關(guān)于公文格式、印章與檔案管理的若干問題-預(yù)覽頁
【正文】 的效用，使得 相關(guān) 工作無法順利開展。對于會商的結(jié)果，如果各方達成統(tǒng)一意見，需要在相關(guān)的意見欄內(nèi)注明；如果會商未能統(tǒng)一意見，則需要上報上級機關(guān)，由上級機關(guān)定奪。通過審核，不僅可以保證公文的質(zhì)量，而且可以控制發(fā)文的數(shù)量。簽發(fā)是發(fā)文過程中公文草擬的最終環(huán)節(jié)。 ? 簽發(fā)時首先要先對公文內(nèi)容進行最后的把關(guān)，確保公文的質(zhì)量，提高工作效率；其次， 簽發(fā)不能越級 ，各級領(lǐng)導(dǎo)人只能負責(zé)簽發(fā)自己職責(zé)以內(nèi)的公文；如果相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人不在，可以授權(quán)或委托其他負責(zé)人負責(zé)簽發(fā)；再次，簽發(fā)時態(tài)度要嚴肅，簽署姓名要寫全稱，不可只寫姓； 簽發(fā)的時間也要清楚注明。繕印可以先進行人工謄寫或者是機器謄寫，無論采取哪種方式，都要做到文本清晰、字體適中、裝訂美觀。首先是繕印要以定稿為底本，不能隨意地改動，對原稿也要進行保存。校對時要認真仔細，杜絕錯誤，保證公文的法定效力和嚴肅性。簽署是指在公文的正本上由領(lǐng)導(dǎo)人簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章，簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章后，公文的法律效力即刻生效。 ? 登記主要采用簿式登記。 ? 分發(fā)公文也是有規(guī)定的。 收文程序?qū)儆趯⑹盏降墓倪M行加工、處理的過程，它與發(fā)文程序處于同等重要的地位，是單位履行工作職責(zé)的條件和保證。 ? 簽收是收文程序的第一步，通常由各機關(guān)、單位秘書部門所屬的收發(fā)室進行，稱為外收文。 ? 公文登記的方式可以采用登記簿式、卡片式或電腦登記。 2022/2/6 13 分發(fā) ? 分發(fā)是指收文機關(guān)或單位將收到的公文送達有關(guān)部門告知或處理。辦理件是指需要部門辦理的文件，一般先由秘書部門提出擬辦意見，然后進行批辦、承辦等。 2022/2/6 14 擬辦 ? 擬辦是指秘書部門根據(jù)文件內(nèi)容對公文提出的初步辦理意見，相當于請示或建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。 ? 擬辦的意見一般附在 《 文件交辦單 》 的擬辦欄中，并附上擬辦人姓名以及擬辦日期。 ? 批辦的意見一般附在 《 文件處理單 》 的批辦欄中，并附上批辦人姓名以及批辦日期。 ? 承辦是有嚴格的時效性要求的，因而承辦部門應(yīng)對收到的文件及時辦理，尤其是對于緊急公文，更要設(shè)定明確的辦理時限，以免貽誤時機，影響工作。一般要求對緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。 通過文書立卷，既可以有效地利用公文，又可以有效地保護公文，它是將公文轉(zhuǎn)化為檔案的必不可少的環(huán)節(jié)。重要文件利用頻率高，可以相對細分，單獨裝訂；次要文件參考價值不大，可以較為集中。 B 按照文件的保管期限進行立卷。 現(xiàn)在文件的載體形式并不局限于紙張，還有照片、錄音、磁盤等多種形式，因而在文件立卷時，不同載體的文件要分別立卷。 （ 2）按照時間進行立卷 即將屬于同一時間段的公文放在一起立卷。 （ 4）按照文種進行立卷 即將屬于同一文種的公文放在一起立卷。 （ 6）按照通訊者進行立卷 即按照收文機關(guān)的名稱將公文放在一起立卷。詳細地組合情況比較復(fù)雜，也很專業(yè)，在此恕不一一列舉。 （ 2）正式立卷，一般機關(guān)或單位都會在年底對本單位同一年度的文件進行立卷。所以，歸檔是文書處理工作不可缺少的程序。這樣有利于保持部門一個年度的案卷的完整性。對合格的案卷，需要填寫案卷移交清單，一式三份；對不合格的案卷，則需要退回秘書部門，重新整理。 （一）印章的種類 正式印章。 2022/2/6 25 鋼印。辦事章不得用于正式文件，以顯示正式印章的莊重性。主要是指電子印章、收發(fā)章、財務(wù)專用章、校對章、封條章、會議專用章等。 2022/2/6 27 國務(wù)院有關(guān)部委外事用的火漆印，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府的印章，以及駐外使領(lǐng)館的印章，直徑為 。 國務(wù)院的鋼印，直徑為 。領(lǐng)取印章要有二人同行，持介紹信或領(lǐng)導(dǎo)人的手跡。凡經(jīng)主管機構(gòu)批準使用的印章，須先向所屬機構(gòu)及平行機關(guān)發(fā)出正式通知，附上啟用印章的印樣，說明正式啟用的日期。 2022/2/6 29 印章的保管 秘書部門對于保管和使用印章的人員必須嚴格審查和挑選，并應(yīng)加強平時的教育和考查。同時要注意經(jīng)常洗刷，防止印泥和其他污物將刻痕填塞，以保持圖案和印文的清晰。 秘書人員要正確用印。蓋出的印章圖案，必須保持位置恰當，字體端正，圖形清晰，不能模糊不清。 原制發(fā)印章的單位，對廢印章應(yīng)當?shù)怯涀N。 2022/2/6 32 （四）電子印章的管理 電子印章是合法的數(shù)字化印章與數(shù)字證書綁定的，用其私鑰進行了數(shù)字簽名的權(quán)威性的電子文件，通俗地說，電子印章就是電子簽名加上印章圖片。保管人員不得向任何人提供操作程序、電子印章軟盤及密碼。 電子印章的停用和銷毀管理要求與正式印章相同。 2022/2/6 34 文書檔案、科技檔案與專門檔案 文書檔案是指行政管理檔案，即在社會的行政管理活動中由各種行政性、法律性或政治性公文（如請示、批復(fù)、決定等）轉(zhuǎn)化而成的檔案，其實質(zhì)是突出強調(diào)了行政性檔案在檔案大家庭中居主導(dǎo)地位。 2022/2/6 35 （二）存儲媒體 與圖書、資料一樣，檔案也有其存在的形態(tài)，也就是人們通常所說的檔案載體。 磁性媒體 常見的磁性媒體有軟盤、硬盤和磁帶。 光盤媒體 光存儲器是指計算機數(shù)據(jù)的大容量存儲。歸整的文書，必須按照它們在形成過程中的自然聯(lián)系分類整理?！凹笔俏臅瓢l(fā)、傳遞、處理的基本單位，同時也是文書歸檔的基本單位。文書的集中歸檔，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。它是整個檔案收集工作的中心內(nèi)容，是檔案部門取得和積累檔案的主渠道。檔案整理工作的基本任務(wù)就是建立檔案實體的管理秩序，使所保存的檔案有序化、條理化，為整個檔案管理工作創(chuàng)建科學(xué)化的管理對象。分類的內(nèi)容包括：分類方法的選擇、分類方案的制訂及檔案的歸類和案卷排列等。 “維護秩序”、“保護實體”是檔案保護工作的兩個基本方面。 2022/2/6 43 謝 謝
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