【正文】 1 文件系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)的自檢 北京齊力佳科技有限公司 吳 軍 20xx年 9月 6日 長沙 2 主要內(nèi)容 ● 第一單元 文件系統(tǒng)的自檢 規(guī)范對文件的要求 如何實施文件管理 如何進(jìn)行文件系統(tǒng)自檢 案例分析 ●第二單元 質(zhì)量管理系統(tǒng)的自檢 規(guī)范對質(zhì)量管理的要求 如何實施質(zhì)量管理 如何進(jìn)行質(zhì)量管理自檢 案例分析 3 第一單元 文件系統(tǒng)的自檢 ● 規(guī)范對文件的要求 ● 為什么要建立文件系統(tǒng) ● 文件的作用 4 第一部分 規(guī)范對文件的要求 ☆ EUGMP關(guān)于文件的條款 ☆ FDAGMP關(guān)于文件的條款 ☆ WHOGMP關(guān)于文件的條款 ☆ SFDAGMP關(guān)于文件的條款。 5 EU GMP關(guān)于文件 —Chapter4 確定產(chǎn)品、物料標(biāo)準(zhǔn)，這是對質(zhì)量的基本評價。 制備處方、工藝過程及包裝規(guī)程 描述所有起始物料及工藝及包裝操作。 程序 指導(dǎo)進(jìn)行某個操作，如 清潔，更衣，環(huán)境控制，取樣，檢驗，設(shè)備操作 記錄 提供每批產(chǎn)品的歷史記錄，包括發(fā)放、最終產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)信息。 . 文件應(yīng)精心設(shè)計，準(zhǔn)備，評價和發(fā)放，并符合生產(chǎn)和市場相關(guān)規(guī)定。 . 文件應(yīng)得到授權(quán)人的批準(zhǔn)，并簽名和日期。 . 文件內(nèi)容明確：題目、種類及目的描述清楚，按順序排列，檢查起來容易，復(fù)制的文件應(yīng)清晰、易讀。 . 文件應(yīng)定期復(fù)查，保持最新版本。文件一旦修改，系統(tǒng)應(yīng)能防止新版文件未被使用的情況。 . 文件不能是手寫的。填寫數(shù)據(jù)或記錄信息應(yīng)清晰，易讀，不易除掉。應(yīng)有足夠的空間。 6 EU GMP 關(guān)于文件 —Chapter 4 填寫內(nèi)容的任何更改都應(yīng)簽名和日期，并可以讀出原來的信息，如空間允許，可以注明更改原因。 每次操作時，及時記錄，便于對生產(chǎn)相關(guān)的重要操作追蹤，至少在有效期后一年。 數(shù)據(jù)可以用電子記錄系統(tǒng)，照相或其他可靠的方法，但應(yīng)有與系統(tǒng)相關(guān)的詳細(xì)程序，應(yīng)檢查記錄的準(zhǔn)確性。用電子數(shù)據(jù)處理的文件只能由授權(quán)人輸入數(shù)據(jù)或更改，計算機(jī)應(yīng)能記錄這些操作 ,都應(yīng)嚴(yán)格使用 passwords或其他方法登錄，重要數(shù)據(jù)的輸入應(yīng)能被獨(dú)立的檢查。批記錄的電子儲存應(yīng)備份。 ? 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 原料、包材、成品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)予批準(zhǔn)并有日期，若可能，應(yīng)制定中間體或半成品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 原輔料、包裝材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 、內(nèi)包材、印字包材的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括： a).材料描述，包括：指定的名稱、內(nèi)部編碼：依據(jù)，藥典專論 。 批準(zhǔn)的供應(yīng)商，若有可能，材料原廠家：印字包材的樣張； b).取樣及檢驗描述，或參考的程序； c).按可接受限度要求定性定量； d).貯存條件與注意事項； e).最大貯存期限，復(fù)檢 7 FDA關(guān)于文件 每一個藥品生產(chǎn)商都應(yīng)建立并維護(hù)用來控制所有必要的文件的程序。這些程序應(yīng)提供以下內(nèi)容： (a) 文件批準(zhǔn)、發(fā)放 (b) 文件變更 cGMP 成文的規(guī)程 偏差 (a) 編寫為包裝藥品的均一性、含量或獲效價、質(zhì)量及純度而設(shè)計的生產(chǎn)和加工控制程序，這些程序包括本部內(nèi)容全部要求。這些成文程序（包括任何變化）須經(jīng)有關(guān)部門起草、復(fù)查和批準(zhǔn)，然后再經(jīng)質(zhì)量控制部門復(fù)查和批準(zhǔn)。 (b) 在實施各種生產(chǎn)和加工控制功能中，遵循已制定的生產(chǎn)和加工控制程序。并在執(zhí)行時以文件加以證明。程序中出現(xiàn)的任何偏差，應(yīng)作記錄，并提出證據(jù)。 8 WHO GMP 關(guān)于文件 良好的文件是質(zhì)量保證體系必不可少的基本部分，應(yīng)涉及 GMP的各個方面，其目的是確定所有物料的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)及檢驗方法： 保證所有從事生產(chǎn)人員知道應(yīng)該做什么、什么時候去做，確保具備藥品釋放所必須的全部資料；提供審查線索，以便對懷疑為不合格產(chǎn)品的歷史進(jìn)行調(diào)查。 9 SFDA GMP 關(guān)于文件 藥品生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)建立文件的起草、修訂、審查、批準(zhǔn)、撤銷、印制及保管的管理制度。分發(fā)、使用的文件應(yīng)為批準(zhǔn)的現(xiàn)行文本。已撤銷或已過時的文件除留檔備查外，不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)。 制定生產(chǎn)管理文件和質(zhì)量管理文件的要求： 文件的標(biāo)題應(yīng)能清楚地說明文件的性質(zhì) 各類文件應(yīng)有便于識別其文本、類別的系統(tǒng)編碼和日期 文件使用的語言應(yīng)確切、易懂 填寫數(shù)據(jù)時應(yīng)有足夠的空格 文件制定、審查和批準(zhǔn)的責(zé)任應(yīng)明確，并有責(zé)任人簽名 10 GMP (98)對 “ 文件 ” 的檢查條款要求 6101 企業(yè)是否有生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理的各項制度和記錄 6102 企業(yè)是否有廠房、設(shè)施和設(shè)備的使用、維護(hù)、保養(yǎng)、檢修等制度和記錄 6103 企業(yè)是否有不合格藥品管理、物料退庫和報廢、緊急情況處理等制度和記錄 6104 企業(yè)是否有環(huán)境、廠房、設(shè)備、人員等衛(wèi)生管理制度和記錄 6105 企業(yè)是否有對人員進(jìn)行本規(guī)范和專業(yè)技術(shù)等培訓(xùn)的制度和記錄 6201 企業(yè)是否制定產(chǎn)品生產(chǎn)管理文件，包括 :工藝規(guī)程、崗位操作法或標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程、批生產(chǎn)記錄，其內(nèi)容是否符合規(guī)定。 6301 企業(yè)是否制定產(chǎn)品質(zhì)量管理文件，包括：藥品的申請和審批文件：物料、中間產(chǎn)品和成品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及其檢驗操作規(guī)程：產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性考察：批檢驗記錄等。其內(nèi)容是否符合規(guī)定。 11 文件管理的基本要求： ? 實施 GMP必須有良好的文件系統(tǒng) ? 文件系統(tǒng)能夠避免信息由口頭交流所可能引起的差錯，并保證批生產(chǎn)和質(zhì)量控制全過程的記錄具有可追溯性。 ? 企業(yè)必須有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)方法、指令、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程以及各種記錄。 12 為什么要進(jìn)行 “ 文件管理 ” ? 良好的文件管理系統(tǒng)是質(zhì)量保證體系的重要組成部分。 ? GMP的基本要求：生產(chǎn)活動中涉及產(chǎn)品質(zhì)量的每一行為都應(yīng)有文件加以規(guī)定 。每一行為的結(jié)果都有文件加以記錄。 ? 質(zhì)量保證體系的有效與否，是通過指令和記錄來反映的。 ? 若沒有良好的文件管理系統(tǒng)對指令和記錄進(jìn)行規(guī)范，是很難進(jìn)行質(zhì)量保證的。 ? 批的歷史應(yīng)具有可追溯性 13 GMP的基本精神 ? 一切行為有標(biāo)準(zhǔn) ? 一切行為以書面作業(yè)為準(zhǔn)則 ? 有防范未來任何可能造成污染或失誤的措施 ? 證明如此做法是有效與正確的 ? 定時檢討或有任何異常現(xiàn)象時會有追蹤原因行為 14 GMP的實施的基礎(chǔ) 15 文件管理的目的 GMP 有章可循 照章辦事 有據(jù)可查 16 文件的作用 ? 規(guī)定、指導(dǎo)生產(chǎn)活動的依據(jù)； ? 記錄、證實生產(chǎn)活動的依據(jù)； ? 評價管理效能的依據(jù)； ? 保證質(zhì)量改進(jìn)的依據(jù)； ? 員工工作培訓(xùn)的依據(jù)； 17 文件是 …… ? 文件是一個產(chǎn)品 ? 每天工作的一部分 ? “ if it is not documented, it is not done!!!” ? 是法規(guī)的要求，是安全措施 18 文件是質(zhì)量保證活動的基石 質(zhì)量保證活動 計劃 執(zhí)行 檢查 培訓(xùn) 改進(jìn) 文件 19 第二部分：如何實施文件管理 ? 文件與生產(chǎn)質(zhì)量管理活動的關(guān)系 ? 文件管理系統(tǒng)的重點(diǎn)工作 ? GMP文件部分檢查中發(fā)現(xiàn)的問題 20 GMP各要素關(guān)系 GMP 人員 軟件 硬件 機(jī) 人 法 料 環(huán) 機(jī)構(gòu)與人員 廠房與設(shè)施 物料 設(shè)備 衛(wèi)生 驗證 生產(chǎn)管理 文件 質(zhì)量管理 產(chǎn)品銷售與收回 投訴與不良反應(yīng)報告 自檢 21 文件與生產(chǎn)管理活動的關(guān)系 物料 生產(chǎn)加工活動 輸出 輸入 產(chǎn)品 文件是整個生產(chǎn)質(zhì)量管理活動的準(zhǔn)繩 22 文件 GMP概念中的文件是指一切涉及藥品生產(chǎn)、管理全過程中使用的書面標(biāo)準(zhǔn)和實施過程中產(chǎn)生的結(jié)果的記錄。 23 如何實施文件管理 ? 按滿足文件編制要求的原則，建立良好的文件系統(tǒng)，并以此作為生產(chǎn)質(zhì)量活動的準(zhǔn)繩，實施生產(chǎn)質(zhì)量管理活動。 24 文件管理系統(tǒng)的重點(diǎn)工作（ 1） ? 建立完善文件管理系統(tǒng)，保證文件的權(quán)威性、系統(tǒng)性 有一套完善的文件體系、規(guī)范、指導(dǎo)、證實生產(chǎn)、質(zhì)量管理活動； 文件目錄是否完整、文件分類便于識別； 所制的文件種類、文件名稱、文件內(nèi)容應(yīng)覆蓋、符合 GMP條款要求，包括 : 廠房設(shè)施、設(shè)備管理制度 物料管理制度 衛(wèi)生管理制度 驗證管理制度 文件管理制度 生產(chǎn)管理制度（生產(chǎn)工藝規(guī)程、 SOP、批生產(chǎn)記錄） 質(zhì)量管理制度（產(chǎn)品審核、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗操作規(guī)程、產(chǎn)品穩(wěn)定 性考察、批檢驗記錄等） 其他管理制度（職責(zé)、培訓(xùn)等） 25 文件管理系統(tǒng)的重點(diǎn)工作（ 2） ? 建立有效文件的管理流程，維護(hù)文件的有效性 制定相應(yīng)的文件管理程序 文件實施前由授權(quán)人審批適用性： 防止使用失效或作廢的文件，防止誤用： 工作需要的場所應(yīng)能得到相應(yīng)的文件的有效版本： 保留已作廢、過時的文件，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識： 文件的更改要對更改的內(nèi)容的審批、更改防方法、更改的標(biāo)識要進(jìn)行控制。 26 文件控制流程 收回失效、作廢文件 有無必要保留 銷毀 編制文件 會簽文件 審批文件 發(fā)布文件 使用有效版本 發(fā)放到使用單位 有無更改 文件和資料分類 獲得必須的背景資料 更改申請 編制更改申請 文件更改 更改會簽 是否原部門審批 標(biāo)識防誤用 存檔 不是 是 有 有 無 無 27 文件管理系統(tǒng)的重點(diǎn)工作（ 3） 文件編制要保證文件內(nèi)容的適宜性、一致性 文件的制定要結(jié)合實際的需要 文件中的標(biāo)題、類型、目的、職責(zé)、適用范圍、原則應(yīng)有清楚的陳述： 文件內(nèi)容準(zhǔn)確，不得模棱兩可，可操作性強(qiáng)； 文件編寫要求條理清楚，容易理解，使用者能夠及時、準(zhǔn)確地執(zhí)行書面文件； 文件審核要注重文件的法規(guī)的符合性、實際的適宜性、文件間的一致性。 28 文件管理系統(tǒng)的重點(diǎn)工作 (4) ? 設(shè)計相關(guān)配套的記錄文件，保證文件的執(zhí)行 “ 有據(jù)可查 ” 指導(dǎo)生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理活動的有效執(zhí)行； 證實生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理活動過程和結(jié)果； 便于追溯和總結(jié)分析，制定預(yù)防和糾正措施。 記錄文件的內(nèi)容要與相對應(yīng)的文件保持一致性 記錄文件的內(nèi)容對關(guān)鍵的活動控制要求、活動過程以及控制結(jié)果要有記載、能夠進(jìn)行證實和追溯。 29 GMP現(xiàn)場檢查文件部分缺陷 3801 % 物料的管理制度不完善 6001 % 驗證文件內(nèi)容制定不合理 6501 % 部分文件的制定可操作性不強(qiáng) 6801 % 批生產(chǎn)記錄的填寫不合理或無復(fù)核 7503 % 質(zhì)管部對實驗室的管理職責(zé)規(guī)定不完善 8401 % 自檢記錄及內(nèi)容不全自檢報告內(nèi)容不全 30