[管理學]秘書學第10章會務工作(已修改)
2025-01-16 00:00 本頁面
【正文】 會議概述 會務工作流程 會務工作 常用會議的組織程序 學 習 目 的 通過本章學習，了解會務工作的基本內(nèi)容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。 會議的涵義 會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達意愿的行為過程。 會議的要素 １、形式要素： 名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。 ２、內(nèi)容要素： 指導思想、議題、目的、任務、作用。 ３、程序要素： 會議準備、會議開始、會議進行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。 ４、財務要素： 會議經(jīng)費、會議設(shè)備、會議服務設(shè)施。 會議概述 會議的作用及缺陷 1．會議作用 （１）．交流信息，互通情報 （２）．發(fā)揚民主，科學決策 （３）．組織領(lǐng)導，推動工作 （４）．帶動消費，促進經(jīng)濟 （５）．聯(lián)絡(luò)感情，塑造形象 2. 會議缺陷 （１）．造成時間、精力的浪費 （２）．造成經(jīng)濟的浪費 （３）．造成信息的重復、浪費 （４）．滋長不正之風 會議的種類 ： 特大型（萬人以上）、 大型（上千人）、 中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。 ： 法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀念性、 外事性 、專題性、綜合性。 按時間分： 定期和非定期。 按出席對象分： 聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會 . 按召開方式分： 電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會。 公司常見會議類型 經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、 股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務洽談會 .新產(chǎn)品新聞發(fā)布會、聯(lián)誼會、表彰會。 會議的申報與審批 申報與審批的形式 口頭申報、書面申報、會議申報。 會議申批的原則 精簡從嚴原則、 “ 一枝筆 ” 原則。 會議成本意識 會議成本 = 2ABT 式中 A — 平均工資的 3倍（以小時計） 。 B — 參加會議的人數(shù) 。 T — 會議的時間（以小時為單位）。 會務工作流程圖（會前） 確定會議主題與議題 確定會議名稱 確定會議時間與會期 明確會議所需設(shè)備和工具 選擇會議地點 安排會議議程和日程 制發(fā)會議通知 確定會議規(guī)模與規(guī)格 布置會場 準備會議文件材料 安排食住行 制定會議經(jīng)費預算方案 制作會議證件 會場檢查 明確會議組織機構(gòu) 確定與會者名單 會務工作流程圖（會中） 做好會議記錄 組織簽到 做好會議值班保衛(wèi)工作 報到及接待工作 做好后勤保障保障工作 編寫會議簡報或快報 做好會議保密工作 會議信息工作 會務工作流程圖（會后） 撰寫會議紀要 催辦與反饋工作 安排與會人員離會 會議總結(jié) 會議文書的立卷歸檔 會議的宣傳報道 會務工作 指導會務工作的原則 準備充分； ２、組織嚴密； ３、服務周到； ４、確保安全。 會前準備工作 確定會議主題與議題 確定主題的主要方法： 一是要有切實的依據(jù)； 二是必須要結(jié)合本單位的實際； 三是要有明確的目的。 議題是對會議主題的細化。 確定會議名稱 會議名稱一般由 “ 單位 +內(nèi)容 +類型 ” 構(gòu)成 ,應根據(jù)會議的議題或主題來確定。 確定會議規(guī)模與規(guī)格
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