【正文】 公司各部門（ 人事部門 除外）的檔案工作人員應于每 年的 12月 20日將本部門本年度的檔案材料移交到 管理部 。 3 檔案管理 檔案的歸檔 公司應歸檔的檔案資料包括：行政文書檔案、人事檔案、營銷業(yè)務檔案、財務檔案、設備儀器檔案、生產技術資料檔案和基建項目檔案等。公司各部門負責人均應指定專人（兼職檔案員）負責收集、保管本部門的檔案資料并督促其及時歸檔。 2 檔案管理的機構與職責 公司的檔案工作實行部門收集保管，管理部 統一歸檔的原則。 本制度所稱的檔案，是指公司各個部門以及個人在從事工作和經營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關系的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。 本 制度 報總經理批準后施行，修改時亦同。 使用電腦要提高安全和警惕意識，定期進行殺毒，禁止使用不明來歷的軟 盤和質次的光盤。 管理部 建立辦公設備臺帳，定期與財務管理部核對，每年盤點一次。 使用部門指定的專人要熟悉辦公設備的使用、保養(yǎng)方法，按規(guī) 范要求操作，保持設備清潔和正常運行。 3 辦公設備管理 公司辦公設備由管理部 統一管理，并定期檢查使用與維護情況。屬校對未發(fā)現的錯誤由校對人負責，校對后沒有改正的，由文 印員負責。 文印員要嚴格按照審批份數打印，不得截留任何文件，廢棄文稿須按規(guī)定銷毀。 本 制度 適用于公司各部門及公司全體員工。 本 制度 自頒布之日起施行。 6 附 則 文件的收集保管與定期歸檔見《檔案管理制度》中的有關規(guī)定。 公文校對一般由擬稿人負責，特殊情況時由行政秘書依原稿校對，非主辦人 不得擅自改動原文。 簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。 公文審核：公司的文稿 在送領導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責人核稿后送公司辦公室主任進行規(guī)范審核及法律審核，必要時由 管理部經歷 報財務中心進行經濟審核。 行政文員 對有領導批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要進入《督辦程序》，以防積壓或漏辦。 各部門收到急件時，應在 1天或最多 3天內呈報辦理結果并退回文件。 公文紙一般用 A4復印紙，“通告”等文體用紙大小，根據實際需要確定。 公司董事會發(fā)文，用“杭寸 董字 [年號 ]第 00號”。聯合發(fā)文，應將主辦部門排列在前。 公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，并標明公文種類。 決定、決議：對某些問題或者重大行動或人事任免等做出安排，用“決定”；經會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。 公告、通告：向國內外宣布公司的重大事件，用“公告”；在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用“通告”。 文件管理工作必須嚴格遵守公司《保密制度》和《檔案管理制度》，做到及時、準確，安全。 本制度 適用于全公司。 批復：答復請示事項，用“批復”。 函：平行的或不相隸屬的部門之間互相商洽工作，就一般事項向有關部門請示、批復、詢問和答復問題時，用“函”。除批轉法規(guī)性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。 發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準，聯合行文以最后部門簽發(fā)日期為準。 公司其他管理部門的發(fā)文，用“杭寸 字 [年號 ]第 00號”。 4 公文處理 收文處理。一般性文件，應在一周內辦理并退回文件。 有關人員參加重要會議帶回的文件，應及時交管理部 處理。 公文 簽發(fā)：公司行政文件，視情況由董事長、總經理簽發(fā)。若確需修改，必須重新送簽。校 5 公司內部文件編號 公司內部的記錄和標準類文件（包括規(guī)章制度、工作程序、工作表單、工作標準等））必須統一編號。 本制度 由公司 管理部制定 ，并負責解釋和組織實施。 文件編號： HCCXZD2021/01 杭州寸草心實業(yè)發(fā)展有限公司 第 6 頁 共 69 頁 CCX— ZD— 002 文 印 及 辦 公 設 備 管 理 制 度 1 總 則 為規(guī)范公司文印工作 ，保證和提高辦公設備利用的效能與使用壽命，結合公司實際情況，特制定本制度 。 2 文印 工作管理 文件打印 文印員接稿后，應認真檢查審批手續(xù)是否完備，字跡是否清楚，文面是否整潔。對需要留存的文檔，須按目錄存放并注明路徑。 文件復印、傳真 文件資料復印、傳真由 行政前臺文員負責在指定地點進行 。使用部 門要指定專人負責保管和使用，指定專人在使用前必須經過培訓。發(fā)現故障，應及時向辦公室報修，禁止私自對設備進行拆卸修理。 電腦和網絡管理 電腦管理員負責電腦及網絡的定期檢查與維護。如需使用外部軟盤，要先進行殺毒。 本 制度 施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與 本 制度 有抵觸的規(guī)定以 本制度 為準。 公司所有部門和個人均有保護公司檔案的義務。 公司管理部 為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資 料實行統一的歸檔和日常管理，并對公司各部門的檔案管理進行指導、監(jiān)督和檢查。 管理部 的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應保持相對穩(wěn)定，名單須報到辦公室進行備案，各部門的檔案工作人員如有變動須及時通知辦公室。 文件編號： HCCXZD2021/01 杭州寸草心實業(yè)發(fā)展有限公司 第 9 頁 共 69 頁 對于應當立卷歸檔的材料，各部門須按照規(guī)定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據為已有。 檔案保管 公司所有檔案資料均進行專人、專柜管理。 檔案工作人員應參照國家的規(guī)定和公司《保密制度》，對檔案資料進行密級劃分，并確定保管期限，上報董事會，經批準后執(zhí)行。 對于檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關規(guī)定執(zhí)行。 檔案查閱（借閱）的批準權限：普通檔案由辦公室主任審批；秘密級檔案由行政總監(jiān)審批；機密級檔案由總經理審批，絕密級檔案由董事長審批。 檔案的銷毀 對于超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人員應定期銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。 本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章 制度自行終止，與本制度有抵觸的制度以本制度為準。 公司日常保密監(jiān)督檢查工作由公司綜合管理部 負責。 本制度適用于公司全體員工。 公司對外活動（包括外事活動）中的秘密事項以及對外承擔保密義務的事項。 公司人事檔案資料。 公司總體發(fā)展規(guī)劃、經營戰(zhàn)略、營銷策略、商務談判內容及其載體、正式合同及協議文書、成本及利潤率。 機密是指與公司的生存、經營、人事有重要利益關系，一旦泄露會使公司安全和利益遭到嚴重損害的事項，主要包括： 尚未確定 的公司重要人事調整及安排情況。 對外活動中內部掌握的原則和政策。 秘密是指與公司生存、經營、人事有較大利益關系，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受損害的事項，主要包括： 消 費層次調查情況，市場潛力調查預測情況，未來新產品市場預測情況及其載體。 財務部門的安全保衛(wèi)措施情況。 3 各密級內容知曉范圍 絕密級：董事會成員、總經理及與絕密內容有直接關系的工作人員，允許知曉與本工作相關的機密事項。 對外交往與合作中如需要提供公司的秘密事項，應先由行政總監(jiān)批準，特殊情況須經總經理、董事長批準。 公司員工發(fā)現公司秘密已經泄露或可能泄露時，應立即采取補救措施并及時報告行政總監(jiān)，行政總監(jiān)須立即做出相應處理。 5 保密環(huán)節(jié) 文件打印管理。 文件打印完畢，由文印員轉交發(fā)文部門，并作登記，不得轉 交無關人員。 文件復印管理。 一般文件復印應有部門負責人簽字，注明復印份數。確需摘抄、復印時，須經行政總監(jiān)簽字并注明。 保密傳真件發(fā)件人只能為部門負責人或其指定人員。 公司音像制品統一由檔案管理員集中存檔管理。 過期檔案銷毀應 兩人以上參加，由行政總監(jiān)、總經理簽字批準，并做好登記。 客人到各部門參觀，不得讓其接觸公司保密文件。 會議召集部門應認真做好到會人員簽到、材料發(fā)放登記工作。 各部門要按密級分類，清查本部門的涉密事項，明確直接責任人予以登記，并向行政中心提交清單備案。 根據業(yè)務活動的需要確定崗位編制，控制涉密人員的數目。 公司各部門均設兼職檔案管理員，負責保管本部門 文件、資料并定期歸檔。如確需復制時，必須由批準借閱人同意，并按規(guī)定進行登記，對復制件視同原件予以保管。 不該看的秘密事項絕對不看。 不在公共場所和無關人員中談論秘密事項。 員工從與公司脫離勞動合同關系時起，對公司秘密事項的保密期限為三年，如因違反《保密制度》對公司造成危害的，公司將追究其責任。修改 時 亦同。 本 制度 規(guī)范了公司招聘人才的基本程序、方法和要求?？杖睄徫辉瓌t上 優(yōu)先考慮進行內部提拔和 招聘，如 現有人員 不能滿足崗位要求，則由 人事部門 提出申請，經總經理批準后進行社會招聘。 3 內部招聘 內部招聘是從公司現有員工中進行招聘、篩選。 在人 事部門 組織下 ， 由用人部門負責進行專業(yè)復試考核。 內部招聘的崗位有優(yōu)先錄取權，原部門不得強行不放。 人事部門 將批準的《招聘申請表》 根據應聘者的條件 進行分類，設計招聘方案，撰寫招聘簡章并發(fā)布招聘信息。 通過各種新聞媒體發(fā)布，如電臺、電視臺、網絡、報刊雜志等。招聘錄用的測試方法主要有面試、筆試、心理測試法、行為模擬法、個案分析法及工作現場測試法等。 面試的地點應選擇在安靜無干擾的場所，提前做好場所布置并準備相關資料（《面試記 錄 表》、應聘者簡歷等），擬 訂 面試問題，面試問題包括： 與工作經歷有關的問題 。 面試主考官負責 填寫面試評價 記錄，并將面試意見以如下 范例 形式作出結論性建議： 文件編號： HCCXZD2021/01 杭州寸草心實業(yè)發(fā)展有限公司 第 19 頁 共 69 頁 面試合格，建議在崗位復試。 人事部門 將入選的復試人員名單及相關資料轉 至 用人部門，同時通知復試人員參加復試，并在指定時間將復試人員引送用人部門進行專業(yè)考核。對財務人員、業(yè)務人員 等 還須調查其家庭背景。 對于決定錄用人員， 人事部門 根據 與用人部門 確定的上崗時間，填寫《 入職 通知單》 （或通過電話）通知員工報到，報到時應攜帶以下資料： 學歷證、資格（職稱）證、身份證（原件）。如：駕駛證、特種行業(yè)操作證。 參觀 企業(yè)、熟知部門與崗位 ， 安排入職培訓。試用期最 短 不 少于 1個月。 若試用部門在員工試用 3個月內未能向 人事部門 提出員工轉正申請， 人事部門 應及時向試用部門了解情況，以決定該員工是否轉正或辭退。 6 附 則 本制度 由 綜合管理部制定 并解釋和執(zhí)行。 本制度 自頒布之日起施行。 培訓工作由公司 管理部負責。 2 培訓需求調查及培訓計劃制訂 為制定 公司年度培訓計劃， 管理部 應對公司的培訓需求進行調查、分析，培訓需求分析主要包括以下方面： 公司的經營方針與策略、各部門的工作重心與人力發(fā)展規(guī)劃、可運用的培訓資源等。 管理部 進行審核、匯總，同時依據公司發(fā)展需要和人力發(fā)展規(guī)劃，制訂公司年度培訓計劃，并填寫《年度培訓計劃表》后由 綜合管理部經理審核 ，經總經理復審批準后，將年度計劃分解為季度計劃并組織實施。 培訓內容及 實施方式 文件編號： HCCXZD2021/01 杭州寸草心實業(yè)發(fā)展有限公司 第 22 頁 共 69 頁 高層管理人員（總經理、總監(jiān)級人員）的培訓 培訓內容 ? 學習考察本行業(yè)先進企業(yè)或國內外知名企業(yè)的管理經驗。 董事會決定總經理、總監(jiān)級人員的培訓，由人事部門組織實施。主要培訓方式有：內 部培訓和外聘培訓。 公司員工由直接上級提報參訓員工名單， 人事部門 審核，隔級上級批準。 普通員工的培訓方案由 人事部門 組織實施，各相關部門配合。入職培訓由 人事部門 組織。 公司培訓計劃的制訂與組織實施。 培訓設備的準備及培訓場所的申請。 。 本部門員工的上崗（轉崗）培訓及其考評。 相關費用的申請、使用、報銷、記錄。 培訓之前，負責培訓的部門應向外聘培訓師提供培訓目的、參訓員工、培訓大綱 、培訓時間、培訓 文件編號： HCCXZD2021/01 杭州寸草心實業(yè)發(fā)展有限公司 第 24 頁 共 69 頁 地點等培訓背景資料。 6 受訓員工的培訓管理 員工培訓出勤管理，由培訓主辦部門負責。員工遲到（早退）視同上班遲到（早退）。 凡違反以上規(guī)定，未向培訓主辦部門申明請假或請假未批而未參 加培訓者，其培訓缺勤課時以曠課論處，對于培訓曠課者，給予警告處分。違者后果自負，且視情節(jié)予以處罰。 經批準的因請假、出差等未參考者，應及時申請補考。 培訓時間一次連續(xù)在一個月（含）以上的，培訓期間只發(fā)