【正文】 反映我們公司的產(chǎn)品質(zhì)量上存在的問題。 公司全體職員都有保守公司秘密的義務。三、外來單位人員因公需查閱我們公司產(chǎn)品質(zhì)量檔案時，必須要求其持有單位介紹信，并品管部經(jīng)理批準后，方能由檔案室管理人上海三基壓鑄機械制造有限公司文件 密級: 檔案管理資料 2005年7月 page: 29 of 31 員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱產(chǎn)品質(zhì)量檔案人的工作單位查閱日期、產(chǎn)品質(zhì)量檔案名稱及事由。包括：質(zhì)量認證體系資料、產(chǎn)品質(zhì)量管理手冊，產(chǎn)品質(zhì)量控制體系文件，產(chǎn)品質(zhì)量問題處理記錄表單，物料損壞處理記錄表單，客服調(diào)試、維修記錄表單，客戶投訴資料，以及產(chǎn)品質(zhì)量問題處理決定書以及其他的一些產(chǎn)品質(zhì)量問題的文件資料。由檔案管理人員編制會計檔案銷毀清單，銷毀時必須要有財務部人員和檔案室人員共同參加，并在銷毀單上簽字確認。更改人員必須把更改后的技術資料原件交給資料上海三基壓鑄機械制造有限公司文件 密級: 檔案管理資料 2005年7月 page: 23 of 31 室，資料存檔時必須把原來資料附在在更改后的資料后面，并在原來資料上加蓋作廢的印章字樣。第二條 技術資料檔案包括:各種零件加工圖紙、機械和電氣部分裝配工藝圖紙、標準裝配領料單、以及其他技術上的有關文件資料。 八、檔案資料移交規(guī)定第一條 為確保檔案資料的安全和完整；保證檔案管理工作的上海三基壓鑄機械制造有限公司文件 密級: 檔案管理資料 2005年7月 page: 20 of 31 前后銜接順暢，特制訂本規(guī)定。文件的簽收人在收到文件時必須在收文記錄單上簽字確認，以示收到文件。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件 密級: 檔案管理資料 2005年7月 page: 17 of 31 第六條 打印人員要厲行節(jié)約，對于沒有打印必要的文件不得打印，對于不重要的文件可以用已使用過但還可使用的紙張來進行打印。 2﹒公司絕密文件，不可以復印。 2﹒復印機管理負責人每天上班時，負責打開復印機預熱，并確認該復印機正常。三、不得在檔案室（文印室）會客、吃零食。一般文件的打印、復印、傳真，須經(jīng)所在部門的負責人簽字同意后才予辦理。 網(wǎng)絡管理員事先為各個部門在服務器上建立一個專項文件夾，每個部門都有一臺電腦可以訪問到服務器上該部門的專項文件夾，如果某個部門需要申請使用已歸檔的電子文件資料時，使用人必須事先填寫好《資料使用申請單》，然后交有關人員批準。 編寫文字說明的基本要求：（1） 準確揭示電子文檔資料的內(nèi)容，概括其反應的全部信息，標注項目齊全。 對于其他的一些具有保存價值的電子文檔可根據(jù)具體實際情況來確定收集時間。第五條 電子文檔的收集要求: 收集的電子文檔內(nèi)容要真實、準確、可靠，要是最初版本。 員工考勤、業(yè)績考核資料以及其他一些人事行政檔案資料。二、電子文檔管理制度（一） 總則第一條 為加強本公司的電子文檔的管理，防止電子文檔資料混亂和出處錯誤，特制訂本制度。第三十三條 卷內(nèi)、文件材料應按排列順序，依次編寫頁號?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。第十九條 “5S”考核評比資料，“5S”開展中采集的各種圖片資料；“5S”培訓資料。第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書函件。第六條 會議文件統(tǒng)一由檔案室來收集歸檔： 對于公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動形成的文件資料，相關人員在報差旅費時，必須將主要文件資料交檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室主管簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件 密級: 檔案管理資料 2005年7月 page: 1 of 31 一、文書檔案立卷歸檔制度□ 總則第一條 為了加強本公司各種文書檔案資料的管理，確保各種文書檔案資料的安全和完整，特制訂本制度。 本公司召開的各種會議包括每天的生產(chǎn)會議，每周的質(zhì)量分析會議、部門經(jīng)理主管會議以及其他的一些類型的會議，統(tǒng)一由總經(jīng)辦負責文秘的人員來記錄、打印、發(fā)放，每月月底把本月的會議記錄收集、排序、裝訂成冊，并送至檔案室歸檔。第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。第二十條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的照片、錄音、錄象等資料。第二十七條 檔案管理人員要及時將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第二條 本公司的電子文檔是指本公司的各職能部門的工作人員在工作中形成的對公司來說具有保存價值并保存在電子存儲介質(zhì)中的各種電子版本的文件資料。 ISO質(zhì)量認證體系中的各種文件資料，產(chǎn)品質(zhì)量問題處理記錄資料。 檔案室管理員要根據(jù)電子文件資料的特性來設置文件的格式、文件的風格以及文件的背景。 檔案管理人員在日常的工作中要多留心，盡可能的收集更多的具有保存價值的電子文檔資料。（2） 文字簡潔、語言通順。經(jīng)批準后，網(wǎng)絡管理人員把申請人所要的資料從服務器的資料庫里拷貝一份放到該部門的專項文件夾里，供其查閱。第三條 私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。四、檔案（文?。┕芾砣藛T需認真做好防潮、防腐、防蟲蛀的文件檔案保護工作。 3﹒建立復印登記制度。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件 密級: 檔案管理資料 2005年7月 page: 16 of 31 3﹒復印機損壞，應及時報告。第七條 打印機的保管： 保管員要注意打印機的日常保養(yǎng)和維護； 下班時要及時的切斷電源； 打印機缺墨時要及時的換墨； 保管員要堅持每天清掃打印機上的灰塵； 打印機出現(xiàn)故障時，要及時的匯報，請專業(yè)人員來排除故障； 六、公司文件的收發(fā)規(guī)定第一條 公司的各種規(guī)章制度和程序文件由總經(jīng)辦人員來負責起草，管理評審會上討論通過，公司總經(jīng)理審核和簽發(fā)，公司各部門的內(nèi)部文件由各部門負責人起草，由總經(jīng)理審核和簽發(fā)。第六條 傳閱文件由檔案室專人負責收回，對領導指示的文件，檔案室應及時的傳達和落實。第二條 檔案移交手續(xù)的辦理，以下情況檔案管理人員必須辦理檔案移交手續(xù)：（1）檔案管理人員因故離職；（2）檔案管理人員安排到公司的其他崗位；第三條 移交必做事項： 前任檔案管理員在離開該工作崗位前必須詳細的擬寫好工作移交說明，內(nèi)容包括：（1）該崗位的工作職責范圍和要求；（2）工作內(nèi)容；（3）工作注意事項；（4）操作流程；（5）交代有哪些尚未處理完畢需后任接著處理的事項。第三條 技術資料檔案的保存 工程部、研發(fā)部應有專人負責收集、整理各種技術資料，然后定期的將技術資料上交到檔案室登記、存檔（對于急用的圖紙蠟底資料，需及時的將其交給檔案室登記，以備曬圖所用）。第六條 已歸檔的技術資料的使用申請因生產(chǎn)或者技術上的需要，需使用藍圖資料和其他技術資料時，可以到資料室去曬藍圖或借用技術資料，但必須事先填寫好《技術資料使用申請單》，并須經(jīng)技術資料負責人的核準，方可使用。第四條 會計檔案的借用。第三條 產(chǎn)品質(zhì)量檔案的保存品管部應有專人負責收集和整理各種產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料，然后定期的將歸集的產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料上交到檔案室。四、產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料的查閱人或借用人不得隨意的涂劃、轉(zhuǎn)借、復印、修改、更換，若發(fā)現(xiàn)查閱人或借用人有上述行為者將會對其進行嚴肅的處理。十二、保密制度1 總則 公司秘密是關系到公司權利和利益，在一定時間內(nèi)只限一定范圍內(nèi)的人員知悉的事項。產(chǎn)品質(zhì)量資料的歸集必須要遵循“及時、客觀、完整”的原則，（1）產(chǎn)品質(zhì)量資料的收集必須貫穿于機器的整個壽命周期，即產(chǎn)上海三基壓鑄機械制造有限公司文件 密級: 檔案管理資料 2005年7月 page: 27 of 31 品質(zhì)量資料的收集是一個全程工作，包容著產(chǎn)前、產(chǎn)中、產(chǎn)后的所有資料的匯總、集合、處理。二、 集團公司內(nèi)部各子公司若因公需查閱會計檔案時，也必須事先填寫好《上海三基壓鑄機械制造有限公司資料使用申請單》并經(jīng)財務部經(jīng)理批準后，方能由檔案室管理人員來接待查閱三、 外來單位人員因公需查閱我們公司會計檔案時，必須要求其持有單位介紹信，并經(jīng)財務部經(jīng)理批準后，方能由檔案室管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔案人的工作單位查閱日期、會計檔案名稱及事由。