關(guān)于公文格式、印章與檔案管理的若干問(wèn)題-wenkub
2023-01-26 07:24:55 本頁(yè)面
【正文】 見(jiàn)，如“同意”、“發(fā)”等，然后簽署自己的姓名和簽署時(shí)間。 ? 針對(duì)審核 過(guò)程中發(fā)現(xiàn) 的問(wèn)題，要及時(shí)進(jìn)行處理和修改，以保證公文的權(quán)威性。這個(gè)過(guò)程是對(duì)草擬的公文進(jìn)行把關(guān)，看其是否符合相關(guān)政策，是否做到了真正體現(xiàn)部門的意識(shí)，是否交代清楚了需要 傳遞 的內(nèi)容，從而確保發(fā)文的質(zhì)量。 ? 會(huì)商要弄清楚除了發(fā)文機(jī)關(guān)， 還 涉及 哪些 部門，如果涉及其他多個(gè)部門，都需要聯(lián)系，不能遺漏會(huì)商對(duì)象。 2022/2/6 5 會(huì)商 ? 會(huì)商是指發(fā)文 單位 擬稿的內(nèi)容涉及其他職能部門時(shí)， 應(yīng) 主動(dòng)與其他職能部門聯(lián)系，進(jìn)行商討，爭(zhēng)取獲得同意和支持，以免越權(quán)或者造成其他矛盾，使得收文單位難以處理。 ? 擬定公文不同普通的文學(xué)創(chuàng)作，由于公文的特殊性，因而要求擬定的內(nèi)容符合 單位 的集體意識(shí)，具體而言，是在領(lǐng)導(dǎo)授意內(nèi)容的基礎(chǔ)上進(jìn)行的寫作?！? 發(fā)文處理是一個(gè)不斷形成和積累公文的過(guò)程；是發(fā)文機(jī)關(guān)履行法定職責(zé)，表達(dá)自身意志和愿望，形成、加工和記錄、傳遞有用信息的過(guò)程；是由發(fā)文機(jī)關(guān)眾多工作人員共同參與的集體活動(dòng)過(guò)程。 2022/2/6 4 擬稿 ? 擬稿即擬定公文文稿，是發(fā)文辦理的初始環(huán)節(jié)，也是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。這要求秘書部門要收集相關(guān)信息，以正確的政策為指導(dǎo)，以領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)為方向，對(duì)公文進(jìn)行草 擬 。 ? 會(huì)商是 提高 公文的合法性和 有效性的重要 環(huán)節(jié)，是 十分 重要的。會(huì)商的方式有很多種，可以通過(guò)電話進(jìn)行聯(lián)系， 也 可以采用書面文書的形式交流， 還 可以 通過(guò)面談、 座談 等 方式 進(jìn)行協(xié)商 。 ? 審核過(guò)程十分重要，一般 是由 經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書人員 或辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人 擔(dān)任。 2022/2/6 7 簽發(fā) ? 簽發(fā)是指機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)進(jìn)行審核的公文進(jìn)行最終的審核，并進(jìn)行簽署，決定印發(fā)。 簽發(fā)后的公文是定稿，是可以作為法律依據(jù)的文件。 繕印 ? 繕印是指將公文的定稿印成正式對(duì)外發(fā)送的文本。 ? 繕印時(shí)要注意幾個(gè)細(xì)節(jié)。校對(duì)的基本原則是忠于定稿。用印后的公文法律效力即刻生效。 2022/2/6 10 登記 ? 登記是指發(fā)文機(jī)關(guān)在用印或者簽署后，在公務(wù)分發(fā)之前，將公文的相關(guān)內(nèi)容按照一定的格式進(jìn)行登記，方便查找、統(tǒng)計(jì)和管理的重要環(huán)節(jié)。這個(gè)環(huán)節(jié)需要及時(shí)進(jìn)行，因?yàn)楣牡臅r(shí)效性很強(qiáng)，尤其是緊急公文更需要迅速傳遞。 2022/2/6 11 （ 二）收文程序與處理 根據(jù) 《 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 》 的規(guī)定：“收文辦理是指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，它包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序” 。收文人員要在發(fā)文單位隨同公文發(fā)來(lái)的《 發(fā)文通知單 》 或 《 回執(zhí)單 》 上進(jìn)行簽字。 登記 ? 登記是指收文機(jī)關(guān)對(duì)收到的公文進(jìn)行一定形式、內(nèi)容的記錄，從而便于查找、管理，也可以作為交接公文的憑據(jù)。電腦式是將公文的主要信息，如標(biāo)題、發(fā)文單位、主題詞進(jìn)行登記，這種方式最容易檢索，是現(xiàn)代文秘辦公的主要形式。閱讀件是多為信息的告知，如簡(jiǎn)報(bào)、抄送文件的內(nèi)容等。如果分發(fā)的是給各部門的文件，分發(fā)前要填寫 《 文件交辦單 》 ；如果分發(fā)的是給領(lǐng)導(dǎo)直接辦理的文件，分發(fā)前要填寫 《 送領(lǐng)導(dǎo)人文件登記單 》 。為了提高效率，首先，秘書要熟悉相關(guān)政策，熟悉自己部門的情況，熟悉公文辦理的程序；其次，要認(rèn)真研究收到的公文，對(duì)問(wèn)題仔細(xì)考量，提出細(xì)致的解決方案，要條理清楚，簡(jiǎn)明扼要。 ? 擬辦意見(jiàn)只是參考性的建議，而批辦則是單位負(fù)責(zé)人作出的決策，兩者的意義是不同的。通過(guò)承辦，各方的意見(jiàn)才能得以落實(shí)?？梢酝ㄟ^(guò)電話的形式，提醒承辦單位；可以填寫 《 催辦單 》 ，以書面文字的形式提醒；也可以舉辦座談會(huì)或面談，進(jìn)行催詢；還可以直接登門，口頭進(jìn)行催辦。 2022/2/6 17 （ 三）文書立卷與歸檔 文書立卷及其意義 文書立卷是指將一定時(shí)期內(nèi)（一般為一年）處理完畢的、具有保存價(jià)值的公文，按照一定的規(guī)律和聯(lián)系進(jìn)行系統(tǒng)的整理，形成一個(gè)個(gè)案卷的工作。 （ 2）便于查找和利用 為了做到這一點(diǎn)，首先，要選擇合適的組卷方法，案卷排列要也要合理；其次，每個(gè)案卷內(nèi)的文件數(shù)量要適宜，文件的份數(shù)不宜太多，也不宜太少，一般提倡立小卷；最后，重要文件和次要文件要分開。 對(duì)有密級(jí)的文件，應(yīng)該按照不同的密級(jí)進(jìn)行劃分，這是因?yàn)椴煌拿芗?jí)規(guī)定著文件有不同的使用范圍，因而在文件立卷時(shí)，不同密級(jí)的公文要區(qū)分開來(lái)，同一密級(jí)的文件可以組成同一個(gè)案卷。 C 按照文件的載體劃分進(jìn)行立卷。這樣可以清楚反映同一作者的公務(wù)活動(dòng)。通過(guò)這種方法，可以清楚了解圍繞這一內(nèi)容工作的發(fā)展?fàn)顩r。通過(guò)這種方法，可以直觀了解到同一地區(qū)工作的情況。具體結(jié)合情況一般是將具有共同特征的文件靈活組合，既可以清楚地反映公文之間的歷史關(guān)聯(lián)，又方便利用。公文處理完畢后，切忌將公文隨處亂扔，而應(yīng)按照立卷類目認(rèn)真歸類，將文件整理平日化，這樣，既可以避免文件丟失、混亂，也方便公文利用。 2022/2/6 23 文書歸檔 《 中華人民共和國(guó)檔案法 》 第十條規(guī)定“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有” 。根據(jù) 《 機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范 》 的規(guī)定，一般在次年 6月底以前移交。 （ 4）歸檔手續(xù) 秘書部門向檔案部門移交案卷時(shí)，檔案部門需要對(duì)案卷進(jìn)行檢查，要查看案卷的格式，即案卷目錄、卷內(nèi)目錄填寫是否正確，卷內(nèi)文件的編寫質(zhì)量是否合格等。如果管理使用不當(dāng)，會(huì)給本機(jī)關(guān)、本單位乃至社會(huì)造成危害，秘書人員必須認(rèn)真對(duì)待這項(xiàng)工作。指印刷單位經(jīng)授權(quán)制版而成，用于印刷大量文件，與正式印章具有同樣效力。是為辦理日常事務(wù)而刻制的一種公務(wù)印章。 其他印章。 下列機(jī)關(guān)或單位的正式印章直徑為 ： （ 1）副部級(jí)的國(guó)務(wù)院直屬機(jī)構(gòu)、辦事機(jī)構(gòu)； （ 2）副部級(jí)的國(guó)務(wù)院直屬事業(yè)單位； （ 3）國(guó)務(wù)院部委管理的國(guó)家局； （ 4）自治州、市、縣級(jí)（縣、自治縣、縣級(jí)市、旗、自治旗、特區(qū)、林區(qū)，下同）和市轄區(qū)人民政府以及地區(qū)（盟）行政公署。 套印章的尺寸大小與
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