【正文】 各種會議包括每天的生產(chǎn)會議，每周的質量分析會議、部門經(jīng)理主管會議以及其他的一些類型的會議，統(tǒng)一由總經(jīng)辦負責文秘的人員來記錄、打印、發(fā)放，每月月底把本月的會議記錄收集、排序、裝訂成冊，并送至檔案室歸檔。 檔案管理人員和各部門的資料收集人員都必須嚴格執(zhí)行文件資料的歸檔制度，定期的對文件資料的收集情況進行清查校對，以防遺漏。第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。第十五條 本公司與其他有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件資料；本公司銷售合同的評審資料；第十六條 公司的章程、營業(yè)執(zhí)照、法人資料、公司設立和變更的資料、股東出資比例資料、驗資報告、稅務登記資料、以及公司年檢資料等文件。第二十條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的照片、錄音、錄象等資料。第二十四 公司在管理過程中形成的各種規(guī)章制度和程序性文件。第二十七條 檔案管理人員要及時將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。第三十一條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷；絕密文件單獨立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第三十六條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第二條 本公司的電子文檔是指本公司的各職能部門的工作人員在工作中形成的對公司來說具有保存價值并保存在電子存儲介質中的各種電子版本的文件資料。 各種財務會計核算資料。 ISO質量認證體系中的各種文件資料，產(chǎn)品質量問題處理記錄資料。1 各種會議記錄。 檔案室管理員要根據(jù)電子文件資料的特性來設置文件的格式、文件的風格以及文件的背景。 對于各種規(guī)章制度、程序性文件、處理決定書等電子文檔資料必須在文書文件下發(fā)的當日，將其交到檔案管理室備案。 檔案管理人員在日常的工作中要多留心，盡可能的收集更多的具有保存價值的電子文檔資料。第十條 對于公司里具有保存價值的文件資料都必須集中保存在總服務器里，并定期的將電子文檔資料用光盤刻錄下來，以防整個電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)的癱瘓而導致資料的丟失或無法使用。（2） 文字簡潔、語言通順。 對于一些絕密、機密、秘密的文件資料擬稿人必須要設置好密碼，以防他人閱讀、修改和拷貝。經(jīng)批準后，網(wǎng)絡管理人員把申請人所要的資料從服務器的資料庫里拷貝一份放到該部門的專項文件夾里，供其查閱。第十三條 已歸檔的電子文檔資料任何人不得隨意更改，如因某種特殊原因需對其修改，擬稿人必須事先填寫好《資料更改申請單》，并經(jīng)有關人員批準后方可對其內(nèi)容進行更改。第三條 私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。第六條 檔案室（文印室）對打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作好統(tǒng)計、核算。四、檔案（文?。┕芾砣藛T需認真做好防潮、防腐、防蟲蛀的文件檔案保護工作。八、有關于檔案（文?。┕芾淼囊恍┲贫?、條例需用玻璃框裱好，懸掛在墻上。 3﹒建立復印登記制度。如需換件，經(jīng)批準后方可更換。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件 密級: 檔案管理資料 2005年7月 page: 16 of 31 3﹒復印機損壞，應及時報告。第三條 各部門如需打印文件資料時，打印申請人必須事先通過電話通知打印負責人，告知其打印資料的內(nèi)容、份數(shù)、以及需采用何種規(guī)格的紙張等有關事項。第七條 打印機的保管： 保管員要注意打印機的日常保養(yǎng)和維護； 下班時要及時的切斷電源； 打印機缺墨時要及時的換墨； 保管員要堅持每天清掃打印機上的灰塵； 打印機出現(xiàn)故障時，要及時的匯報，請專業(yè)人員來排除故障； 六、公司文件的收發(fā)規(guī)定第一條 公司的各種規(guī)章制度和程序文件由總經(jīng)辦人員來負責起草，管理評審會上討論通過，公司總經(jīng)理審核和簽發(fā)，公司各部門的內(nèi)部文件由各部門負責人起草，由總經(jīng)理審核和簽發(fā)。第四條 經(jīng)簽發(fā)人簽字的文件原稿，由檔案室統(tǒng)一分類歸檔、保存?zhèn)洳?。第六條 傳閱文件由檔案室專人負責收回，對領導指示的文件，檔案室應及時的傳達和落實。第四條 對于加蓋印章的文件資料在加蓋印章后，檔案室必須把相關的文件資料復印一份作為印章使用資料檔案留存，以便備查。第二條 檔案移交手續(xù)的辦理，以下情況檔案管理人員必須辦理檔案移交手續(xù)：（1）檔案管理人員因故離職；（2）檔案管理人員安排到公司的其他崗位；第三條 移交必做事項： 前任檔案管理員在離開該工作崗位前必須詳細的擬寫好工作移交說明，內(nèi)容包括：（1）該崗位的工作職責范圍和要求；（2）工作內(nèi)容；（3）工作注意事項；（4）操作流程；（5）交代有哪些尚未處理完畢需后任接著處理的事項。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件 密級: 檔案管理資料 2005年7月 page: 21 of 31 第四條 檔案管理員只有把所有的檔案資料均已移交完畢后，方可辦理離職手續(xù)，準予離開公司。第三條 技術資料檔案的保存 工程部、研發(fā)部應有專人負責收集、整理各種技術資料，然后定期的將技術資料上交到檔案室登記、存檔（對于急用的圖紙蠟底資料，需及時的將其交給檔案室登記，以備曬圖所用）。第四條 增加的技術資料歸檔公司新機器的研發(fā)、試制，機器工藝的改進等情況下都會增加一批新的技術資料，這些新增加的技術資料必須及時的收集、整理好交給資料室。第六條 已歸檔的技術資料的使用申請因生產(chǎn)或者技術上的需要，需使用藍圖資料和其他技術資料時，可以到資料室去曬藍圖或借用技術資料，但必須事先填寫好《技術資料使用申請單》，并須經(jīng)技術資料負責人的核準，方可使用。第三條 會計檔案資料的保存財務部應有專人負責收集、整理、裝訂會計檔案，然后定期的將財務會計資料上交到公司的檔案室集中統(tǒng)一保管，檔案室按順序來立卷登記。第四條 會計檔案的借用。第五條 由于財務部在將會計檔案上交到檔案室時，必須辦理必要的交接手續(xù)，填寫《資料歸檔登記表》，并且送交人和接收人必須在登記表上簽字或蓋章。第三條 產(chǎn)品質量檔案的保存品管部應有專人負責收集和整理各種產(chǎn)品質量檔案資料，然后定期的將歸集的產(chǎn)品質量檔案資料上交到檔案室。第四條 新增加的產(chǎn)品質量資料的歸檔對于新增加的產(chǎn)品質量資料，必須每月月底或次月月初將其按一定的順序整理好之后,及時的交給檔案室存檔,在資料歸檔時交辦人必須事先填寫好《文件資料歸檔登記表》，然后交給品管部經(jīng)理審核；經(jīng)審核同意歸檔后，資料交辦人和檔案室接收人對表實一致進行確認，最后由檔案室主管核準歸檔。四、產(chǎn)品質量檔案資料的查閱人或借用人不得隨意的涂劃、轉借、復印、修改、更換，若發(fā)現(xiàn)查閱人或借用人有上述行為者將會對其進行嚴肅的處理。2 保密范圍 經(jīng)營信息、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議上海三基壓鑄機械制造有限公司文件 密級: 檔案管理資料 2005年7月 page: 29 of 31 記錄、統(tǒng)計報表、工資、勞務性收入及資料 技術信息、工藝、清單、技術參數(shù)的分析材料的紙質文檔、藍圖、電子文檔等、著作、書籍或在工作期間總結、覺察到的信息均屬公司 其他經(jīng)公司確定應當保密的事項3 公司密級的確定 公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響到公司權益的重要決策文件及技術信息資料為絕密級、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議紀錄、客戶資料、經(jīng)營狀況、管理制度等為機密級4 保密措施 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由專人執(zhí)行上海三基壓鑄機械制造有限公司文件 密級: 檔案管理資料 2005年7月 page: 30 of 31 對于密級的文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施： ⅰ非經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準，不得復制和摘抄 ⅱ收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施 ⅲ在設備完善的保險裝置中保存 屬于公司秘密的設備或產(chǎn)品的研制、使用、保存、維修、銷毀，由公司指定專門部門負責執(zhí)行，并采取相應的保密措施 在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經(jīng)總經(jīng)理批準 不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告5 責任與處理，給與警告，并扣發(fā)工資10500元