補(bǔ)充資料——使用郵件合并功能發(fā)送工資條(已修改)
2025-07-11 17:21 本頁(yè)面
【正文】 1 / 8使用郵件合并功能發(fā)送工資條（附加）很多企業(yè)對(duì)員工的薪酬管理都是采取保密制度，并且員工的收入本身也是屬于個(gè)人隱私。因此，為保密起見，也為了省去打印、發(fā)放工資條的繁瑣工作量，近年來各企業(yè)逐步取消了發(fā)放紙質(zhì)工資條的做法，而改用使用郵件方式給員工發(fā)送月工資條。在這里，利用郵件合并功能將使這項(xiàng)工作變得簡(jiǎn)單快捷。通過使用郵件合并，每封電子郵件都將單獨(dú)郵寄，每個(gè)收件人是每封郵件的唯一收件人。這與向收件人組廣播郵件或在郵件的密送 (bcc) 行隱藏收件人不同。當(dāng)您要向地址列表中的收件人發(fā)送個(gè)性化電子郵件時(shí)，可使用郵件合并來創(chuàng)建電子郵件。每封郵件的信息類型相同，但具體內(nèi)容各不相同。例如，在發(fā)給客戶的電子郵件中，可對(duì)每封郵件進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置，以便按姓名稱呼每個(gè)客戶。每封郵件中的唯一信息來自數(shù)據(jù)文件中的條目。而且，通過使用郵件合并，每封電子郵件都將單獨(dú)郵寄，每個(gè)收件人是每封郵件的唯一收件人。這與向收件人組廣播郵件或在郵件的密送 (bcc) 行隱藏收件人不同。 用 word 建立工資條文檔 設(shè)置電子郵件主文檔1） 啟動(dòng) Word。 默認(rèn)情況下，一個(gè)空白文檔將會(huì)打開。讓該文檔開著。如果關(guān)閉該文檔，便無法使用下一步的命令。創(chuàng)建文件名為“工資條”的 word 文檔。設(shè)定工資條內(nèi)容。如下表所示例：**同志： 您 2022 年 9 月份的工資表如下表所示，如有疑問請(qǐng)及時(shí)溝通。編號(hào) 姓名 基本工資 獎(jiǎng)金 住房補(bǔ)貼 伙食補(bǔ)貼 保險(xiǎn) 金 請(qǐng)假扣款 應(yīng)發(fā)工資 所得稅額 實(shí)發(fā)工資0001 李亮 1000人力資源部2022 年 9 月2） 在“郵件”選項(xiàng)卡上的“開始郵件合并”組中，單擊“開始郵件合并” 。 3） 單擊“電子郵件” 。按照郵件合并分布向?qū)нM(jìn)行。郵件合并功能還可以打印獎(jiǎng)狀、員工卡、座位表等等。方法為制作“標(biāo)簽”具體步驟如下：注意事項(xiàng)：必須安裝 MAPI 兼容電子郵件程序。借助 Outlook MAPI（消息處理應(yīng)用程序接口）的功能，Microsoft Office Word 和 Microsoft Office Outlook 才能在發(fā)送合并的電子郵件時(shí)共享信息。 必須使用同一版本的 Outlook 和 Word。如果使用 Microsoft Office Word 2022，則必須使用 Microsoft Office Outlook 2022。 不能將收件人添加到 Cc（抄送）行。郵件合并不允許指定附屬收件人。列在郵件“收件人”行的每個(gè)收件人將收到郵件的一份副本。2 / 8郵件合并過程需要執(zhí)行以下所有步驟：1. 設(shè)置電子郵件。主文檔包含每封電子郵件中都相同的文本和圖形。例如，您公司的徽標(biāo)或郵件正文。 2. 將電子郵件文檔連接到地址列表。地址列表是 Word 在郵件合并中使用的數(shù)據(jù)源。它是一個(gè)文件，其中包含要向其發(fā)送郵件的電子郵件地址。 3. 調(diào)整收件人列表或項(xiàng)列表。Word 為地址列表中的每個(gè)電子郵件地址生成一封郵件。如果要只為地址列表中的某些電子郵件地址生成郵件，則可選擇要包括的地址或記錄。 4. 將稱為郵件合并域的占位符添加到電子郵件文檔中。在執(zhí)行郵件合并時(shí)，郵件合并域內(nèi)將填入地址列表中的信息。 5. 預(yù)覽并完成合并。您可在發(fā)送所有郵件前預(yù)覽每封郵件。您可以使用“郵件”選項(xiàng)卡上的命令來執(zhí)行郵件合并。提示 還可以使用“郵件合并”任務(wù)窗格執(zhí)行郵件合并，該任務(wù)窗格將分步引導(dǎo)您完成這一過程。要使用該任務(wù)窗格，請(qǐng)?jiān)凇伴_始郵件合并” 組的“ 郵件”選項(xiàng)卡上，單擊“開始郵件合并” ，然后單擊“郵件合并分步向?qū)А?。在該過程的第 1 步中，單擊“選擇文檔類型 ”下的“電子郵件”。設(shè)置電子郵件主文檔1. 啟動(dòng) Word。 默認(rèn)情況下，一個(gè)空白文檔將會(huì)打開。讓該文檔開著。如果關(guān)閉該文檔，便無法使用下一步的命令。2. 在“ 郵件” 選項(xiàng)卡上的 “開始郵件合并”組中，單擊“開始郵件合并 ”。 3. 單擊“電子郵件”。恢復(fù)郵件合并如果需要停止郵件合并，則可保存電子郵件主文檔，稍后再恢復(fù)合并。Word 會(huì)保留數(shù)據(jù)源和域的信息。如果停止合并前使用的是“ 郵件合并”任務(wù)窗格，Word 將在恢復(fù)合并時(shí)轉(zhuǎn)到您在任務(wù)窗格中的位置。1. 當(dāng)您準(zhǔn)備就緒，可以開始恢復(fù)合并時(shí)，請(qǐng)打開文檔。 Word 會(huì)顯示一條消息，要求您確認(rèn)是否要打開文檔，那樣會(huì)運(yùn)行 SQL 命令。2. 由于此文檔已連接到數(shù)據(jù)源，而且您要檢索數(shù)據(jù)，因此單擊“是”。如果您在打開文檔時(shí)不了解該文檔是否已連接到數(shù)據(jù)源，可以單擊“否
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