【正文】 上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 1 of 31 一、文書(shū)檔案立卷歸檔制度□ 總則第一條 為了加強(qiáng)本公司各種文書(shū)檔案資料的管理，確保各種文書(shū)檔案資料的安全和完整，特制訂本制度。第二條 各種需歸檔的文件資料必須定期的（按年、按季、按月、按旬）來(lái)立卷歸檔，本公司內(nèi)部的在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件資料，都必須按本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。公文的承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不得抽存）結(jié)案后要及時(shí)的交給檔案室的專職文員來(lái)歸集存檔，由于檔案室管理人員因工作變動(dòng)和因故離職，要求前任人員將有關(guān)文件資料交接給后任人員，并辦理相關(guān)的交接手續(xù)，不得帶走、藏匿或銷毀?！酢∥臅?shū)資料的收集管理第三條 各職能部門(mén)形成的各種有價(jià)值的文書(shū)資料, 各部門(mén)內(nèi)部需要指定一位專門(mén)負(fù)責(zé)資料收集和整理的人員，由其定期的將本部門(mén)的各種文件資料送交至資料室,由檔案資料管理人員統(tǒng)一征集、分類、編碼、立卷、存檔。對(duì)于公司外部形成的各種文件資料，要求接受人和承辦人員及時(shí)的將有關(guān)資料交給資料管理人員，對(duì)于有些資料需留部門(mén)和個(gè)人的，可允許保上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 2 of 31 留部門(mén)復(fù)印一份留存，但原件必須交給檔案室歸檔；為確保外來(lái)資料有統(tǒng)一入處，因此規(guī)定入廠的所有的文件資料都必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)辦資料室的文員登記。第四條 凡本公司繕寫(xiě)發(fā)出的各種重要的文件資料, 必須由總經(jīng)理簽發(fā)，由檔案室統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一發(fā)放,簽發(fā)后的文件原件必須留檔案室存檔。第五條 對(duì)于一項(xiàng)由幾個(gè)部門(mén)共同參與辦理的工作，那么在工作活動(dòng)中形成的各種文件資料，由主辦部門(mén)來(lái)收集，再由其統(tǒng)一上交給資料室備案。第六條 會(huì)議文件統(tǒng)一由檔案室來(lái)收集歸檔： 對(duì)于公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)形成的文件資料，相關(guān)人員在報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將主要文件資料交檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室主管簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。 本公司召開(kāi)的各種會(huì)議包括每天的生產(chǎn)會(huì)議，每周的質(zhì)量分析會(huì)議、部門(mén)經(jīng)理主管會(huì)議以及其他的一些類型的會(huì)議，統(tǒng)一由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)文秘的人員來(lái)記錄、打印、發(fā)放，每月月底把本月的會(huì)議記錄收集、排序、裝訂成冊(cè)，并送至檔案室歸檔。 對(duì)于部門(mén)內(nèi)部召開(kāi)的一些會(huì)議，其會(huì)議記錄由該部門(mén)自己保存。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 3 of 31 第七條 檔案室管理人員和各部門(mén)負(fù)責(zé)資料收集的人員的職責(zé)： 各部門(mén)負(fù)責(zé)收集文件資料的人員要對(duì)本部門(mén)的業(yè)務(wù)比較熟悉，知悉本部門(mén)文件資料的性質(zhì)、重要性以及歸檔范圍，及時(shí)的收集本部門(mén)的有關(guān)文件資料，并上交給總經(jīng)辦檔案室。 檔案室管理人員要對(duì)各種檔案資料的屬性、重要性、時(shí)效性都要有比較深的了解；認(rèn)真做好日常文件資料歸檔時(shí)的記錄、分類、編碼、裝訂、密封等工作；努力提高自身的服務(wù)水平；積極的為各部門(mén)的資料的查詢和借用提供便利；此外要經(jīng)常督促各部門(mén)的文件資料收集人員及時(shí)的將其部門(mén)的文件資料及時(shí)的上交。 檔案管理人員和各部門(mén)的資料收集人員都必須嚴(yán)格執(zhí)行文件資料的歸檔制度，定期的對(duì)文件資料的收集情況進(jìn)行清查校對(duì)，以防遺漏?！? 歸檔范圍第八條 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定，決議、指令、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)函件。第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 4 of 31 第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第十四條 客戶對(duì)本公司產(chǎn)品質(zhì)量的投訴資料；本公司內(nèi)外的產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題的跟蹤處理資料。第十五條 本公司與其他有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件資料；本公司銷售合同的評(píng)審資料；第十六條 公司的章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人資料、公司設(shè)立和變更的資料、股東出資比例資料、驗(yàn)資報(bào)告、稅務(wù)登記資料、以及公司年檢資料等文件。第十七條 公司人事行政資料檔案：包括（1）員工個(gè)人資料；（2）業(yè)績(jī)考核評(píng)價(jià)資料；（3）員工獎(jiǎng)懲記錄；（4）聘任、錄用、培訓(xùn)、晉級(jí)、離職等有關(guān)資料；（5）人力資源規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件；（6）本公司職工勞動(dòng)、工資、福利、方面的文件資料。第十八條 工程部和研發(fā)部形成的各種技術(shù)資料。第十九條 “5S”考核評(píng)比資料，“5S”開(kāi)展中采集的各種圖片資料；“5S”培訓(xùn)資料。第二十條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音、錄象等資料。第二十一條 反映公司資產(chǎn)、負(fù)債、所有責(zé)權(quán)益、費(fèi)用、收益和支出的會(huì)計(jì)核算資料，包括各種原始單據(jù)、記帳憑證、總分類和明細(xì)分上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 5 of 31 類帳簿，以及會(huì)計(jì)報(bào)表和稅收交納憑證等有關(guān)資料。第二十二條 物品申購(gòu)、報(bào)價(jià)、詢價(jià)、采購(gòu)等有關(guān)資料。第二十三條 本公司與其他單位的工作聯(lián)絡(luò)函以及公司內(nèi)部各部門(mén)之間的一些工作聯(lián)絡(luò)函。第二十四 公司在管理過(guò)程中形成的各種規(guī)章制度和程序性文件?！酢∑綍r(shí)歸卷第二十五條 各部門(mén)的資料管理負(fù)責(zé)人要及時(shí)的把處理完畢或批存的文件資料及時(shí)的收集起來(lái)并送交到檔案管理室。第二十六條 檔案管理人員必須根據(jù)各個(gè)部門(mén)上交的資料，以及結(jié)合該部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍和當(dāng)年的工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第二十七條 檔案管理人員要及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明?！?案卷質(zhì)量要求第二十八條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷和編制目錄工作一律由檔案管理室的專職文書(shū)檔案員來(lái)負(fù)責(zé)。第二十九條 案卷總的質(zhì)量要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同資料的價(jià)值,便于保管和利用。第三十條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 6 of 31 全完整。第三十一條 在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文件應(yīng)合一立卷；絕密文件單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第三十二條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后的一年立卷，跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十二條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；修訂文件，修訂后的文件在前，修訂前的文件在后；文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第三十三條 卷內(nèi)、文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。第三十四條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要清晰，并且把目錄放在卷首。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 7 of 31 第三十五條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備查表內(nèi)，若無(wú)情況說(shuō)明，也應(yīng)該把立卷人、檢查人的姓名以及立卷時(shí)間填寫(xiě)具體以示負(fù)責(zé)，備查表應(yīng)置卷尾。第三十六條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。第三十七條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式： 案卷裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十八條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。二、電子文檔管理制度（一） 總則第一條 為加強(qiáng)本公司的電子文檔的管理，防止電子文檔資