【正文】 營運(yùn)規(guī)范 ALC 手 冊 二零零一年 內(nèi)部資料 嚴(yán)禁外傳 編號： 營運(yùn)管理規(guī)范 ? 客服手冊 機(jī)密 第 2 頁 共 81 頁 目 錄 第一章 前言 第二章 ALC部門結(jié)構(gòu)及工作職責(zé) 第三章 門店的報表分發(fā) 第四章 ALC的工作流程 第五章 價簽管理規(guī)范 營運(yùn)管理規(guī)范 ? 客服手冊 機(jī)密 第 3 頁 共 81 頁 第一章 前言 一、適用范圍 該手冊系各門店 ALC（自動數(shù)據(jù)處理中心）的日常使用指南。 二、目的 規(guī)范各門店 ALC 的工作職能和操作流程，以標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)提高效率。 三、益處 使用本手冊有助于 —— 了解 ALC 工作職能，更快掌握業(yè)務(wù)需求 —— 熟悉 ALC 日常操作技術(shù)和流程 —— 幫助對 ALC 新進(jìn)員工的培訓(xùn)和現(xiàn)有員工的考核 營運(yùn)管理規(guī)范 ? 客服手冊 機(jī)密 第 4 頁 共 81 頁 第二章 ALC部門結(jié)構(gòu)及工作職責(zé) 一、 ALC 部門結(jié)構(gòu) ALC（全稱門店自動數(shù)據(jù)處理中心），其人員配置為 8~9 人，包括主任 1 人，錄入員 ，工作為輪班制，輪班人員配置由 ALC 主任安排。其主要結(jié)構(gòu)如下 二、日常工作職責(zé) ALC（自動數(shù)據(jù)處理中心）主要處理采購部錄入員日常工作與店面日常營運(yùn)數(shù)據(jù)，負(fù)責(zé)以下日常工作： 1． 報表分發(fā) 報表分發(fā)是由 ALC 部門負(fù)責(zé)，每日分發(fā)工作在 10： 00 前結(jié)束，報表按照報表分發(fā)單分 發(fā)，由領(lǐng)報表 人簽字。一旦由于某些不可抗拒的原因當(dāng)天的報表沒有產(chǎn)生，則由 ALC 工作人員盡快打印出報表并分發(fā)。作廢及無人領(lǐng)取的報表不得擅自處理，須集中存放， 每 6 個月銷毀一次。 2． 錄入新增供應(yīng)商資料、合同資料及商品資料 基本資料的錄入是由 ALC 部門負(fù)責(zé)，當(dāng)采購部引進(jìn)新的供應(yīng)商，填寫供應(yīng)商資料、合同資料及商品資料，或采購部引進(jìn)新的營運(yùn)管理規(guī)范 ? 客服手冊 機(jī)密 第 5 頁 共 81 頁 商品，填寫商品資料，交由采購部經(jīng)理簽字后交由 ALC 部門錄入，并打印出供應(yīng)商和商品資料返回采購部。 3． 更改店內(nèi)商品售價 日常商品的售價是由 ALC 負(fù)責(zé)更改和調(diào)整的。售價的更正應(yīng)由采購書面通知 ALC 部門 工作人員即可更正售價。商品的臨時促銷變價，則需由營運(yùn)經(jīng)理提出，經(jīng)店長和采購經(jīng)理批準(zhǔn)后由 ALC執(zhí)行，臨時變價時間一般為一周（七天）。售價更正后一定要重新打印價簽返回樓面。 4． 打印價簽 打印價簽的原因主要有以下幾項： （ 1）價簽丟失 （ 2）新商品價簽 （ 3）更改價格 （ 4）更改商品描述 （ 5）更換商品條碼 （ 6）快訊商品更換價簽（紅、綠對換） （ 7）舊價簽骯臟或殘缺 5． 條形碼更換和補(bǔ)錄 條形碼的更換和補(bǔ)錄不用填寫任何表單，實物為證即可增加營運(yùn)管理規(guī)范 ? 客服手冊 機(jī)密 第 6 頁 共 81 頁 和刪除。 6． 錄入緊急訂單 緊急訂單即店面訂單，此訂單由樓面出具，由 ALC 部 門工作人員在電腦系統(tǒng)中作錄入工作，打印出正式訂單后即可由 ALC 傳真通知廠商送貨。 7． 庫存更正 樓面各部門的重新包裝需作庫存更正，由樓面出具庫存更正單，經(jīng)店長簽字后即可在 ALC 電腦系統(tǒng)中作庫存更正，其中樓面庫存更正需樓面主管簽字并填寫清楚庫存更正原因。 8． 催貨 每天 ALC 對本日前一天應(yīng)到貨的訂單及本日后一天將到貨的訂單進(jìn)行統(tǒng)計，列印出廠商資料，負(fù)責(zé)與廠商聯(lián)絡(luò)，督促廠商及時送貨，若發(fā)現(xiàn)某廠商將提前送貨或遲到送貨，應(yīng)及時與收貨部聯(lián)絡(luò)，使收貨組能得到最新的到貨信息。 9． 促銷 此類商品主要用于快訊商品及置放在堆頭的商 品，每期快訊由采購部將促銷商品單交 ALC， ALC 負(fù)責(zé)促銷商品變價，提供商品明細(xì)，打印出需作促銷的商品列表，下促銷訂單，統(tǒng)計促銷商營運(yùn)管理規(guī)范 ? 客服手冊 機(jī)密 第 7 頁 共 81 頁 品到貨數(shù)，并在每期快訊開始之前，核對促銷商品售價，由 ALC工作人員負(fù)責(zé)打印促銷品的標(biāo)簽。 10． 贈品 （ 1）直接發(fā)放給顧客， （ 2）與商品捆綁出售， （ 3）進(jìn)入賣場出售， （ 4）作為獎品發(fā)放。 三、重要工作職責(zé) 1． 針對每月兩期快訊商品進(jìn)行檢查，要求快訊商品不得連期，ALC 負(fù)責(zé)在本期快訊開始和上期快訊結(jié)束日作價簽的打印工作，并通知樓面更換價簽。 2． 盤點(diǎn)工作 ，此項工作由 ALC 主任負(fù)責(zé)，并與其它部門配合協(xié)調(diào)，在其它部門庫盤和架盤前鎖住庫存，在樓面作盤點(diǎn)數(shù)據(jù)結(jié)束后進(jìn)行錄入工作，并打印出盤存報表，由店長簽字后方可使盤存結(jié)果生效，并于當(dāng)晚打印出庫存更正報表。盤點(diǎn)工作結(jié)束后打開庫存。 四、其它工作細(xì)節(jié) 1． ALC 部門負(fù)責(zé)電腦系統(tǒng)中《配送管理系統(tǒng)》中的《供應(yīng)商管理系統(tǒng)》、《商品編碼系統(tǒng)》、《采購管理系統(tǒng)》、《物價管理系統(tǒng)》、營運(yùn)管理規(guī)范 ? 客服手冊 機(jī)密 第 8 頁 共 81 頁 《會員管理系統(tǒng)》與《門店管理系統(tǒng)》中的《綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)》的工作權(quán)限范圍， ALC 員工的系統(tǒng)密碼各自負(fù)責(zé)，應(yīng)定期更換以防止非本部門人員擅自使用。 （ 1）查詢商 品資料，任何商品在售賣期間出現(xiàn)問題需 ALC 部門幫助查詢資料， ALC 部門都有責(zé)任和義務(wù)協(xié)助查詢工作，幫助各部門查詢商品信息資料以助解決問題。 （ 2）由于公司營業(yè)時間長，所以 ALC 部門需作輪班制度，要求早晚班制度，不得遲到早退，不得在上班時間玩游戲，不得擅自離開崗位。工作要謹(jǐn)慎小心，態(tài)度要積極熱情。 （ 3） ALC 部門每月需申請辦公費(fèi)用，主要為辦公用品、價簽紙、訂單紙、色帶（ 1600K 和斑馬打印機(jī)）、鼠標(biāo)、磁盤、公文夾、報表夾等。 2． ALC 部門有大量現(xiàn)代辦公設(shè)備，包括電腦、打印機(jī)等，須日常維護(hù)及保養(yǎng)，并且要求工作人 員經(jīng)常擦拭，每天下班后必須關(guān)閉電腦及打印機(jī)等相關(guān)設(shè)備，對 ALC 辦公區(qū)進(jìn)行一次簡單清潔工作后方可離開。 營運(yùn)管理規(guī)范 ? 客服手冊 機(jī)密 第 9 頁 共 81 頁 第三章 門店的報表分發(fā) 1． 門店報表的分發(fā)原則： 每日由 ALC 錄入員打印出門店各部門所需報表，除每日所需報表外，每周、每月、每年都能夠打印出特定的報表，原則上門店的報表以各部門需要為準(zhǔn)。每日報表列印出后，由 ALC 工作人員負(fù)責(zé)接收分發(fā)， ALC 工作人員每日早晨第一件工作即為分發(fā)門門報表，報表按部門分列開，每日由指定的工作人員攜帶報表及報表簽收單送至各部門，由各部門指定接收人員簽字接收后，本部門工作 人員負(fù)責(zé)保留簽字完整的簽收單。此項工作須在每日 10：00 前完成。 除例行報表外，對于門店各部門臨時索要的特殊報表，應(yīng)由各部門向 ALC 錄入員做報表打印申請，由 ALC 錄入員負(fù)責(zé)打印。 2． 門店報表分發(fā)種類 門店報表按部門為營運(yùn)各部門所需報表，包括門店副總經(jīng)理、駐店店長、食品部、百貨部、收貨部。 門店報表按日期分為：日報表、周報表、月報表、年報表。 每日由 ALC 錄入員打印出所有列印出的報表明細(xì)清單及簽收單，并負(fù)責(zé)發(fā)放、收回、保存簽收完整的明細(xì)單。 營運(yùn)管理規(guī)范 ? 客服手冊 機(jī)密 第 10 頁 共 81 頁 第四章 ALC的工作流程 一、基本資料的錄入 商資料的錄入 流程： 采購部 ALC 填寫《供應(yīng)商登記表》，交由 采 購 經(jīng) 理 審 核 簽 字 審單，查驗單據(jù)是否填寫規(guī)范、完整，是否經(jīng)采購經(jīng)理簽字 否 是 退還采購，不予錄入 登錄進(jìn)入“供應(yīng)商編碼管理系統(tǒng)” 進(jìn)入“供應(yīng)商資料管理卡”模塊錄入供應(yīng)商資料 錄入完 畢將電腦自動生成的供應(yīng)商編碼填在相應(yīng)欄目內(nèi)，并注明“已錄入”和姓名工號 退出系統(tǒng)或在界面中單擊“繼續(xù)”按鈕，錄入下一張單據(jù) 將登記表按部門存檔整理 營運(yùn)管理規(guī)范 ? 客服手冊 機(jī)密 第 11 頁 共 81 頁 相關(guān)事項： ，其編碼不允許修改 一般項目的更改（除經(jīng)營方式），可由采購填寫 《供應(yīng)商資料修改登記表》交 ALC 錄入員錄入修改，在“供應(yīng)商管理卡”模塊中進(jìn)行修改存盤（用右鍵）后將《供應(yīng)商資料修改登記表》整理存檔。 經(jīng)營方式的修改由采購填寫《增加、刪除供應(yīng)商經(jīng)營方式登記表》；采購部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理簽字審核后交 ALC 錄入，但如果要刪除的經(jīng)營方式下有商品則先要將其商品的經(jīng)營方式改掉后才能進(jìn)行此項操作。 如果經(jīng)營方式錄入錯誤，則更正方法只能如下所述：先在“增加供應(yīng)商經(jīng)營方式”菜單項中為該供應(yīng)商增加正確的經(jīng)營方式，再在“刪除供應(yīng)商經(jīng)營方式”菜單中刪除原經(jīng)營方式； 如果某供應(yīng)商有兩種經(jīng)營方式，則在錄入資料中錄入任一種經(jīng)營方式，然后在“增加供應(yīng)商經(jīng)營方式”菜單項中增加另一種經(jīng)營方式； 如果不需要某供應(yīng)商資料時，則可以對其進(jìn)行淘汰或永久刪除操作（必須無商品） 供應(yīng)商登記表 供應(yīng)商登記表 營運(yùn)管理規(guī)范 ? 客服手冊 機(jī)密 第 12 頁 共 81 頁 供應(yīng)商名稱 狀態(tài) 正式 備用 淘汰 供應(yīng)商代碼 核算代碼 地區(qū) 經(jīng)營方式 經(jīng)銷 代銷 聯(lián)營 租賃 進(jìn)貨類型 從生產(chǎn)者購進(jìn)其中：農(nóng)副產(chǎn)品購進(jìn) 省內(nèi)工業(yè)品購進(jìn) 從批發(fā)零售貿(mào)易業(yè)購進(jìn) 其中：從省外貿(mào)易業(yè)購進(jìn) 從省內(nèi)貿(mào)易業(yè)購進(jìn) 直接進(jìn)口 集團(tuán)內(nèi)部調(diào)入 扣率 % 企業(yè)代碼 所屬行業(yè) 注冊地址 通訊地址 電話 傳真 郵政編碼 E — MAIL地址 營業(yè)執(zhí)照號 稅務(wù)登記證號 開戶銀行 銀行帳號 營運(yùn)管理規(guī)范 ? 客服手冊 機(jī)密