【正文】 小型醫(yī)藥公司作業(yè)流程與管理制度 2022年 05月 采購 驗(yàn)收 核對入庫 上垛 養(yǎng)護(hù) 送貨運(yùn)輸 復(fù)核 出庫 銷售開票 信 息 流 質(zhì)量管理流 物 流 資金流 資金流 公司作業(yè)流程圖 售后服務(wù) 商流 商流 錄入 審核 發(fā)貨 采購的流程 為了確保商品質(zhì)量，保護(hù)公司利益，更快更好服務(wù)銷售，特制定本流程： 商品購進(jìn)的流程： 采購前必須對供貨方（生產(chǎn)企業(yè)或經(jīng)營企業(yè)）和首營品種進(jìn)行 審核 。簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。（直配按直配流程） 采購計(jì)劃（電子或紙質(zhì)）必須提前匯總到采購經(jīng)理處，由采購經(jīng)理通知質(zhì)量管理部審核并進(jìn)行新品的初步錄入。 3 、編制采購計(jì)劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：藥品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)企業(yè)、單位、擬購數(shù)量等內(nèi)容。 采購計(jì)劃報(bào)出后采購部或相關(guān)人員應(yīng)跟蹤在途貨票、貨到時(shí)間、隨貨同行單據(jù)、資料、發(fā)票。提前做好商品錄入交驗(yàn)的準(zhǔn)備。 選定供貨商 審核資質(zhì) 編制商品 采購計(jì)劃 審核計(jì)劃 新品初步錄入 跟蹤 到貨交驗(yàn)準(zhǔn)備 錄入信息 選定供貨商、審核資質(zhì)應(yīng)注意事項(xiàng) 營銷部或采購部相關(guān)人員在與供貨方建立關(guān)系前必須索要對方的 所有資質(zhì) 。同時(shí)把公司的資質(zhì)給對方。 把供貨商資質(zhì)提前給采購部填寫首營企業(yè)或首營品種的表格交質(zhì)管部審核并錄入電腦。 ? 編制采購計(jì)劃的注意事項(xiàng) 藥品計(jì)劃 應(yīng)包括以下內(nèi)容：藥品名稱、生產(chǎn)企業(yè)、劑型、規(guī)格、單位，擬購數(shù)量等內(nèi)容。 藥品計(jì)劃匯總到采購部經(jīng)理，由采購經(jīng)理交質(zhì)量管理部審核計(jì)劃的合法性，并做好未曾經(jīng)營的品種的錄入初步工作。 ? 審核計(jì)劃 ? 新品初步錄入 ? 質(zhì)量管理部接到采購部的商品計(jì)劃后對照公司的經(jīng)營范圍審核是否可以經(jīng)營。 ? 電腦商品信息中沒有的品種根據(jù)計(jì)劃中的線索（藥品名稱、生產(chǎn)企業(yè)、劑型、規(guī)格、單位）到國家食品藥品監(jiān)督管理局的數(shù)據(jù)查詢中去查找核實(shí)，做好新品初步錄入工作。 跟蹤 ? 采購計(jì)劃報(bào)出后采購部或相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)與供貨商的相關(guān)人員溝通，跟蹤計(jì)劃，了解開票時(shí)間、發(fā)貨時(shí)間及方式、到貨時(shí)間、隨貨同行單據(jù)、資料、發(fā)票等情況。 ? 以上信息及時(shí)告知質(zhì)量管理部、采購部、儲(chǔ)運(yùn)部，以便于質(zhì)量管理部完善新品資料，采購部打印驗(yàn)收通知單，儲(chǔ)運(yùn)部安排人員接收和搬運(yùn)。 ? 信息錄入和交驗(yàn)準(zhǔn)備 ? 采購獎(jiǎng)罰條例 ? 已經(jīng)發(fā)生業(yè)務(wù)往來的沒有提前拿到資質(zhì)的由采購部給予相關(guān)人員每次負(fù)評 2分或罰款 50元。 ? 采購部拿到對方企業(yè)資質(zhì)未及時(shí)處理的由質(zhì)量管理部給予每次負(fù)評 1分 ? 沒有遞交采購計(jì)劃已經(jīng)來貨的由質(zhì)量管理部給予相關(guān)人員負(fù)評 1分或罰款 20元。 ? 未對采購藥品計(jì)劃進(jìn)行審核，新品錄入初步工作未做到的由采購部給予質(zhì)量管理部負(fù)評 1分 ? 采購計(jì)劃報(bào)出后采購部或相關(guān)人員未與供貨商的相關(guān)人員溝通，影響下個(gè)環(huán)節(jié)的操作由儲(chǔ)運(yùn)部或采購部給予負(fù)評 1分或 20元。 ? 錄入人員能夠提前打印驗(yàn)收通知單的而沒有打印的影響到商品驗(yàn)收的由質(zhì)量管理部給予相關(guān)人員負(fù)評 1分 ? 獎(jiǎng)勵(lì) 在工作當(dāng)中能嚴(yán)把商品信息關(guān)，能夠嚴(yán)以律己并受到公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門及供應(yīng)商朋友的一致好評者。將予以通報(bào)表揚(yáng)。給予正評 2分。 在票據(jù)收集和整理方面能夠及時(shí)、準(zhǔn)確且無丟失票據(jù)者通報(bào)表揚(yáng)。給予正評 2分。 以月單位能夠及時(shí)處理資質(zhì)和計(jì)劃的由質(zhì)管部給予相關(guān)人員 1分正評 以月單位能夠及時(shí)審核計(jì)劃錄入基本信息由采購部給予相關(guān)人員 1分正評 商品錄入 為了保障商品信息錄入的準(zhǔn)確性，提高商品在物流環(huán)節(jié)的高效、快捷，明確相關(guān)責(zé)任特制定以下制度。 一：電腦錄入傳遞流程 貨單帶來的信息流錄入電腦系統(tǒng)分三步走： 基本信息的初裝（企業(yè)和品種） 單據(jù)的錄入 電腦單據(jù)審核 GSP入庫 定價(jià)及政策 質(zhì)管部負(fù)責(zé) 首營企業(yè) 、 首營品種 （生產(chǎn)企業(yè)）、 新品 （經(jīng)營企業(yè)）的審核及首次建立。（基本信息） a、質(zhì)管部接到采購部的首營企業(yè)資質(zhì)（所有首次建立關(guān)系的供貨商）審核后錄入電腦系統(tǒng)建立供貨商資料。 b、營銷各部與生產(chǎn)企業(yè)發(fā)生的首營品種資質(zhì)提前送到采購部匯總后交質(zhì)量管理部審核明確歸屬部門后把相關(guān)信息錄入系統(tǒng)。 c、對于經(jīng)營企業(yè)新品的錄入，質(zhì)管理部在接到藥品計(jì)劃時(shí)與采購部和營銷各部溝通確認(rèn)是新品，根據(jù)計(jì)劃上的新品的相關(guān)信息到權(quán)威網(wǎng)站查詢批準(zhǔn)文號等資料。核準(zhǔn)新品歸屬部門后把信息錄入系統(tǒng)，為下一步的單據(jù)錄入做好初步準(zhǔn)備工作。 商品錄入 采購相關(guān)人員與供貨商溝通后取得開票明細(xì)（電子版），分別發(fā)給質(zhì)量管理部完善商品信息及錄入人員錄驗(yàn)收通知單據(jù)待驗(yàn)。 a、采購部接到儲(chǔ)運(yùn)部搬運(yùn)后信息后已經(jīng)提前打印了驗(yàn)收入庫通知單的及時(shí)通知驗(yàn)收核對。登記 驗(yàn)收登記表 。驗(yàn)收核對人員把結(jié)果報(bào)采購處理過電腦系統(tǒng)。 b、沒有提前取得電子版開票明細(xì)的商品到貨后用原始的單據(jù)分別做新品錄入、驗(yàn)收及單據(jù)打印憑證。這種情況下的錄入單據(jù)必須與驗(yàn)收核對聯(lián)一一核對無誤保存。 c、青春康源溝通后更新資料用單號提取直接打印驗(yàn)收入庫單據(jù)。 d、采購部接到采購相關(guān)人員的跟蹤信息后通知儲(chǔ)運(yùn)部安排接運(yùn)，儲(chǔ)運(yùn)部搬運(yùn)后把信息通知采購部。采購部登記采購計(jì)劃 商品到貨信息表 實(shí)貨驗(yàn)收及核對入庫后交錄入人員修正或錄入后，由（各部門或指定人員）用驗(yàn)收入庫聯(lián)對電腦信息核對后走電腦單據(jù)審核 GSP入庫 定價(jià)及政策，打印單據(jù)后簽章整理當(dāng)日送單保存。 錄入信息傳遞圖 質(zhì)管部錄入企業(yè)及商品信息并完善 采購部錄入修正單據(jù) 采購部歸總 實(shí)貨驗(yàn)收及核對入庫 首營資質(zhì)資料 營銷各部計(jì)劃 跟蹤情況 新品樣品 送貨單 系統(tǒng)審核傳票 （價(jià)格、 GSP、入庫、定價(jià)政策） 信息錄入注意事項(xiàng) 營銷各部或采購部在建立關(guān)系時(shí)及時(shí)索要對方資質(zhì)，資料在到貨前必須匯總到采購部，采購部在貨到前三天交質(zhì)管部審核錄入首營企業(yè)和首營品種；采購計(jì)劃（年度、月度、臨時(shí)）必須有質(zhì)管部的審核，采購計(jì)劃最少提前一天報(bào)到質(zhì)管部建立新品資料，為單據(jù)的錄入作準(zhǔn)備。 跟蹤信息的相關(guān)人員必須在到貨前一天把溝通結(jié)果（開票時(shí)間、發(fā)貨時(shí)間及方式、到貨時(shí)間、隨貨同行單據(jù)、資料、發(fā)票等）陸續(xù)告知三個(gè)部門，按照供貨商發(fā)來的電子開票單 (復(fù)印件）據(jù)完善新品后錄入電腦系統(tǒng)。 沒有提前拿到對方電子開票單的驗(yàn)收入庫工作應(yīng)在到貨第一時(shí)間拿單分單分工建立新品、實(shí)貨驗(yàn)收、單據(jù)錄入同步進(jìn)行。 商品信息和企業(yè)信息初步建立由質(zhì)管部負(fù)責(zé)，第二步在實(shí)貨和實(shí)單到后錄入環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)完善信息，第三步在藥品流通各個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)差異后及時(shí)匯總質(zhì)管部修正。 9 錄入員應(yīng)按照送貨單據(jù)的信息準(zhǔn)確錄入，不得多入，少入，誤入。 2：錄入員應(yīng)注意供應(yīng)商、申購部門、結(jié)算人等正確選擇錄入。不得將同一供應(yīng)商不同申購部門結(jié)算人混淆錄入。必須按送貨單上的公章上的文字 及填寫的申購部門結(jié)算人準(zhǔn)確錄入。 3：錄入員應(yīng)按照將批號及效期準(zhǔn)確錄入，不得將生產(chǎn)日期和批號混淆錄入。并逐項(xiàng)核對商品的單價(jià)、數(shù)量、批準(zhǔn)文號及合計(jì)金額，必須做到準(zhǔn)確無誤。 4:錄入員在收集整理入庫單和送貨票時(shí)，必須核對對其金額，無誤后在一個(gè)工作日內(nèi)整理完畢。 5：入庫票堅(jiān)決杜絕人為原因?qū)е碌闹貜?fù)打印。非人為原因?qū)е碌闹貜?fù)打印必須留有原始憑證。 錄入員應(yīng)按照送貨單據(jù)的信息準(zhǔn)確錄入，不得多入，少入，誤入。 錄入員應(yīng)注意供應(yīng)商、申購部門、結(jié)算人等正確選擇錄入。不得將同一供應(yīng)商不同申購部門結(jié)算人混淆錄入。必須按送貨單上的公章上的文字 及填寫的申購部門結(jié)算人準(zhǔn)確錄入。 錄入時(shí)品種的選擇一定要仔細(xì)，注意品種的所屬部門、生產(chǎn)廠家、批準(zhǔn)文號、規(guī)格、單位，盡量選擇非零庫存品種，核對無誤后選定再按照單據(jù)一一將數(shù)量、單價(jià)、批號及效期的準(zhǔn)確錄入。再次逐項(xiàng)核對商品的名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、單位、數(shù)量、價(jià)格、批號、有效期、金額，必須做到準(zhǔn)確無誤。 錄入員在收集整理采購驗(yàn)收單和送貨票時(shí)，必須核對其金額，無誤后在一個(gè)工作日內(nèi)整理完畢。 入庫票堅(jiān)決杜絕人為原因?qū)е碌闹貜?fù)打印。非人為原因?qū)е碌闹貜?fù)打印必須留有原始憑證。 單據(jù)錄入后與財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商、采購部、儲(chǔ)運(yùn)部交接傳遞時(shí)要登記備案簽字確認(rèn)。 1基本信息的建立完善要不斷發(fā)現(xiàn)和及時(shí)通知質(zhì)管部修正。 1錄入員將供應(yīng)商、申購部門、結(jié)算人、批號、效期、數(shù)量、單價(jià)等基本資料錄入錯(cuò)誤時(shí)，在未入庫的情況下，可以直接提前該單據(jù)修正。不重復(fù)打印票據(jù)的填寫 更正單 ，已經(jīng)入庫的只能采購?fù)顺觯]有銷售），已發(fā)生銷售的必須先銷后退回再采購?fù)顺觥? 錄入環(huán)節(jié)獎(jiǎng)懲 ? 首營的資質(zhì)未在商品到貨三天前交給質(zhì)管部以至基本信息錄入不全或不正確的由質(zhì)管部給采購部或營銷各部負(fù)評 2分或 50元處罰。 ? 經(jīng)營企業(yè)資料及其新品計(jì)劃未在到貨前一天報(bào)采購部影響基本信息的錄入由采購部給營銷各部 50元處罰，或質(zhì)管部給采購部 2分負(fù)評。 ? 資料按時(shí)到達(dá)而沒有及時(shí)處理影響質(zhì)管部錄入基本信息的由質(zhì)管部給予采購部 2分負(fù)評，由于質(zhì)管部沒有及時(shí)處理影響單據(jù)錄入的由采購部給質(zhì)管部負(fù)評 2分。 錄入環(huán)節(jié)獎(jiǎng)懲 ? 基本資料錄入錯(cuò)誤的由采購部錄入人員給予質(zhì)管部信息建立人員負(fù)評 2分。 ? 基本資料在錄入環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)空檔和不確定的未通知質(zhì)管部完善的給予錄入人員 1分負(fù)評。 ? 基本資料中驗(yàn)收環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)空檔和不確定的未通知質(zhì)管部完善的給予驗(yàn)收人員 1分負(fù)評。 ? 錄入時(shí)選錯(cuò)品種而導(dǎo)致品種的所屬部門、生產(chǎn)廠家、批準(zhǔn)文號、規(guī)格、單位等信息錯(cuò)誤的給予錄入人員負(fù)評 1分。 ? 錄入時(shí)數(shù)量、單價(jià)、批號及效期、供應(yīng)商、申購部門、結(jié)算人錄入錯(cuò)誤由審核員給予錄入人員 2分 ? 錄入人員票據(jù)整理不及時(shí)、傳遞不及時(shí)、發(fā)生遺漏、丟失的給予 2分負(fù)評 錄入環(huán)節(jié)獎(jiǎng)懲 ? 以周為單位基本信息錄入未發(fā)生錯(cuò)誤的給予錄入人員正評1分。 ? 以周單位在品種、數(shù)量、批號、單價(jià)、金額等方面未發(fā)生錯(cuò)誤者，將予以通報(bào)表揚(yáng)并給予 1分正評 . ? 以月為單位按時(shí)按要求報(bào)計(jì)劃的給予正評 1分。按要求傳遞資質(zhì)計(jì)劃的給予正評 1分。 ? 以月為單位在票據(jù)收集和整理方面能夠及時(shí)、準(zhǔn)確且無丟失票據(jù)者給予正評 2分 ? 實(shí)貨和實(shí)單到后在錄入環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)未完善的信息反饋處理的給予 1分正評 錄入更正申請單 單號 時(shí)間 批準(zhǔn)文號 品名 更正原因 申請人 批準(zhǔn)人 備注 采購來貨登記表 供貨企業(yè) 票貨到 達(dá)時(shí)間 票據(jù) 份數(shù) 總件數(shù) 發(fā)票 日期 計(jì)劃品規(guī)數(shù) 日期 實(shí)到品規(guī)數(shù) 到貨率 到貨差異 票貨傳遞 時(shí)間 接收人 業(yè)務(wù) 經(jīng)辦人 跟蹤情況備注 單據(jù)回流時(shí)間及經(jīng)手人 入庫時(shí)間 來貨驗(yàn)收登記表 供貨企業(yè) 票貨到 達(dá)時(shí)間 票據(jù) 份數(shù) 檢驗(yàn) 報(bào)告 總件數(shù) 拼箱 件數(shù) 品規(guī) 數(shù) 票號 驗(yàn)收 時(shí)間 票據(jù)傳遞 時(shí)間 接收人 業(yè)務(wù) 經(jīng)辦人 日期