【正文】 各部門職能一、辦公室辦公室直接為領導和全廠工作服務、承上啟下、協(xié)調(diào)左右。辦公室參與政務、協(xié)調(diào)事務、做好服務，是公司運轉的樞紐，是對內(nèi)、對外的窗口。辦公室是從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務的部門，它圍繞公司的中心工作，向領導提出決策建議并督促決策的落實，是決策層的延伸。主要職能如下： （一）辦文工作 辦文工作主要是圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分三項事務： ，主要指文書、信函、稿件等的撰寫，包括領導需要的各種文字材料的準備和起草。，主要指文件辦理方面的工作，如文書的打印、制作、收發(fā)、運轉、傳遞，機要文件的傳遞、立卷、歸檔、保存等工作。、傳輸、管理、歸檔等方面的工作，如電子郵件的發(fā)送、電子文件數(shù)據(jù)庫的建立、管理與檢索等。（二）辦會工作 辦會工作指對各類會議的籌備、組織、服務、管理等工作，包括會前的籌劃和準備、會中的組織和服務、會后的善后和落實。（三）辦事工作 辦事工作大體分為信息工作、技術工作、日常行政事務工作、臨時交辦工作四大項。 ，公司的市場預測分析和調(diào)查、領導決策前的調(diào)查研究與情況綜合、情報動態(tài)的每日分析整理、組織內(nèi)簡報的編發(fā)，收集資料摘要、編寫大事記、編制各種范圍的聯(lián)絡手冊、收集保管名片等。，主要指機要工作、現(xiàn)代辦公設備設施的使用維護及辦公用品的采購工作。機要工作指組織內(nèi)機密文件的接受、保管、傳遞?，F(xiàn)代辦公設備設施的使用和維護主要指多媒體會議設備、數(shù)碼攝錄像設備、現(xiàn)代辦公環(huán)境的主控室設備的操作和日常維護等。，主要指值班、接待、印章管理、環(huán)境管理、車輛管理、財務管理、后勤管理、對外聯(lián)絡、安排領導活動等。 安排領導活動是一項復雜、細致而又很具體的工作，指為領導的個體和群體安排的各種活動，包括各種會議、外出參觀考察、調(diào)查研究、檢查指導工作、外事工作等。辦公室在安排領導活動時，要在滿足工作需要的前提下盡量從簡，減少領導不必要的社會性應酬活動，保證領導有足夠的時間，集中精力抓好大事，搞好調(diào)查研究。 督查是辦公室一項重要工作，督查是指辦公室圍繞單位的中心工作、重要決策和領導的重要批示，對負責承辦的部門和責任人員進行督促和檢查，協(xié)助做好必要的溝通工作，以保證承辦事項按時落實。 接待來訪及相關事項，承擔公關事務。，在日常工作中，領導經(jīng)常有事臨時事項交由辦公室去具體承辦落實。 辦公室工作綜合性很強，既涉及政治方面，也涉及經(jīng)濟、文化方面，還可能涉及法律、法規(guī)等，需進行各方面的協(xié)調(diào)。在具體業(yè)務中，如承辦文電，不論是上報還是下發(fā)，往往涉及幾個部門會簽或辦理，需要辦公室一一溝通、協(xié)商并組織落實。辦公室工作人員必須有寬泛的知識背景、較強的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風。 （四）辦公室工作的特點 辦公室所擔負工作的性質決定了它具有輔助性、事務性、綜合性、中樞性、機要性等特點。 辦公室是為領導及整個組織提供輔助支持、服務的部門，輔助首先必須服從于領導，在工作中體現(xiàn)領導的意志，不可超越自己的管理權限，違背組織方針自行其是。辦公室工作的輔助性主要體現(xiàn)在兩方面：第一，全力支持組織的各項工作。這是指辦公室輔助領導對組織的各項工作進行溝通、協(xié)調(diào)和督促檢查，必要時要調(diào)動所掌握的信息人力及物力，協(xié)助有關人員及部門完成工作。第二，就是以協(xié)助者的角色完成各項工作。辦公室是協(xié)助領導層工作的機構，除領導授權外，一般它對各職能機構和各項工作的管理沒有直接的指揮和監(jiān)督權力，只承擔協(xié)調(diào)和服務等輔助性管理工作，以協(xié)助者的角色推進領導決策的落實，不能擅作決定，自作主張。 辦公室工作的事務性表現(xiàn)在辦公室工作的方方面面。值班、接待、公文運轉、后勤服務等，很多都是非常具體、瑣碎的事務。有人認為辦公室整天為別人忙，工作價值不高，但事實并非如此。首先，這些工作是維系組織正常運轉的重要組成部分，需要有專門的部門或人員去完成，而組織分工恰恰是將這樣的職能和使命賦予了辦公室。其次，這些工作平常似乎不引人注意，但卻是基礎性的工作，其價值會通過領導及其他管理人員的工作折射出來。 辦公室工作以單位中心工作和主要領導為服務重點，為領導的工作提供全方位的支持，因此，領導的工作目標就是辦公室的工作目標，領導的工作重點就是辦公室的工作重點。領導的工作是綜合性、全局性的工作，所以辦公室的工作必然是綜合性、全局性的工作。辦公室具有綜合協(xié)調(diào)職能。涉及單位全局的工作，往往由辦公室牽頭，協(xié)調(diào)組織內(nèi)各部門完成任務。辦公室的業(yè)務可能涉及組織內(nèi)各個部門、各位工作人員，起組織、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查等作用。 辦公室不同于其他職能部門，它附屬于管理層，作為領導的助手， 是領導的延伸，為整個組織活動輸送信息，溝通協(xié)調(diào)，組織聯(lián)絡，處理組織活動所產(chǎn)生的內(nèi)部事務；如果沒有這些工作，組織將無法正常運轉。它是聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁，是組織同外界各方面聯(lián)絡的窗口，因此它是組織中名副其實的中樞機構。 辦公室在工作過程中，由于離領導層較近，得知的組織消息更多更早，如有關政策的修改和人員的任免等，這些信息具有一定的機要性，并且不適宜在更大的范圍內(nèi)和更早的時間為一般人員所知曉，這就需要辦公室人員在履行職能的過程中具有一定的保密意識。 （五）辦公室的作用 辦公室的作用是指辦公室通過其職能發(fā)揮在組織運轉中所起的作用，包括以下四個方面。 辦公室的參謀與助手作用主要表現(xiàn)在輔助領導決策上。辦公室必須準確理解上級精神，了解和掌握本單位的實際情況，對各方面信息進行處理，為領導決策提供真實可靠的依據(jù)。辦公室的參謀與助手職能還表現(xiàn)在決策的貫徹執(zhí)行上。決策已定，辦公室必須加強督促和檢查，注意搜集各種反饋信息，供領導檢驗決策、調(diào)整、修正決策。 如果把一個組織比作鐵路部門，那么辦公室就好比列車的編組站；如果把組織比作一個人，那么辦公室就是連接大小動、靜脈血管的心臟。一個組織就是一個系統(tǒng)，它既存在和服從予更大的系統(tǒng)，又有自己相對獨立又相互聯(lián)系的子系統(tǒng)，這樣就構成了一個整體。而具體體現(xiàn)這個整體中領導與被領導關系的，實現(xiàn)系統(tǒng)中諸因素相互聯(lián)系的，就是辦公室。它承上啟下、溝通左右、聯(lián)絡八方，對于一個組織來說，須臾不可少。 一個組織內(nèi)步調(diào)一致、協(xié)同前進，才能勝利完成工作任務。要做到這一點，必須不斷加強組織內(nèi)、外部聯(lián)系，互通信息，相互理解，求得支持，統(tǒng)一步伐。辦公室要協(xié)調(diào)單位和主級領導部門以及沒有隸屬關系部門的關系，協(xié)調(diào)辦公室與其他部門的關系，協(xié)調(diào)本單位與下級領導機關的關系，協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部的關系。它還要協(xié)調(diào)領導與領導的關系，領導與群眾的關系，組織內(nèi)部其他部門之間的關系。通過協(xié)調(diào)，理順關節(jié)，溝通上下左右，消除隔閡，統(tǒng)一認識，求得和諧。 辦公室是組織對外形象展示的窗口，組織的精神風貌、政策水平、工作作風、辦事效率都可以通過這個窗口反映出來。辦公室還是個管家，它肩負多種任務，吃、喝、用、住、行、資產(chǎn)管理等無所不包；一些突擊性、臨時性的工作均由辦公室這個管家受理，其他專業(yè)部門職責范圍之外的事項往往也通過辦公室來協(xié)調(diào)、落實。 辦公室的窗口和管家職能還有更深一層的含義，那就是辦公室的把關作用：辦公室要把好文字關，提高公文質量，削低“文山”；辦公室要把好財物關，厲行節(jié)約，反對浪費，用較少的投入換來較多的產(chǎn)出；辦公室要把好會議關，加強會議的審查，不該開的會堅決不開 ，能合并的會合并開，能開電話會的就不見面開，以提高工作效率；辦公室還把好信息關，要對各方面信息進行精選、提煉、加工，為領導決策提供全面、真實、高質量的信息。 （六）辦公室人