關(guān)于公文格式、印章與檔案管理的若干問(wèn)題-預(yù)覽頁(yè)
【正文】 的效用，使得 相關(guān) 工作無(wú)法順利開(kāi)展。對(duì)于會(huì)商的結(jié)果，如果各方達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)，需要在相關(guān)的意見(jiàn)欄內(nèi)注明；如果會(huì)商未能統(tǒng)一意見(jiàn)，則需要上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)，由上級(jí)機(jī)關(guān)定奪。通過(guò)審核，不僅可以保證公文的質(zhì)量，而且可以控制發(fā)文的數(shù)量。簽發(fā)是發(fā)文過(guò)程中公文草擬的最終環(huán)節(jié)。 ? 簽發(fā)時(shí)首先要先對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行最后的把關(guān)，確保公文的質(zhì)量，提高工作效率；其次， 簽發(fā)不能越級(jí) ，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人只能負(fù)責(zé)簽發(fā)自己職責(zé)以內(nèi)的公文；如果相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人不在，可以授權(quán)或委托其他負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)簽發(fā)；再次，簽發(fā)時(shí)態(tài)度要嚴(yán)肅，簽署姓名要寫(xiě)全稱，不可只寫(xiě)姓； 簽發(fā)的時(shí)間也要清楚注明。繕印可以先進(jìn)行人工謄寫(xiě)或者是機(jī)器謄寫(xiě)，無(wú)論采取哪種方式，都要做到文本清晰、字體適中、裝訂美觀。首先是繕印要以定稿為底本，不能隨意地改動(dòng)，對(duì)原稿也要進(jìn)行保存。校對(duì)時(shí)要認(rèn)真仔細(xì)，杜絕錯(cuò)誤，保證公文的法定效力和嚴(yán)肅性。簽署是指在公文的正本上由領(lǐng)導(dǎo)人簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章，簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章后，公文的法律效力即刻生效。 ? 登記主要采用簿式登記。 ? 分發(fā)公文也是有規(guī)定的。 收文程序?qū)儆趯⑹盏降墓倪M(jìn)行加工、處理的過(guò)程，它與發(fā)文程序處于同等重要的地位，是單位履行工作職責(zé)的條件和保證。 ? 簽收是收文程序的第一步，通常由各機(jī)關(guān)、單位秘書(shū)部門所屬的收發(fā)室進(jìn)行，稱為外收文。 ? 公文登記的方式可以采用登記簿式、卡片式或電腦登記。 2022/2/6 13 分發(fā) ? 分發(fā)是指收文機(jī)關(guān)或單位將收到的公文送達(dá)有關(guān)部門告知或處理。辦理件是指需要部門辦理的文件，一般先由秘書(shū)部門提出擬辦意見(jiàn)，然后進(jìn)行批辦、承辦等。 2022/2/6 14 擬辦 ? 擬辦是指秘書(shū)部門根據(jù)文件內(nèi)容對(duì)公文提出的初步辦理意見(jiàn)，相當(dāng)于請(qǐng)示或建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。 ? 擬辦的意見(jiàn)一般附在 《 文件交辦單 》 的擬辦欄中，并附上擬辦人姓名以及擬辦日期。 ? 批辦的意見(jiàn)一般附在 《 文件處理單 》 的批辦欄中，并附上批辦人姓名以及批辦日期。 ? 承辦是有嚴(yán)格的時(shí)效性要求的，因而承辦部門應(yīng)對(duì)收到的文件及時(shí)辦理，尤其是對(duì)于緊急公文，更要設(shè)定明確的辦理時(shí)限，以免貽誤時(shí)機(jī)，影響工作。一般要求對(duì)緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。 通過(guò)文書(shū)立卷，既可以有效地利用公文，又可以有效地保護(hù)公文，它是將公文轉(zhuǎn)化為檔案的必不可少的環(huán)節(jié)。重要文件利用頻率高，可以相對(duì)細(xì)分，單獨(dú)裝訂；次要文件參考價(jià)值不大，可以較為集中。 B 按照文件的保管期限進(jìn)行立卷。 現(xiàn)在文件的載體形式并不局限于紙張，還有照片、錄音、磁盤(pán)等多種形式，因而在文件立卷時(shí)，不同載體的文件要分別立卷。 （ 2）按照時(shí)間進(jìn)行立卷 即將屬于同一時(shí)間段的公文放在一起立卷。 （ 4）按照文種進(jìn)行立卷 即將屬于同一文種的公文放在一起立卷。 （ 6）按照通訊者進(jìn)行立卷 即按照收文機(jī)關(guān)的名稱將公文放在一起立卷。詳細(xì)地組合情況比較復(fù)雜，也很專業(yè)，在此恕不一一列舉。 （ 2）正式立卷，一般機(jī)關(guān)或單位都會(huì)在年底對(duì)本單位同一年度的文件進(jìn)行立卷。所以，歸檔是文書(shū)處理工作不可缺少的程序。這樣有利于保持部門一個(gè)年度的案卷的完整性。對(duì)合格的案卷，需要填寫(xiě)案卷移交清單，一式三份；對(duì)不合格的案卷，則需要退回秘書(shū)部門，重新整理。 （一）印章的種類 正式印章。 2022/2/6 25 鋼印。辦事章不得用于正式文件，以顯示正式印章的莊重性。主要是指電子印章、收發(fā)章、財(cái)務(wù)專用章、校對(duì)章、封條章、會(huì)議專用章等。 2022/2/6 27 國(guó)務(wù)院有關(guān)部委外事用的火漆印，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府的印章，以及駐外使領(lǐng)館的印章，直徑為 。 國(guó)務(wù)院的鋼印，直徑為 。領(lǐng)取印章要有二人同行，持介紹信或領(lǐng)導(dǎo)人的手跡。凡經(jīng)主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)使用的印章，須先向所屬機(jī)構(gòu)及平行機(jī)關(guān)發(fā)出正式通知，附上啟用印章的印樣，說(shuō)明正式啟用的日期。 2022/2/6 29 印章的保管 秘書(shū)部門對(duì)于保管和使用印章的人員必須嚴(yán)格審查和挑選，并應(yīng)加強(qiáng)平時(shí)的教育和考查。同時(shí)要注意經(jīng)常洗刷，防止印泥和其他污物將刻痕填塞，以保持圖案和印文的清晰。 秘書(shū)人員要正確用印。蓋出的印章圖案，必須保持位置恰當(dāng)，字體端正，圖形清晰，不能模糊不清。 原制發(fā)印章的單位，對(duì)廢印章應(yīng)當(dāng)?shù)怯涀N。 2022/2/6 32 （四）電子印章的管理 電子印章是合法的數(shù)字化印章與數(shù)字證書(shū)綁定的，用其私鑰進(jìn)行了數(shù)字簽名的權(quán)威性的電子文件，通俗地說(shuō)，電子印章就是電子簽名加上印章圖片。保管人員不得向任何人提供操作程序、電子印章軟盤(pán)及密碼。 電子印章的停用和銷毀管理要求與正式印章相同。 2022/2/6 34 文書(shū)檔案、科技檔案與專門檔案 文書(shū)檔案是指行政管理檔案，即在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中由各種行政性、法律性或政治性公文（如請(qǐng)示、批復(fù)、決定等）轉(zhuǎn)化而成的檔案，其實(shí)質(zhì)是突出強(qiáng)調(diào)了行政性檔案在檔案大家庭中居主導(dǎo)地位。 2022/2/6 35 （二）存儲(chǔ)媒體 與圖書(shū)、資料一樣，檔案也有其存在的形態(tài)，也就是人們通常所說(shuō)的檔案載體。 磁性媒體 常見(jiàn)的磁性媒體有軟盤(pán)、硬盤(pán)和磁帶。 光盤(pán)媒體 光存儲(chǔ)器是指計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的大容量存儲(chǔ)。歸整的文書(shū)，必須按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的自然聯(lián)系分類整理?！凹笔俏臅?shū)制發(fā)、傳遞、處理的基本單位，同時(shí)也是文書(shū)歸檔的基本單位。文書(shū)的集中歸檔，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。它是整個(gè)檔案收集工作的中心內(nèi)容，是檔案部門取得和積累檔案的主渠道。檔案整理工作的基本任務(wù)就是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使所保存的檔案有序化、條理化，為整個(gè)檔案管理工作創(chuàng)建科學(xué)化的管理對(duì)象。分類的內(nèi)容包括：分類方法的選擇、分類方案的制訂及檔案的歸類和案卷排列等。 “維護(hù)秩序”、“保護(hù)實(shí)體”是檔案保護(hù)工作的兩個(gè)基本方面。 2022/2/6 43 謝 謝
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