【正文】 某物業(yè)公司客服部工作手冊(cè)《通用版》文件編碼： 版 本 號(hào)： 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 生效日期： 總 頁(yè) 數(shù)： 文件名稱(chēng)：客服部工作手冊(cè)文件編號(hào)：01 版本狀態(tài)：A/0客服部工作手冊(cè)目錄序號(hào)文件名稱(chēng)文件編號(hào)版本/狀態(tài)1目錄1A/02序言2A/03客服部組織機(jī)構(gòu)職責(zé)3A/04客服部主管崗位職責(zé)4A/05客服部領(lǐng)班崗位職責(zé)5A/06客服助理崗位職責(zé)6A/07客服中心崗位職責(zé)7A/08客戶(hù)檔案管理制度8A/09有償服務(wù)管理制度及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)9A/010會(huì)議室管理制度10A/011鑰匙管理制度11A/012交接班管理制度12A/013公共場(chǎng)地使用管理制度13A/014社區(qū)文化活動(dòng)管理制度14A/015客服部防火安全管理制度15A/016物業(yè)管理保險(xiǎn)制度16A/017危險(xiǎn)品控制管理制度17A/018花卉租擺管理制度18A/019物業(yè)驗(yàn)收程序19A/020客戶(hù)入伙程序20A/021客戶(hù)二次裝修辦理程序21A/022客戶(hù)投訴處理程序22A/023客戶(hù)報(bào)修處理程序23A/024拜訪客戶(hù)程序24A/025客戶(hù)遷出辦理程序25A/026辦理客戶(hù)大件物品放行工作程序26A/027各類(lèi)突發(fā)事件處理程序27A/028雨雪天氣工作程序28A/029服務(wù)工作效率標(biāo)準(zhǔn)29A/030質(zhì)量記錄表格清單30A/031各種收樓文件31A/032裝修繳費(fèi)清單32A/033客戶(hù)檔案登記表33A/034客戶(hù)意見(jiàn)調(diào)查表34A/035客戶(hù)問(wèn)詢(xún)/投訴/意見(jiàn)統(tǒng)計(jì)表35A/036拜/回訪客戶(hù)跟蹤反饋表36A/037客戶(hù)遷出核驗(yàn)單37A/038客戶(hù)投訴報(bào)告單38A/039工作服務(wù)單39A/040賬單發(fā)送記錄表40A/041費(fèi)用催繳記錄表41A/042報(bào)刊收發(fā)登記表42A/043郵件收發(fā)登記表43A/044入住公司一覽表44A/045鑰匙領(lǐng)用登記表45A/046主管、領(lǐng)班工作報(bào)告單46A/047工作交接表47A/048商務(wù)服務(wù)記錄表48A/049客戶(hù)會(huì)議通知單49A/050傳真收發(fā)記錄表50A/051刻字單51A/052磁卡代售記錄表52A/053客服中心月銷(xiāo)售報(bào)表53A/054客服中心日銷(xiāo)售報(bào)表54A/055雨傘借用流程55A/056雨傘借用登記表56A/057形象策劃57A/058常用電話(huà)58A/0文件名稱(chēng)：客服部工作手冊(cè)文件編號(hào)：02 版本狀態(tài)：A/0序言客服部具有協(xié)調(diào)、溝通、公關(guān)、服務(wù)等職能，是物業(yè)公司對(duì)客服務(wù)的執(zhí)行與反饋并提供多種直接服務(wù)的部門(mén)（崗位）。物業(yè)公司的主要對(duì)客服務(wù)是通過(guò)客服部的業(yè)務(wù)程序和服務(wù)環(huán)節(jié)來(lái)完成的，它是管理公司與業(yè)主（用戶(hù)）之間的橋梁，是管理公司的窗口?？头康墓芾眢w系、工作程序、資料存檔，及其員工的服務(wù)意識(shí)、職業(yè)道德、服務(wù)質(zhì)量、操作技能、應(yīng)變技巧，乃至儀表、言談、舉止等，對(duì)管理公司的形象和聲譽(yù)多會(huì)產(chǎn)生影響。客服部的主要服務(wù)內(nèi)容有：提供咨詢(xún)服務(wù)；受理業(yè)主（用戶(hù)）投訴；受理業(yè)主（用戶(hù)）入住手續(xù)；辦理業(yè)主（用戶(hù)）遷離手續(xù)；辦理業(yè)主（用戶(hù)）室內(nèi)裝修及裝修驗(yàn)收的申請(qǐng)手續(xù)；辦理業(yè)主（用戶(hù)）非辦公時(shí)間加班手續(xù)；辦理項(xiàng)目出入證（臨時(shí)出入證、施工人員出入證等）；辦理業(yè)主（用戶(hù)）公司水牌制作手續(xù)（如有）；辦理汽車(chē)、摩托車(chē)、自行車(chē)停放手續(xù)；辦理業(yè)主（用戶(hù)）破/換門(mén)鎖手續(xù)；辦理業(yè)主（用戶(hù)）大門(mén)臨時(shí)封閉手續(xù)；辦理、保存、補(bǔ)充業(yè)主（用戶(hù)）資料信息；負(fù)責(zé)與業(yè)主（用戶(hù)）溝通，接待業(yè)主（用戶(hù)）投訴，受理業(yè)主（用戶(hù)）服務(wù)要求，做好業(yè)主（用戶(hù)）的回訪工作；負(fù)責(zé)為業(yè)主（業(yè)主（用戶(hù)））分發(fā)投遞郵件和征訂報(bào)刊；負(fù)責(zé)為業(yè)主（用戶(hù)）分發(fā)投遞郵件和征訂報(bào)刊；負(fù)責(zé)做好項(xiàng)目的業(yè)主（用戶(hù)）滿(mǎn)意度測(cè)量工作；配合各部門(mén)做好突發(fā)事件及特殊天氣的應(yīng)急處理。文件名稱(chēng)：客服部工作手冊(cè)文件編號(hào)：02 版本狀態(tài)：A/0 為保證客戶(hù)有一個(gè)舒適、優(yōu)雅、整潔、安全環(huán)境，維護(hù)及樹(shù)立企業(yè)形象，每位客服工作人員都應(yīng)把自身形象與企業(yè)形象融為一體，嚴(yán)格履行本崗位職責(zé)，必須做到：服務(wù)態(tài)度，文明禮貌； 服務(wù)行為，合理規(guī)范； 服務(wù)效率，及時(shí)快捷；服務(wù)效果，完好滿(mǎn)意；文件名稱(chēng)：客服部工作手冊(cè)文件編號(hào)：03 版本狀態(tài)：A/0客服部組織機(jī)構(gòu)營(yíng)銷(xiāo)部客服主管項(xiàng)目項(xiàng)目客服主管項(xiàng)目客服領(lǐng)班項(xiàng)目客服助理文件名稱(chēng)：客服部工作手冊(cè)文件編號(hào)：04 版本狀態(tài)：A/0客服部主管崗位職責(zé) 直接上級(jí)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（助理）直接下級(jí)：客服領(lǐng)班、客服助理 職責(zé)大綱： 嚴(yán)格貫徹執(zhí)行公司及項(xiàng)目的各項(xiàng)規(guī)章制度。 協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（助理）負(fù)責(zé)項(xiàng)目的日常管理、客戶(hù)服務(wù)工作。 完成項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（助理）交辦的其它工作。 職務(wù)內(nèi)容： 制定本部門(mén)崗位職責(zé)、規(guī)章制度、工作程序。并嚴(yán)格執(zhí)行、監(jiān)控。在執(zhí)行過(guò)程中不斷做出檢查、修改及完善，并即時(shí)提交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（助理）審批。 確保本部門(mén)的正常運(yùn)作，對(duì)本部門(mén)員工定期做出監(jiān)控、考核。做到公正、透明、公開(kāi)，從而建立一支高效團(tuán)結(jié)的部門(mén)團(tuán)隊(duì)。 制訂可行性年度培訓(xùn)大綱及培訓(xùn)教材。定期對(duì)本部門(mén)人員進(jìn)行培訓(xùn)并進(jìn)行不定期的崗位技能的抽查考核工作。將考核結(jié)果通報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（助理），對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行存檔。 對(duì)本部門(mén)新入職員工于試用期前一周做出公正、科學(xué)、透明的考核。為公司留用合格專(zhuān)業(yè)的人材，從而優(yōu)化公司的員工隊(duì)伍。 有責(zé)任和義務(wù)督導(dǎo)本部門(mén)人員嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能學(xué)習(xí)，提高工作效率，不斷完善自我，使其成為一名愛(ài)崗敬業(yè)的優(yōu)秀員工。 定期召開(kāi)部門(mén)工作例會(huì)，部署本部門(mén)的各項(xiàng)工作安排，做到清晰、準(zhǔn)確。列明各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人，完成時(shí)間等。督導(dǎo)其各項(xiàng)決議的文件名稱(chēng)：客服部工作手冊(cè)文件編號(hào)：04 版本狀態(tài)：A/0執(zhí)行情況，并做好會(huì)議紀(jì)要的存檔工作。 科學(xué)合理的編制本部門(mén)排班表。 熟悉掌握物業(yè)管理法律法規(guī)及政府的相關(guān)規(guī)定。 按時(shí)參加與發(fā)展商、公用事業(yè)機(jī)構(gòu)、政府部門(mén)及有關(guān)項(xiàng)目管理等方面安排的會(huì)議，并及時(shí)向下屬及相關(guān)部門(mén)傳達(dá)會(huì)議精神。 負(fù)責(zé)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)對(duì)客戶(hù)的相關(guān)物業(yè)管理總是的解答并提供相關(guān)的規(guī)范性咨詢(xún)服務(wù)。就客戶(hù)投訴熱點(diǎn)進(jìn)行分析，找出癥結(jié)所在，與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)整，降低投訴率。 負(fù)責(zé)督導(dǎo)客服中心的工作，確保為客戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。 遇有水浸、火警等突發(fā)事件，要及時(shí)與相關(guān)部門(mén)做好善后工作。負(fù)責(zé)接待客戶(hù)的投訴及解釋工作。 為確保服務(wù)園區(qū)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，需每日全面巡視園區(qū)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)做出反應(yīng)。及時(shí)審閱項(xiàng)目之巡樓報(bào)告、投訴記錄及報(bào)修紀(jì)錄，并跟進(jìn)處理進(jìn)度，將資料整理匯報(bào)至總經(jīng)理室。 對(duì)所屬部門(mén)資產(chǎn)、財(cái)務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管、審核，避免浪費(fèi)及財(cái)產(chǎn)的流失現(xiàn)象發(fā)生。 建立一個(gè)完整、高效的資料檔案系統(tǒng)，透過(guò)資料分析發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，對(duì)有關(guān)程序做出相應(yīng)的修改使其更加完善，從而提高對(duì)客戶(hù)服務(wù)效率。 對(duì)項(xiàng)目之清潔、綠化進(jìn)行日常的協(xié)調(diào)、督導(dǎo)，并與有關(guān)承包商代表定期進(jìn)行交流。 草擬及發(fā)放客戶(hù)的管理通告。 每年年底提交下一年度之預(yù)算，提交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（助理）審批，并嚴(yán)格按照審批后的預(yù)算執(zhí)行。 嚴(yán)守公司的各項(xiàng)機(jī)密資料，嚴(yán)禁外泄他人。 定期向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（助理）提交項(xiàng)目管理報(bào)告，提出合理化建議。 每周一向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交本部門(mén)的工作匯報(bào)，及下周工作計(jì)劃。文件名稱(chēng)：客服部工作手冊(cè)文件編號(hào)：04 版本狀態(tài)：A/0做到詳細(xì)清楚，責(zé)任到人。 每月30日前提交下月的工作計(jì)劃,每月于5日前提交上月詳細(xì)的工作報(bào)告。 確保與其它部門(mén)形成良好的合作溝通渠道。 針對(duì)業(yè)主逾期未交付的管理費(fèi)及其它費(fèi)用，協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)制訂出可行性方案，從而完成公司的預(yù)期目標(biāo)。 無(wú)條件遵從公司一切合理的工作安排。文件名稱(chēng)：客服部工作手冊(cè)文件編號(hào)：05 版本狀態(tài)：A/0客服領(lǐng)班崗位職責(zé) 直接上級(jí)：客服部主管 直接下級(jí)：客服助理 職責(zé)大綱：協(xié)助客服部主管負(fù)責(zé)整個(gè)客服部日常管理工作 職務(wù)內(nèi)容： 每個(gè)工作日提前到崗，檢查所有當(dāng)值人員的儀容儀表及到崗情況，有缺崗的應(yīng)及時(shí)合理地做出安排，確保前臺(tái)服務(wù)正常運(yùn)行。 查閱上一工作日的工作日志和《客戶(hù)問(wèn)詢(xún)/投訴/意見(jiàn)統(tǒng)計(jì)表》，對(duì)未完成之服務(wù)重點(diǎn)關(guān)注并督促客服助理跟進(jìn)解決，必要時(shí)直接跟進(jìn)解決，對(duì)重大事件的處理必須跟進(jìn)。 督導(dǎo)客服助理的日常工作，使之按公司制定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)要求為客戶(hù)提供服務(wù)。 做好客戶(hù)服務(wù)的統(tǒng)計(jì)，并抽查服務(wù)完成質(zhì)量，對(duì)有償服務(wù)進(jìn)行登記，并跟進(jìn)費(fèi)用收繳和回訪。 收集整理客戶(hù)對(duì)物業(yè)管理服務(wù)的意見(jiàn)和建議，及時(shí)提出采納意見(jiàn)上報(bào)部門(mén)主管。 經(jīng)常檢查前臺(tái)接待服務(wù)人員的工作狀況，督導(dǎo)服務(wù)人員保持良好的服務(wù)形象、使用規(guī)范的服務(wù)用語(yǔ)和按要求填寫(xiě)各類(lèi)表單，做好交接班記錄。 督導(dǎo)客服務(wù)中心工作人員為客戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 按要求檢查項(xiàng)目的設(shè)施設(shè)備、綠擺花卉、裝飾物品以及清潔等的狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)解決。 在完成自己的工作報(bào)告的同時(shí)督促員工按時(shí)完成每周工作報(bào)告，整理后交部門(mén)經(jīng)理審閱。文件名稱(chēng)：客服部工作手冊(cè)文件編號(hào)：05 版本狀態(tài)：A/0 協(xié)助相關(guān)部門(mén)對(duì)各項(xiàng)物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)用的收繳工作，協(xié)調(diào)解決收繳中遇到問(wèn)題。 按公司的考核標(biāo)準(zhǔn)和要求，公平公正作好對(duì)屬下員工的工作績(jī)效考核。 按要求做好客戶(hù)的檔案收集、整理、保管工作，每月做出客戶(hù)/房態(tài)統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)部門(mén)經(jīng)理。 協(xié)助部門(mén)經(jīng)理處理部門(mén)管理事務(wù)，在經(jīng)理與員工之間做好上傳下達(dá)的工作，確保流暢的管理程序。 對(duì)公司和部門(mén)經(jīng)理要求完成的其他工作，負(fù)有準(zhǔn)確理解和認(rèn)真落實(shí)的責(zé)任。 遵從上級(jí)指示，無(wú)異議地執(zhí)行一切合理的工作安排。 根據(jù)不同時(shí)期工作重點(diǎn)公司將有權(quán)對(duì)此崗位職責(zé)做出相應(yīng)的調(diào)整。 嚴(yán)守公司的各項(xiàng)機(jī)密資料，嚴(yán)禁外泄他人。文件名稱(chēng)：客服部工作手冊(cè)文件編號(hào)：06 版本狀態(tài)：A/0客服助理崗位職責(zé) 直接上級(jí)：客服領(lǐng)班 職責(zé)大綱：協(xié)助客服部主管負(fù)責(zé)整個(gè)客服部日常管理工作 職務(wù)內(nèi)容： 按照客戶(hù)服務(wù)助理的工作職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)和要求完成各項(xiàng)工作。 根據(jù)需要完成各項(xiàng)外勤服務(wù)工作等。 維護(hù)項(xiàng)目前廳及辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生。 如有需要，在得到客服領(lǐng)班允許后應(yīng)陪同維修人員進(jìn)入客戶(hù)房間。 協(xié)助部門(mén)內(nèi)其他員工處理各類(lèi)應(yīng)急事宜。 遵從上級(jí)指示，無(wú)異議地執(zhí)行一切合理的工作安排。 根據(jù)不同時(shí)期工作重點(diǎn)公司將有權(quán)對(duì)此崗位職責(zé)做出相應(yīng)的調(diào)整。 嚴(yán)守公司的各項(xiàng)機(jī)密資料，嚴(yán)禁外泄他人。文件名稱(chēng)：客服部工作手冊(cè)文件編號(hào)：07 版本狀態(tài)：A/0客服中心崗位職責(zé) 傳真、打字、復(fù)印、國(guó)內(nèi)國(guó)際長(zhǎng)途服務(wù)職責(zé) 必須按時(shí)上、下班，禮貌待客，準(zhǔn)時(shí)優(yōu)質(zhì)完成客戶(hù)所要求完成的服務(wù)項(xiàng)目。 積極地學(xué)習(xí)并提高本職技能，不但操作熟練，還需懂得日常維護(hù)、保養(yǎng)。 定期對(duì)本工作臺(tái)的機(jī)器設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，做到每日一清查每月大檢查。 按時(shí)保質(zhì)、保量完成上級(jí)所賦予的工作任務(wù)。 培養(yǎng)得體的言行舉止，樹(shù)立良好的企業(yè)形象。 郵件收發(fā)職責(zé) 辦理信件，明信片，印刷品收寄服務(wù)，辦理包裹品的收寄業(yè)務(wù)，郵件收遞要與有關(guān)管理機(jī)關(guān)協(xié)商妥當(dāng)，以便郵局在服務(wù)上有良好協(xié)作。 及時(shí)地將郵件送至客戶(hù)房間，對(duì)于包裹、掛號(hào)信、匯款應(yīng)及時(shí)發(fā)單通知客戶(hù)。 必須有高度的責(zé)任感和事業(yè)心。 必須懂得郵件收發(fā)業(yè)務(wù)程序、流程。 每日需按時(shí)上、下班，接收來(lái)往郵件簽收。 對(duì)于遺失郵件或字跡不清楚等特殊事項(xiàng)應(yīng)妥善處理，并及時(shí)上報(bào)。 醫(yī)療服務(wù)基本醫(yī)療緊急事故處理是客戶(hù)安全的保證，是接待臺(tái)工作人員的職責(zé)，適當(dāng)?shù)嘏嘤?xùn)員工基本的醫(yī)療急救知識(shí)是必須，保持與鄰近醫(yī)療單位的聯(lián)系，隨時(shí)應(yīng)付突發(fā)事件。文件名稱(chēng)：客服部工作手冊(cè)文件編號(hào)：07 版本狀態(tài)：A/0 服務(wù)接待中注意事項(xiàng)