【正文】 建設(shè)項目檔案管理實務(wù) 內(nèi)容 ? 一、項目建設(shè)程序 ? 二、相關(guān)概念與項目檔案的特點(diǎn) ? 三、項目檔案管理的依據(jù) ? 四、項目文件形成的質(zhì)量監(jiān)控 ? 五、項目文件的歸檔范圍和保管期限的劃分 ? 六、歸檔項目文件的質(zhì)量要求 ? 七、項目文件的整理歸檔 ? 八、項目檔案的匯總整理與移交 ? 九、項目檔案的驗收 一、項目建設(shè)基本程序 ? 四大環(huán)節(jié)：決策 設(shè)計 施工 竣工驗收 ? 六階段： ? 項目建議書階段（ 擬建項目設(shè)想） ? 可行性研究階段（ 從技術(shù)與經(jīng)濟(jì)上進(jìn)行分析論證 ） ? 設(shè)計文件階段 （招標(biāo)選擇單位進(jìn)行初步、技術(shù)、施工圖設(shè)計） ? 建設(shè)準(zhǔn)備階段 （征地拆遷、材料訂貨、招標(biāo)選擇施工單位等） ? 建設(shè)實施階段 （建設(shè)、施工、監(jiān)理單位對工程進(jìn)度、質(zhì)量、投資 ? 的管理與控制） ? 竣工驗收階段（自查、初驗、專項、總驗） 二、相關(guān)概念和 項目檔案的 特點(diǎn) （一）相關(guān)概念 項目文件： 指建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。 項目檔案： 指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。 項目文件是項目檔案的前身，項目檔案是項目文件的歸宿 ? 建設(shè)項目： 指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動中，按照一個總體設(shè)計進(jìn)行施工，獨(dú)立組成的，在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、行政上有獨(dú)立組織形式、實行統(tǒng)一管理的單位。（小區(qū)） ? 單位工程： 在建設(shè)中，根據(jù)合同，具有獨(dú)立施工條件，可單獨(dú)作為成本計算對象的工程。（獨(dú)立樓房） ? 分部工程： 在單位工程中，按結(jié)構(gòu)部位、路段長度及施工特點(diǎn)或施工任務(wù)劃分為若干個分部工程。（建筑、水電、門窗） ? 分項工程： 在分部工程中，按不同的施工方法、材料、工序等劃分為若干個分項工程。 二、 相關(guān)概念和項目檔案的特點(diǎn) （二）項目檔案的特點(diǎn) ? 數(shù)量大 ? 形成時間長 ? 形成的單位多 ? 專業(yè)性強(qiáng) ? 種類和載體的多樣性 ? 成套性 三、建設(shè)項目檔案的管理依據(jù) ? 《 檔案法 》《 建筑法 》《 海南省檔案管理辦法 》 ? 《 建設(shè)工程質(zhì)量管理條例 》 ? 《 基本建設(shè)檔案管理資料管理暫行規(guī)定 》 ? 《 國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理登記辦法 》 ? 《 重大建設(shè)項目檔案驗收辦法 》 ? 《 海南省重點(diǎn)建設(shè)項目檔案驗收實施細(xì)則 》 ? GB/T118112023科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求； ? DA/T282023國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 四、 項目文件形成的質(zhì)量監(jiān)控 統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào) ① 成立項目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌組織開展項目檔案工作； ② 參照 《 國家重大建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表 》 制定本項目檔案的歸檔范圍，印發(fā)各參建單位遵照執(zhí)行，要求各自負(fù)責(zé)收集； ③ 在與參建各方簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理、供貨等合同時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確參建單位的收集、整理、歸檔的范圍、時間、套數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)等，并預(yù)留部分工程款，保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔后結(jié)算 。 （一）建設(shè)單位文件的質(zhì)量監(jiān)控 建立網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé) ? 建設(shè)單位在進(jìn)入項目開始運(yùn)作的階段后必須加強(qiáng)項目檔案工作，指定一位負(fù)責(zé)人分管檔案工作，確定專門的檔案工作機(jī)構(gòu)和人員，加強(qiáng)管理和監(jiān)督指導(dǎo)。同時，把檔案工作網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)展到項目參與建設(shè)的每個單位，明確各參建單位檔案工作責(zé)任人及分管領(lǐng)導(dǎo)。 ? 如某建設(shè)項目檔案工作網(wǎng)絡(luò)圖 業(yè)主總工室（辦公室） 檔案室 計劃部 工程部 財務(wù)部 監(jiān)理單位 設(shè)計單位 施工一隊 施工二隊 領(lǐng)導(dǎo)：協(xié)調(diào)工作 工作人員：具體工作 （總承包） 施工一隊 施工二隊 施工五隊 統(tǒng)一制度，規(guī)范管理 ? 項目建設(shè)單位（業(yè)主、法人）要制定要項目檔案管理的相關(guān)規(guī)定、辦法、標(biāo)準(zhǔn)和制度等，并印發(fā)到各參建單位貫徹執(zhí)行 （ 如項目檔案資料管理辦法、竣工文件編制規(guī)定、項目檔案分類方案、項目文件歸檔范圍及保管期限表、項目檔案整理操作規(guī)程、竣工檔案驗收辦法、檔案庫房管理制度、檔案利用制度、檔案保密制度等） 申報登記，接受監(jiān)督 根據(jù) 1997年 8月 19日國家檔案局頒布施行 《 國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理登記辦法 》 的規(guī)定，國家重點(diǎn)建設(shè)項目要做好申報登記。 （二）設(shè)計單位文件的質(zhì)量監(jiān)控 ? 設(shè)計單位明確設(shè)計任務(wù)后，應(yīng)明確形成文件的質(zhì)量要求，保證每張施工圖應(yīng)有圖號、圖名、設(shè)計人、校對人、審核人簽名。 ? 規(guī)范設(shè)計變更文件的編制和傳送。 ? 設(shè)計文件要按專業(yè)、文號順序進(jìn)行積累。 ? 設(shè)計任務(wù)完成后，需向建設(shè)單位移交經(jīng)規(guī)范整理的全套檔案（含電子件），并詳列項目全部的技術(shù)文件、變更文件、圖紙勘誤表目錄。 （三）監(jiān)理單位文件的質(zhì)量監(jiān)控 ? 明確職責(zé)，根據(jù) 《 建設(shè)法 》 和監(jiān)理制度的規(guī)定，負(fù)責(zé) “ 三控制、兩管理、一協(xié)調(diào) ” 即對工程質(zhì)量、工期和投資控制；合同和信息管理；協(xié)調(diào)各方關(guān)系。檢查、審核參建各方項目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。 ? 向法人提交工程監(jiān)理檔案材料。一是參與招標(biāo)時，協(xié)助法人明確文件歸檔條款；二是在設(shè)計階段監(jiān)理時，對設(shè)計文件、圖紙進(jìn)行檢查、歸檔驗收；三是施工階段監(jiān)理時，對施工單位項目文件形成積累監(jiān)控；對來自法人、設(shè)計和施工單位的文件進(jìn)行完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)進(jìn)行審核。 （四）施工單位文件的質(zhì)量監(jiān)控 ? 施工單位形成的施工文件和負(fù)責(zé)編制的竣工圖是反映項目真實貌和質(zhì)量的主要依據(jù)，數(shù)量比重最大，是項目檔案的主要組成部分?？刂剖侄危? ? 一是以公文形式的文件，要注意統(tǒng)一文號；二是施工記錄，必須真實、準(zhǔn)確、耐久、有序、規(guī)范和完備的簽署手續(xù)；三是竣工圖必須字跡、線條清晰，圖面整潔，修改到位。 五、項目文件的歸檔范圍和 保管期限的劃分 ? 歸檔范圍 對于具體的某個建設(shè)項目的歸檔范圍，項目法人可參照 《 國家重大建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表 》 或 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 表 A． 7項目建設(shè)類 或相關(guān)主管部門所列的歸檔范圍結(jié)合建設(shè)項