【正文】 XXX有限公司 XXX Technology Co., Ltd.編碼：XXX 適用范圍：內(nèi)部使用合同與采購管理制度版 本編 寫審 核會(huì) 簽審 定批 準(zhǔn)生效日期A發(fā)布之日主辦單位綜合管理部審查發(fā)送單位此文件產(chǎn)權(quán)屬XXX有限公司所有，未經(jīng)書面許可，不得以任何方式復(fù)制和外傳。This document is the property of Technology Co. Ltd。 no part of this document may be reproduced by any means, nor transmitted without the written permission of the XXXXX.修訂記錄版次作 者文 件 修 改 原 因日 期修 改 頁A黃詩琪初版201265全部目 錄第一章 總則 4第二章 職責(zé) 4第三章 采購臨時(shí)組織管理 6第四章 采購管理的基本原則 7第五章 采購流程管理 8第六章 合同履行與執(zhí)行管理 14第七章 供應(yīng)商管理 16第八章 合同文檔管理 18第九章 附則 18第十章 參考文件 19附件 19第一章 總則 目的為了明確公司各部門在合同與采購活動(dòng)過程中的職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)采購活動(dòng)的管理和監(jiān)督，保證采購質(zhì)量、有效控制成本、降低采購風(fēng)險(xiǎn)，并為采購活動(dòng)提供操作依據(jù)，特制定本程序。 適用范圍除國家法律、法規(guī)和公司政策有特殊規(guī)定，以及有關(guān)借貸、人事招聘、投融資項(xiàng)目本身和收購、并購項(xiàng)目本身外，本程序適用于公司業(yè)務(wù)相關(guān)的所有采購及合同管理活動(dòng)。第二章 職責(zé) 總經(jīng)理部按照公司《XXX有限公司授權(quán)管理暫行規(guī)定》，負(fù)責(zé)批準(zhǔn)或授權(quán)總經(jīng)理部授權(quán)范圍內(nèi)的采購事項(xiàng)及合同簽訂、變更等。對(duì)超過總經(jīng)理部授權(quán)的采購項(xiàng)目及合同簽訂，審核后應(yīng)出具是否同意報(bào)送董事會(huì)批準(zhǔn)的意見。 投資經(jīng)營(yíng)部 負(fù)責(zé)合同商務(wù)談判策略和商務(wù)文件的準(zhǔn)備。 負(fù)責(zé)合同的商務(wù)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的制定及評(píng)價(jià)工作中商務(wù)部分的評(píng)審及商務(wù)評(píng)標(biāo)報(bào)告的編寫。 組織合同商務(wù)談判工作。 提出合同推薦申請(qǐng)，并負(fù)責(zé)其審批手續(xù)。 控制所推薦合同的商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。 安排合同簽訂。 對(duì)公司作為付款方的合同，負(fù)責(zé)審核合同支付申請(qǐng)并確定支付條件的滿足性。 負(fù)責(zé)建立與管理合格供應(yīng)商庫。 歸口/使用部門 根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出采購立項(xiàng)申請(qǐng)，跟蹤立項(xiàng)審批。 負(fù)責(zé)提供詢價(jià)所需的技術(shù)規(guī)范書，編寫招標(biāo)文件的技術(shù)標(biāo)書。 參加供應(yīng)商資格評(píng)審，負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商技術(shù)能力的審查，并出具技術(shù)方面的資格審查評(píng)價(jià)。 參與采購/銷售合同談判，負(fù)責(zé)合同的技術(shù)條款（包括工作范圍、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量要求、進(jìn)度計(jì)劃、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保修條款等技術(shù)內(nèi)容）的起草和審核，對(duì)合同技術(shù)條款負(fù)責(zé)，控制合同技術(shù)方面的風(fēng)險(xiǎn)。 負(fù)責(zé)采購合同的履行，包括合同履行過程中有關(guān)問題的處理、項(xiàng)目進(jìn)度管理及驗(yàn)收等，出具書面驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，確認(rèn)支付條件的滿足性，并及時(shí)對(duì)供應(yīng)商履約能力做出反饋。 綜合管理部 負(fù)責(zé)車輛、房屋、捐贈(zèng)、辦公設(shè)備、辦公用品、行政后勤物資、車輛租賃、辦公室裝修維修與改造、通訊設(shè)備、辦公禮品、宣傳品、會(huì)議、計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及其安裝、調(diào)試、信息化建設(shè)與維護(hù)、文印、書報(bào)信息、資料等事項(xiàng)的歸口管理。 負(fù)責(zé)上述采購項(xiàng)目履行過程中有關(guān)問題的處理、項(xiàng)目進(jìn)度管理及驗(yàn)收。 財(cái)務(wù)部 負(fù)責(zé)所有采購立項(xiàng)、合同推薦、合同變更等的審核，審查成本費(fèi)用預(yù)算、支付、稅務(wù)等條款，負(fù)責(zé)控制合同文本中的成本、支付、稅務(wù)、匯率和資金風(fēng)險(xiǎn)。 參與供應(yīng)商資格評(píng)審，負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商財(cái)務(wù)能力及相關(guān)財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行評(píng)價(jià)。 參與合同支付的審核，負(fù)責(zé)交叉審核支付條件的滿足性及支付支持文件的完整性和有效性，規(guī)劃和安排資金，及時(shí)辦理合同支付。 法律 負(fù)責(zé)與公司常年法律顧問的接口溝通工作。根據(jù)采購項(xiàng)目的需要，參與合同談判，提供法律方面的專業(yè)支持。 審查合同結(jié)構(gòu)和法律條款，負(fù)責(zé)控制合同活動(dòng)中的法律風(fēng)險(xiǎn)。參與合同推薦、合同變更的審核。 參與供應(yīng)商資格評(píng)審，負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商主體資質(zhì)合法性及相關(guān)法律事項(xiàng)進(jìn)行評(píng)價(jià)。 當(dāng)合同活動(dòng)涉及重大法律問題，發(fā)生索賠或爭(zhēng)議事項(xiàng)時(shí)，負(fù)責(zé)組織法律應(yīng)對(duì)措施工作。 審計(jì) 負(fù)責(zé)對(duì)合同與采購活動(dòng)的過程和內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督和審計(jì)，視需要監(jiān)督供應(yīng)商資審、招評(píng)標(biāo)和商務(wù)談判。視需要對(duì)采購項(xiàng)目的招評(píng)標(biāo)及合同管理的重要流程進(jìn)行不定期的審查和評(píng)價(jià)。 根據(jù)公司管理需要，有權(quán)對(duì)存在重大風(fēng)險(xiǎn)的采購活動(dòng)加強(qiáng)實(shí)施監(jiān)督措施。 有權(quán)對(duì)合同活動(dòng)中嚴(yán)重違法違規(guī)、嚴(yán)重?fù)p失浪費(fèi)行為，做出制止決定。 安全質(zhì)保 負(fù)責(zé)牽頭組織供應(yīng)商資格評(píng)審，負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)保能力進(jìn)行審查。 對(duì)采購活動(dòng)和供應(yīng)商合同履行情況進(jìn)行質(zhì)保監(jiān)查和監(jiān)督。 參與涉及核安全和質(zhì)保要求的采購立項(xiàng)的審核、項(xiàng)目評(píng)審，負(fù)責(zé)安全和質(zhì)保相關(guān)內(nèi)容的評(píng)價(jià)。 對(duì)于涉及核安全和質(zhì)保要求的采購，根據(jù)項(xiàng)目需要參與合同談判，提供核安全及質(zhì)保方面的專業(yè)支持，參與合同推薦的審核，負(fù)責(zé)對(duì)合同中質(zhì)保條款的審查。 第三章 采購臨時(shí)組織管理 采購小組 對(duì)于立項(xiàng)金額為50,000元人民幣以上的采購項(xiàng)目，實(shí)行“技商分立”的采購管理模式。歸口/使用部門負(fù)責(zé)辦理立項(xiàng)并提供技術(shù)規(guī)范書的內(nèi)容，投資經(jīng)營(yíng)部行使商務(wù)采購職能牽頭成立采購小組，歸口/使用部門、法律事務(wù)、財(cái)務(wù)部、安全質(zhì)保、審計(jì)，分別從法律、財(cái)務(wù)、質(zhì)保、審計(jì)角度，參與合同談判或?qū)徍斯ぷ鳌?對(duì)于立項(xiàng)金額為50,000元人民幣以下的采購項(xiàng)目，實(shí)行“用戶自辦”的采購管理模式，由歸口/使用部門負(fù)責(zé)自行采購。保證至少兩名或以上人員參與并見證采購過程，形成有效的詢價(jià)報(bào)價(jià)文件、商務(wù)談判書面記錄（必要時(shí)）、談判結(jié)果請(qǐng)示報(bào)告以及審批結(jié)果。投資經(jīng)營(yíng)部、法律事務(wù)、財(cái)務(wù)部、安全質(zhì)保、審計(jì)，分別從商務(wù)、法律、財(cái)務(wù)、質(zhì)保、審計(jì)角度，對(duì)采購過程進(jìn)行監(jiān)督。 供應(yīng)商資格評(píng)審小組供應(yīng)商資格評(píng)審，應(yīng)由安全質(zhì)保牽頭，歸口/使用部門、投資經(jīng)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部、法律事務(wù)（必要時(shí)）參加，組成供應(yīng)商資格評(píng)審小組，負(fù)責(zé)對(duì)潛在供應(yīng)商的安全質(zhì)保能力、技術(shù)、資質(zhì)狀況、財(cái)務(wù)、法律關(guān)系進(jìn)行評(píng)審，形成記錄文件。 索賠小組由投資經(jīng)營(yíng)部牽頭，聯(lián)合歸口/使用部門、財(cái)務(wù)部、法律事務(wù)組成索賠小組，必要時(shí)邀請(qǐng)常年法務(wù)顧問參加，負(fù)責(zé)實(shí)施索賠行動(dòng)。第四章 采購管理的基本原則 基本原則 合法合規(guī)、公平、公正、誠實(shí)信用原則：合同與采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家的相關(guān)法律、法規(guī)、安全環(huán)保要求，以及集團(tuán)公司及公司有關(guān)政策、制度和程序，并遵循公平、公正、誠實(shí)信用的原則。 競(jìng)爭(zhēng)性優(yōu)先原則：合同與采購活動(dòng)遵循競(jìng)爭(zhēng)性程度高的采購方式優(yōu)先的原則，并應(yīng)盡可能做到從源頭采購，充分引入競(jìng)爭(zhēng)，以降低成本。 分級(jí)授權(quán)原則：合同與采購活動(dòng)的相應(yīng)環(huán)節(jié)應(yīng)按照公司各級(jí)人員財(cái)務(wù)管理權(quán)限的規(guī)定取得相應(yīng)授權(quán)人的批準(zhǔn)。 相互制約原則：采購立項(xiàng)、合同推薦與支付的批準(zhǔn)不得為同一授權(quán)人，除非上述授權(quán)批準(zhǔn)人均為公司總經(jīng)理。任何采購項(xiàng)