【正文】 行政管理制度第1章 文控管理規(guī)定第1條 目的為加強公司文件、資料的管理，特制定本規(guī)定。第2條 適用范圍1 ****商業(yè)設(shè)施有限公司所屬分公司、中心、各部門。2 本規(guī)定所指的文件、資料包括公司文件、規(guī)章制度、工作流程、證照、工作計劃、發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)、人事相關(guān)資料、技術(shù)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)工藝、圖紙方案、客戶資料、供應(yīng)商資料、各種合同等一切有保存價值和必須控制的資料。第3條 制度制定管理1 為加強及規(guī)范公司的制度與流程管理，做到制度與流程的統(tǒng)一性。2 各部門制定新的制度與流程，需將文字草稿及詳細流程圖，提交直接上級審批；審批后提交總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。3 總經(jīng)辦編號后向各相關(guān)部門征求意見并將意見匯總，根據(jù)匯總意見修訂制度，將修訂后的制度提交總經(jīng)理簽批；簽批通過后，依據(jù)編號及等級下發(fā)試用執(zhí)行，同時根據(jù)備案登記信息收錄制度匯編。4 新制度試用期為一個月，在試執(zhí)行期間，各執(zhí)行部門將及時發(fā)現(xiàn)的問題提交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦根據(jù)實際情況對制度做適當修訂。5 制度與流程制定的各項標準。 文字稿采用Word文檔格式，頁面設(shè)置為上下左為2CM，主標題采用黑體三號，加粗，副標題采用黑體字小三號，加粗，條采用四號黑體，加粗，并加頁眉，內(nèi)容為“公司標識”加“****商業(yè)設(shè)施有限公司”；流程圖采用VISIO格式，使用垂直格式的跨職能流程圖，并按照流程圖的規(guī)范要求使用圖標；表格采用宋體字（數(shù)字采用Times New Roman字體）；頁面版式、頁眉頁腳格式與文字稿相同；
制度與流程采用宋體字（數(shù)字采用Times New Roman字體）；正文標題采用章節(jié)形式編寫，章下設(shè)節(jié)，節(jié)下設(shè)條，條下采用項目編號（不超過2級），如兩級項目編號后仍需分級，可采括號加阿拉伯數(shù)字表示。段落正文為固定值22磅； 制度名稱、類型及重要等級等信息由總經(jīng)辦予以確定；制度名稱必須含蓋所擬訂的制度與流程的主題內(nèi)容；制度類型根據(jù)編寫使用的部門及內(nèi)容不同，分為行政、后勤、人力資源、財務(wù)、營銷、運營、監(jiān)察、發(fā)展、總經(jīng)辦制度；243 / 243 新制度與流程的編號采用三級編號，各級編號之間以“－”號隔開；第一級為公司簡拼（SDXD）：第二級為該制度與流程的擬定部門的拼音第一個字母大寫（如：XZ）；第三級為該制度與流程的順序編號，起始號為001。第4條 文件管理1 文件呈送與收發(fā)。 需呈送總經(jīng)理的文件資料，各中心、部門需采用統(tǒng)一格式（除必須手寫外，一律采用打印版），并附《文件閱批單》，指定專人呈送，所有呈送總經(jīng)理的文件資料均直接呈送至總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦統(tǒng)一呈送總經(jīng)理。如確需部門單獨呈送的文件，應(yīng)由部門經(jīng)理及以上級領(lǐng)導(dǎo)親自呈送，并到總經(jīng)辦登記備案。所有文件經(jīng)總經(jīng)理批閱后，由總經(jīng)辦反饋各相關(guān)部門； 對涉及訂單等需要追究第三方責任及處罰類的文件資料，由相關(guān)部門進行事實確認并出具相關(guān)意見后呈送； 總經(jīng)辦每日分兩次呈遞總經(jīng)理辦公室文件資料，分別為上午10：00，下午14：00； 公司所有外部文件收發(fā)原則上由總經(jīng)辦負責，各部門外出開會帶回文件的，需到總經(jīng)辦備案，如需上報材料的，總經(jīng)辦予以配合；（含OA電子版），電子版的通知先打印閱批后，總經(jīng)辦上傳，嚴禁使用郵件等發(fā)放通知，部門通知由經(jīng)理批準，中心內(nèi)的通知由總監(jiān)批準，其他的由總經(jīng)理批準，所有的通知由總經(jīng)辦備案后下發(fā)； 企業(yè)制度類文件下發(fā)，由總經(jīng)辦編號并加蓋“受控文件”章后下發(fā)，并填寫《文件發(fā)放登記表》，版本更新時，新版下發(fā)的同時舊版作廢，由總經(jīng)辦統(tǒng)一收回。2 文件保管。 經(jīng)辦負責各類制度文件及通知類的保存管理，財務(wù)中心負責銷售、采購類合同的管理，本部門可留存復(fù)印件； 總經(jīng)辦將文件資料分類進行歸檔，由專人負責保管，并建立臺帳；電子類文件的存檔，應(yīng)附臺帳并注明電子檔的內(nèi)容； 根據(jù)文件類型及重要等級不同，可將文件分為永久保存、保存十年、保存五年、保存一年四類：（1） 永久保存文書，包括：公司發(fā)展戰(zhàn)略、決議、規(guī)劃及有關(guān)公司發(fā)展歷史的文書；規(guī)章制度文書：各類合同書、契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；公司對外公函、請示、報告、政府許可證等往來文書；不動產(chǎn)、基建、工程技術(shù)類文件資料；財務(wù)會計表冊、帳薄、傳票、分析報表、決算書；重要的訴訟關(guān)系文件；公司重要會議記錄、責權(quán)、財產(chǎn)權(quán)等；公司人事相關(guān)資料；其他需要永久保存的重要文件、帳薄及統(tǒng)計資料；（2） 保存十年文書，包括：請求審批文書，人事工資方面文書；公司經(jīng)營管理重要的查考性文件、市場調(diào)查文件；帳目、債權(quán)債務(wù)、工程技術(shù)類文書、重要的往來業(yè)務(wù)文書；其他除永久保存外重要文書；（3） 保存五年文書，包括：期滿或解約合同書、契約書；公司內(nèi)部重要文件；公司客戶往來日志、事件類文件；勞動工資、保險、醫(yī)療等人事類文書；短期內(nèi)需查考的文件；其他不需要保存十年的次重要文書；（4） 保存一年文書，指無關(guān)緊要或者臨時性文書，如果是調(diào)查報告原件，由所在分公司、部門主管負責確定保存年限；（5） 以上規(guī)定適用于公司各部門。 文件應(yīng)于每季度最后一月25日前進行匯總，28日前進行存檔登記，含技術(shù)中心的各類圖紙及電子版。3 文件銷毀。 所有包含公司內(nèi)部及外部客戶保密性信息的廢舊文件、資料，不允許二次使用，必須一次性銷毀； 廢舊文件、資料等不得隨便棄置，由各部門根據(jù)存量情況通過焚燒或碎紙機進行集中銷毀，其中重要文件、資料和數(shù)據(jù)要填寫《銷毀清單》，并報總經(jīng)理審批，由兩人以上監(jiān)銷。4 文件借閱。 制度等常規(guī)性文件資料借閱經(jīng)借閱部門負責人、總經(jīng)辦負責人批準后方可查閱；生產(chǎn)、銷售、財務(wù)相關(guān)文件借閱，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可查看； 文件資料借閱不允許攜帶外出，需攜帶外出的須有部門總監(jiān)級別以上人員簽字，并填寫《文件資料借閱登記表》； 文件資料借閱非總監(jiān)級別以上人員批準，不允許對借閱文件資料拷貝、翻錄、做筆記（生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等經(jīng)總經(jīng)理批準）。5 文件資料更新由總經(jīng)辦文控專員負責。第5條 印章管理1 公司印鑒分為：公司公章、內(nèi)部文件章、合同專用章、報價專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法人代表印鑒、工會章、質(zhì)檢專用章、受控文件章。2 總經(jīng)辦負責保管公司公章、合同正章、內(nèi)部文件章；行政部負責保管工會章、黨章；營銷分公司負責保管指定的合同專用章、報價專用章、受控文件章；財務(wù)中心負責保管財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法人代表印鑒；運營總部負責保管質(zhì)檢專用章。3 印章使用范圍。 公司公章用于招投標、政府機關(guān)等對外行文或證明文件； 合同專用章用于合同書（協(xié)議書）的簽訂； 內(nèi)部文件章用于內(nèi)部文件發(fā)文； 財務(wù)專用章及法人代表印鑒用于現(xiàn)金結(jié)算和銀行結(jié)算； 發(fā)票專用章用于開具發(fā)票業(yè)務(wù)； 報價專用章用于對外業(yè)務(wù)報價。4 印鑒使用。 部門如有印章制作需求，應(yīng)向總經(jīng)辦申請，經(jīng)總經(jīng)理批準后總經(jīng)辦統(tǒng)一制作； 總經(jīng)理授權(quán)各分公司、中心、部門指定專人保管印章，負責印章的安全和施??；并將所有施印文件、施印數(shù)量等信息登記備案，備案表月底各部門負責人簽字后交總經(jīng)辦歸檔保存； 公章外用須經(jīng)總經(jīng)理批準，并由總經(jīng)辦派人一同前往； 如遇印章丟失、被盜時，當事人應(yīng)立即向總經(jīng)辦報告，經(jīng)公司批準，并立即聯(lián)系登報，聲明作廢； 印章保管人員因故調(diào)整，應(yīng)做工作交接。5 申印權(quán)限：所有印章施印須填寫《印鑒使用申請表》，由相關(guān)負責人批準，印鑒保管人備案后施印。 公章：常規(guī)由總經(jīng)理批準，用于招投標、人事合同、日常員工保險辦理的由中心負責人及以上批準，個人開具介紹信或證明類資料提交書面申請及保證書，報總經(jīng)辦由總經(jīng)理批準后施??； 內(nèi)部文件章經(jīng)分公司、中心負責人同意，總經(jīng)辦備案即可施?。?合同專用章由使用部門持《合同會簽審核表》或由相關(guān)負責人批準的相關(guān)文件（申請），由中心負責人批準； 使用報價專用章由分公司負責人審批后由綜合部施??； 財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法人代表印鑒由財務(wù)中心負責人批準，總經(jīng)理授權(quán)的專人施?。黄渌褂们闆r須由總經(jīng)理授權(quán)； 所有印鑒的使用均由總經(jīng)辦監(jiān)督，每月30號應(yīng)把所有印章使用情況進行匯總，并在30日前報總經(jīng)辦存檔。6 印章停用與銷毀。因客觀原因相關(guān)印章不宜繼續(xù)使用時，應(yīng)將印章交總經(jīng)辦統(tǒng)一封存。第6條 獎勵與處罰1 違反第3條規(guī)定，按工作過失處罰。2 違反第4條文件發(fā)放管理規(guī)定的，按重度違紀處罰。 3 違反第4條其他規(guī)定的，按工作過失處罰。4 對于故意或過失泄露公司重要信息，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；違反本制度管理規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司重要信息的；利用職權(quán)強制他人違反本規(guī)定的，屬嚴重違紀，受直接開除處分，并承擔由此造成的經(jīng)濟損失。5 由于違反本規(guī)定而給工作帶來損失或?qū)υO(shè)備帶來損害的，由違反者承擔全部責任并承擔相應(yīng)損失。情節(jié)嚴重的，公司有權(quán)追究其法律責任。6 凡違反第5條規(guī)定的任意一款，屬重度違紀，視情節(jié)嚴重予以開除處分。7 在制度與流程執(zhí)行中，發(fā)現(xiàn)問題及時上報使公司避免損失的基層操作員工，根據(jù)情況給予一定的獎勵。第7條 流程1 印鑒使用簽批流程第8條 附表1 《文件閱批單》2 《文件資料借閱登記表》3 《銷毀清單》4 《文件總表》5 《文件發(fā)放登記表》6 《印鑒使用登記表》7 《印鑒使用申請表》年 月 日 文件閱批單 SDXDZJB001文件名稱文件編號呈送部門呈送日期經(jīng)辦人文件背景年 月 日 分公司、中心年 月 日 總經(jīng)理年 月 日 備注年 月 日 文件資料借閱登記表 SDXDZJB002序號文件/資料名稱借閱人用途批準人借閱日期歸還日期接收人備注年 月 日 銷毀清單 SDXDZJB003文件名稱銷毀部門銷毀原因部門負責人總經(jīng)理監(jiān)銷人銷毀人銷毀時間年 月 日 文件總表 SDXDZJB004序號文號文件名稱版次生效日期文件發(fā)放登記表SDXDZJB005發(fā)放日期文件名稱文件編號接收部門接收人員年 月 日 印鑒使用登記表 SDXDZJB006編號日期事由用印部門用印申請人來文字號經(jīng)辦人批準人備注印鑒使用申請表 SDXDZJB007部門申請日期年 月 日用印類別份 數(shù)文件名稱文件說明申請人核準人第2章 會議管理規(guī)定第1條 目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，特制定本規(guī)定。第2條 適用范圍1 本規(guī)定適用于公司、各分公司、中心、部門會議管理。2 管理監(jiān)督。；（含各分公司、中心、部門）負責會議的組織工作，總經(jīng)辦有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。 總經(jīng)辦負責公司會議室（辦公樓三樓）的使用管理。第3條 會議分類1 根據(jù)會議性質(zhì)分為例會與臨時會議。根據(jù)會議議題涉及的內(nèi)容分為公司級會議與中心部門級會議。2 例會包括企業(yè)季會、年會、管理層例會、中心部門例會、總結(jié)會、評比會。其他會議屬于臨時會議。3 會議議題涉及公司的經(jīng)營決策、發(fā)展等重要事項的屬于公司級會議；會議議題只涉及個別部門內(nèi)部工作屬于中心部門級會議。第4條 會議提報與審批1 企業(yè)管理層例會由企業(yè)管理委員會成員或總經(jīng)辦提報總經(jīng)理審批，評比會由人力資源部提報總經(jīng)理審批。2 其他臨時性會議由總經(jīng)辦提報，總經(jīng)理審批。3 中心、部門內(nèi)部會議（含例會）由各中心、部門自行安排，但會議時間、參加人等不得與公司會議沖突。4 會議的提報工作應(yīng)提前三個工作日，臨時會議除外。5 下級部門的會議需要上級部門或管理人員參加的，應(yīng)填寫《會議審批單》，批準后方可執(zhí)行。第5條 會議計劃安排1 總經(jīng)辦根據(jù)總經(jīng)理批準，編制《會議計劃》，發(fā)放至各例會參加部門。2 已列入計劃的會議，如需更改或遇需安排臨時會議時，會議組織部門應(yīng)提前2天辦理變更手續(xù)，并報總經(jīng)辦備案調(diào)整，并提前一個工作日通知參會人員。3 各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、中心部門會議，臨時會議除外。4 公司級會議參會人員如不能如時參加須提前一天向總經(jīng)理請假，會議主持人須提前兩天請假。所有請假應(yīng)向會議主持人請假并填寫《請假條》。第6條 會議實施1 總經(jīng)辦負責組織會議，并提前做好會議通知工作。2 總經(jīng)辦做好會議資料準備、會場布置工作。如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等。3 會議室使用，應(yīng)向總經(jīng)辦提出書面申請并備案。4 參會人員須遵守會議紀律。不得無故遲到、早退或缺席。會議過程中手機須打靜音或關(guān)閉。5 各類會議應(yīng)指定人員做會議記錄，會后形成會議紀要并于會后一日內(nèi)下發(fā)，部門級會議須將會議紀要發(fā)送總經(jīng)辦備案。6 會議形成的待辦事宜由會議紀要形成人員跟進，總經(jīng)辦監(jiān)督落實。第7條 處罰1 違反第4條規(guī)定的，按工作過失處罰。2 違反第5條規(guī)定的，按重度違紀處罰。3違反第6條規(guī)定的，按輕度違紀處罰。第8條 流程1 會議實施流程第9條 附表1 《會議審批單》2 《會議通知單》3