【正文】 XXX有限公司 XXX Technology Co., Ltd.編碼：XXX 適用范圍：內(nèi)部使用合同與采購管理制度版 本編 寫審 核會 簽審 定批 準生效日期A發(fā)布之日主辦單位綜合管理部審查發(fā)送單位此文件產(chǎn)權(quán)屬XXX有限公司所有，未經(jīng)書面許可，不得以任何方式復(fù)制和外傳。This document is the property of Technology Co. Ltd。 no part of this document may be reproduced by any means, nor transmitted without the written permission of the XXXXX.修訂記錄版次作 者文 件 修 改 原 因日 期修 改 頁A黃詩琪初版201265全部目 錄第一章 總則 4第二章 職責 4第三章 采購臨時組織管理 6第四章 采購管理的基本原則 7第五章 采購流程管理 8第六章 合同履行與執(zhí)行管理 14第七章 供應(yīng)商管理 16第八章 合同文檔管理 18第九章 附則 18第十章 參考文件 19附件 19第一章 總則 目的為了明確公司各部門在合同與采購活動過程中的職責，加強對采購活動的管理和監(jiān)督，保證采購質(zhì)量、有效控制成本、降低采購風險，并為采購活動提供操作依據(jù)，特制定本程序。 適用范圍除國家法律、法規(guī)和公司政策有特殊規(guī)定，以及有關(guān)借貸、人事招聘、投融資項目本身和收購、并購項目本身外，本程序適用于公司業(yè)務(wù)相關(guān)的所有采購及合同管理活動。第二章 職責 總經(jīng)理部按照公司《XXX有限公司授權(quán)管理暫行規(guī)定》，負責批準或授權(quán)總經(jīng)理部授權(quán)范圍內(nèi)的采購事項及合同簽訂、變更等。對超過總經(jīng)理部授權(quán)的采購項目及合同簽訂，審核后應(yīng)出具是否同意報送董事會批準的意見。 投資經(jīng)營部 負責合同商務(wù)談判策略和商務(wù)文件的準備。 負責合同的商務(wù)評標標準的制定及評價工作中商務(wù)部分的評審及商務(wù)評標報告的編寫。 組織合同商務(wù)談判工作。 提出合同推薦申請，并負責其審批手續(xù)。 控制所推薦合同的商務(wù)風險。 安排合同簽訂。 對公司作為付款方的合同，負責審核合同支付申請并確定支付條件的滿足性。 負責建立與管理合格供應(yīng)商庫。 歸口/使用部門 根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出采購立項申請，跟蹤立項審批。 負責提供詢價所需的技術(shù)規(guī)范書，編寫招標文件的技術(shù)標書。 參加供應(yīng)商資格評審，負責對供應(yīng)商技術(shù)能力的審查，并出具技術(shù)方面的資格審查評價。 參與采購/銷售合同談判，負責合同的技術(shù)條款（包括工作范圍、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量要求、進度計劃、驗收標準、保修條款等技術(shù)內(nèi)容）的起草和審核，對合同技術(shù)條款負責，控制合同技術(shù)方面的風險。 負責采購合同的履行，包括合同履行過程中有關(guān)問題的處理、項目進度管理及驗收等，出具書面驗收報告，確認支付條件的滿足性，并及時對供應(yīng)商履約能力做出反饋。 綜合管理部 負責車輛、房屋、捐贈、辦公設(shè)備、辦公用品、行政后勤物資、車輛租賃、辦公室裝修維修與改造、通訊設(shè)備、辦公禮品、宣傳品、會議、計算機與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及其安裝、調(diào)試、信息化建設(shè)與維護、文印、書報信息、資料等事項的歸口管理。 負責上述采購項目履行過程中有關(guān)問題的處理、項目進度管理及驗收。 財務(wù)部 負責所有采購立項、合同推薦、合同變更等的審核，審查成本費用預(yù)算、支付、稅務(wù)等條款，負責控制合同文本中的成本、支付、稅務(wù)、匯率和資金風險。 參與供應(yīng)商資格評審，負責對供應(yīng)商財務(wù)能力及相關(guān)財務(wù)事項進行評價。 參與合同支付的審核，負責交叉審核支付條件的滿足性及支付支持文件的完整性和有效性，規(guī)劃和安排資金，及時辦理合同支付。 法律 負責與公司常年法律顧問的接口溝通工作。根據(jù)采購項目的需要，參與合同談判，提供法律方面的專業(yè)支持。 審查合同結(jié)構(gòu)和法律條款，負責控制合同活動中的法律風險。參與合同推薦、合同變更的審核。 參與供應(yīng)商資格評審，負責對供應(yīng)商主體資質(zhì)合法性及相關(guān)法律事項進行評價。 當合同活動涉及重大法律問題，發(fā)生索賠或爭議事項時，負責組織法律應(yīng)對措施工作。 審計 負責對合同與采購活動的過程和內(nèi)容進行監(jiān)督和審計，視需要監(jiān)督供應(yīng)商資審、招評標和商務(wù)談判。視需要對采購項目的招評標及合同管理的重要流程進行不定期的審查和評價。 根據(jù)公司管理需要，有權(quán)對存在重大風險的采購活動加強實施監(jiān)督措施。 有權(quán)對合同活動中嚴重違法違規(guī)、嚴重損失浪費行為，做出制止決定。 安全質(zhì)保 負責牽頭組織供應(yīng)商資格評審，負責對供應(yīng)商的質(zhì)保能力進行審查。 對采購活動和供應(yīng)商合同履行情況進行質(zhì)保監(jiān)查和監(jiān)督。 參與涉及核安全和質(zhì)保要求的采購立項的審核、項目評審，負責安全和質(zhì)保相關(guān)內(nèi)容的評價。 對于涉及核安全和質(zhì)保要求的采購，根據(jù)項目需要參與合同談判，提供核安全及質(zhì)保方面的專業(yè)支持，參與合同推薦的審核，負責對合同中質(zhì)保條款的審查。 第三章 采購臨時組織管理 采購小組 對于立項金額為50,000元人民幣以上的采購項目，實行“技商分立”的采購管理模式。歸口/使用部門負責辦理立項并提供技術(shù)規(guī)范書的內(nèi)容，投資經(jīng)營部行使商務(wù)采購職能牽頭成立采購小組，歸口/使用部門、法律事務(wù)、財務(wù)部、安全質(zhì)保、審計，分別從法律、財務(wù)、質(zhì)保、審計角度，參與合同談判或?qū)徍斯ぷ鳌?對于立項金額為50,000元人民幣以下的采購項目，實行“用戶自辦”的采購管理模式，由歸口/使用部門負責自行采購。保證至少兩名或以上人員參與并見證采購過程，形成有效的詢價報價文件、商務(wù)談判書面記錄（必要時）、談判結(jié)果請示報告以及審批結(jié)果。投資經(jīng)營部、法律事務(wù)、財務(wù)部、安全質(zhì)保、審計，分別從商務(wù)、法律、財務(wù)、質(zhì)保、審計角度，對采購過程進行監(jiān)督。 供應(yīng)商資格評審小組供應(yīng)商資格評審，應(yīng)由安全質(zhì)保牽頭，歸口/使用部門、投資經(jīng)營部、財務(wù)部、法律事務(wù)（必要時）參加，組成供應(yīng)商資格評審小組，負責對潛在供應(yīng)商的安全質(zhì)保能力、技術(shù)、資質(zhì)狀況、財務(wù)、法律關(guān)系進行評審，形成記錄文件。 索賠小組由投資經(jīng)營部牽頭，聯(lián)合歸口/使用部門、財務(wù)部、法律事務(wù)組成索賠小組，必要時邀請常年法務(wù)顧問參加，負責實施索賠行動。第四章 采購管理的基本原則 基本原則 合法合規(guī)、公平、公正、誠實信用原則：合同與采購活動應(yīng)嚴格遵守國家的相關(guān)法律、法規(guī)、安全環(huán)保要求，以及集團公司及公司有關(guān)政策、制度和程序，并遵循公平、公正、誠實信用的原則。 競爭性優(yōu)先原則：合同與采購活動遵循競爭性程度高的采購方式優(yōu)先的原則，并應(yīng)盡可能做到從源頭采購，充分引入競爭，以降低成本。 分級授權(quán)原則：合同與采購活動的相應(yīng)環(huán)節(jié)應(yīng)按照公司各級人員財務(wù)管理權(quán)限的規(guī)定取得相應(yīng)授權(quán)人的批準。 相互制約原則：采購立項、合同推薦與支付的批準不得為同一授權(quán)人，除非上述授權(quán)批準人均為公司總經(jīng)理。任何采購項