【正文】 后 審核校對(duì)更改人檔案管理員 上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司 打印資料登記表部門 編號(hào): 日期打 印 文 件 資 料 名 稱份數(shù)領(lǐng)取人編號(hào)41 / 41。第四條 新增加的產(chǎn)品質(zhì)量資料的歸檔對(duì)于新增加的產(chǎn)品質(zhì)量資料，必須每月月底或次月月初將其按一定的順序整理好之后,及時(shí)的交給檔案室存檔,在資料歸檔時(shí)交辦人必須事先填寫好《文件資料歸檔登記表》，然后交給品管部經(jīng)理審核；經(jīng)審核同意歸檔后，資料交辦人和檔案室接收人對(duì)表實(shí)一致進(jìn)行確認(rèn)，最后由檔案室主管核準(zhǔn)歸檔。第五條 由于財(cái)務(wù)部在將會(huì)計(jì)檔案上交到檔案室時(shí)，必須辦理必要的交接手續(xù)，填寫《資料歸檔登記表》，并且送交人和接收人必須在登記表上簽字或蓋章。第三條 會(huì)計(jì)檔案資料的保存財(cái)務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)收集、整理、裝訂會(huì)計(jì)檔案，然后定期的將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料上交到公司的檔案室集中統(tǒng)一保管，檔案室按順序來立卷登記。第四條 增加的技術(shù)資料歸檔公司新機(jī)器的研發(fā)、試制，機(jī)器工藝的改進(jìn)等情況下都會(huì)增加一批新的技術(shù)資料，這些新增加的技術(shù)資料必須及時(shí)的收集、整理好交給資料室。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 21 of 31 第四條 檔案管理員只有把所有的檔案資料均已移交完畢后，方可辦理離職手續(xù)，準(zhǔn)予離開公司。第四條 對(duì)于加蓋印章的文件資料在加蓋印章后，檔案室必須把相關(guān)的文件資料復(fù)印一份作為印章使用資料檔案留存，以便備查。第四條 經(jīng)簽發(fā)人簽字的文件原稿，由檔案室統(tǒng)一分類歸檔、保存?zhèn)洳椤５谌龡l 各部門如需打印文件資料時(shí)，打印申請(qǐng)人必須事先通過電話通知打印負(fù)責(zé)人，告知其打印資料的內(nèi)容、份數(shù)、以及需采用何種規(guī)格的紙張等有關(guān)事項(xiàng)。如需換件，經(jīng)批準(zhǔn)后方可更換。八、有關(guān)于檔案（文?。┕芾淼囊恍┲贫?、條例需用玻璃框裱好，懸掛在墻上。第六條 檔案室（文印室）對(duì)打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作好統(tǒng)計(jì)、核算。第十三條 已歸檔的電子文檔資料任何人不得隨意更改，如因某種特殊原因需對(duì)其修改，擬稿人必須事先填寫好《資料更改申請(qǐng)單》，并經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)后方可對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改。 對(duì)于一些絕密、機(jī)密、秘密的文件資料擬稿人必須要設(shè)置好密碼，以防他人閱讀、修改和拷貝。第十條 對(duì)于公司里具有保存價(jià)值的文件資料都必須集中保存在總服務(wù)器里，并定期的將電子文檔資料用光盤刻錄下來，以防整個(gè)電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的癱瘓而導(dǎo)致資料的丟失或無法使用。 對(duì)于各種規(guī)章制度、程序性文件、處理決定書等電子文檔資料必須在文書文件下發(fā)的當(dāng)日，將其交到檔案管理室備案。1 各種會(huì)議記錄。 各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算資料。第三十六條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三十一條 在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷；絕密文件單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第二十四 公司在管理過程中形成的各種規(guī)章制度和程序性文件。第十五條 本公司與其他有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件資料；本公司銷售合同的評(píng)審資料；第十六條 公司的章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人資料、公司設(shè)立和變更的資料、股東出資比例資料、驗(yàn)資報(bào)告、稅務(wù)登記資料、以及公司年檢資料等文件。 檔案管理人員和各部門的資料收集人員都必須嚴(yán)格執(zhí)行文件資料的歸檔制度，定期的對(duì)文件資料的收集情況進(jìn)行清查校對(duì)，以防遺漏。對(duì)于公司外部形成的各種文件資料，要求接受人和承辦人員及時(shí)的將有關(guān)資料交給資料管理人員，對(duì)于有些資料需留部門和個(gè)人的，可允許保上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 2 of 31 留部門復(fù)印一份留存，但原件必須交給檔案室歸檔；為確保外來資料有統(tǒng)一入處，因此規(guī)定入廠的所有的文件資料都必須經(jīng)過總經(jīng)辦資料室的文員登記?！酢∥臅Y料的收集管理第三條 各職能部門形成的各種有價(jià)值的文書資料, 各部門內(nèi)部需要指定一位專門負(fù)責(zé)資料收集和整理的人員，由其定期的將本部門的各種文件資料送交至資料室,由檔案資料管理人員統(tǒng)一征集、分類、編碼、立卷、存檔。 檔案室管理人員要對(duì)各種檔案資料的屬性、重要性、時(shí)效性都要有比較深的了解；認(rèn)真做好日常文件資料歸檔時(shí)的記錄、分類、編碼、裝訂、密封等工作；努力提高自身的服務(wù)水平；積極的為各部門的資料的查詢和借用提供便利；此外要經(jīng)常督促各部門的文件資料收集人員及時(shí)的將其部門的文件資料及時(shí)的上交。第十四條 客戶對(duì)本公司產(chǎn)品質(zhì)量的投訴資料；本公司內(nèi)外的產(chǎn)品質(zhì)量問題的跟蹤處理資料。第二十三條 本公司與其他單位的工作聯(lián)絡(luò)函以及公司內(nèi)部各部門之間的一些工作聯(lián)絡(luò)函。第三十條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 6 of 31 全完整。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 7 of 31 第三十五條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備查表內(nèi)，若無情況說明，也應(yīng)該把立卷人、檢查人的姓名以及立卷時(shí)間填寫具體以示負(fù)責(zé)，備查表應(yīng)置卷尾。 每天各部門提供的各種日?qǐng)?bào)表資料，包括倉(cāng)庫(kù)日?qǐng)?bào)表、資金變動(dòng)日?qǐng)?bào)表、物資進(jìn)出廠日?qǐng)?bào)表、產(chǎn)品質(zhì)量日?qǐng)?bào)表、生產(chǎn)計(jì)劃日?qǐng)?bào)表等各種報(bào)表資料。 物料定貨合同資料、物品價(jià)格資料。 對(duì)于技術(shù)圖紙，在蠟底歸檔的當(dāng)日必須將相關(guān)電子文檔上交給檔案管理室備案。第九條 對(duì)同類型的電子文檔要按建立的時(shí)間先后順序進(jìn)行排列。 對(duì)于具有保存價(jià)值的文檔要專盤、專文件夾建立和存放。對(duì)于使用時(shí)間已到但又因工作的需要，確實(shí)又需再度使用資料的，使用者必須重新提出書面申請(qǐng)。第五條 檔案室（文印室）人員應(yīng)樹立嚴(yán)格保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。七、認(rèn)真做好檔案室（文印室）的“5S”工作，保持檔案室（文印室）干凈、清潔、亮麗；所有的文件資料都必須做好必要的標(biāo)識(shí)；所有的文件資料目錄和索引清楚、簡(jiǎn)潔、直觀；真正做到拿取迅速、快捷。﹒ 5﹒復(fù)印機(jī)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)與維修單位聯(lián)系。第二條 打印機(jī)實(shí)行網(wǎng)絡(luò)共享，每個(gè)部門都有一臺(tái)電腦可訪問到資料室的任何一臺(tái)打印機(jī)，當(dāng)各部門需要打印文件資料時(shí)，只需選定網(wǎng)絡(luò)上其中一臺(tái)打印機(jī)進(jìn)行打印即可。如果公司保密文件的發(fā)放，必須在文件上加蓋密級(jí)字樣，確定報(bào)送范圍，必須嚴(yán)格按照保密規(guī)定，實(shí)行專人印制和保送，收文人不得隨意將保密文件傳給他人閱讀，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將會(huì)嚴(yán)肅處理。第三條 印章使用者必須把所要加蓋印章的文件資料帶到檔案室去加蓋印章，一般情況下不得把印章帶離檔案室使用，如有特殊需要確實(shí)要帶離檔案室使用的，允許帶離檔案室使用，但必須要有總經(jīng)理簽署“同意帶離檔案室使用”的意見，同時(shí)，印章使用申請(qǐng)人要對(duì)印章的使用安全負(fù)全部責(zé)任。 移交人在移交檔案資料時(shí)必須認(rèn)真填寫好《檔案資料移交明細(xì)表》（參見附表），并由移交人、接交人和監(jiān)交人在《移交明細(xì)表》上簽字確認(rèn)，證實(shí)檔案資料已全部移交完畢。對(duì)于技術(shù)資料的整理、歸檔，最好邀請(qǐng)具有豐富技術(shù)知識(shí)的專業(yè)人員來對(duì)檔案管理員的工作進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)同其完成歸檔任務(wù)。第二條 企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、年檢資料、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度、內(nèi)部控制制度以及與經(jīng)營(yíng)管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其他重要文件，如公司合同、章程、等各種會(huì)計(jì)資料。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 25 of 31 四、 會(huì)計(jì)檔案一般不得帶離檔案室，如有特殊情況，需帶離檔案室時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理的批準(zhǔn)，并限期歸還。（2）產(chǎn)品質(zhì)量資料的收集要注意時(shí)效性，品管部對(duì)出現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量問題要迅速的作出處理；（3）收集的產(chǎn)品質(zhì)量資料要能真實(shí)、客觀的