功能:庫存明細調整，但是對于已經出庫的商品不能調整批號。庫存明細調整庫存明細信息包括：貨位、批號、包裝等。其保存后直接對當前可銷庫存產生影響，不產生出入庫單。流程圖商品狀態(tài)調整的流程如下所示：采購部給出處理意見后作相應處理質管進行質量檢查，并填寫商品狀態(tài)調整單養(yǎng)護員填寫質量報告單流程圖說明，填寫質量報告單，質管員對這些商品進行檢驗，如不合格，則在系統(tǒng)中填寫商品質量調整單，調整在庫商品質量狀態(tài)，采購部在商品質量調整單上給出處理意見，養(yǎng)護員在系統(tǒng)中填寫移庫單，把這些商品移到相應倉庫。兩者都直接影響到商品是否可以銷售。商品狀態(tài)調整商品的狀態(tài)包括：質量狀態(tài)和銷售狀態(tài)。2．質量管理員，在報溢審批單上簽字3. 財務人員，在報溢審批單上簽字，經領導審批后在系統(tǒng)中確認報溢單。單據(jù)說明2． 報溢單，一式三聯(lián)，一聯(lián)傳給質管部，一聯(lián)給財務部記商品帳、一聯(lián)給倉庫記保管帳。對于門店商品報溢的情況，必須得到質管部、財務部和相關領導的審批。對應系統(tǒng)中的功能：報溢單管理，報溢單有兩種狀態(tài)：臨時和確定，確定就相當于審批的過程。3. 保管員，出庫記賬。崗位操作規(guī)范1．養(yǎng)護員，用到報損單管理，填寫報損單，并打印報損審批單。對于門店需要報損的商品，需要退到配送中心，由配送中心統(tǒng)一處理，損失由門店承擔。對應系統(tǒng)中的功能：報損單管理，報損單有兩種狀態(tài)：臨時和確定，確定就相當于審批的過程。流程圖報損流程如下：財務記存貨帳倉庫出庫記保管帳相關部門進行審批養(yǎng)護員填寫報損單流程圖說明報損的商品一般來自于不合格品庫，但也可以來自于正常的庫房。崗位操作規(guī)范1．保管員，打印盤點表，進行盤點，并把盤點結果報送配送中心，由配送中心報給相關領導。公司應該制定相應的盤點制度，建議每天作動盤，一個月作一次靜盤。單據(jù)，包含了源保管帳、目標保管帳、商品相關信息、數(shù)量、單位等信息，一式兩聯(lián)，源保管帳和目標保管帳各留一聯(lián)。移庫有兩種情況:，當養(yǎng)護員發(fā)現(xiàn)了不合格品(不合格品的管理流程見商品狀態(tài)調整流程)，經過質管部門審批后，就可以通過移庫功能把不合格品移到不合格品庫。單據(jù)說明調價單：由物價部門根據(jù)調價原則對商品進行調價，交相關領導審批審批通過后錄入計算機。調價管理調價包括:確定調后價、填寫調價單、批準、執(zhí)行。價格類型管理門店銷價分成以下幾種類型:零售價和例外價，其中零售價為具有例外價外的門店所共有，對于例外價，不同的門店需要單獨定義一種價格類型，以便于單獨調價。說明此類藥品在計算機系統(tǒng)中的進貨、銷售、庫房管理的流程和一般藥品沒有區(qū)別。生成傳票分錄、記應收帳財務根據(jù)回款憑證填寫銷售收款單單據(jù):，由開票員打印，一式四聯(lián):倉庫聯(lián)、財務聯(lián)、制單聯(lián)、顧客聯(lián)倉庫聯(lián)，倉庫保管員用來作入庫記賬財務聯(lián)，財務用來記應收帳和存貨帳特殊藥品管理特殊藥品是指精神藥品、毒麻藥等需要單獨存放、單獨銷售的品種。在倉庫環(huán)節(jié)，與銷售相反，執(zhí)行入庫流程。銷退入庫管理銷退入庫包括:業(yè)務確認、領導審批、驗收、開票( 紅字)、倉庫入庫等環(huán)節(jié)。預收款管理預收款，包括:銷售收款(預收)、記往來帳等環(huán)節(jié)。銷售回款管理銷售回款是指對掛帳方式的銷售進行收款，包括: 銷售收款、記往來帳等環(huán)節(jié)。確定銷售結算單的目的在于從財務角度確認銷售業(yè)務，即記應收帳或收現(xiàn)款，記銷售商品帳；倉庫發(fā)貨和出庫:保管員根據(jù)銷售單的提貨聯(lián)進行揀貨，復核出庫后在系統(tǒng)中做記保管帳操作。在保存銷售單時打印出銷售單。銷售出庫管理銷售出庫包括:業(yè)務員填寫要貨計劃、開票員開票、結算、倉庫出庫等環(huán)節(jié)。崗位職責，負責通知門店管理部退貨到配送中心，并確定退貨價格, 負責根據(jù)退貨通知，把相應的商品移到退貨庫3. 登錄員，負責填寫退貨單，根據(jù)退貨單退貨出庫，并記保管帳。單據(jù)說明 移庫單：由養(yǎng)護員員打印，一式兩聯(lián)，雙方倉庫各一聯(lián)。退貨出庫管理由于市場、政策或者其他方面的原因，由相關部門提出退貨的申請，采購員和供應商洽談退貨事宜，在供應商同意退貨并且退貨方案得到相關領導的批準之后，可以進行退貨的具體業(yè)務操作。 崗位職責1．付款申請員：填寫預付款申請單報領導審批。單據(jù)說明 預付款單：即預付款性質的付款單，并且不對應到具體的商品信息。如果審批通過，往來會計在“進貨付款單管理”功能中查詢到該預付款單，并使用該功能的“確定”操作來確認該預付款單，系統(tǒng)自動記預付款帳。付款申請員填寫預付申請單，并打印相關領導審批流程圖說明付款申請員使用系統(tǒng)的“進貨付款單管理”功能在系統(tǒng)中填寫一張預付款單（付款性質選擇“預付款”），并打印出“預付款申請單”，交領導審批。結算付款的時候可以選擇用預付款來支付應付款中的一部分或者全部。在月底，如果進貨補差單的數(shù)量大于當前存貨庫存的數(shù)量，可能導致成本異常，對于這種情況，可以在月底對多出的數(shù)量金額作銷售出庫調整，財務作處理以調整損溢。 往來會計：付款后對傳票記帳。崗位職責 采購付款申請員：整理進貨發(fā)票和相對應的進貨單，作付款申請。 單據(jù)說明進貨單，是在商品入庫后由倉庫傳到采購部的；(參見進貨入庫流程)稅票，來自于供貨商；進貨補差單，是由采購部打印的，是一張只有金額沒有數(shù)量的單據(jù)，用來對庫存金額進行修正。如果審批未通過，則不影響系統(tǒng)的帳務。流程圖財務部專人審核生成臨時的結算單，打印進貨結算單采購員核對稅票和進貨單財務部對臨時結算單進行確定，即付款。說明:由于本流程的單據(jù)比較多，建議由配送中心的登錄員將進貨單與隨貨同行進行核對無誤并整理好后，傳給各個部門。制單聯(lián)由登錄員留存；倉庫聯(lián)隨貨傳給保管員，倉庫保管員進行入庫記賬；另外兩聯(lián)分別傳給采購部和財務部，對方的隨貨同行聯(lián)傳給財務部；財務部根據(jù)財務聯(lián)及對方的隨貨同行聯(lián)記商品帳和采購帳。登錄員填寫進貨單時會自動生成缺省貨位，保管員在入庫時可以根據(jù)實際情況對貨位進行調整。登錄員填寫進貨單時，如果此次進價高于上一次進價，系統(tǒng)會出現(xiàn)提示，同時打印的單據(jù)上會出現(xiàn)審批信息，待審批的單據(jù)由采購員報送領導審批后，才能傳到相關部門。登錄員需要核對進貨單的價格與對方隨貨同行的價格是否一致，如果不一致則通知采購部作處理。打印單據(jù)質檢員驗收，并在隨貨同行上簽字如果有合同，收貨員根據(jù)隨貨同行進行收貨保管員入庫記保管帳如果不合格則作拒收單據(jù)傳給財務部，財務部根據(jù)單據(jù)記商品帳和采購帳單據(jù)傳到采購部登錄員填寫代管入庫單轉到付款流程流程圖說明收貨員在收貨之前要在系統(tǒng)中查詢是否有合同，如果沒有則通知采購部補合同否則作拒收處理；根據(jù)隨貨同行進行清點商品，同時質管人員作驗收，然后在隨貨同行上簽字并填寫實收數(shù)量，簽收的隨貨同行的兩聯(lián)交給供應商。采購入庫管理采購入庫業(yè)務包括以下環(huán)節(jié)：收貨、驗收、勾對合同生成進貨單、記保管帳。進貨合同管理進貨合同的管理包括:合同的填制、審批、生效幾個環(huán)節(jié)。采購計劃管理采購員根據(jù)系統(tǒng)提供的單品銷量情況、配送率情況，同時結合市場情況、季節(jié)因素等，維護一個合理的上下限庫存數(shù)量，系統(tǒng)根據(jù)庫存上下限報警自動生成采購計劃，采購計劃主要包括:品名、規(guī)格、產地、采購數(shù)量，另外由系統(tǒng)提供最后進價、最低進價、最后一次的供貨商等參考信息以指導采購員與供應商進行業(yè)務洽談。當審批通過之后，基礎數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“客戶管理”功能錄入新客戶的基礎數(shù)據(jù)。首營客戶管理 銷售業(yè)務員發(fā)現(xiàn)新客戶后填寫審批單交有關部門審核后錄入系統(tǒng)。2．質管人員：對經公司領導批準的首營供應商進行相關的資質檢查。當審批通過之后，基礎數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“供應商管理”功能錄入新供應商的基礎數(shù)據(jù)。批準后，質管部門對首營申請進行資質檢查，然后就可以跟該供應商進行正常的業(yè)務。4. 物價員:在系統(tǒng)中對首營品種進行訂價。2．質管人員：對經公司領導批準的首營品種進行相關的資質檢查。流程圖相關部門對某個新品種提出首營申請領導審批基礎數(shù)據(jù)管理員維護商品的基礎信息質管部從質管的角度對新品進行資質審查物價員從進銷差價的角度對首營進行審批、定出零售價 流程圖說明首營商品的尋找、信息的收集、包括對首營的審批在系統(tǒng)中并不做記錄，只是當某個商品的首營申請被批準之后，才由基礎數(shù)據(jù)管理員將商品的基礎信息通過“商品基礎數(shù)據(jù)管理功能”錄入到系統(tǒng)中來。第五部分 業(yè)務流程管理方案首營品種管理采購員在新品引進之前，要盡可能詳細地了解該品種的情況，之后提出首營申請，交相關部門審批。3，應收帳設置 設置如下： 大藥房應收帳 飲片廠應收帳 每個應收帳均核算到單位、銷售人員。2，存貨帳設置 設置如下： 大藥房存貨帳(核算級)配送中心存貨帳各門店存貨帳飲片廠存貨帳(核算級)存貨的成本核算方法是月底加權平均。設定飲片加工廠為獨立核算單元。 業(yè)務帳數(shù)量 ＝ 當前保管帳數(shù)量 ＋ 到貨未記保管帳數(shù)量 － 開票未記保管帳數(shù)量。1，業(yè)務帳設置設置如下：采購部業(yè)務帳：指導采購部作進貨計劃；飲片廠采購業(yè)務帳: 指導飲片廠作進貨計劃；配送業(yè)務帳: 用于對門店進行配送。設置的原則是充分考慮到將來馬應龍大藥房連鎖有限公司可能的擴展內容。硬件:服務器: IBMx370以上，至少1g內存，硬盤raid，至少兩個cpu；Pc: (包括:配送中心、門店)，內存最少128M,門店內存建議256M 其他用戶CPU1g以上，