【正文】 各種會(huì)議包括每天的生產(chǎn)會(huì)議，每周的質(zhì)量分析會(huì)議、部門經(jīng)理主管會(huì)議以及其他的一些類型的會(huì)議，統(tǒng)一由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)文秘的人員來記錄、打印、發(fā)放，每月月底把本月的會(huì)議記錄收集、排序、裝訂成冊(cè)，并送至檔案室歸檔。 檔案管理人員和各部門的資料收集人員都必須嚴(yán)格執(zhí)行文件資料的歸檔制度，定期的對(duì)文件資料的收集情況進(jìn)行清查校對(duì)，以防遺漏。第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。第十五條 本公司與其他有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件資料；本公司銷售合同的評(píng)審資料；第十六條 公司的章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人資料、公司設(shè)立和變更的資料、股東出資比例資料、驗(yàn)資報(bào)告、稅務(wù)登記資料、以及公司年檢資料等文件。第二十條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音、錄象等資料。第二十四 公司在管理過程中形成的各種規(guī)章制度和程序性文件。第二十七條 檔案管理人員要及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。第三十一條 在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷；絕密文件單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。第三十六條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第二條 本公司的電子文檔是指本公司的各職能部門的工作人員在工作中形成的對(duì)公司來說具有保存價(jià)值并保存在電子存儲(chǔ)介質(zhì)中的各種電子版本的文件資料。 各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算資料。 ISO質(zhì)量認(rèn)證體系中的各種文件資料，產(chǎn)品質(zhì)量問題處理記錄資料。1 各種會(huì)議記錄。 檔案室管理員要根據(jù)電子文件資料的特性來設(shè)置文件的格式、文件的風(fēng)格以及文件的背景。 對(duì)于各種規(guī)章制度、程序性文件、處理決定書等電子文檔資料必須在文書文件下發(fā)的當(dāng)日，將其交到檔案管理室備案。 檔案管理人員在日常的工作中要多留心，盡可能的收集更多的具有保存價(jià)值的電子文檔資料。第十條 對(duì)于公司里具有保存價(jià)值的文件資料都必須集中保存在總服務(wù)器里，并定期的將電子文檔資料用光盤刻錄下來，以防整個(gè)電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的癱瘓而導(dǎo)致資料的丟失或無法使用。（2） 文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順。 對(duì)于一些絕密、機(jī)密、秘密的文件資料擬稿人必須要設(shè)置好密碼，以防他人閱讀、修改和拷貝。經(jīng)批準(zhǔn)后，網(wǎng)絡(luò)管理人員把申請(qǐng)人所要的資料從服務(wù)器的資料庫(kù)里拷貝一份放到該部門的專項(xiàng)文件夾里，供其查閱。第十三條 已歸檔的電子文檔資料任何人不得隨意更改，如因某種特殊原因需對(duì)其修改，擬稿人必須事先填寫好《資料更改申請(qǐng)單》，并經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)后方可對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改。第三條 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。第六條 檔案室（文印室）對(duì)打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作好統(tǒng)計(jì)、核算。四、檔案（文?。┕芾砣藛T需認(rèn)真做好防潮、防腐、防蟲蛀的文件檔案保護(hù)工作。八、有關(guān)于檔案（文?。┕芾淼囊恍┲贫?、條例需用玻璃框裱好，懸掛在墻上。 3﹒建立復(fù)印登記制度。如需換件，經(jīng)批準(zhǔn)后方可更換。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 16 of 31 3﹒復(fù)印機(jī)損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告。第三條 各部門如需打印文件資料時(shí)，打印申請(qǐng)人必須事先通過電話通知打印負(fù)責(zé)人，告知其打印資料的內(nèi)容、份數(shù)、以及需采用何種規(guī)格的紙張等有關(guān)事項(xiàng)。第七條 打印機(jī)的保管： 保管員要注意打印機(jī)的日常保養(yǎng)和維護(hù)； 下班時(shí)要及時(shí)的切斷電源； 打印機(jī)缺墨時(shí)要及時(shí)的換墨； 保管員要堅(jiān)持每天清掃打印機(jī)上的灰塵； 打印機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，要及時(shí)的匯報(bào)，請(qǐng)專業(yè)人員來排除故障； 六、公司文件的收發(fā)規(guī)定第一條 公司的各種規(guī)章制度和程序文件由總經(jīng)辦人員來負(fù)責(zé)起草，管理評(píng)審會(huì)上討論通過，公司總經(jīng)理審核和簽發(fā)，公司各部門的內(nèi)部文件由各部門負(fù)責(zé)人起草，由總經(jīng)理審核和簽發(fā)。第四條 經(jīng)簽發(fā)人簽字的文件原稿，由檔案室統(tǒng)一分類歸檔、保存?zhèn)洳?。第六條 傳閱文件由檔案室專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，檔案室應(yīng)及時(shí)的傳達(dá)和落實(shí)。第四條 對(duì)于加蓋印章的文件資料在加蓋印章后，檔案室必須把相關(guān)的文件資料復(fù)印一份作為印章使用資料檔案留存，以便備查。第二條 檔案移交手續(xù)的辦理，以下情況檔案管理人員必須辦理檔案移交手續(xù)：（1）檔案管理人員因故離職；（2）檔案管理人員安排到公司的其他崗位；第三條 移交必做事項(xiàng)： 前任檔案管理員在離開該工作崗位前必須詳細(xì)的擬寫好工作移交說明，內(nèi)容包括：（1）該崗位的工作職責(zé)范圍和要求；（2）工作內(nèi)容；（3）工作注意事項(xiàng)；（4）操作流程；（5）交代有哪些尚未處理完畢需后任接著處理的事項(xiàng)。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 21 of 31 第四條 檔案管理員只有把所有的檔案資料均已移交完畢后，方可辦理離職手續(xù)，準(zhǔn)予離開公司。第三條 技術(shù)資料檔案的保存 工程部、研發(fā)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)收集、整理各種技術(shù)資料，然后定期的將技術(shù)資料上交到檔案室登記、存檔（對(duì)于急用的圖紙蠟底資料，需及時(shí)的將其交給檔案室登記，以備曬圖所用）。第四條 增加的技術(shù)資料歸檔公司新機(jī)器的研發(fā)、試制，機(jī)器工藝的改進(jìn)等情況下都會(huì)增加一批新的技術(shù)資料，這些新增加的技術(shù)資料必須及時(shí)的收集、整理好交給資料室。第六條 已歸檔的技術(shù)資料的使用申請(qǐng)因生產(chǎn)或者技術(shù)上的需要，需使用藍(lán)圖資料和其他技術(shù)資料時(shí)，可以到資料室去曬藍(lán)圖或借用技術(shù)資料，但必須事先填寫好《技術(shù)資料使用申請(qǐng)單》，并須經(jīng)技術(shù)資料負(fù)責(zé)人的核準(zhǔn)，方可使用。第三條 會(huì)計(jì)檔案資料的保存財(cái)務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)收集、整理、裝訂會(huì)計(jì)檔案，然后定期的將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料上交到公司的檔案室集中統(tǒng)一保管，檔案室按順序來立卷登記。第四條 會(huì)計(jì)檔案的借用。第五條 由于財(cái)務(wù)部在將會(huì)計(jì)檔案上交到檔案室時(shí)，必須辦理必要的交接手續(xù)，填寫《資料歸檔登記表》，并且送交人和接收人必須在登記表上簽字或蓋章。第三條 產(chǎn)品質(zhì)量檔案的保存品管部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)收集和整理各種產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料，然后定期的將歸集的產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料上交到檔案室。第四條 新增加的產(chǎn)品質(zhì)量資料的歸檔對(duì)于新增加的產(chǎn)品質(zhì)量資料，必須每月月底或次月月初將其按一定的順序整理好之后,及時(shí)的交給檔案室存檔,在資料歸檔時(shí)交辦人必須事先填寫好《文件資料歸檔登記表》，然后交給品管部經(jīng)理審核；經(jīng)審核同意歸檔后，資料交辦人和檔案室接收人對(duì)表實(shí)一致進(jìn)行確認(rèn)，最后由檔案室主管核準(zhǔn)歸檔。四、產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料的查閱人或借用人不得隨意的涂劃、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、修改、更換，若發(fā)現(xiàn)查閱人或借用人有上述行為者將會(huì)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)肅的處理。2 保密范圍 經(jīng)營(yíng)信息、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 29 of 31 記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工資、勞務(wù)性收入及資料 技術(shù)信息、工藝、清單、技術(shù)參數(shù)的分析材料的紙質(zhì)文檔、藍(lán)圖、電子文檔等、著作、書籍或在工作期間總結(jié)、覺察到的信息均屬公司 其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)3 公司密級(jí)的確定 公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響到公司權(quán)益的重要決策文件及技術(shù)信息資料為絕密級(jí)、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議紀(jì)錄、客戶資料、經(jīng)營(yíng)狀況、管理制度等為機(jī)密級(jí)4 保密措施 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由專人執(zhí)行上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 30 of 31 對(duì)于密級(jí)的文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施： ⅰ非經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄 ⅱ收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施 ⅲ在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存 屬于公司秘密的設(shè)備或產(chǎn)品的研制、使用、保存、維修、銷毀，由公司指定專門部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，并采取相應(yīng)的保密措施 在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) 不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告5 責(zé)任與處理，給與警告，并扣發(fā)工資10500元