【正文】 動(dòng)與其他部門(mén)協(xié)商會(huì)簽；不能取得一致意見(jiàn)時(shí)，上報(bào)的公文，要如實(shí)反映。在同一公文中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。最終由檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔保管。公司發(fā)文的程序分為擬稿、審核(部門(mén)領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等。非特殊情況，不要越級(jí)行文請(qǐng)示。四、以黨總支名義發(fā)文，用西域集團(tuán)黨發(fā)[XX年]XX號(hào)；五、以工會(huì)名義發(fā)文，用西域集團(tuán)工發(fā)[XX年]XX號(hào)；六、以團(tuán)組織名義發(fā)文，用西域集團(tuán)團(tuán)發(fā)[XX年]XX號(hào)；七、以行政部名義發(fā)文，用西域集團(tuán)行字[XX年]XX號(hào)；八、以人力資源部名義發(fā)文，用西域集團(tuán)人字[XX年]XX號(hào)；九、以財(cái)務(wù)部名義發(fā)文，用西域集團(tuán)財(cái)字[XX年]XX號(hào)；十、以企業(yè)發(fā)展部名義發(fā)文，用西域集團(tuán)企字[XX年]XX號(hào)；十一、以銷(xiāo)售公司名義發(fā)文，用西域集團(tuán)銷(xiāo)字[XX年]XX號(hào)；十二、以公司名義發(fā)文，用西域集團(tuán)字[XX年]XX號(hào)；十三、以物業(yè)公司名義發(fā)文，用西域集團(tuán)物字[XX年]XX號(hào)；第四節(jié) 行文規(guī)則一、用公司名義行文的公文有：向國(guó)家行政單位聯(lián)系重要事務(wù)；轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家行政單位重要文件；向各部門(mén)、各子公司下達(dá)重要指示、決定、批復(fù)、工作指導(dǎo)等；公司對(duì)其他企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系事務(wù)。為了便于檢索，建議文號(hào)由年、月號(hào)組成，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，月、日號(hào)不足兩位的添零補(bǔ)齊，同一天下發(fā)兩個(gè)以上的信函、命令、會(huì)議紀(jì)要再加流水號(hào)。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)及雙線均印紅色。用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。(3)、版記：主題詞：用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字；抄送：公文如有抄送，在主題詞下1行；左空1 字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用頓號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。數(shù)字、年份不能回行。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各1/4處。二、公司及各經(jīng)營(yíng)單位的紅頭文件等正式公文格式規(guī)范如下：公文使用紙張：(1)、使用的標(biāo)準(zhǔn)紙張為A4型，幅面尺寸為： 210mm297mm(2)、公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37＋1mm(3)、公文用紙訂口（左白邊）為：28＋1mm(4)、版心尺寸為：156mm225mm排板規(guī)格與印制裝訂要求：(1)、排版規(guī)格：正文為3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。三、文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。二、公文保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。第九條四、公文管理制度第一節(jié) 總 則一、根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T97041999規(guī)定，為了實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司公文全面與國(guó)際慣例接軌，為做好公司、公司各部門(mén)、各分公司的公文處理工作，加強(qiáng)管理，使之規(guī)范化、制度化，依據(jù)公司實(shí)際，制定本辦法。 第六條 公司任何接待不得背離公司經(jīng)營(yíng)目的與要求，必須注意接待費(fèi)支出項(xiàng)目與接待用途及目的相一致。第四條 凡中午安排的業(yè)務(wù)接待原則上不允許上酒，具體業(yè)務(wù)部門(mén)視情況而定。五、凡中午安排的業(yè)務(wù)接待原則上不允許上酒，公司陪同人員嚴(yán)禁飲酒。三、業(yè)務(wù)接待按接待對(duì)象、目的及場(chǎng)合分為以下三檔：A檔：特別重要和重大的接待。第四節(jié) 業(yè)務(wù)接待程序一、各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)確需接待的來(lái)賓，填寫(xiě) “業(yè)務(wù)接待審批單”（見(jiàn)附件），由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后報(bào)綜合部接待處。三、要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，對(duì)來(lái)賓要主動(dòng)問(wèn)清姓名、工作單位、職務(wù)和來(lái)訪目的，細(xì)致耐心地處理好對(duì)方提出的問(wèn)題和要求，始終維護(hù)企業(yè)的良好形象。二、接待部門(mén)要對(duì)每次來(lái)訪團(tuán)組或人員進(jìn)行詳細(xì)登記，并做好檔案建立工作。第八條 行政部做好接待工作事項(xiàng)記錄及建檔工作，對(duì)口部門(mén)及時(shí)反饋信息，加強(qiáng)接待事后相關(guān)工作事項(xiàng)的溝通和具體跟蹤落實(shí)工作。第二條 原則： 精簡(jiǎn)節(jié)約的原則 優(yōu)質(zhì)服務(wù)的原則 注重實(shí)效的原則第三條 接待對(duì)象：與公司有業(yè)務(wù)關(guān)系、融資關(guān)系、上下級(jí)關(guān)系以及有利于公司發(fā)展的單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)內(nèi)人士；第四條 接待活動(dòng)由對(duì)口部門(mén)部長(zhǎng)會(huì)同行政部長(zhǎng)提出具體接待方案，行政副總核批執(zhí)行，重大接待活動(dòng)由總經(jīng)理批準(zhǔn)。會(huì)議召集者不能按時(shí)到會(huì)，須提前通知會(huì)議順延或取消會(huì)議，否則，按到會(huì)人數(shù)每人50元標(biāo)準(zhǔn)對(duì)會(huì)議召集人進(jìn)行罰款。會(huì)議記錄由行政文秘負(fù)責(zé)，按要求整理會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送至有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)，并督促落實(shí)會(huì)議決議相關(guān)內(nèi)容。工作匯報(bào)完畢后進(jìn)行簡(jiǎn)短討論，最后由行政副總進(jìn)行總結(jié)。第十一條 辦公室和機(jī)房每周一上班后大掃除，按時(shí)值日，平時(shí)保持責(zé)任區(qū)衛(wèi)生整潔，特別是系統(tǒng)設(shè)備不得存有灰塵二、會(huì)議制度第一條 總則：為改進(jìn)作風(fēng)、減少會(huì)議、縮短會(huì)議時(shí)間、提高會(huì)議質(zhì)量，特制訂本制度。第八條 各部門(mén)辦公室接聽(tīng)電話，標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為：“您好，西域XX部”。 第四條 在辦公室保持良好的精神狀態(tài)，上班時(shí)間不得在座椅或沙發(fā)上倒臥、睡覺(jué)等。行政管理制度 辦公室工作秩序第一條 保持儀表端正，衣著整潔。第五條 接待來(lái)訪人員要主動(dòng)熱情，自覺(jué)使用文明用語(yǔ)，同時(shí)講究談話禮節(jié)，注意傾聽(tīng)對(duì)方講話，或點(diǎn)頭示意，或微笑對(duì)答。第九條 講究談話禮節(jié)，注意傾聽(tīng)對(duì)方講話，或點(diǎn)頭示意，或微笑對(duì)答。第二條 部門(mén)例會(huì)：每月至少召開(kāi)一次，會(huì)議內(nèi)容自行確定，由部門(mén)主管自行安排并記錄會(huì)議內(nèi)容，存檔后以備考核。第四條 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)例會(huì)：每月第一個(gè)星期六召開(kāi)，由總經(jīng)理或生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)副總或財(cái)務(wù)總監(jiān)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際需要召開(kāi)會(huì)議，討論集團(tuán)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題和面臨的困難以及研究解決的辦法；各單位需發(fā)展開(kāi)拓的新項(xiàng)目、新領(lǐng)域的可行性研究等。會(huì)議召集者負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議討論結(jié)果的執(zhí)行及解決情況。第八條 會(huì)議期間，所有參會(huì)人員必須關(guān)閉手機(jī)，會(huì)議期間接手機(jī)者罰款50元。第五條 接待工作由行政部組織實(shí)施，具體做好接待準(zhǔn)備和接待過(guò)程中各類(lèi)保障及協(xié)調(diào)，確保接待活動(dòng)的效果。一、凡與公司各部（室）、各子公司及各領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系來(lái)公司參觀、考察、學(xué)習(xí)的團(tuán)組或人員，必須事先將來(lái)訪人員名單、目的及要求以電話或書(shū)面形式通知接待部門(mén)，接待部門(mén)接到通知后，統(tǒng)籌做好接待安排。四、各子公司領(lǐng)導(dǎo)安排的接待團(tuán)組或人員，需要公司領(lǐng)導(dǎo)接見(jiàn)或使用公司會(huì)議室的，應(yīng)提前通知接待部門(mén)。四、要對(duì)公司及公司下屬的各子公司的過(guò)去、現(xiàn)在和將來(lái)有比較系統(tǒng)、全面的了解，不但要對(duì)來(lái)賓提出的各種問(wèn)題及時(shí)、準(zhǔn)確地加以解答，而且要主動(dòng)了解來(lái)賓與本公司業(yè)務(wù)相關(guān)的情況。綜合部根據(jù)申請(qǐng)書(shū)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合業(yè)務(wù)接待要求的，填寫(xiě)“業(yè)務(wù)接待審批單”并加蓋印章后報(bào)綜合部部長(zhǎng)簽字。B檔：比較重要和重大的接待，人均標(biāo)準(zhǔn)40元以?xún)?nèi)（不含酒水）。第五節(jié) 業(yè)務(wù)接待費(fèi)用的管理第一條 各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)確需接待的來(lái)賓，填寫(xiě) “業(yè)務(wù)接待審批單”（見(jiàn)附件），由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，在200元以?xún)?nèi)的（含灑水）報(bào)綜合工作部，綜合工作部根據(jù)申請(qǐng)書(shū)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合業(yè)務(wù)接待要求的，填寫(xiě)“業(yè)務(wù)接待審批單”并加蓋綜合工作部印章后，各部室方可憑單消費(fèi)；在200元以上的填寫(xiě)“業(yè)務(wù)接待審批單”報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后各部室方可憑單消費(fèi)；下屬各公司因業(yè)務(wù)需要，400元以下接待簽單由下屬各公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并到綜合工作部辦理“業(yè)務(wù)接待審批單”后方可憑單消費(fèi)，400元以上的按房產(chǎn)公司規(guī)定報(bào)經(jīng)總經(jīng)理審批。第五條 各簽單酒店、餐廳、煙酒專(zhuān)賣(mài)店、娛樂(lè)場(chǎng)所（公司認(rèn)定的）到公司結(jié)賬，必須出具“業(yè)務(wù)接待審批單”，財(cái)務(wù)部憑“業(yè)務(wù)接待審批單”辦理。第七條 接待費(fèi)用開(kāi)支，必須本著最小支出、最大效果的原則，不超過(guò)所在部門(mén)費(fèi)用預(yù)算核定標(biāo)準(zhǔn)。二、本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。絕密、機(jī)密文件打印一定要通過(guò)專(zhuān)門(mén)渠道。第三節(jié) 公文格式一、公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、印章、發(fā)文時(shí)間、主送(報(bào))機(jī)關(guān)、抄送(報(bào))機(jī)關(guān)、附件等部分組成。(2)、印刷要求：雙面印刷，頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。公文中的各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則公文分為眉首，主體和版記三個(gè)部分，公司各部門(mén)在使用時(shí)，做如下規(guī)定：(1)、眉首發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：以機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱(chēng)+字+〔年號(hào)〕+文號(hào)構(gòu)成，字體00為仿宋體小3號(hào)字。附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱(chēng)；成文時(shí)間：用漢字將年、月、日標(biāo)全；零寫(xiě)為“O”；單一發(fā)文印章：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款時(shí)不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)文時(shí)間；成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文24mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)；印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間：位于抄送機(jī)關(guān)之下占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。三、信函、通知、會(huì)議紀(jì)要等非正式的公文格式規(guī)范如下：函、通知、會(huì)議紀(jì)要等公文使用紙張：使用的標(biāo)準(zhǔn)紙張為A4型，幅面尺寸為： 210mm297mm；發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字。主體（參見(jiàn)紅頭文件規(guī)范執(zhí)行。附：公司及各部門(mén)發(fā)文標(biāo)識(shí)具體規(guī)定一、以公司名義發(fā)文，用于下行文時(shí)為昌吉州天元發(fā)[XX年]XX號(hào)；用于上行文時(shí)為昌吉州天元字[XX年]XX號(hào)；用于任免時(shí)為昌吉州天元任[XX年]XX號(hào)；用于商洽工作時(shí)為昌吉州天元函[XX年]XX號(hào)。二、用各部門(mén)、各子公司名義行文的公文有；在職權(quán)范圍以?xún)?nèi)，下達(dá)計(jì)劃、規(guī)章，指導(dǎo)業(yè)務(wù)，了解情況；向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、請(qǐng)示工作；凡可以用各部門(mén)、各子公司名義行文的，一律不用公司名義行文。第五節(jié) 公文處理一、各部門(mén)、各子公司要有專(zhuān)職公文人員，明確職責(zé)范圍，集中精力做好公文處理工作。公司收文的處理程序分為收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔四、公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。第六節(jié) 公文起草一、草擬公文要使用公司規(guī)定的發(fā)文格式，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。時(shí)間應(yīng)寫(xiě)具體的年月日，不要用前年、上月等字樣。二、公文應(yīng)標(biāo)明擬稿單位或擬稿人姓名。四、凡以公司名義對(duì)外聯(lián)系重要事務(wù)的行文，必須經(jīng)綜合部核稿。二、對(duì)公司外部收文，如無(wú)明確目標(biāo)單位，