【正文】 項目實施過程的管理和控制 講稿說明 ： ? 項目的特性 ? 常見的問題 ? 對項目經(jīng)理的要求 ? 管理與控制的關(guān)系 ? 項目的管理 ? 項目的控制 討論原則： 以實際應(yīng)用和管理需要為主，重在實操性，兼顧項目管理理論和概念。以計算機信息系統(tǒng)建設(shè)為例。主要介紹內(nèi)容如下： 由于項目具有一系列獨特的屬性，加大了實現(xiàn)目標的難度，因此通過加強項目過程中管理與控制，使項目結(jié)果盡可能接近預(yù)期目標。項目具有如下特點： 項目的特性 項目的特性（一） 項目過程的一次性 項目都具有明確的開始和結(jié)束時間。且不存在周而復(fù)始的情況。 項目管理人員要在現(xiàn)場了解具體實際情況，采取相應(yīng)措施，靈活地運用經(jīng)驗，避免按固有經(jīng)驗一概而論。 項目運作的獨特性 由于項目具有一次性的特點，因此不同項目的具體管理方法和過程各不相同 。 企業(yè)各級人員要與項目人員要緊密配合，項目人員要根據(jù)企業(yè)實際情況制定各項工作計劃。 項目的特性（二） 項目需求的不定性 一般情況下，項目的需求會經(jīng)常產(chǎn)生變化 。不變化需求的項目：沒有。 作為用戶需求變化是可以理解的，但要統(tǒng)一且一致、要有書面報告，以便事后跟蹤和檢查。切忌無序的提出，造成系統(tǒng)頻繁修改，降低系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性。 項目的特性（三） 項目目標的確定性 規(guī)定項目的技術(shù)水平，質(zhì)量標準，后期服務(wù)等 。目標允許有調(diào)整，不是一成不變。 作為項目管理者，目標的變更應(yīng)控制在一定的范圍內(nèi)，注意不要盲目追求大而全，要實用、穩(wěn)定、可靠。 項目的特性（四） 項目組織的臨時性 由于項目一次性的特點，所以使完成項目的組織和人員也是一次性的。 由于人員來自各部門甚至外單位，彼此之間不熟悉工作風(fēng)格，要注意人員協(xié)調(diào)和配合，防止出現(xiàn)推諉、錯位、空檔。 項目的特性（五） 結(jié)果的不可挽回性 項目一旦宣告完成，其結(jié)果不可改變 。 項目經(jīng)理要了解總體目標、階段目標、人員工作目標，制定符合總體目標的質(zhì)量標準，并進行工作過程的檢查，控制好各項工作的完成質(zhì)量。 項目的特性（六） 壽命周期和階段性 項目有發(fā)生、發(fā)展和滅亡的過程，是有起點和終點的活動 。 管理人員應(yīng)注重在整體時間周期內(nèi)各階段的工作安排、落實執(zhí)行情況、階段目標的實現(xiàn)，防止連鎖性的任務(wù)延期等。 項目的特性（七） 項目運作的開放性 項目完成要跨越若干部門 。 他們對項目的成敗至關(guān)重要但不受項目組管轄。 管理人員要注意協(xié)調(diào)部門間的配合，定期或不定期的了解情況，項目經(jīng)理要主動與相關(guān)部門溝通，通報工作進展情況及需要配合的內(nèi)容。 項目的特性（八） 項目過程的一次性 結(jié)果的不可挽回性 項目運作的獨特性 項目需求的不定性 項目目標的確定性 項目組織的臨時性 壽命周期和階段性 項目運作的開放性 作為企業(yè)或項目管理人員，要非常清楚項目工作的特點及內(nèi)在規(guī)律，起到協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌、調(diào)控等作用。 項目的特性 項目常見問題及原因（一） ? 對需求缺乏管理 對于大多數(shù)企業(yè)而言，基本上沒有將自己的業(yè)務(wù)說明、流程、內(nèi)容、公式、報表等以文字形式整理出來。他們往往可以口頭形式講清楚，但部門之間口徑不一，很少為其他部門著想，一些管理思想集中于個別領(lǐng)導(dǎo)。 針對以上情況，建議企業(yè)在開展信息系統(tǒng)建設(shè)前，可以組成一個業(yè)務(wù)小組，主要人員來自信息部、營運部、商品部、基層門店等，以文字形式說明各項業(yè)務(wù)的管理，并得到相關(guān)部門的確認。以此作為企業(yè)的用戶需求。也可以與服務(wù)商聯(lián)合完成此工作。 項目常見問題及原因（一） 舉例說明： 功能說明及要求 業(yè)務(wù)操作流程 業(yè)務(wù)流程說明 單據(jù)格式說明 項目常見問題及原因（一）－－舉例說明 驗收入庫 功能說明及要求 （ 配送中心收貨 ） 商品驗收入庫主要實現(xiàn)從供應(yīng)商將商品送到配送中心開始 ，卸貨 、 清點 、 驗收 、 記錄 、 移位 、 粘貼倉位標簽 、 入庫等一系列操作管理 。 其中要求系統(tǒng)實現(xiàn)打印收貨通知單 、 倉位標簽 、收貨和入庫信息處理等 。 對于收貨和入庫信息處理 ， 系統(tǒng)在原訂單信息基礎(chǔ)上 ， 實現(xiàn)實際收貨數(shù)量的錄入 （ 原有訂貨數(shù)量要保留 ， 實際收貨數(shù)量要求系統(tǒng)單獨保存 ） ， 以便系統(tǒng)以后實現(xiàn)對供應(yīng)商送貨方面的分析 。 如：正確率 、 準確率等 。 系統(tǒng)在收貨處理后 ， 生成商品入庫單 ， 由系統(tǒng)根據(jù)倉位分配原則分配商品入庫倉位 ， 在經(jīng)人工確認后 ， 保存并進行商品數(shù)量分布帳處理 ， 同時打印商品入庫單 。 為實現(xiàn)或努力實現(xiàn)配送中心零庫存的管理目標 ， 在商品入庫時系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)商品要貨單位的定義 ， 即該商品已 “ 名貨有主 ” ， 配送中心只是代為保管 。 項目常見問題及原因舉例說明 供應(yīng)商采購部 門店配送中心裝卸員 揀貨員驗收員運輸公司入庫員 防損員收驗貨入庫業(yè)務(wù)流程圖說明：打印貨位簽收貨通知接單驗貨倉貨是否制單員送貨單直流貨暫存區(qū)存貨卸貨揀貨倉貨是否直流貨驗貨記錄入庫標識直流貨配送是否收貨拒收供應(yīng)商拉回確定月臺確定時間送貨報到是否無退貨向供應(yīng)商退貨有退貨信息錄入系統(tǒng)2 、業(yè)務(wù)操作流程 項目常見問題及原因（一）－－舉例說明 驗收入庫 業(yè)務(wù)流程說明 配送中心收貨人員根據(jù)收貨通知查詢和打印訂單的詳細信息 （ 收貨單 ）和退貨單 （ 如果有 ） 并確認是否是直流貨 。 如果為倉貨則打印存儲貨位標簽 。 供應(yīng)商根據(jù)約定情況在送到貨后 ， 應(yīng)到配送中心調(diào)度員處報到 。 調(diào)度員告知卸貨月臺和具體時間 ， 并通知收貨人員 。 收貨人員接單粗驗后 ， 安排卸貨并停放指定暫存區(qū)域 。 對商品進行詳細的收貨 ， 并將驗貨情況在收貨單進行記錄 。 如果有向此供應(yīng)商退貨的商品 ， 則組織裝車并雙方確認 。 根據(jù)驗收結(jié)果確認是否拒收商品 ， 如果拒收 ， 則要求供應(yīng)商拉回其商品 ，并在驗收單上詳細注明 。 如果是倉貨 ， 則要求在系統(tǒng)中明確商品的要貨單位并對商品進行必要的整理并粘貼存儲貨位標簽 ， 通知入庫人員負責(zé)入庫上架 。 如果是直流貨 ， 將移至到分貨區(qū)域直接進行分貨 ， 執(zhí)行直流貨配送流程 。 項目常見問題及原因（一）－－舉例說明 單據(jù)格式說明 項目常見問題及原因（二） ? 缺乏工作計劃和控制 一般情況下，大家都能夠做到把工作內(nèi)容想清楚并安排相關(guān)人員落實。但只做到這些是不夠的，還要做到為實現(xiàn)目標而進行必要的技術(shù)準備；組織人員擬定完成目標的設(shè)計方案；制定工作進度、成本、質(zhì)量標準、資源配置等工作計劃。做好計劃工作能保證項目的順利實施、避免浪費、降低成本、加快進度，起到以最小的代價縮短項目運作周期。 項目常見問題及原因（三） ? 工作協(xié)調(diào)方面出現(xiàn)問題 由于各種原因，在項目實施過程中，人與人之間、部門與部門之間、用戶與服務(wù)商之間、下級與上級之間、專業(yè)人員與應(yīng)用人員之間、領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)之間、項目經(jīng)理與組員之間等經(jīng)常會出現(xiàn)一些茅盾或誤解，造成項目質(zhì)量的降低和進度的拖延。項目經(jīng)理需要從項目一開始就保持各方面