【正文】 小孟子的復習資料 絕密（秘書）秘書實務柴世民老師公共管理學院聯(lián)系方式：13403549579 6289801教學目的了解秘書的來由、職業(yè)特色、類別和秘書部門的特征，掌握秘書工作的原則和特點，理解秘書工作的作用。通過本章學習，你會對秘書有一個初步的了解，為學習后續(xù)內(nèi)容，奠定一個良好的基礎。教學重點與難點一、教學重點秘書的概念秘書的職業(yè)特點秘書工作的原則與作用技能訓練二、教學難點秘書的來由與定義秘書工作作用的技能案例分析 秘書的定義、分類及層次 “秘書”詞義的演變宮中秘藏之書 ： 最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。職務之稱: 秘書工作人員,是從清末開始的,這是現(xiàn)代秘書概念的源頭。社會職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務性行業(yè)）。認識秘書毛澤東的秘書胡喬木，1941年2月起任毛澤東秘書、中共中央政治局秘書。 田家英，毛澤東秘書，新中國成立后，歷任中央辦公廳秘書室主任。聯(lián)合國歷任秘書長聯(lián)合國第一任秘書長賴伊、第二任達格哈馬舍爾德、第三任秘書長吳丹，第四任秘書長庫爾特瓦爾德海姆、第五任秘書長佩雷斯德奎利亞爾聯(lián)合國第六任秘書長加利、聯(lián)合國第七任秘書長安南和新當選的聯(lián)合國秘書長潘基文。 秘書的定義所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務是在認可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務，并能運用辦公室的工具設備，從事組織與主管制定的行政性任務的人員。 秘書的職業(yè)特色 一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導工作是一致的，即領(lǐng)導做什么秘書也做什么。二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導請示、匯報的。三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導負責的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導有直接的關(guān)系。 秘書與其服務對象之間的關(guān)系有相對的固定性，短至數(shù)月，長達幾年甚至幾十年。 秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業(yè)知識。 發(fā)達國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為20～35歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。 近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國家的初、中級女性秘書占總數(shù)的比例達到了90%。 秘書的分類按單位性質(zhì)不同：機關(guān)秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。 按工作內(nèi)容不同：行政秘書、機要秘書，文字秘書，教學秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫(yī)學秘書，法律秘書等。按服務對象不同：公務秘書、私人秘書。 秘書職業(yè)資格證書封面秘書職業(yè)資格證第二頁 秘書的層次以職務劃分，可分為秘書長、辦公廳（室）主任、秘書處長、股長、科員、辦事員依據(jù)秘書國家職業(yè)資格證書制度，秘書層次可分為五級秘書、四級秘書、三級秘書和二級秘書。秘書培訓教材及教授內(nèi)容：（1）以《秘書國家職業(yè)標準》和《秘書國家職業(yè)資格培訓教程》為依據(jù)。（2）秘書職業(yè)考核的內(nèi)容包括：職業(yè)道德、基礎業(yè)務素質(zhì)、案例分析、工作實務四方面。（3）涉外秘書增加外語考試部分。全美秘書協(xié)會標準：像心理學家一樣善于觀察和理解他人； 像政治家一樣有靈敏的頭腦； 像外交家一樣有瀟灑的風度； 有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗； 有良好的速記能力以及文字功夫； 熟讀各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系； 能熟練地使用各種辦公自動化機器； 具備相當?shù)慕鹑诤投悇辗矫娴闹R； 能熟練地對各種文件資料進行整理歸類。 秘書部門 秘書部門的涵義秘書部門又稱秘書機構(gòu)，有廣義和狹義之分。廣義的秘書機構(gòu)，指承擔辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。（如下圖）狹義的秘書機構(gòu)，指承擔以辦文辦會為主，專門輔助領(lǐng)導機關(guān)及其負責人辦理秘書業(yè)務的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。 秘書機構(gòu)圖（缺圖） 秘書部門的地位秘書部門無論是在黨政機關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導層服務的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖： 秘書部門的基本特征?從屬性秘書機構(gòu)在整個機構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。?中介性在黨政機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導層是決策機構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機構(gòu)。?綜合性秘書機構(gòu)的主要活動是圍繞領(lǐng)導層的活動而展開的，活動內(nèi)容涉及面廣。 秘書工作?辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。?辦會：包括會前的籌劃和準備、會中的組織和服務、會后的善后和落實。?辦事：主要分信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務工作。 秘書工作的特點從屬性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點。 被動性秘書機構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。 事務性秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務工作。 綜合性秘書機構(gòu)是綜合辦事機構(gòu)，秘書工作也就具有鮮明的綜合性。機要性指秘書工作的機密性和重要性。 秘書工作的作用樞紐作用秘書部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。參謀助手作用秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領(lǐng)導工作的整個過程中。 形象作用秘書人員在工作中的一舉一動、一言一行以及辦事風格，都代表本單位的形象。 秘書工作的發(fā)展趨勢逐步形成以公務秘書為主導、社會秘書為主體的職業(yè)階層逐漸形成雙向選擇的社會化秘書性服務系統(tǒng) 逐漸走向秘書工作科學化的道路 港臺及國外的秘書工作 香港秘書工作香港秘書分類（1）高層次秘書，他們是上司的直接重要助手，其職責是全面輔佐上司。其中層次最高、職權(quán)最大的是公司秘書（也有稱行政總管）和董事長秘書。從事這一工作需要5年以上工作經(jīng)歷，并通過英國特許秘書及行政人員公會組織的秘書特許狀考試。（2）一般事務性秘書。香港秘書具有的職業(yè)觀念（1）服從上司（2）忠誠公司（3）處理好人際關(guān)系（4）以處理事為主務 臺灣秘書的必備條件傳統(tǒng)標準⑴外形利落出色⑵學識涵養(yǎng)豐富⑶個性成熟穩(wěn)重新增標準⑴有問題時，能自己找答案⑵有情緒時，能自行排解⑶不斷給自己找機會⑷隨時站立在旁（主管隨叫隨到）⑸話不多但很中聽⑹做事很有分寸⑺凡事能察言觀色⑻能設身處地地考慮問題⑼能扮黑白臉⑽有公關(guān)能力 臺灣的秘書職銜⑴傳統(tǒng)秘書職銜：①行政助理 ②助理秘書③秘書 ④資深秘書 ⑤執(zhí)行秘書 ⑥主任秘書⑵外商對秘書職業(yè)的分類①打字員 ②接待員 ③速記員④操作員⑶新世紀秘書的普遍頭銜①行政助理②協(xié)調(diào)員③行政專員④資訊 專員⑤行政處長⑥行政經(jīng)理⑦行政總監(jiān) 英國秘書職責市政府秘書的職責：⑴上午九點開始，與上司對照各自的日程表⑵剪報 ⑶充好咖啡，送給上司及來賓飲用⑷速記上司口述指示⑸復信⑹接聽電話⑺使用辦公設備⑻接待來訪⑼處理郵件⑽分發(fā)文件英國公司秘書職責⑴速記上司的口述指示⑵打字⑶接待來客⑷文件歸檔⑸記賬⑹燒煮咖啡或者茶⑺拆閱文件⑻寄發(fā)郵件⑼記錄來電⑽安排工作日程秘書標準表達能力要求急事慢慢地說，大事想清楚再說，小事幽默的說，沒把握的事情小心的說，做不到的事不亂說，傷害人的事堅決不說，沒有發(fā)生的事不胡說，別人的事謹慎的說，自己的事怎么想就怎么說，現(xiàn)在的事做了再說，未來的事未來說。 由事務型轉(zhuǎn)為智能型 秘書工作日益專業(yè)化 秘書人員的高學歷、秘書工作的永業(yè)化 技能訓練【訓練目標】通過訓練，熟練地掌握有效發(fā)揮秘書工作作用的技能?！景咐治?】季市長與他的秘書分析思考： 通過案例分析，如何理解市長夫人對市長的評價：“老季不過是個比別人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個不出名的更勤奮的人—市長的秘書老許”從案例中可以看出徐秘書在幕后的辛勤工作，對領(lǐng)導人及市長起了哪些積極作用？若你擔任市長秘書，要產(chǎn)生像徐秘書這樣有效的輔助效果，你將做哪些方面的準備？【案例分析2】 交印分析思考：案例中老陳這個人物給你怎樣的啟示？老陳為何遲遲不交印盒的鑰匙？ 小劉是一位合格的機要秘書嗎?問題討論? ? ? ? 祝學習進步！會務工作1 會議概述2 會務工作流程3 會務工作具體內(nèi)容4 常用會議的組織程序5 會見與會談6 技能訓練教學目的：通過本模塊的學習，了解會務工作的基本內(nèi)容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。教學重點與難點：教學重點會議籌備工作；會議方案的制作；會見與會談的操作程序與方法；案例分析。教學難點會議方案的制作；會場的布置；會議組織 案例分析；技能訓練。案例分析：請柬發(fā)出之后 某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。 接到請柬的幾位部門領(lǐng)導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。幾位領(lǐng)導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。 事后，會議主辦機關(guān)的領(lǐng)導才解釋說，因秘書人員工作粗心， 在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？1 會議概述 會議的涵義（一）是指有組織有領(lǐng)導地商議事情而集會的一種工作形式。（二）是指一種經(jīng)常商議事情并處理重大事務的常設機構(gòu)或組織。如全國人民代表大會、中國人民政治協(xié)商會議等。 會議的要素 會議的種類：特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。： 法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀念性、外事性 、專題性、綜合性。：定期和非定期。：聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會。：電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡會。 實施領(lǐng)導的重要工具 。領(lǐng)導貫徹民主集中制，實現(xiàn)決策民主化，科學化的必要手段，要集思廣益，充分發(fā)揮干部和群眾的智慧這就需要召開會議來交換意見，研討問題。各級領(lǐng)導貫徹政策、布置任務、溝通信息、協(xié)調(diào)行動的有效方法，此外，會議還有宣傳教育作用，研討作用，表達思想感情作用等。⑴交通便利，選擇距領(lǐng)導和與會者工作地點都比較近的地方。⑵會場大小應與會議規(guī)模相符。每人2m平方～3m平方活動空間。⑶場地要有良好的設備配置。⑷場地應不受外界干擾。⑸選擇會議地點應考慮有無停車場。⑹場地租借的成本必須合理。 公司常見會議類型經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、聯(lián)誼會、表彰會。 　 行政機構(gòu)常見的會議類型小型會議室的布置（圖）不同的會場（圖）大家談你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？ 會議的申報與審批 口頭申報、書面申報、會議申報。精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。 會議成本意識會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計）。 B —參加會議的人數(shù)。 T —會議的時間（以小時為單位）。 會議秘書工作的基本任務(1)協(xié)助領(lǐng)導確定會議議題； (2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調(diào)； (9)會場其他組織和管理；(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(diào)(負責與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。 (11)會議的結(jié)束收尾工作。(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫； (3)會議文書印發(fā)及管理。(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；(5)與會人員的醫(yī)療保健。 (1)會議的保密工作；(2)會議的警衛(wèi)工作； (3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。 會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱 確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場 準備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預算方案 制作會議證件 會場檢查明確會議組織機構(gòu) 確定與會者名單 會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作 報到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫會議簡報或快報做好會議保密工作 會議信息工作 會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要 催辦與反饋工作 安排與會人員離會 會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道 會務工作的具體內(nèi)容 指導會務工作的原則 ； ；； 。 會前準備工作 確定會議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。