【正文】 小孟子的復(fù)習(xí)資料 絕密（秘書）秘書實(shí)務(wù)柴世民老師公共管理學(xué)院聯(lián)系方式：13403549579 6289801教學(xué)目的了解秘書的來由、職業(yè)特色、類別和秘書部門的特征，掌握秘書工作的原則和特點(diǎn)，理解秘書工作的作用。通過本章學(xué)習(xí)，你會對秘書有一個(gè)初步的了解，為學(xué)習(xí)后續(xù)內(nèi)容，奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)一、教學(xué)重點(diǎn)秘書的概念秘書的職業(yè)特點(diǎn)秘書工作的原則與作用技能訓(xùn)練二、教學(xué)難點(diǎn)秘書的來由與定義秘書工作作用的技能案例分析 秘書的定義、分類及層次 “秘書”詞義的演變宮中秘藏之書 ： 最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。職務(wù)之稱: 秘書工作人員,是從清末開始的,這是現(xiàn)代秘書概念的源頭。社會職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行業(yè)）。認(rèn)識秘書毛澤東的秘書胡喬木，1941年2月起任毛澤東秘書、中共中央政治局秘書。 田家英，毛澤東秘書，新中國成立后，歷任中央辦公廳秘書室主任。聯(lián)合國歷任秘書長聯(lián)合國第一任秘書長賴伊、第二任達(dá)格哈馬舍爾德、第三任秘書長吳丹，第四任秘書長庫爾特瓦爾德海姆、第五任秘書長佩雷斯德奎利亞爾聯(lián)合國第六任秘書長加利、聯(lián)合國第七任秘書長安南和新當(dāng)選的聯(lián)合國秘書長潘基文。 秘書的定義所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運(yùn)用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。 秘書的職業(yè)特色 一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么。二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報(bào)的。三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。 秘書與其服務(wù)對象之間的關(guān)系有相對的固定性，短至數(shù)月，長達(dá)幾年甚至幾十年。 秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業(yè)知識。 發(fā)達(dá)國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為20～35歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。 近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國家的初、中級女性秘書占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。 秘書的分類按單位性質(zhì)不同：機(jī)關(guān)秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。 按工作內(nèi)容不同：行政秘書、機(jī)要秘書，文字秘書，教學(xué)秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫(yī)學(xué)秘書，法律秘書等。按服務(wù)對象不同：公務(wù)秘書、私人秘書。 秘書職業(yè)資格證書封面秘書職業(yè)資格證第二頁 秘書的層次以職務(wù)劃分，可分為秘書長、辦公廳（室）主任、秘書處長、股長、科員、辦事員依據(jù)秘書國家職業(yè)資格證書制度，秘書層次可分為五級秘書、四級秘書、三級秘書和二級秘書。秘書培訓(xùn)教材及教授內(nèi)容：（1）以《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》和《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》為依據(jù)。（2）秘書職業(yè)考核的內(nèi)容包括：職業(yè)道德、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)、案例分析、工作實(shí)務(wù)四方面。（3）涉外秘書增加外語考試部分。全美秘書協(xié)會標(biāo)準(zhǔn)：像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人； 像政治家一樣有靈敏的頭腦； 像外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度； 有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗(yàn)； 有良好的速記能力以及文字功夫； 熟讀各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系； 能熟練地使用各種辦公自動化機(jī)器； 具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識； 能熟練地對各種文件資料進(jìn)行整理歸類。 秘書部門 秘書部門的涵義秘書部門又稱秘書機(jī)構(gòu)，有廣義和狹義之分。廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。（如下圖）狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。 秘書機(jī)構(gòu)圖（缺圖） 秘書部門的地位秘書部門無論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖： 秘書部門的基本特征?從屬性秘書機(jī)構(gòu)在整個(gè)機(jī)構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。?中介性在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。?綜合性秘書機(jī)構(gòu)的主要活動是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動而展開的，活動內(nèi)容涉及面廣。 秘書工作?辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。?辦會：包括會前的籌劃和準(zhǔn)備、會中的組織和服務(wù)、會后的善后和落實(shí)。?辦事：主要分信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。 秘書工作的特點(diǎn)從屬性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點(diǎn)。 被動性秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。 事務(wù)性秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。 綜合性秘書機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作也就具有鮮明的綜合性。機(jī)要性指秘書工作的機(jī)密性和重要性。 秘書工作的作用樞紐作用秘書部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。參謀助手作用秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個(gè)過程中。 形象作用秘書人員在工作中的一舉一動、一言一行以及辦事風(fēng)格，都代表本單位的形象。 秘書工作的發(fā)展趨勢逐步形成以公務(wù)秘書為主導(dǎo)、社會秘書為主體的職業(yè)階層逐漸形成雙向選擇的社會化秘書性服務(wù)系統(tǒng) 逐漸走向秘書工作科學(xué)化的道路 港臺及國外的秘書工作 香港秘書工作香港秘書分類（1）高層次秘書，他們是上司的直接重要助手，其職責(zé)是全面輔佐上司。其中層次最高、職權(quán)最大的是公司秘書（也有稱行政總管）和董事長秘書。從事這一工作需要5年以上工作經(jīng)歷，并通過英國特許秘書及行政人員公會組織的秘書特許狀考試。（2）一般事務(wù)性秘書。香港秘書具有的職業(yè)觀念（1）服從上司（2）忠誠公司（3）處理好人際關(guān)系（4）以處理事為主務(wù) 臺灣秘書的必備條件傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)⑴外形利落出色⑵學(xué)識涵養(yǎng)豐富⑶個(gè)性成熟穩(wěn)重新增標(biāo)準(zhǔn)⑴有問題時(shí)，能自己找答案⑵有情緒時(shí)，能自行排解⑶不斷給自己找機(jī)會⑷隨時(shí)站立在旁（主管隨叫隨到）⑸話不多但很中聽⑹做事很有分寸⑺凡事能察言觀色⑻能設(shè)身處地地考慮問題⑼能扮黑白臉⑽有公關(guān)能力 臺灣的秘書職銜⑴傳統(tǒng)秘書職銜：①行政助理 ②助理秘書③秘書 ④資深秘書 ⑤執(zhí)行秘書 ⑥主任秘書⑵外商對秘書職業(yè)的分類①打字員 ②接待員 ③速記員④操作員⑶新世紀(jì)秘書的普遍頭銜①行政助理②協(xié)調(diào)員③行政專員④資訊 專員⑤行政處長⑥行政經(jīng)理⑦行政總監(jiān) 英國秘書職責(zé)市政府秘書的職責(zé)：⑴上午九點(diǎn)開始，與上司對照各自的日程表⑵剪報(bào) ⑶充好咖啡，送給上司及來賓飲用⑷速記上司口述指示⑸復(fù)信⑹接聽電話⑺使用辦公設(shè)備⑻接待來訪⑼處理郵件⑽分發(fā)文件英國公司秘書職責(zé)⑴速記上司的口述指示⑵打字⑶接待來客⑷文件歸檔⑸記賬⑹燒煮咖啡或者茶⑺拆閱文件⑻寄發(fā)郵件⑼記錄來電⑽安排工作日程秘書標(biāo)準(zhǔn)表達(dá)能力要求急事慢慢地說，大事想清楚再說，小事幽默的說，沒把握的事情小心的說，做不到的事不亂說，傷害人的事堅(jiān)決不說，沒有發(fā)生的事不胡說，別人的事謹(jǐn)慎的說，自己的事怎么想就怎么說，現(xiàn)在的事做了再說，未來的事未來說。 由事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型 秘書工作日益專業(yè)化 秘書人員的高學(xué)歷、秘書工作的永業(yè)化 技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，熟練地掌握有效發(fā)揮秘書工作作用的技能?！景咐治?】季市長與他的秘書分析思考： 通過案例分析，如何理解市長夫人對市長的評價(jià)：“老季不過是個(gè)比別人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個(gè)不出名的更勤奮的人—市長的秘書老許”從案例中可以看出徐秘書在幕后的辛勤工作，對領(lǐng)導(dǎo)人及市長起了哪些積極作用？若你擔(dān)任市長秘書，要產(chǎn)生像徐秘書這樣有效的輔助效果，你將做哪些方面的準(zhǔn)備？【案例分析2】 交印分析思考：案例中老陳這個(gè)人物給你怎樣的啟示？老陳為何遲遲不交印盒的鑰匙？ 小劉是一位合格的機(jī)要秘書嗎?問題討論? ? ? ? 祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！會務(wù)工作1 會議概述2 會務(wù)工作流程3 會務(wù)工作具體內(nèi)容4 常用會議的組織程序5 會見與會談6 技能訓(xùn)練教學(xué)目的：通過本模塊的學(xué)習(xí)，了解會務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)：教學(xué)重點(diǎn)會議籌備工作；會議方案的制作；會見與會談的操作程序與方法；案例分析。教學(xué)難點(diǎn)會議方案的制作；會場的布置；會議組織 案例分析；技能訓(xùn)練。案例分析：請柬發(fā)出之后 某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時(shí)間、地點(diǎn)寫得一清二楚。 接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報(bào)告會，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。 事后，會議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心， 在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會有問題，便把會議地點(diǎn)寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會議地點(diǎn)。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個(gè)案例告訴秘書在會議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問題呢？1 會議概述 會議的涵義（一）是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情而集會的一種工作形式。（二）是指一種經(jīng)常商議事情并處理重大事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織。如全國人民代表大會、中國人民政治協(xié)商會議等。 會議的要素 會議的種類：特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。： 法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀(jì)念性、外事性 、專題性、綜合性。：定期和非定期。：聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會。：電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會。 實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要工具 。領(lǐng)導(dǎo)貫徹民主集中制，實(shí)現(xiàn)決策民主化，科學(xué)化的必要手段，要集思廣益，充分發(fā)揮干部和群眾的智慧這就需要召開會議來交換意見，研討問題。各級領(lǐng)導(dǎo)貫徹政策、布置任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動的有效方法，此外，會議還有宣傳教育作用，研討作用，表達(dá)思想感情作用等。⑴交通便利，選擇距領(lǐng)導(dǎo)和與會者工作地點(diǎn)都比較近的地方。⑵會場大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。每人2m平方～3m平方活動空間。⑶場地要有良好的設(shè)備配置。⑷場地應(yīng)不受外界干擾。⑸選擇會議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場。⑹場地租借的成本必須合理。 公司常見會議類型經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、聯(lián)誼會、表彰會。 　 行政機(jī)構(gòu)常見的會議類型小型會議室的布置（圖）不同的會場（圖）大家談你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？ 會議的申報(bào)與審批 口頭申報(bào)、書面申報(bào)、會議申報(bào)。精簡從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。 會議成本意識會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)）。 B —參加會議的人數(shù)。 T —會議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。 會議秘書工作的基本任務(wù)(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議議題； (2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負(fù)責(zé)會議報(bào)到；(4)對與會人員進(jìn)行編組；(5)布置會場，安排座次；(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調(diào)； (9)會場其他組織和管理；(10)會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會議有關(guān)的邀請、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。 (11)會議的結(jié)束收尾工作。(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫； (3)會議文書印發(fā)及管理。(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財(cái)務(wù)管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；(5)與會人員的醫(yī)療保健。 (1)會議的保密工作；(2)會議的警衛(wèi)工作； (3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。 會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱 確定會議時(shí)間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點(diǎn)安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場 準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 制作會議證件 會場檢查明確會議組織機(jī)構(gòu) 確定與會者名單 會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作 報(bào)到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫會議簡報(bào)或快報(bào)做好會議保密工作 會議信息工作 會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要 催辦與反饋工作 安排與會人員離會 會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報(bào)道 會務(wù)工作的具體內(nèi)容 指導(dǎo)會務(wù)工作的原則 ； ；； 。 會前準(zhǔn)備工作 確定會議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。