【正文】 中國最大管理資源中心 第 1 頁 共 78 頁 市場經(jīng)濟(jì)條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內(nèi)部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。因此掌握一定的行政管理知識，也是經(jīng)理人必備的技能之一。本書旨在幫助經(jīng)理人全面掌握現(xiàn)階段企業(yè)進(jìn)行行政管理的相 中國最大管理資源中心 第 2 頁 共 78 頁 關(guān)內(nèi)容，詳細(xì)介紹了會議管理、文書管理、印章與檔案管理、出差與禮儀管理、辦公與環(huán)境管理，設(shè)備與物料管理、車輛 ... 第一章 會議管理 技能點(diǎn) 1 如何了解會議的類型 主 題 詞 行政管理 會議管理 會議類型 適用情景 當(dāng)需要了解會議的類型及相關(guān)內(nèi)容時，查看此技能。 7 技能描述 會議的類型多種多樣。不同的會議其內(nèi)容與功能也大相徑庭。選擇不同的會議方式應(yīng)根據(jù)會議的目的或目標(biāo)而定。同時，不同的會議類型對會議召開的時間、地點(diǎn)的需要也有所不同。 所以，在我們考慮采用何種會議程序時，應(yīng)該首先明白所籌劃的是什么樣的會議。 1．會議的類型 下面是一些主要的會議類型： （ 1）董事 會會議。由公司董事會成員出席，定期召開。一般在董事會專用的會議室由董事長召集或由董事長授權(quán)委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項(xiàng)和戰(zhàn)略、政策等。 （ 2）公司股東年會。每年召開一次，由公司的股東就重大問題進(jìn)行討論，表決通過董事會提交的事項(xiàng)，形成股東大會決議。 中國最大管理資源中心 第 3 頁 共 78 頁 （ 3）管理人員會議。由公司經(jīng)營決策層人員參加，討論解決企業(yè)經(jīng)營管理的具體問題。 （ 4）研討會議。這一類型的會議目的是收集信息并進(jìn)行務(wù)虛，在進(jìn)行過程中應(yīng)尤其注重開放式、民主式的意見交流與意見反饋。 （ 5）專業(yè)會議。在一定范圍內(nèi)就某一具體領(lǐng) 域的具體問題進(jìn)行專題討論，一般規(guī)模較大。 （ 6）員工大會。全體員工參加，一般由主發(fā)言人做主題報告。 （ 7）銷售會議。安排銷售工作、布置銷售任務(wù)、總結(jié)銷售工作的專門會議。 （ 8）產(chǎn)品、成果發(fā)布會。向消費(fèi)者介紹及推廣某種新產(chǎn)品，或?qū)δ稠?xiàng)成果予以宣傳、發(fā)布。 （ 9）獎勵、表彰會議。表彰、獎勵工作出色的員工為主要內(nèi)容的會議，是企業(yè)的一種重要的激勵手段。 （ 10）培訓(xùn)會議。培養(yǎng)提高員工素質(zhì)的專門會議，這一類會議的時間往往不止一天，需要時間、地點(diǎn)、人員集中。有時在培訓(xùn)結(jié)束后還要進(jìn)行一定的考核。 （ 11）其他一些特殊會議。為了與企業(yè)員工建立良好的溝通方式，經(jīng)常有一些茶話會、晚餐會及一些娛樂活動。這樣的會議應(yīng)注意選擇適宜的環(huán)境和場所。 2．常見例會類型 一般來說，在企業(yè)的各個部門中，例會是最為常見的，以下是 15 種最常見的例會類型： （ 1）企業(yè)規(guī)劃會議； （ 2）資金會議； （ 3）行政技術(shù)會議； 中國最大管理資源中心 第 4 頁 共 78 頁 （ 4）降低成本會議； （ 5）經(jīng)營分析會議； （ 6）質(zhì)量分析會議； （ 7）生產(chǎn)調(diào)度會議； （ 8）產(chǎn)品對策會議； （ 9）索賠會議； （ 10） IMC 會議（經(jīng)理人懇談會）； （ 11）安全衛(wèi)生管理會議； （ 12）科（部）長會議； （ 13）部門事務(wù)會議； （ 14）班組會議； （ 15）行政事務(wù)會議。 總之，職業(yè)經(jīng)理人針對不同的情況，可以采用不同的會議類型。但會議的大體程序和需要注意的問題是基本相同的和可以相互借鑒的，這就要求經(jīng)理人充分把握會議的共性和個性，使二者有機(jī)地結(jié)合起來。 9 牢記要點(diǎn) 會議的主要類型包括： 中國最大管理資源中心 第 5 頁 共 78 頁 _ 企業(yè)常見會議的類型 _ 企業(yè)常見例會的類型 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 試列舉出您身邊幾個不同類型的會 議，指出每個會議的特點(diǎn)所在，并找出適宜的會議籌劃管理方法。 技能點(diǎn) 2 如何做好會前準(zhǔn)備 主 題 詞 行政管理 會議管理 會前準(zhǔn)備 適用情景 當(dāng)需要著手進(jìn)行會議準(zhǔn)備時，查看此技能。 7 技能描述 會議管理作為一個過程管理，會前準(zhǔn)備是其第一個步驟。 通常，大型會議的準(zhǔn)備往往需要按照嚴(yán)格的程序進(jìn)行。一般來說，企業(yè)的會前準(zhǔn)備有以下工作： 1．確定與會者 作為會議的主體，與會者的確定無疑是十分重要的。出于對會議成本的控制，應(yīng)該控制與會者數(shù)量。但這種控制不以降低會議的目的和效 果為代價。所以，確定與會者應(yīng)該考慮以下因素： 中國最大管理資源中心 第 6 頁 共 78 頁 （ 1）與會者是不是必要成員； （ 2）與會者是否直接參與會后執(zhí)行； （ 3）與會者是否有利于會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)； （ 4）與會者是否具有達(dá)成某項(xiàng)決議的能力； （ 5）與會者是否能全身心地投入； （ 6）與會者是否會對他人造成妨礙，從而影響會議的整體成效。 2．選擇開會的時間 選擇合適的開會時間，確保與會者可以按時出席，積極參與，從而取得好的效果。因此，選擇開會時間應(yīng)該考慮以下因素： （ 1）調(diào)查了解與會者方便的時間段，盡量不打亂與會者原來的時 間計劃安排； （ 2）注意選準(zhǔn)會議中心人物的最佳開會時間段，確保其能夠集中精力，安心開會； （ 3）開會時間盡量不要與企業(yè)重要的經(jīng)營活動發(fā)生沖突，避免打亂企業(yè)正常的運(yùn)行秩序，影響效益； （ 4）盡量開短會，可以保證參會者精力旺盛，達(dá)到最佳的開會效果。 3．選擇開會的地點(diǎn) 會場的選擇是否合適，會議地點(diǎn)的物質(zhì)條件、環(huán)境氛圍等都會對與會者的情緒產(chǎn)生影響。而且，選擇會議地點(diǎn)還要考慮到硬件設(shè)施的條件。所以，應(yīng)考慮： 中國最大管理資源中心 第 7 頁 共 78 頁 （ 1）會址與參會人員距離不宜太遠(yuǎn)； （ 2）會場的環(huán)境是安靜的場所； （ 3）會 場有足夠的照明設(shè)施，并保持良好的通風(fēng)及適宜的溫度； （ 4）通訊聯(lián)系方便，保證信息流通順暢； （ 5）會場的空間必須合適，過于空曠和過于狹窄都會影響會議效果。 4．會場布置 作為會前準(zhǔn)備的重要內(nèi)容之一，會場布置應(yīng)著重注意做好以下幾方面的工作： （ 1）合理安排會場空間，既要便于與會者進(jìn)出通暢，又要保持會場緊湊的格局； （ 2）認(rèn)真細(xì)致地做好會議用品發(fā)放及設(shè)備的調(diào)試工作，登記清晰，管理統(tǒng)一。 （ 3）按照會議的性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)的要求正確安排會議座次，做到方便溝通和討論。其主要方式有以下三種： ① 單向傳遞信息會議的座位排列方式； ② 雙向溝通交流會議的座位排列方式； ③ 多向溝通交流會議的座位排列方式。 5．?dāng)M訂會議日程 擬訂會議日程，即擬訂會議的程序表，是為了讓與會者事先對會議有所了解，以便提前做好準(zhǔn)備。 中國最大管理資源中心 第 8 頁 共 78 頁 一般來說，會議日程由會議籌備部門提出草案，經(jīng)會議主席審定后確定，包括：會議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、與會者姓名、會議的時間地點(diǎn)、會議事宜的時間分配等。 會議的日程安排必須考慮以下因素： （ 1）優(yōu)先安排重要或緊急的事項(xiàng)； （ 2）合理分配各項(xiàng)議案及事項(xiàng)的會議時間，為重要事項(xiàng) 留出充足的時間； （ 3）會議議程不宜過于復(fù)雜，內(nèi)容不宜過多； （ 4）提前把會議日程通知與會者，并發(fā)送相關(guān)的資料，以縮短會議做出決策的時間，提高會議效率。 6．會議通知 在確定了會議的議題、召開的時間、地點(diǎn)和場所等事宜后，應(yīng)該及早印發(fā)會議通知。其內(nèi)容應(yīng)包括會議的時間、地點(diǎn)、出席人員、會議內(nèi)容以及日程等，并且應(yīng)提示與會者盡早給予明確答復(fù)，或返還出席會議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計與會者名單。 以上關(guān)于會議的相關(guān)介紹是職業(yè)經(jīng)理人需要格外注意的，雖非?，嵥椋瑓s能保證會議的成功與有效。 9 牢記要點(diǎn) 會前準(zhǔn)備的工作事項(xiàng)有： _ 確定與會者 _ 選擇開會時間 中國最大管理資源中心 第 9 頁 共 78 頁 _ 選擇開會地點(diǎn) _ 進(jìn)行會場布置 _ 擬訂會議日程 _ 發(fā)布會議通知 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．請您認(rèn)真分析一下目前貴公司有哪些會議是必需的，哪些是可有可無的，哪些是對照上文可以取消的。 2．請您總結(jié)一下自己身邊的會議準(zhǔn)備現(xiàn)狀，看看其中還有哪些方面應(yīng)該改進(jìn)？ 技能點(diǎn) 3 如何做好會前檢查 主 題 詞 行政管理 會議管理 會前檢查 適用情景 當(dāng)需要對會議準(zhǔn)備工作進(jìn)行最后檢 查時，查看此技能。 7 技能描述 在會議的籌備階段及準(zhǔn)備工作結(jié)束后，必須做出全面的檢查，以免出現(xiàn)疏漏，從而保證會議的質(zhì)量和效果。 所以，全面的會前檢查是會議管理必不可少的一部分。它主要包括以下兩個方面的檢查： 中國最大管理資源中心 第 10 頁 共 78 頁 1．會議籌備期檢查 （ 1）會議目的： ① 本次會議是否確實(shí)需要召開？ ② 開會的議題是否明確？ （ 2）會議事項(xiàng)： ① 開會的時機(jī)、時間是否恰當(dāng)？ ② 開會的地點(diǎn)、環(huán)境是否合適？ ③ 會議邀請的對象是否合適？ （ 3）會議通知： ① 與會者是否已經(jīng)得到通 知？ ② 是否已經(jīng)將會議的宗旨、議題通知與會者？ ③ 是否要求與會者事先準(zhǔn)備有關(guān)資料？ ④ 與會者是否已經(jīng)就議題做好準(zhǔn)備？ （ 4）會議準(zhǔn)備： ① 是否已經(jīng)擬訂好會議議題的進(jìn)行順序及會議時間的分配？ ② 準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)完全就緒？ 中國最大管理資源中心 第 11 頁 共 78 頁 ③ 所準(zhǔn)備的文件資料是否真實(shí)、準(zhǔn)確？ ④ 是否已經(jīng)安排好了會議記錄？ ⑤ 是否需要使用相關(guān)設(shè)備？ 2．會議活動細(xì)節(jié)檢查 （