【正文】 的證明效力。 領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。 國家行政機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或直屬單位、企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體的印章，直徑不得大于 。在確認(rèn)領(lǐng)取人的身份后，要嚴(yán)格履行登記、交接、簽收手續(xù)，密封包裝，保證歸途安全。印章應(yīng)選擇安全保險的地方存放和保管，如機(jī)要室或辦公室的保險箱內(nèi)，或存放在辦公桌的抽屜里，則應(yīng)當(dāng)裝配牢固的鎖。蓋印時，秘書要握準(zhǔn)公章，蓋印要穩(wěn)，不要轉(zhuǎn)動，蘸印泥要輕蘸多次，使每個字都能均勻地吸上印泥。除某些重要單位具有保存價值的印章須存檔保管外，一般單位的廢印章應(yīng)集中起來，定期銷毀。 保管電子印章的人員如有變動，應(yīng)立即通知頒發(fā)機(jī)關(guān)，以便及時更改密碼。 科技檔案是指人們在科技、生產(chǎn)活動中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案，如圖紙、設(shè)計任務(wù)書等。軟盤的體積很小，存儲空間取決于生產(chǎn)廠家提供的存儲能力。也就是說，應(yīng)把有密切聯(lián)系的文件材料以“件”為單位進(jìn)行分類整理，以便查找利用。 2022/2/6 39 （四）檔案管理的程序 檔案的收集 檔案收集工作是指接收與征集檔案及有關(guān)文獻(xiàn)的活動。檔案整理是檔案實體管理的核心，對整個檔案管理工作具有重要的基礎(chǔ)性意義。而理化性狀良好的檔案實體和檔案實體良好的秩序狀態(tài)，是整個檔案管理工作的基本工作對象和工作基礎(chǔ)。這兩條任務(wù)同時也是檔案保管工作的兩項基本內(nèi)容。 2022/2/6 40 檔案的整理 把數(shù)量龐大的檔案，及時地、完整地收集起來，進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)整理，并提供給各項工作利用，這是檔案管理中的一項重要任務(wù)。 文書整理歸檔的意義在于保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的查找利用和維護(hù)文書檔案的完整與安全，便于文書檔案的保管。 2022/2/6 37 （三）文書整理歸檔 文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們形成過程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類整理，并進(jìn)行裝盒、歸檔的過程。因為紙質(zhì)檔案比起電子、磁性或者其他媒體歷史最悠久，其設(shè)備、供應(yīng)品及存檔程序相對而言也更具標(biāo)準(zhǔn)化。 歷史檔案與現(xiàn)行檔案 歷史檔案是指形成時間較早，離現(xiàn)在較久遠(yuǎn)且主要起歷史文化作用的檔案；現(xiàn)行檔案是指形成時間較晚，離現(xiàn)在較近且主要起現(xiàn)實參考作用，即對人們的現(xiàn)實工作、生活依然有具體的實際作用的檔案。 電子印章及密碼必須由指定的秘書人員保管和使用。廢印章必須及時送交原制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀，或按公安部會同有關(guān)部門另行制定的規(guī)定處理，不得在原使用單位長期留存。 秘書部門必須建立用印登記簿，登記內(nèi)容包括用印時間、用印單位及姓名、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等，以備查考。暗記要注意保密。 2022/2/6 28 （三）印章的管理工作 印章的頒發(fā)和啟用 頒發(fā)正式印章必須正式發(fā)出通知，并通知下級領(lǐng)導(dǎo)人派可靠人員來領(lǐng)取。 下列機(jī)關(guān)或單位的正式印章直徑為 ： （ 1）副部級的國務(wù)院直屬機(jī)構(gòu)、辦事機(jī)構(gòu)； （ 2）副部級的國務(wù)院直屬事業(yè)單位； （ 3）國務(wù)院部委管理的國家局； （ 4）自治州、市、縣級（縣、自治縣、縣級市、旗、自治旗、特區(qū)、林區(qū)，下同）和市轄區(qū)人民政府以及地區(qū)（盟）行政公署。是為辦理日常事務(wù)而刻制的一種公務(wù)印章。如果管理使用不當(dāng)，會給本機(jī)關(guān)、本單位乃至社會造成危害，秘書人員必須認(rèn)真對待這項工作。根據(jù) 《 機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范 》 的規(guī)定，一般在次年 6月底以前移交。公文處理完畢后，切忌將公文隨處亂扔，而應(yīng)按照立卷類目認(rèn)真歸類，將文件整理平日化，這樣，既可以避免文件丟失、混亂，也方便公文利用。通過這種方法，可以直觀了解到同一地區(qū)工作的情況。這樣可以清楚反映同一作者的公務(wù)活動。 對有密級的文件，應(yīng)該按照不同的密級進(jìn)行劃分，這是因為不同的密級規(guī)定著文件有不同的使用范圍，因而在文件立卷時，不同密級的公文要區(qū)分開來，同一密級的文件可以組成同一個案卷。 2022/2/6 17 （ 三）文書立卷與歸檔 文書立卷及其意義 文書立卷是指將一定時期內(nèi)（一般為一年）處理完畢的、具有保存價值的公文，按照一定的規(guī)律和聯(lián)系進(jìn)行系統(tǒng)的整理，形成一個個案卷的工作。通過承辦，各方的意見才能得以落實。為了提高效率，首先，秘書要熟悉相關(guān)政策，熟悉自己部門的情況，熟悉公文辦理的程序；其次，要認(rèn)真研究收到的公文，對問題仔細(xì)考量，提出細(xì)致的解決方案，要條理清楚，簡明扼要。閱讀件是多為信息的告知，如簡報、抄送文件的內(nèi)容等。 登記 ? 登記是指收文機(jī)關(guān)對收到的公文進(jìn)行一定形式、內(nèi)容的記錄，從而便于查找、管理，也可以作為交接公文的憑據(jù)。 2022/2/6 11 （ 二）收文程序與處理 根據(jù) 《 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 》 的規(guī)定：“收文辦理是指對收到公文的辦理過程，它包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序” 。 2022/2/6 10 登記 ? 登記是指發(fā)文機(jī)關(guān)在用印或者簽署后，在公務(wù)分發(fā)之前，將公文的相關(guān)內(nèi)容按照一定的格式進(jìn)行登記，方便查找、統(tǒng)計和管理的重要環(huán)節(jié)。校對的基本原則是忠于定稿。 繕印 ? 繕印是指將公文的定稿印成正式對外發(fā)送的文本。 2022/2/6 7 簽發(fā) ? 簽發(fā)是指機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)對已經(jīng)進(jìn)行審核的公文進(jìn)行最終的審核，并進(jìn)行簽署，決定印發(fā)。會商的方式有很多種，可以通過電話進(jìn)行聯(lián)系， 也 可以采用書面文書的形式交流， 還 可以 通過面談、 座談 等 方式 進(jìn)行協(xié)商 。這要求秘書部門要收集相關(guān)信息，以正確的政策為指導(dǎo)，以領(lǐng)導(dǎo)的意識為方向，對公文進(jìn)行草 擬 。” 發(fā)文處理是一個不斷形成和積累公文的過程；是發(fā)文機(jī)關(guān)履行法定職責(zé)，表達(dá)自身意志和愿望，形成、加工和記錄、傳遞有用信息的過程；是由發(fā)文機(jī)關(guān)眾多工作人員共同參與的集體活動過程。 2022/2/6 5 會商 ? 會商是指發(fā)文 單位 擬稿的內(nèi)容涉及其他職能部門時， 應(yīng)