【正文】 方存放和保管，如機(jī)要室或辦公室的保險箱內(nèi)，或存放在辦公桌的抽屜里，則應(yīng)當(dāng)裝配牢固的鎖。啟用印章的印模除留底外，還必須送上級機(jī)關(guān)備案。在確認(rèn)領(lǐng)取人的身份后，要嚴(yán)格履行登記、交接、簽收手續(xù)，密封包裝，保證歸途安全。其他確需使用鋼印的單位，其鋼印的直徑最多不得超過 ，不得小于 。 國家行政機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或直屬單位、企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體的印章，直徑不得大于 。 2022/2/6 26 （二）印章的尺寸規(guī)格 正式印章的尺寸大小應(yīng)符合下列規(guī)定： 國務(wù)院的正式印章，直徑為 6厘米。 領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。一般加蓋在證明性公文或證件的相片上，其位置在持證件人相片的右下角，起證明持證人身份的作用。又稱公章，代表一個單位的正式署名，具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)實的證明效力。 2022/2/6 24 二、印章管理 印章主要指各級各類機(jī)關(guān)或單位的公章和領(lǐng)導(dǎo)人的名章，它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人職權(quán)的象征。 （ 2）歸檔范圍 歸檔的范圍包括本單位形成的、上級單位下發(fā)的以及下屬單位上報的所有有保存價值和參考價值的文件材料。同時，歸檔也是文書由文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志，是積累檔案的重要手段。 立卷之前，首先，要認(rèn)真整理公文，進(jìn)行歸類，看公文收集是否齊全，分類是否科學(xué)；其次，將同一案卷內(nèi)的文件，按照一定的規(guī)律和歷史關(guān)聯(lián)進(jìn)行先后順序的排列；再次，為這一案卷擬寫案卷標(biāo)題，做到簡明扼要，可以清楚反映該卷內(nèi)容，方便日后查找；接著，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄按照案卷內(nèi)文件順序和規(guī)定的格式進(jìn)行填寫，備考表中則需要注出本案卷的大致情況；最后，填寫案卷封面并進(jìn)行裝訂。因為它是檔案專業(yè)工作人員的具體工作，在此不予詳述。通過這種立卷方法，可以直接反映單位之間的工作往來情況。通過這種方法，方便對同一文種的公文進(jìn)行查找。公文立卷一般都是按照年度進(jìn)行劃分的，這樣可以反映機(jī)關(guān)或單位在某一段時間的內(nèi)的工作狀況。如果不同載體形式的文件存在歷史聯(lián)系，則可以在案卷最后的備考表中注明，從而方便查找。 根據(jù)國家檔案局公布的 《 關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定 》 ，案卷的保管期限分為永久、長期（ 16年至 50年左右）和短期（ 15年以下）三種。 2022/2/6 19 （ 3）區(qū)分文件的保存價值 文書立卷時，要根據(jù)文件的保存價值進(jìn)行劃分。 2022/2/6 18 文書立卷的原則 （ 1）保持公文之間的歷史聯(lián)系 文書立卷，不能隨意組合，而是要遵循公文之間的客觀規(guī)律，保持公文之間的聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行立卷。 注辦 ? 注辦是由承辦人在文書處理單上簡要注記公文的處理情況，以備日后查考和公文的整理，使公文處理的來龍去脈留下清晰的記錄。 2022/2/6 16 催辦 ? 催辦是指機(jī)關(guān)或單位的秘書部門對公文承辦的情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，以免公文擠壓，延誤事情。 承辦 ? 承辦是指有關(guān)部門根據(jù)批辦的意見具體辦理事務(wù)。 2022/2/6 15 批辦 ? 批辦是指機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)針對公文提出的問題，在擬辦意見的基礎(chǔ)上，對文件作出批示或指示。 ? 擬辦是收文處理中的重要環(huán)節(jié)，它會直接影響公文的最終處理結(jié)果。 ? 分發(fā)文件是有要求的。分發(fā)文件需要按照緊急程度、密級、部門職責(zé)、文件性質(zhì)等進(jìn)行。登記簿式即按照事先定好的流水號形式進(jìn)行記錄，容易保存，然而按照內(nèi)容查找時不方便。然后，當(dāng)收發(fā)人員簽署完畢后，及時交給辦公室人員接收，稱為內(nèi)收文。因此，應(yīng)高度重視。分發(fā)之前，要填寫 《 發(fā)文通知單 》或者是 《 回執(zhí)單 》 ，然后，將公文裝入封套，填寫收文單位的名稱和地址，最后，是封口。登記內(nèi)容包括公文標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文字號、密級、發(fā)送單位、份數(shù)等。 ? 用印是有要求的。為了明確責(zé)任，負(fù)責(zé)繕印和校對的工作人員都應(yīng)當(dāng)在校本上簽名。其次是繕印機(jī)密文件時，要做好保密工作，由專人負(fù)責(zé)，以免泄露機(jī)密?？樣《傻奈谋臼蔷哂蟹ǘㄐЯΦ?，是最終的成品。 2022/2/6 8 復(fù)核 ? 復(fù)核是在繕印公文前，出于慎重以及對公文具有法定效力的尊重，秘書部門對定稿履行復(fù)核手續(xù)。 公文一旦進(jìn)行簽發(fā)，即刻生效，具有法律效力 ? 進(jìn)行簽發(fā)前，單位的領(lǐng)導(dǎo)要對公文進(jìn)行最后一次的全面審查，及時糾正錯誤，確認(rèn)無誤后才能進(jìn)行簽署。 ? 具體而言，審核內(nèi)容包括： （ 1）確認(rèn)是否具有發(fā)文的必要 ； （ 2）確認(rèn)公文的格式是否正確 ； （ 3）確認(rèn)公文選用的文種是否恰當(dāng) ； （ 4）確認(rèn)公文的內(nèi)容是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)，是否正確、全面 地 體現(xiàn)了單位的意識，語言是否準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)是否完整，涉及的數(shù)據(jù)、人名、時間、地點、標(biāo)點等是否無誤 等； （ 5）確認(rèn)公文的發(fā)文單位是否正確，行文方式是否恰當(dāng)。 2022/2/6 6 審核 ? 審核是指機(jī)關(guān)或單位秘書部門的領(lǐng)導(dǎo)人或負(fù)責(zé)人，對擬稿的公文進(jìn)行審查、核準(zhǔn)以及修改。這就提醒我們在發(fā)文之前進(jìn)行 必要的 會商、將不統(tǒng)一化為統(tǒng)一是 非常 重要的。 ? 為了更好的擬稿，工作人員要加強(qiáng)政策、理論 和相關(guān)業(yè)務(wù)知識 的學(xué)習(xí)，要及時收集單位的有用信息，要學(xué)會總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，提高文字表達(dá)的能力。如果草擬內(nèi)容是在職能部門承辦范圍之內(nèi)的，則由職能部門的工作人員草擬。關(guān)于公文處理、印章與 檔案管理的若干問題 安徽大學(xué)教授 馬仁杰博士 二 O一一年二月十日 2022/2/6 2 主 要 內(nèi) 容 一、公文處理 二、印章管理 三、檔案管理 2022/2/6 3 一、公文處理 （一 ）發(fā)文程序與辦理 發(fā)文程序 是 公文處理的重要環(huán)節(jié)， 《 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 》 第 二十四條規(guī)定“發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制 發(fā) 公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。擬稿一般由機(jī)關(guān)或單位的秘書部門負(fù)責(zé)，具體的由秘書草擬。 ? 擬稿要做到符合法律 、 法規(guī) 和 政策要求，內(nèi)容要明晰 ， 條理 要 清楚， 要 體現(xiàn) 單位領(lǐng)導(dǎo) 的意識，要格式規(guī)范，文字簡潔。如果各個部門下發(fā)的公文 相互 沖突，就 會 導(dǎo)致政令不統(tǒng)一，影響公文