【正文】 山西音邁文化交流有限公司規(guī)章制度 行政部管理制度 總則 為進(jìn)一步適應(yīng)公司質(zhì)量、環(huán)境體系雙認(rèn)證的實施，規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為，理順內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類文件，以加強(qiáng)行政管理的有效性，并在公司內(nèi)部形成辦事有程序，工作有標(biāo)準(zhǔn)，事事有人管，人人有專責(zé)的工作局面。 會議管理制度 （1） 內(nèi)部會議管理辦法 1) 公司會議主要包括總經(jīng)理辦公會議、工作調(diào)度會議、各種專題會議、全體員工大會、部門會議及臨時會議等。 2) 公司級會議的組織者為行政部。 3) 會議由行政部提供服務(wù)，會議召開應(yīng)提供、做好會議通知、材料、會場、記錄等各項服務(wù)，會議結(jié)束后，根據(jù)情況撰寫會議紀(jì)要，必要時提供水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務(wù)。 4) 會議通知形式主要為電話通知部門經(jīng)理及以上人員應(yīng)通知到本人，其他人員通知到部門，由各部門自行通知。 5) 因故不能參加會議的，必須親自向行政部說明理由。 6) 會議決議事項，與會人員應(yīng)在會后立即執(zhí)行，不得拖延或敷衍了事。 7) 部門要把每次調(diào)度會及其它會議精神傳達(dá)到基層，也可根據(jù)自己部門的實際情況，定期召開部門級會議傳達(dá)會議精神。 8) 部門有關(guān)會議如需行政部協(xié)助的應(yīng)提前通知行政部，以便做出統(tǒng)一安排。 第二章 公文收發(fā)傳閱管理制度 根據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際情況，現(xiàn)就非質(zhì)量、環(huán)境體系文件收發(fā)、傳閱管理辦法規(guī)定如下: （1） 公文撰寫 1) 公文草擬：根據(jù)需要和領(lǐng)導(dǎo)指示初步擬定文稿。公司發(fā)文由行政部草擬，涉及各部門職責(zé)，需要由公司統(tǒng)一行文的，由部門草擬文稿。 2) 公文審核：指對草擬文稿的審核，由行政部負(fù)責(zé)。審核的主要內(nèi)容是:看是否的確需由公司統(tǒng)一行文、行文方式是否妥當(dāng)、是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求等。不需由公司統(tǒng)一行文的公文，由部門自行發(fā)文。 3) 公文復(fù)核：指公文正式印制前對文稿的校對、核稿，重點(diǎn)是看:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 4) 公文簽發(fā)：將經(jīng)審核的文稿交領(lǐng)導(dǎo)簽字，批準(zhǔn)發(fā)文。公司級公文由總經(jīng)理簽發(fā)，部門或某特定業(yè)務(wù)范圍的行文，由處室、部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 5) 公文的印刷、用印。經(jīng)審核無誤后的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按《印章管理辦法》加蓋公章。 （2） 公文發(fā)放 指將公文發(fā)放到相關(guān)部門。確定發(fā)文后，行政部發(fā)文人員要在《音邁文化發(fā)文表》上編制發(fā)文編號，登記公文名稱、發(fā)文日期、數(shù)量、發(fā)放部門等。對內(nèi)發(fā)放文件須有各部門相關(guān)人員簽收。公司級文件發(fā)放時只發(fā)到處室及相關(guān)部門。部門內(nèi)部的傳達(dá)由各部門自行管理。各部門收到文件后要簽字確認(rèn)。（3） 公文的傳閱 接收的文件需由多部門閱看時，經(jīng)行政部、總經(jīng)理在《文件批閱卡》上審批后，原文件附《文件批閱卡》交由相關(guān)處室、部門閱看，閱看人員簽字確認(rèn)。 （4） 公文歸檔 公司發(fā)文由行政部及時歸檔，填寫《文件歸檔登記表》。部室自行發(fā)放的文件，如有必要應(yīng)及時報送行政部歸檔。 第3章 辦公用品管理制度為進(jìn)一步開源節(jié)流，規(guī)范辦公用品管理，特做如下規(guī)定: 職責(zé)及范圍 (1) 本制度所指辦公用品是指日常辦公用品及一些低值易消耗品，本制度規(guī)定了辦公用品計劃、采購、發(fā)放、使用、保管等方面的職責(zé)和管理要求。 (2) 辦公用品的采購、保管及發(fā)放歸行政部管理。部門辦公用品計劃、領(lǐng)取、使用、保管等由部門負(fù)責(zé)人或指定專人負(fù)責(zé)。 辦公用品計劃、采購、保管及發(fā)放管理辦法 (1) 、每月15日以前，部門自行統(tǒng)計本處或部門的辦公用品需求狀況，并列出詳細(xì)計劃，分類(日常辦公用品、印刷品、其它)填寫《用料計劃單》，計劃本著“節(jié)省、實用、必需”的原則，經(jīng)處室、部門負(fù)責(zé)人審批后統(tǒng)一提交行政部。(2) 、行政部采購人員根據(jù)實際情況給予審核并制定采購計劃及預(yù)算，報經(jīng)行政部處長審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行采購，并于每月25日至30日發(fā)放。 (3) 、公司新到工作人員的辦公用品，行政部根據(jù)部門負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配備必要的辦公用品，以保證新到人員的正常工作。 (4) 、除正常配給的辦公用品外，若還需用其它日常辦公用品的，由使用部門填寫書面《辦公用品申請單》，須經(jīng)行政部處長批準(zhǔn)方可領(lǐng)用。 (5) 、采購人員要以做到辦公用品齊全、質(zhì)優(yōu)價廉、庫存合理、開支適當(dāng)為原則，并要建立帳目，根據(jù)《物資的驗收、出入庫及保管制度》辦好入庫、出庫手續(xù)。(6) 、辦公用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全 、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，非工作人員不得隨意進(jìn)入庫房。 (七)、各部門物品領(lǐng)用人應(yīng)本著勤儉節(jié)約的原則使用辦公用品，適合以舊換新的用品要以舊換新，行政部有權(quán)對各部門的領(lǐng)用情況予以審核與監(jiān)督。 第四章辦公設(shè)備(軟件)更新、維護(hù)、使用制度為了保證各項辦公設(shè)備的正常使用，各類辦公軟件的安全操作，發(fā)揮辦公設(shè)備及辦公軟件的最大功效，特制定本制度。一、職責(zé)及范圍 （1） 公司辦公設(shè)備包括:電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、電話、照相機(jī)、攝像機(jī)、移動存儲設(shè)備、及部門配備的空調(diào)等各種貴重物品。辦公軟件是指各類因辦公需要而購買或?qū)I(yè)制作的軟件。（2） 傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、均由行政部指定專人保管、使用，定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告，由行政部通知定點(diǎn)維修公司的技術(shù)人員前來檢查、維修、保養(yǎng)。 （3） 各部門配備的計算機(jī)，由各部門指定專人定期負(fù)責(zé)清潔工作。 二、更新、維修及維護(hù)保養(yǎng) （1） 辦公設(shè)備的更新是指辦公設(shè)備的升級或更新、移動存儲設(shè)備的采購、各類耗材的補(bǔ)給、特殊配套設(shè)備的購置。辦公設(shè)備發(fā)生各種故障不能使用時即可進(jìn)行維修。辦公軟件的更新是指由于工作而需新購置或升級的各類應(yīng)用軟件。 （2） 需要進(jìn)行辦公設(shè)備更新時，由部門或設(shè)備監(jiān)管人填寫《辦公設(shè)備更新(維修)申請單》，由處室、部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)，由行政部負(fù)責(zé)采購。行政部根據(jù)市場報價做好新購置辦公設(shè)備的預(yù)算，經(jīng)行政部處長、總經(jīng)理審批后購買、發(fā)放。 （3） 各類辦公設(shè)備發(fā)生故障時，可隨時填寫《辦公設(shè)備更新(維修)申請單》，通過定點(diǎn)公司或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修。 （4） 各類辦公設(shè)備需要更換部件時，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備更新(維修)申請單》，經(jīng)行政部處長、總經(jīng)理審批后方可更換。 （5） 部門要妥善保管本部門或分管的辦公設(shè)備保修、維修、使用說明書等資料。 財務(wù)部管理制度第一章 總 則 依據(jù)《中華人民共和國會計法》、《企業(yè)會計準(zhǔn)則》制定本制度； 為規(guī)范公司日常財務(wù)行為，發(fā)揮財務(wù)在公司經(jīng)營管理和提高經(jīng)濟(jì)效益中的作用，便于公司各部門及員工對公司財務(wù)部工作進(jìn)行有效地監(jiān)督，同時進(jìn)一步完善公司財務(wù)管理制度，維護(hù)公司及員工相關(guān)的合法權(quán)益，制定本制度。第二章 財務(wù)管理細(xì)則 總則（1） 公司財務(wù)實行“計劃”為特征的總經(jīng)理負(fù)責(zé)制：屬已經(jīng)總經(jīng)理審批的計劃內(nèi)的支付，由相關(guān)各部門總監(jiān)的書面授權(quán)，財務(wù)負(fù)責(zé)人監(jiān)核即可辦理；屬計劃外的，必須有公司總經(jīng)理的書面授權(quán)。（2） 嚴(yán)格執(zhí)行《會計法》和相關(guān)的財務(wù)會計制度，接受財政、稅務(wù)、審計等部門的檢查、監(jiān)督，保證會計資料合法、真實、及時、準(zhǔn)確、完整。 財務(wù)工作崗位職責(zé)（1） 財務(wù)總監(jiān)職責(zé)1) 對崗位設(shè)置、人員配備、核算組織程序等提出方案。同時負(fù)責(zé)選拔、培訓(xùn)和考核財會人員。2) 貫徹國家財稅政策、法規(guī)，并結(jié)合公司具體情況建立規(guī)范的財務(wù)模式，指導(dǎo)建立健全相關(guān)財務(wù)核算制度同時負(fù)責(zé)對公司內(nèi)部財務(wù)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和考核。3) 進(jìn)行成本費(fèi)用預(yù)測、計劃、控制、核算、分析和考核，監(jiān)督各部門降低消耗、節(jié)約費(fèi)用、提高經(jīng)濟(jì)效益。4) 其他相關(guān)工作。（2） 財務(wù)主管職責(zé)1) 負(fù)責(zé)管理公司的日常財務(wù)工作。2) 負(fù)責(zé)對本部門內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、選調(diào)聘用、晉升辭退等提出方案和意見。3) 負(fù)責(zé)對本部門財務(wù)人員的管理、教育、培訓(xùn)和考核。4) 負(fù)責(zé)公司會計核算和財務(wù)管理制度的制定，推行會計電算化管理方式等。5) 嚴(yán)格執(zhí)行國家財經(jīng)法規(guī)和公司各項制度，加強(qiáng)財務(wù)管理。6) 參與公司各項資本經(jīng)營活動的預(yù)測、計劃、核算、分析決策和管理，做好對本部門工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。 組織指導(dǎo)編制財務(wù)收支計劃、財務(wù)預(yù)決算，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行；協(xié)助財務(wù)經(jīng)理對成本費(fèi)用進(jìn)行控制、分析及考核。8) 負(fù)責(zé)監(jiān)管財務(wù)歷史資料、文件、憑證、報表的整理、收集和立卷歸檔工作，并按規(guī)定手續(xù)報請銷毀。9) 參與價格及工資、獎金、福利政策的制定。10) 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。（3） 會計職責(zé)1) 按照國家會計制度的規(guī)定記賬、復(fù)帳、報賬，做到手續(xù)齊備、數(shù)字準(zhǔn)確、賬目清楚、處理及時；2) 發(fā)票開具和審核，各項業(yè)務(wù)款項發(fā)生、回收的監(jiān)督，業(yè)務(wù)報表的整理、審核、匯總，業(yè)務(wù)合同執(zhí)行情況的監(jiān)督、保管及統(tǒng)計報表的填報；3) 會計業(yè)務(wù)的核算，財務(wù)制度的監(jiān)督，會計檔案的保存和管理工作；4) 完成部門主管或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。（4） 出納職責(zé)1) 建立健全現(xiàn)金出納各種賬冊，嚴(yán)格審核現(xiàn)金收付憑證。2) 嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金管理制度，不得坐支現(xiàn)金，不得白條抵庫。3) 對每天發(fā)生的銀行和現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)作到日清月結(jié)，及時核對，保證帳實相符。第三章 現(xiàn)金管理制度 所有現(xiàn)金收支由公司出納負(fù)責(zé)。 建立和健全《現(xiàn)金日記帳》簿，出納應(yīng)根據(jù)審批無誤的收支憑單逐筆順序登記現(xiàn)金流水收支帳目，并每天結(jié)出余額核對庫存。作到日清月結(jié)，帳實相符。 庫存現(xiàn)金超過3000元時必須存入銀行。 出納收取現(xiàn)金時，須立即開具一式四聯(lián)的《支票回收登記表》，由繳款人在右下角簽名后，交繳款人、業(yè)務(wù)部門、出納、會計各留存一聯(lián)。 任何現(xiàn)金支出必須按相關(guān)程序報批（詳見支出審批制度）。因出差或其他原因必須預(yù)支現(xiàn)金的，須填寫借款單，經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，方可支出現(xiàn)金。借款人要在出差回來或借款后三天內(nèi)向出納還款或報銷（詳見差旅費(fèi)報銷規(guī)定）。 收支單據(jù)辦理完畢后出納須在審核無誤的收支憑單上簽章，并在原始單據(jù)上加蓋現(xiàn)金收、付訖章，防止重復(fù)報銷。第四章 支票管理 支票的購買、填寫和保存由出納負(fù)責(zé)。 建立和健全《銀行存款日記帳》簿，出納應(yīng)根據(jù)審批無誤的收支憑單，逐筆順序登記銀行流水收支帳目，并每天結(jié)出余額；每工作日結(jié)束后。 出納收取支票時，須立即開具一式四聯(lián)的《支票回收登記表》，由繳款人在右下角簽名后，交繳款人、繳款部門、出納、會計各留存一聯(lián)。 支票的使用必須填寫“支票領(lǐng)用單” ，由經(jīng)辦人、部門經(jīng)理、 財務(wù)主管（經(jīng)理）、總經(jīng)理簽字后出納方可開出。 所開出支票必須填寫收款單位名稱。 所開支票必須由收取支票方在支票頭上簽收或蓋章。第五章 印鑒的保管 銀行印鑒必須分人保管。 財務(wù)專用章和總經(jīng)理印鑒分別由財務(wù)總監(jiān)和出納負(fù)責(zé)保管。第六章 現(xiàn)金、銀行存款的盤查 出納人員在每周完成出納工作后，應(yīng)將庫存現(xiàn)金、銀行存款的上存、收入、支出、結(jié)存情況，編制“出納報告表”，并對由出納保管的庫存現(xiàn)金，由會計或總經(jīng)理指定人員于每星期五下午及每月終了進(jìn)行定期對帳盤查，其他時間進(jìn)行抽查。 出納應(yīng)根據(jù)銀行存款日記帳的帳面余額與開戶銀行轉(zhuǎn)來的對帳單的余額進(jìn)行核對，對未達(dá)帳項應(yīng)由會計編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”進(jìn)行檢查核對。 其它依據(jù)相關(guān)會計制度及法規(guī)執(zhí)行。 支出審批制度（1） 目的1) 為簡化支出審批手續(xù)，提高工作效率。2) 防止因私占用公司財產(chǎn)。（2） 適用原則1) 使用商業(yè)單位制，經(jīng)營計劃和財政預(yù)算內(nèi)，授權(quán)行使終審權(quán)。（部門總監(jiān)對該部門之營業(yè)指標(biāo)負(fù)全責(zé)）。2) 部門總監(jiān)可適當(dāng)?shù)膶⑵錂?quán)限或部份權(quán)限，以文字性形式，授權(quán)給其副經(jīng)理或部門主管等。 審批程序（1） 計劃內(nèi)報銷：經(jīng)手人、證明人（持原始憑證）、分管經(jīng)理（部門負(fù)責(zé)人）、財務(wù)部 、總經(jīng)理（2） 超計劃報銷：經(jīng)手人、證明人（持原始憑證和超支報告）、分管經(jīng)理（部門負(fù)責(zé)人）、財務(wù)、總經(jīng)理 計劃審批內(nèi)容（1） 購買日常辦公用品、計算機(jī)的外設(shè)配件和耗材之支出計劃，由行政部收齊匯總，報總經(jīng)理審批。原則上由行政部統(tǒng)一購買并庫存，各部門登記領(lǐng)用，并進(jìn)入各部門的費(fèi)用。由行政部向財務(wù)部提供有關(guān)方面的明細(xì)表（經(jīng)各部門簽字確認(rèn)）。（2） 固定資產(chǎn)與辦公家具：其購買由各部門報申請計劃，經(jīng)部門總監(jiān)簽字，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，公司行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)核準(zhǔn)后，對協(xié)調(diào)或購買情況寫出需求報告，報總經(jīng)理批準(zhǔn)統(tǒng)一購買，金額在3000元以上的固定資產(chǎn)購入必須報總經(jīng)理審批。（3） 參展/會費(fèi)：由經(jīng)辦人隨借款單附上邀請函與蓋章完全的參展申請表復(fù)印件，由部門總監(jiān)審批，財務(wù)部審核總經(jīng)理簽字付款。本地展會原則上不得支付會務(wù)費(fèi)；外地展會如在參展費(fèi)中包含會務(wù)費(fèi)用的，必須注明人數(shù)與明細(xì)并履行上述審批手續(xù)。凡批準(zhǔn)住會，予以報銷往返車票與會務(wù)費(fèi)；不住會的，報銷車票與差旅補(bǔ)助。（4） 差旅費(fèi)：各部門根據(jù)工作需要，制定出差計劃，應(yīng)注明出差地點(diǎn)、事由、時間、人數(shù)、由部門總監(jiān)審核出差的必要性和借款的合理性，總經(jīng)理簽字后交財務(wù)付款。各部門總監(jiān)憑出差報告先由公司總經(jīng)理審批后方可借款。（5） 工資、獎金的支出：由公司行政部核準(zhǔn)每月考勤，財務(wù)部編制發(fā)放表，經(jīng)理簽字確認(rèn)，并報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后財務(wù)發(fā)放。（6） 業(yè)務(wù)費(fèi)用：業(yè)務(wù)費(fèi)用包括業(yè)務(wù)交通費(fèi)（含油費(fèi)、保養(yǎng)費(fèi)、過路費(fèi)、搬運(yùn)費(fèi)）、快遞費(fèi)、禮品費(fèi)及業(yè)務(wù)招待費(fèi)。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的計劃內(nèi)業(yè)務(wù)費(fèi)用由部門總監(jiān)審批、總經(jīng)理簽字；計劃外業(yè)務(wù)費(fèi)用報公司總經(jīng)理審批。第七章 報銷審核制度 原則（1） 嚴(yán)格財務(wù)收支審批制度，公司發(fā)生的各項開支都必須由經(jīng)手人填寫費(fèi)用報銷單，注明支出事由、項目、發(fā)票張數(shù)、報銷金額、和經(jīng)辦人簽名、部門總監(jiān)簽字、財務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理簽字（按照有關(guān)規(guī)定辦理）、分計劃內(nèi)和計劃外相關(guān)程序?qū)徟螅黾{方可付款。（2） 加強(qiáng)報銷管理，當(dāng)月帳，當(dāng)月了，25日以后帳最遲不得超過下月3 日。（3） 為了分清責(zé)任，進(jìn)行部門核算，不同人員支出的業(yè)務(wù)費(fèi)用