【正文】 山東六和集團(tuán)有限公司 程序文件 版本 /更改： B/0 受控狀態(tài)： 發(fā) 放 號(hào)： 實(shí)施日期： 編制： 審核： 批準(zhǔn)： 目 錄 序號(hào) 文件名稱 文件編號(hào) 頁(yè)碼 1 文件控制程序 LH/CX— 01 0306 2 記錄控制程序 LH/CX— 02 0708 3 溝通 LH/CX03 0913 4 基礎(chǔ)設(shè)施控制程序 LH/CX— 04 1417 5 采購(gòu)控制程序 LH/CX— 05 1820 6 原料飼養(yǎng)與 回收控制程序 LH/CX— 06 2122 7 不合格品和潛在不安全品控制程序 LH/CX— 07 2325 8 監(jiān)視和測(cè)量裝置控制程序 LH/CX— 08 2628 9 產(chǎn)品撤回控制程序 LH/CX— 09 2931 10 應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序 LH/CX— 10 3235 11 食品安全驗(yàn)證控制程序 LH/CX— 11 3638 12 糾正 /預(yù)防措施控制程序 LH/CX— 12 3941 13 內(nèi)部審核控制程序 LH/CX— 13 4244 14 管理評(píng)審控制程序 LH/CX— 14 4547 15 危害分析與 HACCP 計(jì)劃建立控制程序 LH/CX— 15 4855 16 確認(rèn)、驗(yàn)證、驗(yàn)證結(jié)果的評(píng)級(jí)與分析控制程序 LH/CX— 16 5662 17 產(chǎn)品防護(hù)和交付控制程序 LH/CX— 17 6365 18 產(chǎn)品標(biāo)識(shí)可追溯控制程序 LH/CX— 18 6667 19 更新控制程序 LH/CX— 19 6869 山東六和集團(tuán)有限公司 程序文件 文件編號(hào) LH/CX— 01 版本更改 B/0 版本狀態(tài) 受控 文件名稱 文件控制程序 1 目的 為對(duì)本公司質(zhì)量、食品安全管理體系所涉及的文件進(jìn)行有效管理，確保現(xiàn)行使用文件為有效版本，防止誤用失效文件，同時(shí)為 FSM 體系的有效運(yùn)行提供依據(jù)，制定本程序。 2 適用范圍 本程序適用于本公司食品安全管理體系（ FSM）所涉及的所有文件及其支持性文件的管理。 3 職責(zé) 3． 1 事業(yè)部 總經(jīng)理負(fù)責(zé)食品安全管理體系方針、目標(biāo)文件、《食品安全手冊(cè)》、《程序文件》的批準(zhǔn)，分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)《前提方案》、《操作性前提方案》、《作業(yè)文件》、 HACCP 計(jì)劃、《外來(lái)文件》的批準(zhǔn)； 3． 2 食品安全小組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)組織編寫和審核《食品安全手冊(cè)》、《程序文件》，分公司食品安全小組副組長(zhǎng)負(fù)責(zé)組織編寫和審核《前提方案》、《操作性前提方案》、 HACCP 計(jì)劃、《作業(yè)文件》； 3． 3 各部門參與本部門工作范圍內(nèi)與食品安全管理 體系有關(guān)文件的編寫，并負(fù)責(zé)本部門文件的存檔和管理； 3． 4 品管部是文件的歸口管理部門，具體負(fù)責(zé)各部門編制文件的匯總、審編、定稿，以及體系文件的標(biāo)識(shí)、發(fā)放、回收、存檔與管理。 4 工作 程序 受控文件定義 受控文件： 指對(duì)文件的有效性進(jìn)行跟蹤管理的文件。所有食品安全活動(dòng)均以受控文件為依據(jù)，嚴(yán)禁使用非受控文件。 4． 2 文件類型、編號(hào)和版本標(biāo)識(shí) 食品安全管理體系由食品安全手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件、食品安全體系文件（ HACCP 計(jì)劃、 PRP 文件、 OPRP 文件）、外來(lái)文件和記錄組成。編號(hào)規(guī)則如下： a）食品安全手冊(cè)：集團(tuán)代碼 /代號(hào) — 發(fā)布年號(hào)（生效日期） 如： LH/FSM— 20xx（六和集團(tuán)，食品安全手冊(cè)， 20xx 年發(fā)布實(shí)施） b）程序文件：集團(tuán)代碼 /代號(hào) — 順序編號(hào) 如： LH/CX— 01（六和集團(tuán)，程序文件，文件順序編號(hào) 01） c）作業(yè)文件：集團(tuán)代碼 +工廠代碼 /代號(hào) — 順序編號(hào) 如： LYLH/ZY— 01（六和集團(tuán)臨沂分公司，作業(yè)文件，文件順序編號(hào) 01） 山東六和集團(tuán)有限公司 程序文件 文件編號(hào) LH/CX— 01 版本更改 B/0 版本狀態(tài) 受控 文件名稱 文件控制程序 d） HACCP 體系文件：集團(tuán)代碼 +工廠代碼 /代號(hào) — 發(fā)布年號(hào)（生效日期） 如： LHLY/HACCP— 20xx（六和集團(tuán)臨沂分公司， HACCP 計(jì)劃， 20xx 年發(fā)布實(shí)施） LHLY/PRP— 20xx（六和集團(tuán)臨沂分公司， PRP 文件， 20xx 年發(fā)布實(shí)施） LHLY/OPRP— 20xx（六和集團(tuán)臨沂分公司， OPRP 文件， 20xx 年發(fā)布實(shí)施） e）外來(lái)文件：集團(tuán)代碼 +工廠代碼 /代號(hào) — 處理代碼 如： LHLY/WL— 01（六和集團(tuán)臨沂分公司，外來(lái)文件，接收處理編號(hào) 01） f）記錄的編號(hào)：集團(tuán)代碼 +工廠代碼 /JL— 順序編號(hào) 如： LHLY/JL— 02（六和集團(tuán)臨沂分公司，體系記錄，順序編號(hào) 02） 文件版本與狀態(tài)：體系文件應(yīng)標(biāo)明文件的現(xiàn)行使用版本、狀態(tài)（受控狀態(tài)、標(biāo)識(shí)狀態(tài)）。規(guī)則為： 于文件的封面“版本 /更改”處標(biāo)明文件的現(xiàn)行版本和修訂次數(shù)。文件正式發(fā)布實(shí)施時(shí)， 版本以 A 為起始數(shù)，更改次數(shù)以 0 為起始。 文件受控狀態(tài) 公司內(nèi)部流通食品安全管理體系文件均為受控文件（原始批準(zhǔn)備案文件、遞交第三方外審文件除外）。受控文件于文件封面“受控類別”處加蓋受控章，并注明受控發(fā)放號(hào)，文件其他部分逐頁(yè)加蓋紅色“有效版本”印章。 公司文件應(yīng)建立受控食品安全體系文件清單，各部門編制本部門受控體系文件清單。 文件編制、審核和批準(zhǔn) 、 文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)、以確保文件是充分的 、適宜的。 、《 FSM 手冊(cè)》和《程序文件》由技術(shù)中心負(fù)責(zé)組織編制，食品安全小組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)審核，事業(yè)部 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)、發(fā)布。 、《前提方案》、《操作性前提方案》、 HACCP 計(jì)劃、《作業(yè)文件》由分公司食品安全小組成員負(fù)責(zé)組織編制，食品安全小組副組長(zhǎng)負(fù)責(zé)審核，分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)、發(fā)布。 、各部門參與本部門工作范圍內(nèi)與食品安全管理體系有關(guān)文件的編制， 分管領(lǐng)導(dǎo)審核， 食品安全小組副組長(zhǎng) 批準(zhǔn)、發(fā)布。 品管部是文件的歸口管理部門，具體負(fù)責(zé)匯總、審編、定稿各部門編制的文件，以及體系文件 的標(biāo)識(shí)、發(fā)放與回收、存檔與管理。 文件發(fā)放、保存和管理 山東六和集團(tuán)有限公司 程序文件 文件編號(hào) LH/CX— 01 版本更改 B/0 版本狀態(tài) 受控 文件名稱 文件控制程序 文件經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理批準(zhǔn)正式發(fā)布后，原版批準(zhǔn)文件由品管部負(fù)責(zé)保存，不得私自外借。 文件的發(fā)放范圍由食品 安全小組組長(zhǎng)和食品安全小組副組長(zhǎng)確定，品管部建立《文件發(fā)放 /回收記錄》，并在文件封面“受控類別”處加蓋紅色受控印章、添注發(fā)放受控號(hào)，逐頁(yè)加蓋紅色“有效版本”，所領(lǐng)用的文件由各部門主管簽收確認(rèn)。 非本部門人員借閱文件，征得食品安全小組 副 組長(zhǎng)同意后，填寫《文件借閱登記表》，由文件管理員負(fù)責(zé)借閱文件的追還工作。 《受控體系文件清單》應(yīng)適時(shí)更新以反映實(shí)際。 文件應(yīng)分門別類標(biāo)識(shí)、便于識(shí)別和檢索，文件管理員將文件保存于通風(fēng)干燥、防蛀、安全的適宜地方（現(xiàn)場(chǎng)使用文件應(yīng)置于現(xiàn)場(chǎng)），確保不受到損壞。 文件管理員應(yīng)定期對(duì)體系文件的保管、使用狀況進(jìn)行檢查，確保文件使用的有效性。 因破損或陳舊需要更換新的文件，原分發(fā)號(hào)不變，并收回舊文件，加蓋藍(lán)色“失效版本”印章。因丟失而補(bǔ)發(fā) 的文件，應(yīng)設(shè)立新的分發(fā)號(hào)，并注明原有分發(fā)號(hào)文件失效，由品管部負(fù)責(zé)文件發(fā)放手續(xù)的辦理。 文件更改 文件更改由文件更改申請(qǐng)人 /部門填寫《文件更改申請(qǐng)單》，履行原文件的審核、批準(zhǔn)手續(xù)。 更改文件的標(biāo)識(shí)：文件更改范圍和程度較小，僅限于幾行文件且涉及面較窄的，可采用換頁(yè)方式更改，只更改文件狀態(tài)，版本不變動(dòng)；對(duì)多次更改或涉及范圍較大時(shí)，應(yīng)升級(jí)版本號(hào)，修訂狀況歸 0。 只需要修訂的文件更改，由提出人 /部門填寫《文件更改申請(qǐng)單》，并將修改情況作描述。 對(duì)需要換版的文件更改，執(zhí)行 和 的規(guī)定，發(fā)放換版文件后應(yīng)收回原文件，并在《文件發(fā)放 /回收記錄》中注明原文件回收情況。 文件回收、作廢和銷毀 當(dāng)體系運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)文件不適用（文件修訂、更新?lián)Q版等）時(shí)，由品管部負(fù)責(zé)將相應(yīng)的文件回收，在原《文件發(fā)放 /回收記錄》欄中注明。回收的文件，需要作廢的，由品管部填寫《文件銷毀記錄》，經(jīng)分公 司總經(jīng)理批準(zhǔn)后集中銷毀。體系文件換版時(shí)，保留一份作為歷史資料，并逐頁(yè)加蓋藍(lán)色“失效版本”印章。 外來(lái)文件 外來(lái)文件是指：國(guó)家法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、政府通知、總部指示、顧客提供的產(chǎn)品配方、 山東六 和集團(tuán)有限公司 程序文件 文件編號(hào) LH/CX— 01 版本更改 B/0 版本狀態(tài) 受控 文件名稱 文件控制程序 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)工藝以及可能影響公司整體作業(yè)的文件。 外來(lái)文件由各職能部門識(shí)別、收集、獲取，并作《外來(lái)資料接收記錄》，統(tǒng)一交食品安全小組副組長(zhǎng)處審核；經(jīng)分公司總經(jīng)理 批準(zhǔn)后，進(jìn)行編號(hào)和受控標(biāo)識(shí)，品管部根據(jù)部門工作需要進(jìn)行分發(fā)，填寫《文件分發(fā) /回收記錄表》。 外來(lái)文件應(yīng)編入單獨(dú)列表《受控文件清單》，并在表頭注明“外來(lái)文件”。 食品安全小組副組長(zhǎng)和外來(lái)文件使用 部門應(yīng)當(dāng)跟蹤外來(lái)文件的發(fā)展，當(dāng)外來(lái)文件有更新版時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版更改，執(zhí)行 規(guī)定，并更新《受控文件清單》。 文件使用和評(píng)審 文件是活動(dòng)的依據(jù)，應(yīng)得到完全執(zhí)行。文件發(fā)布后（包括更改）應(yīng)有很必要的培訓(xùn)，以確保人員對(duì)文件的理解。 文件管理和使用部門都在內(nèi)部審核和管理評(píng)審會(huì)議上提出對(duì)現(xiàn)有食品安全管理體系文件進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)則予以修改。 每次內(nèi)部審核，應(yīng)包括審核所有受控文件的有效性，必要時(shí)進(jìn)行修改。 記錄的管理 記錄是一種特殊的文件，除遵守本程序的適用規(guī)定外，還應(yīng)依據(jù)《記錄控制程序》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行（如受 控分發(fā)、修改等）。 5 相關(guān)文件 記錄控制程序 6 相關(guān)記錄 文件發(fā)放 /回收記錄 文件更改申請(qǐng)單 文件清單 文件銷毀記錄 記錄清單 外來(lái)文件明細(xì)表 山東六和集團(tuán)有限公司 程序文件 文件編號(hào) LH/CX— 02 版本更改 B/0 版本狀態(tài) 受控 文件名稱 記錄控制 程序 1 目的 為確保對(duì)食品安全管理體系運(yùn)行的有效性提供真實(shí)、準(zhǔn)確的客觀證據(jù)，制定執(zhí)行體系記錄的標(biāo)識(shí)、收集、編目、查閱、歸檔和防護(hù)處理的控制程序。 2 適用范圍 適用于與食品安全管理體系所有相關(guān)的記錄管理控制。 3 職責(zé) 食品安全小組副組長(zhǎng)負(fù)責(zé)體系所有記錄銷毀的審核工作。 各部門負(fù)責(zé)本部門食品安全管理體系所涵蓋記錄的日常整理、收集工作。 品管部負(fù)責(zé)體系記錄檢查、督辦和定期匯總、標(biāo)識(shí)、保管工作。 4 工作程序 記錄定義 記 錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)證據(jù)的文件。 記錄保 存期限：所有的記錄保存 2 年，超過(guò)保存期限，由品管部建立《文件銷毀記錄》，實(shí)施銷毀。 記錄格式和標(biāo)識(shí) 各部門參與本部門體系記錄的編制工作，記錄的設(shè)計(jì)應(yīng)符合體系文件要求。 記錄格式的設(shè)計(jì)、更改，按《文件控制程序》中有關(guān)文件更改的規(guī)定執(zhí)行。 記錄編制完成，應(yīng)報(bào)食品安全小組副組長(zhǎng)批準(zhǔn)，由品管部備案后使用。 記錄的標(biāo)識(shí)，包括記錄名稱、記錄表格編號(hào)（按《文件控制程序》執(zhí)行）、記錄的時(shí)間、有關(guān)責(zé)任人的簽名，必要時(shí)可標(biāo)明部門或范圍。 記錄的填寫 記錄填寫要及時(shí)、 真實(shí)、準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改，填寫時(shí)，內(nèi)容不得遺漏，未發(fā)生項(xiàng)應(yīng)在欄目上用單杠劃去。不得用鉛筆或紅色筆（除非文件規(guī)定）做記錄。 如因筆誤或填寫錯(cuò)誤要修改，應(yīng)采用單杠劃去，在其上方寫上更改后的內(nèi)容加蓋或簽上更改人的印章姓名及日期。修改后的記錄應(yīng)能識(shí)別，不得用涂改的方式修改記錄。 記錄應(yīng)得到部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)主管的審核。審核應(yīng)關(guān)注內(nèi)容是否正確無(wú)誤，有無(wú)明顯的錯(cuò)誤字段錯(cuò)誤，填寫全不全，是否易認(rèn)。 山東六和集團(tuán)有限公司 程序文件 文件編號(hào) LH/CX— 02 版本更改 B/0 版 本狀態(tài) 受控 文件名稱 記錄控制程序 文件有規(guī)定時(shí)，記錄應(yīng)得到有相應(yīng)職權(quán)的人的批準(zhǔn)方為有效。 記錄的填寫、審核、批準(zhǔn)人均應(yīng)手寫簽名，并簽署日期。 記錄的管理和銷毀 品管部負(fù)責(zé)編制公司