【正文】 操 作 手 冊 手冊名稱： 采購業(yè)務(wù)應(yīng)用操作手冊 適用部門： 采購部門 編寫人員： 項目組 編寫日期 年月日 對口支持 業(yè)務(wù) 采購部門 業(yè)務(wù)問題、操作問題 業(yè)務(wù)問題、操作問題 業(yè)務(wù)問題、操作問題 技術(shù) 財 務(wù) 部 軟件問題、錯誤提示 計 算 機 網(wǎng)絡(luò)、硬件、系統(tǒng)故障 目 錄 一、部門職責(zé)： ........................................................................................................ 2 二、部門崗位劃分： ................................................................................................. 2 四、 伊諾特 采購管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程： .................................................................. 3 五、部門日常業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理： ................................................................................... 4 2 、日常業(yè)務(wù)類型的界定： .............................................................................. 4 、應(yīng)明確的問題： ........................................................................................ 5 、基礎(chǔ)檔案： ............................................................................................... 5 、期初錄入 ................................................................................................... 6 普通采購流程 .............................................................................................. 8 5． 5． 1 采購請購 .............................................................................................. 8 5． 5． 2采購訂單（合同） .............................................................................. 11 5． 5． 3采購請款（國內(nèi)部分） ....................................................................... 12 5． 5． 4普通采購到貨流程處理： .................................................................... 15 5． 6帳表管理 .................................................................................................. 24 六、月末結(jié)帳 .......................................................................................................... 25 一、部門職責(zé)： 采購部門的日常工作在 ERP系統(tǒng)處理中主要工作有： 維護供應(yīng)商資料，進行供應(yīng)商資料的維護和添加，加強供應(yīng)商資源管理。 及時錄入、審核采購訂單，為總調(diào)室安排生產(chǎn)提供依據(jù)。 及時取得客戶開出的采購發(fā)票，錄入系統(tǒng)，并及時送交到財務(wù)。 準(zhǔn)確掌握采購發(fā)票和采購入庫單之間的對應(yīng)關(guān)系，做好采購結(jié)算，確定采購成本 及時、全面掌握供應(yīng)商供貨質(zhì)量、價格，優(yōu)化供 應(yīng)商結(jié)構(gòu) 作好各種采購統(tǒng)計，需款分析，為決策層提供分析數(shù)據(jù)。 二、部門崗位劃分： 采購助理： 采購管理模塊 供應(yīng)商分類、供應(yīng)商檔案、采購訂單 /采購到貨單 /采購發(fā) 票 的錄入、賬表查詢 。 采購經(jīng)理：對于采購訂單的最終審核、對于賬表查詢、供應(yīng)商分析 質(zhì)檢員：檢驗所購的原材料 質(zhì)量，對不合格的 通知采購人員 作到貨退回，對合格品出據(jù) 質(zhì)檢單； 檢驗公司產(chǎn)成品的質(zhì)量情況，出據(jù)質(zhì)檢單 方可以進行入庫處理和發(fā)貨處理。 總調(diào)室人員：內(nèi)請購單錄入審核、部分采購訂單的錄入 三、采購管理模塊的作用及與其他模塊的關(guān)系 采購管理 模塊可以 對采購業(yè)務(wù)的全 部流程進行管理，提供請購、訂貨、到貨、入庫、開票、采購結(jié)算的完整采購流程 3 四、 伊諾特 采購管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程 ： 業(yè)務(wù)編號 PU001 業(yè)務(wù)名稱 采購入庫 業(yè)務(wù)流程簡述 各有采購申請權(quán)的部門根據(jù)需要辦理請購單，計劃管理室審批請購單，國內(nèi)、國外采購部門根據(jù)審批后的請購單尋找供應(yīng)商，詢價、談判、訂合同，采購經(jīng)理審批采購合同，在貨物到達(dá)后，采購員和質(zhì)檢部初檢，質(zhì)檢部和庫房復(fù)檢，合格品由庫房填制采購入庫單辦理入庫，庫房主管審核入庫單，采購員收到供應(yīng)商發(fā)票時參照采購入庫單錄入采購發(fā)票，財務(wù)部門審核采購發(fā)票，采 購部（或財務(wù)部）對采購入庫單和采購發(fā)票進行核銷處理 。 流程適用范圍 伊諾特 公司計劃及生產(chǎn)部門的采購需求 相關(guān)崗位及權(quán)限 崗位 系統(tǒng)操作 權(quán)限 請購員 錄入請購單 請購單 — 錄入 計劃員 審核請購單 請購單 — 審核 采購助理 錄入采購訂單 采購訂單 錄入 采購經(jīng)理 審核采購訂單 采購訂單 — 審核 采購助理 錄入到貨單 /退貨單 到貨 單 — 錄入 庫管員 錄入采購入庫單 采購入庫單 — 錄入 庫房主管 審核入庫單 采購入庫單 — 審核 采購員 錄入采購發(fā)票 采購發(fā)票 — 錄入 財務(wù)部 審核采購 發(fā)票 采購發(fā)票 — 審核 財務(wù)部 核銷采購入庫單和采購發(fā)票 采購管理 — 核銷 系統(tǒng)提供的查詢、統(tǒng)計賬表 系統(tǒng)列表 請購單列表、采購到貨單列表、采購訂單列表、 采購入庫單列表、采購發(fā)票列表 系統(tǒng)統(tǒng)計表 到貨明細(xì)表、采購明細(xì)表、入庫明細(xì)表、結(jié)算明細(xì)表、未完成業(yè)務(wù)明細(xì)表、 費用明細(xì)表、增值稅抵扣明細(xì)表、采購綜合統(tǒng)計表、采購計劃綜合統(tǒng)計表 系統(tǒng)賬簿 在途貨物余額表、暫估入庫余額表 4 采購分析 采購成本分析、供應(yīng)商價格對比分析、采購類型結(jié)構(gòu)分析、 采購資金比重分析、采購費用分析、采購貨齡綜合分析 備注 發(fā)票的入庫單作為采購系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入，以利于以后的核銷處理。錄入完畢后再進行采購的期初記賬。 ，鋼板以張為主計量單位（采購、規(guī)劃、領(lǐng)用均以張為單位），放棄包的單位，鋼管以根為主機量單位（采購、規(guī)劃、領(lǐng)用均