【正文】 （九）項(xiàng)目的供應(yīng)管理91 項(xiàng)目供應(yīng)管理概論910 資源獲得性供應(yīng)管理項(xiàng)目供應(yīng)管理的目標(biāo)是及時(shí)、經(jīng)濟(jì)、穩(wěn)定地保障項(xiàng)目的資源供應(yīng)。有許多項(xiàng)目管理課本把本章節(jié)的內(nèi)容簡(jiǎn)稱為采購(gòu)管理，這是不準(zhǔn)確的。若按英文直譯的意思，本章內(nèi)容的準(zhǔn)確說(shuō)法應(yīng)該是獲得性供應(yīng)管理（Procurement / Outsourcing）。在項(xiàng)目所獲得的資源中，采購(gòu)只是其中的方式之一，還有很多資源并不是通過(guò)采購(gòu)獲得的，例如租借、外包、上級(jí)調(diào)撥、客戶提供等，但是它們都在本章節(jié)討論的范圍之內(nèi)。在項(xiàng)目組織中，最令人羨慕的位置莫過(guò)于采購(gòu)供應(yīng)部門的主管了，因?yàn)樗麄冋乒芑ㄥX，到處被奉為上帝。我在項(xiàng)目管理培訓(xùn)時(shí)，常常因?yàn)闀r(shí)間緊張需要省略部分教學(xué)內(nèi)容，征求學(xué)員意見時(shí)，首先被提議省略的往往就是采購(gòu)供應(yīng)管理。學(xué)員的理由很樸素：掙錢不容易，可是花錢誰(shuí)不會(huì)??？怎么當(dāng)上帝還用教嗎？這就是我為什么堅(jiān)持要把本章節(jié)的標(biāo)題從采購(gòu)管理更正為供應(yīng)管理的原因。很多人只看見了采購(gòu)，沒看見供應(yīng)，于是只看見花錢的瀟灑，沒看見責(zé)任之重大。這叫只見賊吃肉，不見賊挨打。項(xiàng)目采購(gòu)供應(yīng)部門如同軍隊(duì)中的軍需部門。俗話說(shuō)，兵馬未動(dòng)，糧草先行；外行談戰(zhàn)略，內(nèi)行談糧草。古代戰(zhàn)爭(zhēng)打的就是糧草，現(xiàn)代戰(zhàn)爭(zhēng)拼的更是資源，歸根結(jié)底，戰(zhàn)爭(zhēng)有一半是在考驗(yàn)敵我雙方的供應(yīng)鏈。當(dāng)過(guò)兵的人都知道，一場(chǎng)仗打下來(lái)，屁股上挨板子最多的就是軍需官，他們手中掌握的物資糧草，關(guān)系到成千上萬(wàn)人的生命，這付擔(dān)子不是什么人都能扛得住的。作為項(xiàng)目供應(yīng)主管，往往要面臨著資金不足、供貨期緊迫、貨源短缺、價(jià)格波動(dòng)、市場(chǎng)信息不完備，質(zhì)量缺陷、資源供應(yīng)沖突等很多重大壓力，其中任何一個(gè)鏈條的斷裂，都會(huì)造成項(xiàng)目拖期甚至中止。尤其是在中國(guó)這樣一個(gè)市場(chǎng)機(jī)制不完善，商業(yè)信譽(yù)又不健全的大環(huán)境中，項(xiàng)目供應(yīng)主管往往會(huì)成為整個(gè)團(tuán)隊(duì)的眾矢之的。在中國(guó)，造成項(xiàng)目工期拖延的原因中，團(tuán)隊(duì)本身效率的原因往往是次要的，大部分原因都出在“第三方依存關(guān)系”的供應(yīng)環(huán)節(jié)上，最后板子多數(shù)會(huì)落到供應(yīng)主管屁股上。可以說(shuō)，項(xiàng)目采購(gòu)供應(yīng)主管就是項(xiàng)目的半個(gè)當(dāng)家人?？僧?dāng)好這個(gè)家絕非易事，需要學(xué)會(huì)在資金、時(shí)間和質(zhì)量三方面的約束條件下運(yùn)籌帷幄，通過(guò)一系列有效的制度、方法和流程，保障供應(yīng)鏈的穩(wěn)定運(yùn)行。項(xiàng)目所需的資源基本上可以歸結(jié)為兩大類，一是物質(zhì)資源，二是人力資源，其獲得方式可以歸納為三種：1. 外購(gòu)，即以貨幣等價(jià)交換形式獲得資源。對(duì)于人力資源，采購(gòu)就相當(dāng)于招聘；2. 外包，即委托分包商代為加工的資源，對(duì)于人力資源，外包加工相當(dāng)于外訓(xùn)；3. 外租，即租借某種資源在特定時(shí)期的使用權(quán)，對(duì)于人力資源相當(dāng)于借用外腦。圖中顯示的還有兩種重要的資源，項(xiàng)目管理知識(shí)體系沒有涉及，一是資金，二是技術(shù)。前者靠融資或信貸方式獲得，后者靠購(gòu)買或合作的方式獲得。關(guān)于人力資源的供應(yīng)問題，我們已經(jīng)在人力資源管理的章節(jié)討論過(guò)了。關(guān)于資金和技術(shù)的獲得，筆者另有專著論述。本章節(jié)主要闡述物質(zhì)資源的獲得性供應(yīng)。911 供應(yīng)管理的重要意義隨著社會(huì)的進(jìn)步，供應(yīng)鏈的管理在項(xiàng)目管理中的地位越來(lái)越重要，原因在于項(xiàng)目核心資源日益虛化的大趨勢(shì)。216。 在傳統(tǒng)的賣方市場(chǎng)，項(xiàng)目的核心資源是生產(chǎn)資料，項(xiàng)目的其他資源以生產(chǎn)資料為中心進(jìn)行集成。那時(shí)候，項(xiàng)目管理中心一般都設(shè)在企業(yè)生產(chǎn)基地，在物流、資金流和信息流這三大流中，物流是主角，其他的兩大流都從屬于物流。216。 隨著社會(huì)進(jìn)入買方市場(chǎng)，項(xiàng)目的核心資源從生產(chǎn)資料變成了市場(chǎng)資源，其他的資源則圍繞著市場(chǎng)資源進(jìn)行集成。于是，項(xiàng)目管理中心從生產(chǎn)基地轉(zhuǎn)移到了作為消費(fèi)和集散中心的大城市。項(xiàng)目組織虛擬化了，誰(shuí)手中握有訂單，誰(shuí)就能調(diào)動(dòng)全社會(huì)其他資源。三大流中資金流變成了主角，其他兩大流都圍繞著資金流動(dòng)。216。 隨著信息化社會(huì)到來(lái)，項(xiàng)目的核心資源再一次轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源，其他的資源均以信息為中心進(jìn)行集成。項(xiàng)目的管理中心變成了一個(gè)接待客戶的場(chǎng)地加一個(gè)電腦主機(jī)，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)可以散在世界任何角落，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行溝通和控制。項(xiàng)目組織徹底虛化了，只依靠核心技術(shù)和商務(wù)模式來(lái)組合整個(gè)社會(huì)的資源，三大流中，信息流變成了主角，其它兩大流都在圍繞著信息流而流動(dòng)。企業(yè)虛擬化了，項(xiàng)目虛擬化了，組織虛擬化了，管理也虛擬化了。一方面，是社會(huì)的發(fā)展為這個(gè)趨勢(shì)提出了客觀要求，另一方面，技術(shù)的進(jìn)步也為此創(chuàng)造了客觀條件。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，特定知識(shí)結(jié)構(gòu)的人才組合變成了組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力。技術(shù)更新的速度和市場(chǎng)變化的速度越來(lái)越快，項(xiàng)目管理變成了一個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)的運(yùn)作。為了降低風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目組織最明智的選擇，就是只保留核心競(jìng)爭(zhēng)資源，其他的資源則通過(guò)價(jià)值鏈集成。而交通、通信、信用服務(wù)的發(fā)展，使跨越時(shí)空的信息傳輸和瞬時(shí)交易成為可能，為虛擬化組織的運(yùn)行奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。如今，有很多手中掌握著億萬(wàn)大項(xiàng)目的項(xiàng)目公司，不過(guò)是區(qū)區(qū)咨詢公司，除了十幾個(gè)人腦和十幾臺(tái)電腦之外幾乎一無(wú)所有。在整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中，他們只須抓住計(jì)劃和控制兩頭就游刃有余了。至于中間的項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程，則完全依賴龐大的采購(gòu)供應(yīng)體系維持。這就是我們?cè)谌肆Y源管理章節(jié)中提到的價(jià)值鏈?zhǔn)骄W(wǎng)絡(luò)組織。對(duì)于這類項(xiàng)目組織來(lái)說(shuō)，采購(gòu)供應(yīng)鏈，就是它的生命線。社會(huì)在變革，很多傳統(tǒng)的采購(gòu)供應(yīng)管理理念已成歷史，而新的管理理念需要適應(yīng)新的形勢(shì)，跟上時(shí)代的腳步。，現(xiàn)代采購(gòu)供應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境的發(fā)展趨勢(shì)對(duì)于項(xiàng)目的供應(yīng)管理喜憂參半，一方面供應(yīng)條件更加有利，另一方面難度也大大增加。216。 有利的趨勢(shì)：供應(yīng)商數(shù)量增多及地域范圍擴(kuò)大，意味著貨源更加豐富，可選擇余地越來(lái)越大，日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)使采購(gòu)方可獲漁翁之利。同時(shí)，物流行業(yè)的發(fā)展，也將大大提高項(xiàng)目供應(yīng)鏈的運(yùn)行效率。216。 不利的趨勢(shì)：需求周期日益縮短，但需求品種日益增加，采購(gòu)批次越來(lái)越密，采購(gòu)批量越來(lái)越小。這一趨勢(shì)為項(xiàng)目的供應(yīng)管理水平提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，要求盡可能縮短交貨周期，減少資金占?jí)海档蛶?kù)存；要求搜集更加詳盡的市場(chǎng)信息，并及時(shí)跟蹤市場(chǎng)動(dòng)向，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)需求的反應(yīng)速度。912 供應(yīng)鏈涉及的干系人，項(xiàng)目的資源獲得性供應(yīng)通常涉及四方主要的干系人，項(xiàng)目組織分別以不同的模式，從上述四類干系人處獲得資源供應(yīng)。216。 資源供應(yīng)商：從供應(yīng)商那里采購(gòu)或租用項(xiàng)目所需資源，是項(xiàng)目組織獲得資源的最普遍的模式。所謂的采購(gòu)管理，實(shí)際上就是針對(duì)這種典型模式。 216。 項(xiàng)目分包商：即采用招標(biāo)或招聘方式，委托分包商承擔(dān)項(xiàng)目的部分工作。項(xiàng)目組織通過(guò)這種模式獲得的主要不是物質(zhì)資源，而是勞務(wù)和技術(shù)服務(wù)。216。 項(xiàng)目發(fā)起人：從項(xiàng)目發(fā)起人那里獲得資源，屬于非商業(yè)性的供應(yīng)模式。這種情況一般項(xiàng)目組織不是獨(dú)立法人，只是項(xiàng)目發(fā)起人組建的臨時(shí)團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目是指派給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的指令性任務(wù)，因此項(xiàng)目發(fā)起人有義務(wù)提供項(xiàng)目實(shí)施的核心資源，其余則提供資金由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自行采購(gòu)。例如，公司高層領(lǐng)導(dǎo)派技術(shù)部門組成一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，為整個(gè)公司大樓安裝局域網(wǎng)。這顯然是一個(gè)內(nèi)部指令性項(xiàng)目，原材料可以在外采購(gòu)，但公司至少需要為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供施工工具及檢測(cè)儀器等資源。216。 項(xiàng)目的客戶：項(xiàng)目組織從客戶處獲得資源，往往出于某種協(xié)議安排。最常見的情況是，項(xiàng)目組織是分包商，而客戶是總包商，客戶在分包項(xiàng)目時(shí)承諾為項(xiàng)目提供某些核心資源。例如，筆者的公司在委托分包商加工集成電路板時(shí)，需要為加工企業(yè)提供核心芯片。在家庭裝修項(xiàng)目中，如果客戶與裝修公司簽訂的協(xié)議是包工不包料的話，就需要客戶按自己喜好采購(gòu)一些主要的原材料，提供給裝修公司施工。上述可見，采購(gòu)管理只能涵蓋第一種獲得資源的模式，而后三種供應(yīng)模式都不屬于項(xiàng)目組織的采購(gòu)范圍，但是卻都在項(xiàng)目供應(yīng)管理的范圍內(nèi)。913 供應(yīng)鏈形成的三要素資源的供應(yīng)鏈意味著在供需雙方之間建立穩(wěn)定持久的交易關(guān)系，它的形成依賴于三大基本要素：216。 信息：是連接需求與供給的紐帶，需求方要知道供應(yīng)方何處何時(shí)有供給，而供應(yīng)方要知道需求方需要什么，何時(shí)需要。沒有信息渠道，供需雙方均在黑暗中摸索，靠碰運(yùn)氣達(dá)成交易，關(guān)系不可能是穩(wěn)定的。216。 標(biāo)準(zhǔn)：僅有供需信息渠道還不夠，交易雙方還需要就產(chǎn)品的適用標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成共識(shí)，這個(gè)適用標(biāo)準(zhǔn)最終將建立在一套統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)之上。質(zhì)量的適用性不對(duì)路或者不穩(wěn)定，交易也不可能持久。216。 利益，光有供需信息和適用標(biāo)準(zhǔn)還不足以促成交易，還需要有互利雙贏的結(jié)果。只有一方得益的買賣只能是一錘子買賣。供應(yīng)鏈既然是建立在穩(wěn)定基礎(chǔ)上的持續(xù)交易，沒有互利互惠，何談穩(wěn)定？914 項(xiàng)目供應(yīng)管理全過(guò)程，采購(gòu)供應(yīng)管理的整個(gè)過(guò)程由以下具體工作組成：1. 供應(yīng)管理決策：決定哪些資源自制，哪些資源外購(gòu)或外包，這是整個(gè)供應(yīng)管理最基本的決策；如果決定自制，則屬于質(zhì)量管理和時(shí)間管理范疇；如果決定外購(gòu)或外包，則根據(jù)項(xiàng)目的資源需求計(jì)劃制定采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃。2. 制定采購(gòu)計(jì)劃：采購(gòu)供應(yīng)管理計(jì)劃包括兩個(gè)部分，一是制定采購(gòu)的需求計(jì)劃，包括獲得資源的策略和評(píng)價(jià)指標(biāo)；二是制定采購(gòu)的作業(yè)計(jì)劃，包括安排采購(gòu)或招標(biāo)的工作流程、日程安排，使供應(yīng)工作的進(jìn)度與項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度相互銜接。3. 實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，向供應(yīng)商發(fā)盤詢價(jià)，考察產(chǎn)品和供應(yīng)商，洽談交易條件，起草采購(gòu)合同，實(shí)施招標(biāo)。4. 合同跟進(jìn)收尾：根據(jù)合同履約跟進(jìn)記錄，檢查合同履約狀況，對(duì)未盡事宜進(jìn)行善后處理。對(duì)采購(gòu)合同及附屬文件整理歸檔，進(jìn)行合同審計(jì)。92 供應(yīng)的決策和計(jì)劃920 項(xiàng)目供應(yīng)計(jì)劃的編制項(xiàng)目的采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃要與整個(gè)項(xiàng)目總體計(jì)劃協(xié)調(diào)統(tǒng)一。采購(gòu)計(jì)劃編制的輸入依據(jù)：1. 組織過(guò)程資產(chǎn)。主要包括項(xiàng)目的各項(xiàng)管理計(jì)劃的輸出結(jié)果。178。 資源需求計(jì)劃。供應(yīng)是針對(duì)需求而言的，因此需要根據(jù)成本計(jì)劃中的資源需求計(jì)劃明確資源供應(yīng)的種類和數(shù)量。178。 項(xiàng)目范圍說(shuō)明。項(xiàng)目范圍說(shuō)明書包括了項(xiàng)目可交付成果的功能和特性要求，應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范。不同質(zhì)量的產(chǎn)品，對(duì)選用材料的質(zhì)量等級(jí)和工作人員的素質(zhì)會(huì)有很大不同。即使同一種產(chǎn)品，軍用或民用的質(zhì)量及成本要求也不同，軍用品往往質(zhì)量剛性不計(jì)成本，而民用則要考慮性價(jià)比，對(duì)此供應(yīng)方需要選用不同等級(jí)的零配件來(lái)生產(chǎn)。178。 其他管理計(jì)劃。供應(yīng)管理計(jì)劃除了與項(xiàng)目的質(zhì)量及成本計(jì)劃緊密相關(guān)之外，還需要與其他的計(jì)劃銜接，例如需要與工期計(jì)劃銜接，以便保證及時(shí)供應(yīng)；需要與溝通計(jì)劃銜接，以便建立與供應(yīng)商的溝通渠道。178。 風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別清單。采購(gòu)計(jì)劃還需要與風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃銜接，以便制定供應(yīng)鏈意外斷裂時(shí)的應(yīng)對(duì)預(yù)案。2. 事業(yè)環(huán)境因素。主要包括各項(xiàng)外部約束條件和市場(chǎng)背景因素。178。 外部約束條件。供應(yīng)管理計(jì)劃不但要受到項(xiàng)目質(zhì)量、成本、時(shí)間這三條邊界的約束，而且還可能受到國(guó)家法規(guī)，社會(huì)信譽(yù)環(huán)境，金融環(huán)境，法制環(huán)境，技術(shù)檢驗(yàn)手段，交通運(yùn)輸條件，產(chǎn)品供求關(guān)系，價(jià)格及匯率水平及波動(dòng)趨勢(shì)，國(guó)際貿(mào)易摩擦等諸多因素的約束。這些都將成為制定供應(yīng)管理計(jì)劃不可或缺的參考依據(jù)。178。 市場(chǎng)行情信息。貨源和品種的選擇，需要建立在對(duì)市場(chǎng)信息充分了解的基礎(chǔ)上。所需資源從何處可以獲得？用什么方式獲得？性價(jià)比如何？哪個(gè)供貨商的服務(wù)更好？供貨周期能否滿足要求？都需要通過(guò)信息分析做出判斷。178。 計(jì)劃假設(shè)前提。所有的計(jì)劃都是建立在某些假設(shè)前提之上的，例如采購(gòu)的成本估算就是基于市場(chǎng)平均價(jià)格及貨幣匯率不變的假設(shè)前提下測(cè)算的，采購(gòu)供應(yīng)的時(shí)間計(jì)劃也是基于當(dāng)前的運(yùn)輸效率的假設(shè)前提下制定的。假設(shè)條件的準(zhǔn)確度直接關(guān)系到計(jì)劃的精確性，如果假設(shè)前提估計(jì)不準(zhǔn)確，整個(gè)計(jì)劃就是建立在沙灘上的建筑。采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃的輸出結(jié)果：1. 自制或外購(gòu)的決策。這是采購(gòu)管理，也是項(xiàng)目管理最根本的決定。2. 采購(gòu)管理計(jì)劃，包括對(duì)外的采購(gòu)需求計(jì)劃和對(duì)內(nèi)的采購(gòu)作業(yè)計(jì)劃。178。 采購(gòu)需求計(jì)劃，即獲得資源的總體策略和指標(biāo)體系。除自己制造的產(chǎn)品之外，哪些資源外購(gòu)、外包、外租；選擇產(chǎn)品和選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)；如何確定最佳的訂貨批量及供應(yīng)周期，如何爭(zhēng)取有利的價(jià)格和交易條件等。178。 采購(gòu)作業(yè)計(jì)劃，即制定實(shí)現(xiàn)上述需求計(jì)劃的流程，作為采購(gòu)供應(yīng)人員的行動(dòng)指南。因此，采購(gòu)作業(yè)計(jì)劃一定要制定得具體明確，它包括執(zhí)行采購(gòu)的具體時(shí)間、步驟、責(zé)任人、執(zhí)行辦法、對(duì)具體采購(gòu)產(chǎn)品的要求及注意事項(xiàng)等。3. 采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化文件。為了使采購(gòu)作業(yè)規(guī)范統(tǒng)一，減少因采購(gòu)人員的個(gè)人因素而產(chǎn)生的差錯(cuò)，便于統(tǒng)一管理，應(yīng)當(dāng)盡量將采購(gòu)過(guò)程中所使用的文件制成標(biāo)準(zhǔn)化的文本。常用的標(biāo)準(zhǔn)格式的文件如：標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)合同，標(biāo)準(zhǔn)的勞務(wù)合同，標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)文件等。文檔的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)際上體現(xiàn)了我們前面曾論述過(guò)的框架式思維模式，它可以提高采購(gòu)工作的效率，減少重復(fù)勞動(dòng)，縮短組織的學(xué)習(xí)過(guò)程。4. 采購(gòu)要求說(shuō)明。是采購(gòu)方向供應(yīng)商