【正文】 代表公司簽名，而非個(gè)人身份。本部分寫作好壞決定整篇信函的水平和質(zhì)量。 ? 根據(jù)信的內(nèi)容不同變化。 如果信是寫給個(gè)人，稱呼可以用單數(shù)，如 Dear Gentleman， Gentleman前面也不加 Dear。 ? 對收信人而言，便利也有二：一是收信人讀信時(shí)，如發(fā)現(xiàn)信封名稱地址與封內(nèi)名稱地址不符，可以知道是放入信封時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，將信返回；二是收信后如信封與信函分離原信仍能保持完整，便于查閱。 封內(nèi)地址一般在信頭中日期行以下 4－ 6行處，沿信箋左邊線寫起，通常每行對齊。 如果發(fā)信地點(diǎn)不是信頭中所印就的地址（例如在出差過程中），可以將發(fā)信地點(diǎn)寫在日期的前面。外貿(mào)英語函電 English Business Correspondence . ?Business Correspondence ?Business Communication ?Communicating in International Business 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 2 ? Business English is the one usually used in business activities,whose spelling of most business expressions or jargon is familiar to learners. The difference is that their meanings have been changed. The Words appearing in business have acquired new meanings in business contexts. Learners can grasp these expressions either through reading extensively some business English articles or memorizing them from vocabulary books. Only by doing so can they attain a satisfactory level in business English. 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 3 Letters商務(wù)英語書信的格式和原則 Business Relations(建立業(yè)務(wù)關(guān)系） and Offer 發(fā)盤 還盤 and Orders（接受和訂單） 7. Shipment 裝運(yùn) 8. Complaints amp。例如信頭印的是南京，發(fā)信在上海，可以在信頭的右下方寫上 “ Shanghai, July 29, 2022) 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 6 2） Reference and Date （參考號(hào)和日期） Reference：有的公司為了為便于存檔與查閱，為信編寫參考號(hào)，為避免混淆，最好標(biāo)明 : Our Ref.: Your Ref.: 以便填上有關(guān)查詢號(hào)。每行字末，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 8 封內(nèi)地址通常不寫收件人姓名，如確有需要，可以寫在公司名稱的上面，并寫出頭銜及職務(wù)： ? 如 Mr. James G. Pink。 back 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 10 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 11 6)Subject Line or Caption Line ? 標(biāo)題（第一個(gè)字母大寫，標(biāo)題前常用 “ Re:”, 意為 “ 事由 ……” )。如：在建立業(yè)務(wù)關(guān)系的首次通信中，開頭語要告之他的行名是如何被獲悉的，然后告對方自己的愿望、興趣和經(jīng)營范圍。寫作時(shí)要牢記 7“C ”s 原則 (The closing Sentences) ? 在信的結(jié)尾一般有結(jié)尾語 , 一般用來總結(jié)本文所談的事項(xiàng)，提示對受信人的要求，如希望來函或電報(bào)訂貨、答復(fù)詢問或作必要的聲明等。 back Yours faithfully THE EASTERN SEABOARD CORP. (Signature) James Parrington Vice President Truly Yours FOR (Per Pro or ) THE EASTERN SEABOARD CORP. (Signature) James Parrington Vice President 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 15 10)Enclosure 如信中有附件時(shí)，應(yīng)在簽名下注明 件應(yīng)注明 2 Encls or 3 Encls,或詳細(xì)列明如下： ? Encls: 2 Invoices ? Enc: 1 B/L 1 Photo 1 Certificate back 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 16 11)The Carbon Copy Notation(副本印送） 如果函件要抄送其他有關(guān)單位，同時(shí)使對方也知道已抄送其他單位，可在信件最后的左下角注明 “ . to xxx” or “. xxx” back 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 17 12)Postscript 信寫完后，如果想起還有要緊的要說，可以在信末加 . 引出補(bǔ)敘的話，然后由發(fā)信人簽署本人簡筆簽名 (本人姓名的第一個(gè)字母 )。 2. Correctness 內(nèi)容完整 準(zhǔn)確無誤 3. clearness 清楚明白 信要寫得清楚、明白，無晦澀難懂之處，以至于收信人看了 之后不會(huì)誤解寫信人的意圖。 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 19 4. conciseness 簡明扼要 許多商人認(rèn)為簡潔是商務(wù)寫作中最重要的原則，一封拖沓冗長、措辭復(fù)雜的書信不僅寫時(shí)費(fèi)時(shí)，對方閱讀更浪費(fèi)時(shí)間，有時(shí)甚至看不懂。 as requested pay I must therefore prefer because although consider ifreceive following。 *避免使用冒犯、傷害、貶低的短語，如 your neglectful attitude, impatience, we deny your claim …等 *避免使用含有性別歧視的詞語，如 businessman, chairman …等 * 及時(shí)地回信也是禮貌的表現(xiàn) 。這一點(diǎn)對商務(wù)文件、信函等尤為重要。 3) Indented Style 混合式：封內(nèi)地址及其他需要分行的部分，采用平頭式，而每一段開始一行采用縮行式。 此類信件，轉(zhuǎn)交人不得拆封，應(yīng)交收件人本人親啟，如： Mr. S. F. Lover c/o Messrs Longmans Green amp。 獲得客戶名址的途徑： 1. 參加交易會(huì)或博覽會(huì) 。 5. 市場調(diào)查 。 ? We owe your name and address to The Journal of 從 《 商業(yè)日報(bào) 》 得知貴公司的名稱和地址。 ? We would like to take this opportunity to establish business relations with 。 ? We take this opportunity to introduce ourselves as exporters dealing exclusively in garments,我們利用此機(jī)會(huì)介紹，我公司為專門經(jīng)營服裝的出口商。 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 34 確認(rèn)收到來信 ? Thank(We thank) you very much for your on July 1, 2022,…… 謝謝貴公司 2022年 7月 1日發(fā)來的郵件 …… ? We have duly received with many thanks your letter dated June 20, 2022, …… 貴公司 2022年 6月 20日函悉，謝謝。 若能提供貴公司的有關(guān)產(chǎn)品的目錄和價(jià)目單，將不勝感激。 對某產(chǎn)品感興趣 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 46 要求報(bào)價(jià)： 1. We shall appreciate it if you could make us the best offer for your Children’s bicycles on CIF New York CIF紐約最低價(jià)。 5. If you are in a position to supply us with 2,000 pieces of the carpets, we are waiting for your lowest/most petitive price CIF 200件上述地毯，我們正在等待著您最低的威尼斯 CIF到岸價(jià)。 如果價(jià)格具有競爭性，我方擬向你方大量采購。 Article Nos. Quantity XF25B/96 1,000 pieces XF33/96 1,000 pieces 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 51 Dear Sirs, Thank you for your catalogues forwarded to us and we are now interested in your Cotton Towels, and should appreciate it if you would give us the best quotation for the following item. If your prices are in line, we trust large orders will follow. We look forward to your early reply. Best regards, Linda White Article Nos. Quantity XF25B/96 1,000 pieces XF33/96 1,000 pieces 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 52 Unit 4 Quotations and Offer 報(bào)價(jià)與發(fā)盤 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 53 Firm offer實(shí)盤 : a firm offer is sent when the offeror is ready to sign contract as soon as the offeree accepts the terms. So a firm offer should state the following terms clearly: name of modity, quality, packing, prices, delivery date and terms of payment including invoicing, transportation and insurance. Nonfirm offer虛盤 : a nonfirm offer does not necessarily contain all the things in a firm offer. It is not final and it’s open with such words as “subject to prior sale” or “subject to our final confirmation”, etc. 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 54 寫信要點(diǎn) 感謝對方的來函。 3. In reply to your enquiry for Walnuts, we offer you 500 tons of Walnuts as follows: 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 56 報(bào)價(jià)： 1. We offer you 500 dozen Men’s Shirts at USD 80 per dozen CIF EMP for shipment in 500打男式襯衫，每打 80美元 CIF歐洲主要港口， 5月裝運(yùn)。 2022/2/10 南京茂萊光電有限公司業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)系列 ——外貿(mào)英語函電 57