【正文】 《秘書學(xué)概論》復(fù)習(xí)提綱名詞解釋：秘書學(xué)：是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科學(xué)，是一門綜合性、應(yīng)用性的學(xué)科。通俗地說，秘書學(xué)就是研究人員如何做好秘書工作的學(xué)科。P14輔助：指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標(biāo)。它既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)密切相關(guān)，相對于主導(dǎo)而存在的。P 9三省制：在魏晉開始形成，唐代確定。即：中書、門下、尚書三省共同負(fù)責(zé)朝廷的秘書工作，“中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行”，既相互分工、配合，又互相監(jiān)督、牽制。P33一文一制：宋朝規(guī)定：朝廷百官和地方的奏章必須一文一事，非一宗事者不得同為一文，以便行文歸口和由主管部門及時(shí)批復(fù)、處理。P33文書立卷制：元朝規(guī)定：處理完畢的文書經(jīng)監(jiān)察官“照刷”（檢查）之后予以編號(hào)立卷。同一類事立為一卷，年終交案，歸檔保管。P33貼黃引黃制：魏晉以后，公文多用黃紙書寫。唐代規(guī)定：公文如有個(gè)別文字更改，可另寫小塊紙補(bǔ)貼，稱為“貼黃”。此后，又將文書內(nèi)容要點(diǎn)另寫于黃紙，貼于封面或正文之前，稱為“引黃”，也就是“公文摘要”的由來。P33條旨制：明朝規(guī)定：百官奏章先由內(nèi)閣大學(xué)士用小紙條寫上初步處理意見，貼在文書上供皇帝參考，又稱“票擬”。P33綜理制：是指所有秘書工作由辦公廳或辦公室統(tǒng)一或分派人員辦理，下面不再分設(shè)部門。這適合于秘書工作量不太大的機(jī)關(guān)或單位。如市、縣政協(xié)和大多數(shù)企事業(yè)單位都采用綜理制。P52辦公自動(dòng)化：辦公自動(dòng)化是對秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作的要求之一，簡稱OA，是研究如何將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)應(yīng)用于數(shù)據(jù)信息和非數(shù)據(jù)信息的辦公活動(dòng)。P62角色沖突：每個(gè)人在人生舞臺(tái)上都要扮演一定的角色，又往往在不同的場合、背景、不同的角色群中扮演不同的角色（即角色轉(zhuǎn)換）或同時(shí)扮演多種角色。個(gè)人承擔(dān)多種角色，每一種角色的意識(shí)和行為規(guī)范不可能一樣，有可能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，也可能產(chǎn)生矛盾沖突，產(chǎn)生矛盾沖突的即稱之為“角色沖突”。P961公允：要求秘書處事待人要公正，誠實(shí)，既不自欺，又不欺人。不貪人之功為己有，也不文過飾非或推卸責(zé)任。P981尊重：秘書應(yīng)克服人際關(guān)系中的地位障礙，無論對上司、對同事或是對重要來訪者、一般交往者都要尊重。通常而言，要獲得別人的尊重，首先得尊重別人。人都有自尊心，都希望得到別人的尊重。尊重別人和受到尊重，是相對相應(yīng)的?；ハ嘧鹬鼐湍茉鲞M(jìn)彼此的友情和信任，就能激發(fā)彼此的責(zé)任感和工作積極性。P961督查：是指秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，把已經(jīng)布置卻拖延不辦或辦理不力的工作自上而下地督促、檢查，使之落實(shí)、妥善。P1231印信工作：是指機(jī)關(guān)、單位公務(wù)印章和介紹信的管理、使用工作，屬于秘書工作范圍。公章是機(jī)關(guān)、單位職責(zé)權(quán)力的象征，介紹信則是證明本機(jī)關(guān)、單位員工的身份，介紹聯(lián)系公務(wù)之用。如果管理使用不當(dāng)，會(huì)給本機(jī)關(guān)、本單位乃至社會(huì)造成危害，秘書人員必須認(rèn)真對待這項(xiàng)工作。P1291單位印章：代表機(jī)關(guān)、單位的正式署名，具有法定的權(quán)威和效力，多用于正式文件和介紹信、證明信等。P1301領(lǐng)導(dǎo)人簽章：是根據(jù)機(jī)關(guān)、單位主管用鋼筆字或毛筆字親自簽名制成的印章，為方形或長方形，由秘書保管使用，多用于簽發(fā)文件、公告之用。P1301電子簽名：是指以數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人身份認(rèn)可其內(nèi)容的數(shù)據(jù)。P1321電子印章：是合法的數(shù)字化印章與數(shù)字證書綁定的，用其私鑰進(jìn)行了數(shù)字簽名的權(quán)威性的電子文件，其中包含了用戶身份、印章信息、公開密鑰、有效期等許多相關(guān)信息。P1321政策法規(guī)信息：這主要是領(lǐng)導(dǎo)人的有關(guān)方針、政策的重要講話，國家和地方政府頒布的法令、法規(guī)、條例等等，通常以文件形式下達(dá)或在報(bào)刊上公開發(fā)表、刊登。P142無結(jié)構(gòu)訪問：就是調(diào)查者根據(jù)事先擬就的提綱或問題直截了當(dāng)?shù)靥岢?，一般適用于比較熟悉或有了一定基礎(chǔ)的被訪問者，適用于與被訪者沒有直接利害關(guān)系的問題。被訪者可以無顧忌地直接、明確回答。P1552公文立卷：是指機(jī)關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。2與會(huì)者：就是參加會(huì)議的正式人員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會(huì)場上的其他服務(wù)人員。具體地說，與會(huì)者應(yīng)具有必要性、重要性、合法性。2信訪：是指公民、法人或者其他組織采用書信、電子郵件、傳真、電話、走訪等形式，向各級人民政府、縣級以上人民政府工作部門反映情況，提出建議、意見或者投訴請求，依法由有關(guān)行政機(jī)關(guān)處理的活動(dòng)。2記者招待會(huì)：是指組織為實(shí)現(xiàn)一定宣傳目的，邀請報(bào)刊、電臺(tái)、電視臺(tái)等新聞媒介單位記者召開的會(huì)議，也可稱為“新聞發(fā)布會(huì)”。2雙向溝通：即要求對方反應(yīng)、回復(fù)，以求互相了解，進(jìn)一步磋商的溝通。除表達(dá)己方的意圖之外，還要求對方能認(rèn)可、合作，包含有共同目標(biāo)。思考題：第一章一、什么是秘書？現(xiàn)代秘書的確切涵義是怎樣的？（1）①宮中的秘藏之書。一開始指書而不是指人。東漢后期，出現(xiàn)管理秘藏圖書的官府“秘書監(jiān)”，主管官員稱“秘書令”或“秘書監(jiān)”。秘書不僅指物，也指機(jī)構(gòu)、人。在清代末年，或者說是在辛亥革命前后，秘書概念的名實(shí)相符。②輔臣。③行政職位?，F(xiàn)代中國，秘書一直被當(dāng)作一種行政職位，秘書人員被看做行政人員的一部分，而且是核心的一部分。秘書已成為管理和處理日常行政事務(wù)的重要人員，成為行政首長的得力助手。④秘書是廣泛的社會(huì)職業(yè)之一。社會(huì)職業(yè)秘書以其處理文書，它包括各種智力服務(wù)。秘書不僅服務(wù)于政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位，也服務(wù)于私人?？茖W(xué)家、作家、教授等多有雇傭私人秘書作為自己工作或生活助手的。（2）廣義，指領(lǐng)導(dǎo)人的事務(wù)與信息助手（包括公務(wù)/私人秘書）。狹義（不包括私人秘書），指一種職務(wù)名稱，社會(huì)職業(yè)，處于領(lǐng)導(dǎo)身邊，直接為領(lǐng)導(dǎo)從事事務(wù)性、信息性等輔助服務(wù)工作的助手。二、秘書工作主要包括哪些內(nèi)容？特點(diǎn)是什么？P8秘書工作主要包括哪些內(nèi)容：（1）文書撰寫（上司口述或會(huì)議記錄、整理，文件起草、修改、潤色等）；（2）文書制作（打字、復(fù)印、編排、裝訂等）；（3）文書處理（收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷等）（4）檔案管理（歸檔、鑒定、管理、提供等）（5）會(huì)議組織（準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等）（6）調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)施、分析、研究等）（7）信息資料工作（收集、整理、提供、儲(chǔ)存等）（8）信訪工作（群眾來信來訪或顧客投訴處理等）（9）接待工作（日常來訪與計(jì)劃來訪接待、安排、服務(wù)等）（10）協(xié)調(diào)工作(政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)（11）督查工作（政策推行或決議實(shí)施的督促、檢查等）（12）日程安排（為上司安排工作日程、會(huì)晤及差旅事宜等）（13）日常事務(wù)（通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等）（14）辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等）（15）其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)。秘書工作的特點(diǎn)是什么？（1） 輔助性“輔助”是相對于“主導(dǎo)”而言的。輔助，是指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標(biāo)。它既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)密切相關(guān)，相對于主導(dǎo)而存在的。秘書人員就是處于助手的地位，它的工作就是幫助上司或雇主完成其規(guī)定的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)其預(yù)定的目標(biāo)。地位再高的秘書也終究是比他更高一級的領(lǐng)導(dǎo)的助手。各級各類秘書人員都必須認(rèn)清自己的助手地位，認(rèn)清自己工作的輔助性質(zhì)。（2） 綜合性 所謂綜合，就是指不同類型、不同性質(zhì)的事物聚合在一起。秘書工作就明顯地具有綜合的性質(zhì)。秘書既有日常的、程序性較強(qiáng)的例行工作，又有臨時(shí)性的、突發(fā)的非例行性工作；既有機(jī)要性工作，又有非機(jī)要性工作；既有操作簡易的工作，又要操作復(fù)雜的工作。它們類眾多、內(nèi)容復(fù)雜，既要使用腦力，又要花費(fèi)體力，需要廣泛的知識(shí)和多種技能才能勝任。（3） 機(jī)密性 秘書，最初是“秘藏圖書”和“秘密文書”，是指物，后來發(fā)展為指人，即“秘密文書工作者”。到了近代，秘書才有了更為豐富、更為確切的涵義。不管是機(jī)關(guān)、企業(yè)、私人的秘書，其工作內(nèi)容都或多或少地涉及機(jī)要和秘密，或者是個(gè)人的隱私。所以，善于保守秘密就成為秘書人員的首要職業(yè)道德。（4） 服務(wù)性 秘書職業(yè)屬于第三產(chǎn)業(yè)，具有明顯的服務(wù)性，但又有其自己的特點(diǎn)。除了“服務(wù)的直接性”和“服務(wù)的穩(wěn)定性”之外，秘書服務(wù)還具有“廣泛性”。1985年全國秘書長會(huì)議上，中央?yún)s提出了秘書工作要做到“三個(gè)服務(wù)”。①為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)②為本機(jī)關(guān)其他平級的職能部門服務(wù)③為下級機(jī)關(guān)和人民群眾服務(wù)。通俗地說，秘書工作應(yīng)對“上、中、下”三個(gè)層面服務(wù)。當(dāng)然首要的是為領(lǐng)導(dǎo)、為上司、為雇主服務(wù)，但也不能忽視另外兩個(gè)服務(wù)。 認(rèn)清秘書工作的四個(gè)性質(zhì)，或稱職業(yè)的四個(gè)特點(diǎn)，秘書人員才能擺正自己在機(jī)關(guān)、單位中的位置，擺正自己在社會(huì)上的角色地位，才能具有正確的角色意識(shí)和角色行為，才能自覺地做好各項(xiàng)工作。三、什么是秘書學(xué)？秘書學(xué)主要研究哪些內(nèi)容？P14（1）秘書學(xué)：秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科學(xué)，是一門綜合性、應(yīng)用性的學(xué)科。通俗地說，秘書學(xué)就是研究人員如何做好秘書工作的學(xué)科。（2）研究內(nèi)容：①研究我國秘書工作的現(xiàn)狀，了解其內(nèi)容、性質(zhì)與作用，掌握其規(guī)律、程序與方法；②研究中央秘書機(jī)關(guān)對秘書工作的指示、規(guī)范與要求；③研究我國古代秘書工作和外國秘書工作經(jīng)驗(yàn)，批判地繼承古代秘書工作遺產(chǎn)，借鑒與吸收外國秘書工作的有益成分；④研究秘書人員應(yīng)有的知識(shí)、能力、修養(yǎng)、素質(zhì)及職業(yè)道德，了解秘書的任職資格與要求；⑤研究秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系，以促使秘書學(xué)的豐富與發(fā)展。四、秘書怎樣才能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的變革？P19（1） 秘書工作職能的轉(zhuǎn)變① 支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔?，又?jǐn)M制方案政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的秘書人員，不僅要掌握本單位的行政管理和企業(yè)管理業(yè)務(wù)流程，抓住政務(wù)活動(dòng)和生產(chǎn)過程中的薄弱環(huán)節(jié)，把在實(shí)踐中發(fā)生的問題隨時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)、上司，還要有自己的獨(dú)立看法。把自身思維和行動(dòng)置于日新月異的國內(nèi)外市場中，置于復(fù)雜多變的社會(huì)大環(huán)境中，隨時(shí)參與對政治、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，及時(shí)更新思維方式和處事方法，把握社會(huì)動(dòng)向、市場行情。在跟隨領(lǐng)導(dǎo)、上司深入實(shí)地調(diào)查研究時(shí)，主動(dòng)接受鮮活經(jīng)驗(yàn)，促使思維活躍、觀念常新。秘書還應(yīng)運(yùn)用逆向思維、發(fā)散性思維來補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo)、上司的不足。② 輔助管理，由重在組織、指揮、實(shí)施、督查轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?wù)、協(xié)調(diào)、控制作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，秘書輔助管理的重心也必然隨之轉(zhuǎn)變。秘書應(yīng)多了解、研究下情，多跑基層，多協(xié)商、溝通、建議、調(diào)解、調(diào)節(jié)，多做為企業(yè)、為消費(fèi)者、為公眾、為社會(huì)服務(wù)的具體工作。③ 處理信息，由單向發(fā)布、傳達(dá)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息一方面，秘書人員應(yīng)運(yùn)用和完善雙向信息溝通手段，如來信來訪、民意測驗(yàn)、基層訪問調(diào)查等，主動(dòng)收集反饋信息；另一方面，政府機(jī)關(guān)應(yīng)更好地履行政務(wù)活動(dòng)公開原則，提高行政的透明度；建立和完善政府發(fā)言人制度、政府新聞發(fā)布制度；進(jìn)一步拓寬社會(huì)溝通渠道，吸引公眾參政議政。④ 計(jì)劃工作，由重在重重傳達(dá)計(jì)劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵?dú)立企劃秘書必須具備獨(dú)立企劃和創(chuàng)造能力。秘書要主動(dòng)地、廣泛地去收集信息，尤其是研究信息，有自己的分析，有自己的獨(dú)立見解，然后提供給上司，經(jīng)采納后寫成計(jì)劃。（2） 秘書工作方式的轉(zhuǎn)變① 服務(wù)對象、服務(wù)形式，由“三個(gè)服務(wù)”，轉(zhuǎn)變?yōu)榧葹樯纤痉?wù)，又為社會(huì)服務(wù)秘書服務(wù)形式開始出現(xiàn)移動(dòng)（手機(jī)）通訊秘書服務(wù)、BP機(jī)尋呼秘書服務(wù)以及電子郵件方式的網(wǎng)絡(luò)秘書服務(wù)。秘書服務(wù)業(yè)興起的原因：專業(yè)化分工越來越細(xì)與日常事務(wù)的復(fù)雜化程度越來越高的矛盾；現(xiàn)代生活節(jié)奏越來越快；其他專業(yè)化公司的增加；秘書職業(yè)化的不斷加強(qiáng)。② 辦公形式，由封閉式、窗口式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式、透明式辦公貫徹上級指示，不斷擴(kuò)大網(wǎng)上辦公的范圍和深度，逐漸向“電子政府”的方向發(fā)展。大力推行政務(wù)公開、廠務(wù)公開、校務(wù)公開的做法，遵循崗位責(zé)任制，盡快熟悉和適應(yīng)快節(jié)奏的工作程序，提高辦事能力和效率。此外，秘書人員還要全面掌握電腦操作、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)作、遠(yuǎn)程通訊的技巧。秘書獨(dú)立操作意識(shí)和主動(dòng)服務(wù)能力也應(yīng)大大加強(qiáng)。③ 會(huì)務(wù)工作，由單純組織會(huì)議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會(huì)議，又辦會(huì)展秘書在會(huì)展中起著輔助有時(shí)甚至是獨(dú)立的組織、策劃作用。秘書在會(huì)展中擔(dān)任聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)和組織工作；承擔(dān)會(huì)展的會(huì)議組織工作；承擔(dān)會(huì)展的文書工作。④ 操作方式，由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬僮髅貢藛T必須跟上日新月異的電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高自己的操作和應(yīng)用能力，學(xué)會(huì)修理電腦軟、硬件和維護(hù)系統(tǒng)的本領(lǐng)。秘書行業(yè)越來越向著專業(yè)化、職業(yè)化和社會(huì)化方向邁進(jìn)，秘書人員應(yīng)不斷更新知識(shí)、完善自身，與時(shí)俱進(jìn)。第二章一、