【正文】 各部門職能一、辦公室辦公室直接為領(lǐng)導(dǎo)和全廠工作服務(wù)、承上啟下、協(xié)調(diào)左右。辦公室參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)，是公司運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，是對(duì)內(nèi)、對(duì)外的窗口。辦公室是從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務(wù)的部門，它圍繞公司的中心工作，向領(lǐng)導(dǎo)提出決策建議并督促?zèng)Q策的落實(shí)，是決策層的延伸。主要職能如下： （一）辦文工作 辦文工作主要是圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分三項(xiàng)事務(wù)： ，主要指文書、信函、稿件等的撰寫，包括領(lǐng)導(dǎo)需要的各種文字材料的準(zhǔn)備和起草。，主要指文件辦理方面的工作，如文書的打印、制作、收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞，機(jī)要文件的傳遞、立卷、歸檔、保存等工作。、傳輸、管理、歸檔等方面的工作，如電子郵件的發(fā)送、電子文件數(shù)據(jù)庫的建立、管理與檢索等。（二）辦會(huì)工作 辦會(huì)工作指對(duì)各類會(huì)議的籌備、組織、服務(wù)、管理等工作，包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備、會(huì)中的組織和服務(wù)、會(huì)后的善后和落實(shí)。（三）辦事工作 辦事工作大體分為信息工作、技術(shù)工作、日常行政事務(wù)工作、臨時(shí)交辦工作四大項(xiàng)。 ，公司的市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析和調(diào)查、領(lǐng)導(dǎo)決策前的調(diào)查研究與情況綜合、情報(bào)動(dòng)態(tài)的每日分析整理、組織內(nèi)簡(jiǎn)報(bào)的編發(fā)，收集資料摘要、編寫大事記、編制各種范圍的聯(lián)絡(luò)手冊(cè)、收集保管名片等。，主要指機(jī)要工作、現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用維護(hù)及辦公用品的采購工作。機(jī)要工作指組織內(nèi)機(jī)密文件的接受、保管、傳遞?，F(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用和維護(hù)主要指多媒體會(huì)議設(shè)備、數(shù)碼攝錄像設(shè)備、現(xiàn)代辦公環(huán)境的主控室設(shè)備的操作和日常維護(hù)等。，主要指值班、接待、印章管理、環(huán)境管理、車輛管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)等。 安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致而又很具體的工作，指為領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)體和群體安排的各種活動(dòng)，包括各種會(huì)議、外出參觀考察、調(diào)查研究、檢查指導(dǎo)工作、外事工作等。辦公室在安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)時(shí)，要在滿足工作需要的前提下盡量從簡(jiǎn)，減少領(lǐng)導(dǎo)不必要的社會(huì)性應(yīng)酬活動(dòng)，保證領(lǐng)導(dǎo)有足夠的時(shí)間，集中精力抓好大事，搞好調(diào)查研究。 督查是辦公室一項(xiàng)重要工作，督查是指辦公室圍繞單位的中心工作、重要決策和領(lǐng)導(dǎo)的重要批示，對(duì)負(fù)責(zé)承辦的部門和責(zé)任人員進(jìn)行督促和檢查，協(xié)助做好必要的溝通工作，以保證承辦事項(xiàng)按時(shí)落實(shí)。 接待來訪及相關(guān)事項(xiàng)，承擔(dān)公關(guān)事務(wù)。，在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常有事臨時(shí)事項(xiàng)交由辦公室去具體承辦落實(shí)。 辦公室工作綜合性很強(qiáng)，既涉及政治方面，也涉及經(jīng)濟(jì)、文化方面，還可能涉及法律、法規(guī)等，需進(jìn)行各方面的協(xié)調(diào)。在具體業(yè)務(wù)中，如承辦文電，不論是上報(bào)還是下發(fā)，往往涉及幾個(gè)部門會(huì)簽或辦理，需要辦公室一一溝通、協(xié)商并組織落實(shí)。辦公室工作人員必須有寬泛的知識(shí)背景、較強(qiáng)的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風(fēng)。 （四）辦公室工作的特點(diǎn) 辦公室所擔(dān)負(fù)工作的性質(zhì)決定了它具有輔助性、事務(wù)性、綜合性、中樞性、機(jī)要性等特點(diǎn)。 辦公室是為領(lǐng)導(dǎo)及整個(gè)組織提供輔助支持、服務(wù)的部門，輔助首先必須服從于領(lǐng)導(dǎo)，在工作中體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意志，不可超越自己的管理權(quán)限，違背組織方針自行其是。辦公室工作的輔助性主要體現(xiàn)在兩方面：第一，全力支持組織的各項(xiàng)工作。這是指辦公室輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)組織的各項(xiàng)工作進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)和督促檢查，必要時(shí)要調(diào)動(dòng)所掌握的信息人力及物力，協(xié)助有關(guān)人員及部門完成工作。第二，就是以協(xié)助者的角色完成各項(xiàng)工作。辦公室是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層工作的機(jī)構(gòu)，除領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)外，一般它對(duì)各職能機(jī)構(gòu)和各項(xiàng)工作的管理沒有直接的指揮和監(jiān)督權(quán)力，只承擔(dān)協(xié)調(diào)和服務(wù)等輔助性管理工作，以協(xié)助者的角色推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)，不能擅作決定，自作主張。 辦公室工作的事務(wù)性表現(xiàn)在辦公室工作的方方面面。值班、接待、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、后勤服務(wù)等，很多都是非常具體、瑣碎的事務(wù)。有人認(rèn)為辦公室整天為別人忙，工作價(jià)值不高，但事實(shí)并非如此。首先，這些工作是維系組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分，需要有專門的部門或人員去完成，而組織分工恰恰是將這樣的職能和使命賦予了辦公室。其次，這些工作平常似乎不引人注意，但卻是基礎(chǔ)性的工作，其價(jià)值會(huì)通過領(lǐng)導(dǎo)及其他管理人員的工作折射出來。 辦公室工作以單位中心工作和主要領(lǐng)導(dǎo)為服務(wù)重點(diǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)的工作提供全方位的支持，因此，領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)就是辦公室的工作目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)的工作重點(diǎn)就是辦公室的工作重點(diǎn)。領(lǐng)導(dǎo)的工作是綜合性、全局性的工作，所以辦公室的工作必然是綜合性、全局性的工作。辦公室具有綜合協(xié)調(diào)職能。涉及單位全局的工作，往往由辦公室牽頭，協(xié)調(diào)組織內(nèi)各部門完成任務(wù)。辦公室的業(yè)務(wù)可能涉及組織內(nèi)各個(gè)部門、各位工作人員，起組織、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查等作用。 辦公室不同于其他職能部門，它附屬于管理層，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手， 是領(lǐng)導(dǎo)的延伸，為整個(gè)組織活動(dòng)輸送信息，溝通協(xié)調(diào)，組織聯(lián)絡(luò)，處理組織活動(dòng)所產(chǎn)生的內(nèi)部事務(wù)；如果沒有這些工作，組織將無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。它是聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁，是組織同外界各方面聯(lián)絡(luò)的窗口，因此它是組織中名副其實(shí)的中樞機(jī)構(gòu)。 辦公室在工作過程中，由于離領(lǐng)導(dǎo)層較近，得知的組織消息更多更早，如有關(guān)政策的修改和人員的任免等，這些信息具有一定的機(jī)要性，并且不適宜在更大的范圍內(nèi)和更早的時(shí)間為一般人員所知曉，這就需要辦公室人員在履行職能的過程中具有一定的保密意識(shí)。 （五）辦公室的作用 辦公室的作用是指辦公室通過其職能發(fā)揮在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中所起的作用，包括以下四個(gè)方面。 辦公室的參謀與助手作用主要表現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策上。辦公室必須準(zhǔn)確理解上級(jí)精神，了解和掌握本單位的實(shí)際情況，對(duì)各方面信息進(jìn)行處理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)可靠的依據(jù)。辦公室的參謀與助手職能還表現(xiàn)在決策的貫徹執(zhí)行上。決策已定，辦公室必須加強(qiáng)督促和檢查，注意搜集各種反饋信息，供領(lǐng)導(dǎo)檢驗(yàn)決策、調(diào)整、修正決策。 如果把一個(gè)組織比作鐵路部門，那么辦公室就好比列車的編組站；如果把組織比作一個(gè)人，那么辦公室就是連接大小動(dòng)、靜脈血管的心臟。一個(gè)組織就是一個(gè)系統(tǒng)，它既存在和服從予更大的系統(tǒng)，又有自己相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系的子系統(tǒng)，這樣就構(gòu)成了一個(gè)整體。而具體體現(xiàn)這個(gè)整體中領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中諸因素相互聯(lián)系的，就是辦公室。它承上啟下、溝通左右、聯(lián)絡(luò)八方，對(duì)于一個(gè)組織來說，須臾不可少。 一個(gè)組織內(nèi)步調(diào)一致、協(xié)同前進(jìn)，才能勝利完成工作任務(wù)。要做到這一點(diǎn)，必須不斷加強(qiáng)組織內(nèi)、外部聯(lián)系，互通信息，相互理解，求得支持，統(tǒng)一步伐。辦公室要協(xié)調(diào)單位和主級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門以及沒有隸屬關(guān)系部門的關(guān)系，協(xié)調(diào)辦公室與其他部門的關(guān)系，協(xié)調(diào)本單位與下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)系，協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部的關(guān)系。它還要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系，組織內(nèi)部其他部門之間的關(guān)系。通過協(xié)調(diào)，理順關(guān)節(jié)，溝通上下左右，消除隔閡，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，求得和諧。 辦公室是組織對(duì)外形象展示的窗口，組織的精神風(fēng)貌、政策水平、工作作風(fēng)、辦事效率都可以通過這個(gè)窗口反映出來。辦公室還是個(gè)管家，它肩負(fù)多種任務(wù)，吃、喝、用、住、行、資產(chǎn)管理等無所不包；一些突擊性、臨時(shí)性的工作均由辦公室這個(gè)管家受理，其他專業(yè)部門職責(zé)范圍之外的事項(xiàng)往往也通過辦公室來協(xié)調(diào)、落實(shí)。 辦公室的窗口和管家職能還有更深一層的含義，那就是辦公室的把關(guān)作用：辦公室要把好文字關(guān)，提高公文質(zhì)量，削低“文山”；辦公室要把好財(cái)物關(guān)，厲行節(jié)約，反對(duì)浪費(fèi)，用較少的投入換來較多的產(chǎn)出；辦公室要把好會(huì)議關(guān)，加強(qiáng)會(huì)議的審查，不該開的會(huì)堅(jiān)決不開 ，能合并的會(huì)合并開，能開電話會(huì)的就不見面開，以提高工作效率；辦公室還把好信息關(guān)，要對(duì)各方面信息進(jìn)行精選、提煉、加工，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、真實(shí)、高質(zhì)量的信息。 （六）辦公室人